ルーティンの意味とは?効果やメリット、成功させるためのポイントを解説

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目次

ビジネスシーンにおいて、やる気を出したいときや、気分を切り替えたいと思うときは多々あるでしょう。

ルーティンをとりいれることで、自分のモチベーションや気分をコントロールし、より効率よく業務を遂行できる可能性があります。

日常生活だけでなく、業務でも活用できるルーティンの意味や効果、成功させるためのポイントを解説します。

ルーティンとは

ルーティン(routine)とは、英語で「日課」や「慣例」「お決まりの手順」などを意味します。

「いつも通る経路」などを意味するルート(route)が語源の言葉です。

「ルーチン」ともいわれるルーティンは、日常的におこなわれる動作や、お決まりの手順として使われます。

たとえば、朝の習慣を指す「モーニングルーティン」を伝えたい場合には、「私のモーニングルーティンは、毎朝コーヒーを飲んで花に水をやることです」のような説明となるでしょう。

「モーニングルーティン」以外にも、就寝前の習慣のことを指す「ナイトルーティン」や、日々繰り返される仕事を指す「ルーティンワーク」などの言葉があります。

また、ルーティンはスポーツでもとりいれられており、ボールを蹴る前や打つ前のルーティンが決まっている人もいます。

ルーティンワークとは

ルーティンワークとは、日常的に繰り返される定型業務のことです。

ルーティンワークは日々繰り返しの業務となるため、携わる仕事内容などによって違いがありますが、たとえば、終業時の日報の提出や、始業時のメールチェックなどが該当するでしょう。

また、ルーティンワークに向いている業務の特徴として、業務がマニュアル化されていたり、イレギュラーな出来事が起こりづらかったりすることがあげられます。

とくに、書類作成や来客対応など、定型業務が主な事務職や、受け答えがマニュアル化されていることが多い受付業務、掃除箇所や順序が決まっている清掃業、ベルトコンベアで流れてくる物品の加工などをする製造業などが、ルーティンワークに向いているでしょう。

ルーティンの効果・メリット

ルーティンをおこなうことで得られるさまざまな効果やメリットを解説します。

習慣化できる

ルーティンは、日課である動作のため、ルーティンとしてとりいれることで、習慣化できる可能性があります。

たとえば、終業前10分間はe-ラーニングで自己啓発すると決め、継続してとりくんだ場合、e-ラーニングへのとりくみが習慣化し、さらなる自己成長につながるでしょう。

一方で、とりくめなかった日には自身の心身の調子を省みることで、感情の機微や体調不良などに気づく可能性もあります。

>習慣化のメリットに関する記事はこちら

やる気がでやすい

業務にとりくむ前のルーティンを決めることで、やる気がでやすくなるでしょう。

たとえば、「伸びをして体をほぐす」「ネクタイを結び直す」など、仕事モードに切り替えるルーティンをおこなうことで、気力ややる気がでてくる可能性があります。

会議の前や上司への報告の前など、普段以上にやる気を出したい場合にも、ルーティンを決めておくと自分に喝をいれられるでしょう。

気分の切り替えがしやすい

ルーティンは、気分を切り替えたいときにも有効な手段です。

業務にとりくむなかで、ミスをして怒られたり人間関係に悩んだりすることがありますが、「しんどいことがあったときは顔を洗う」「コーヒーを飲んで落ち着く」など、気分を切り替えるためのルーティンを実施することで、後に引きずらずにすむかもしれません。

辛い気持ちを引きずると業務に支障がでる可能性が高いため、気分を切り替えるルーティンを決めておくといいでしょう。

ルーティン化を成功させるポイント

ルーティン化は、さまざまな効果をもたらすため、ビジネスにおいても重要なとりくみです。

ルーティン化を成功させるポイントを解説します。

小さなことからはじめる

ルーティン化するには、最初から大きなことにとりくむのではなく、小さなことからはじめることが大切です。

たとえば、業務知識を深める本を毎日1時間読むとした場合、集中力が続かず1時間も読んでいられなかったり、そもそも時間がとれなかったりして、挫折するかもしれません。

一方で、毎日5分読むとした場合、集中しやすく眠る前などにもとりくみやすいため、ルーティン化できる可能性が高いです。

ルーティン化のためにはじめた小さなことは、目標を達成したら即時にやめて、次の日のルーティン化までとっておくことが大切です。

仕組み化をする

時間がないことや疲労などを理由に、ルーティン化したい取り組みを継続できない場合、ルーティン化までに時間がかかったり、途中でやめたりする恐れがあります。

そのため、状況に左右されずに継続できるような仕組み化をすることが大切です。

たとえば、デスクにメモを貼っておく、スマートフォンの待ち受けにやることを載せておく、アプリを利用し通知が来るようにしておくなど、自分の記憶や意識のみに頼らない仕組みを作ることで、ルーティン化したい動作にとりくめるでしょう。

モチベーションに左右されない内容にする

ルーティン化したい動作は、継続することが必要なため、やる気がでないなどのモチベーションに左右されてしまうと続けられず、ルーティン化から遠ざかってしまいます。

そのため、モチベ―ションが下がっている状態でも気軽にとりくめるルーティンにするといいでしょう。

ルーティンの例

ルーティンは、ビジネスシーンに限らず、スポーツや日常生活など、さまざまなシーンにとりいれられます。

ルーティンの例を紹介します。

ビル・ゲイツ氏のルーティン

ビル・ゲイツ氏は、就寝前に毎日1時間の読書をルーティンとしてとりいれています。

読書による効果は、さまざまな知識や語彙力を蓄えられるだけでなく、リラックス効果による睡眠の質向上もあるといわれています。

五郎丸歩氏のルーティン

ラグビー選手の五郎丸歩氏のルーティンは、フリーキックする際にポーズをとるなど、一連の動作をすることです。

集中力を高めたい場面にルーティンをとりいれることで、より高い成果をだせるでしょう。

ルーティン化で生産性向上を目指しましょう

動作をルーティン化することで、やる気をだせたり気分を切り替えたりできるなど、さまざまな効果をもたらすため、ビジネスにおいてもルーティンをとりいれることは大切です。

ルーティン化には継続することが重要です。ルーティン化に役立つツールを活用すれば、継続することがより簡単に実現できます。ツールとしてビジネスチャット「Chatwork」をご活用ください。

「Chatwork」は、チャット形式でメッセージを送れるコミュニケーションツールです。

「Chatwork」には、相手とやりとりをするチャットルームだけでなく、自分だけのチャットルーム「マイチャット」もあるため、ルーティン化したい動作をメモしておくなど、仕組み化の方法のひとつとして活用できます。

>マイチャットに関する記事はこちら

また、タスク管理機能もあるため、動作をやり忘れることがないようにタスク化しておくことも有効でしょう。

>タスク管理機能に関する記事はこちら

ルーティン化で業務効率をあげたり気分をコントロールしたりして、生産性向上を目指しましょう。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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