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コンティンジェンシープランとは？BCPとの違いや策定方法を解説
目次
不測の事態が起こった際に、被害を最小限に抑えるための行動指針や対策などをまとめたものを「コンティンジェンシープラン」と呼びます。
災害やテロ、コンプライアンス問題など、予測できないさまざまなリスクが存在する現在では、企業側は事前に備えておく必要があるでしょう。
コンティンジェンシープランの概要や、BCPとの違い、策定ステップを解説します。
コンティンジェンシープランとは
「コンティンジェンシープラン」とは、緊急事態や予想外の事態が起こった際に、企業に生じる被害を最小限におさえるための計画のことを指します。
緊急事態とは、地震や大雨、異常気象などの環境要因や、テロや、サーバー障害、情報漏洩などの人為的要因といったものなどさまざまあるでしょう。
あらゆるリスクを想定したうえで、それに対する行動指針を練っておくことで、実際に起こった際に、事前に作成した計画に沿って冷静に対処することができます。
コンティンジェンシープランの必要性
コンティンジェンシープランを企業で策定しておくことは、予想外の事態に対していも迅速に対応できる体制を整備できるため、取引先や顧客といった企業に関わる関係者に迷惑をかけないことへもつながります。
また、被害を最小限におさえるための計画を練っておくことは、従業員や関係者など、周囲の人を守るうえでも大切なものです。
実際に不測の事態が起こってしまった際に、普段から対策をおこなっているか、しっかりと計画を練り、実際に非常時にしかるべき対応ができるレベルまで落とし込まれているかによって、緊急時に冷静に対応できるかどうかが変わるでしょう。
コンティンジェンシープランとはBCPの違い
BCPとは、「Business Continuity Plan」の頭文字をとった言葉で、日本語では「事業継続計画」と呼ばれています。
BCPは、緊急時に通常事業状態にできる限りはやく戻し、もとの通常業務体制に復旧させて、事業を継続させるための計画のことです。
一方でコンティンジェンシープランは、緊急事態に対してどのように対応して、いかに被害を最小限に抑えるかの部分に焦点があてられた計画のことです。
BCPとコンティンジェンシープランは、ともに緊急事態時の対応のことを指しますが、事業を継続させることにまで踏み込んで計画しているかどうかという点で内容が異なります。
コンティンジェンシープランの策定ステップ
いつ起きてもおかしくない緊急事態や予想外の事態に対応するには、事前にコンティンジェンシープランを計画しておくことが大切です。
ここでは実際に、コンティンジェンシープランを策定する際のステップを解説します。
各フェーズにしたがって作業を進めながら、さまざまな事態に対してどのように行動すべきなのか、全社員が詳細に把握できるところを目指してください。
また、企業体制や時代の流れにあわせて、定期的に見直しながら改善をおこなっていくことも忘れずにおこないましょう。
ステップ（1）：想定されるリスクの洗い出し
まずは、環境要因や人為的要因など、どのようなリスクが想定されるかを洗い出しましょう。
業種や業界、企業ごとによっても考えられるリスクや、そのリスクによって引き起こされる二次的な被害の大きさは異なるでしょう。
たとえば、食品会社では、食品への異物混入は顧客の企業イメージを大きく下げるものです。
また、異物が人体によくないものであったとしたら、さらに被害は大きくなると予想されます。
製造業であれば、製品から起こった不慮の事故も、顧客がその製品を買わなくなる原因となるでしょう。
このように、どの企業にも共通して考えられるリスクや、企業ごとで異なるリスクもあるため、さまざまな状況を想定し、リスクを洗い出すことが大切です。
ステップ（2）：リスク発生時の対応方法の検討
リスクを洗い出したら、それぞれが起こったときの対応方法を検討していきましょう。
リスクのタイプごとに、どのような対応が適切かは、共通のものもあれば、企業によって異なるものもあるでしょう。
たとえば、事業を停止する際の基準やどのような段階を経て停止を決定するのか、事業を停止したときの顧客への周知方法やプロセスなどは、どの不測の事態でも共通する対応部分があります。
このように、どの事態においても共通でおこなう策定計画を練ることからはじめ、その後、リスクごとの行動計画について策定するといった方法もとれます。
ここで決めた内容については、しっかりとマニュアルとしてまとめましょう。
ステップ（3）：プランの周知徹底
それぞれのリスクに対しての対応方法が決まり、マニュアルにまとめたら、プランの周知徹底をおこなっていきましょう。
策定したマニュアルは、全従業員が確認できるシステムに格納したり、冊子にまとめて配布したりなど、いつでも確認できる状態にしておくことが大切です。
自然災害やそのほかの問題によって、インターネット環境が使えなくなったり、電子機器の使用ができなくなったりすることも考えられるため、さまざまな方法で参照できるようにしておくことが大切です。
また、内容を落とし込んで理解してもらうために、研修や説明会の場を設けて説明をおこなうことも検討しましょう。
その際は、質疑応答の時間を設けて、従業員の疑問や不安が解決できるように努めることが大切です。
ステップ（4）：訓練の実施
実際に緊急事態が起きた際に慌てず行動できるように、訓練を実施しておくことも大切です。
従業員にはマニュアルを参照してもらいながら、リスク別にどのような行動が適切かを実践してもらいましょう。
訓練を実施する際は、多くの従業員の時間を無駄にしないように、主催する側もきちんと準備をしたうえで実施してください。
実施後は、気づきや反省点を従業員同士で話しあい、対応時の行動に対して理解を深めましょう。
ステップ（5）：定期的な改善
マニュアルは、一度に整備すれば終わりではなく、定期的に改善をして、ブラッシュアップしていく必要があります。
組織体制が変わったり経営理念を刷新したりと、時代の流れにあわせて企業は変化していきます。
一見すると、変更点はリスク時の対応とは関係のないものであるかもしれません。
しかし、たとえば経営理念の方向性が大きく変わったとしたら、企業としてなにを重視して行動するのかも当然変化するため、それは緊急時の対応にも反映されるでしょう。
定期的な見直しを実施し、現在の状況とあわないものはないか、改善できるものはないかなどを確認することが大切です。
コンティンジェンシープラン策定の注意点
ステップ（5）でも述べましたが、コンティンジェンシープランは継続的に改善することが重要です。
非常時の対応は一度作成してそのままにしておくと、見返す機会もなく、いざ起こった際にあらためて確認するということにもなりかねません。
日常的にシミュレーションしておくことが、実際におこったときの行動をスムーズにするでしょう。
継続的に見直すことで、訂正すべき点や改善すべき点も発見しやすくなり、また何度も見返すこととなるため、シミュレーションにもつながります。
いつ起こるかわからないリスクに備えて、日常的な対策を継続しておこないましょう。
緊急時の情報共有にも「Chatwork」
コンティンジェンシープランを練ることは、自社のみでなく取引先や顧客、また社員を守ることにつながります。
あらゆるリスクを想定した計画を作成し、継続的に見直すことで、よりよいものへと改善していきましょう。
また、緊急事態がおこったときに大切となるのが、コミュニケーションをとりあいながら、状況確認をおこない、事態に適切に対処することです。
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