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FAXでの個人情報送信は危険？リスクと安全な代替策「Chatwork」を徹底解説
目次
FAXは誰でも手軽に使えるため、今もなお多くの企業で活用されています。
しかし、その利便性の裏には、企業の存続を揺るがしかねない大きなリスクが潜んでいます。
たとえば、個人情報を含む原稿を誤った宛先に送信してしまえば、それは個人情報漏えい事故に直結します。
本記事では、FAXでの個人情報送信に潜むリスクと対策、FAXに代わる安全な情報共有の手段などについて解説します。
なぜFAXでの個人情報送信は危険なのか？主な原因を解説
企業や拠点間では、発注書や見積書、日報など、さまざまな情報がFAXでやりとりされています。
なかには、個人情報を含む原稿をFAXで送受信しているケースもあるでしょう。
しかし、FAXの利用には常に情報漏えいのリスクがともない、主に以下のような原因で漏えいが発生します。
ヒューマンエラーによる「誤送信」
FAXによる情報漏えいの原因として最も多いのが、ヒューマンエラーです。
- FAX番号の入力ミス
- 送信する原稿の取り違え、関係のない原稿の混入
- 古い宛先リストの使用
- 短縮ダイヤルやリダイヤル機能での宛先選択ミス
原稿の取り違えや混入、宛先リストの誤りなどは、業務が立て込んでいるときや、人手不足で確認の余裕がないときにミスが起こりやすくなります。
短縮ダイヤルやリダイヤルは入力の手間を省く便利な機能ですが、選択ミスという新たなリスクを生むことも認識しておく必要があります。
物理的なセキュリティリスク
オフィス内で複数の従業員がFAX機を共用している場合、物理的なセキュリティリスクが発生します。
受信した原稿は誰でも手に取れる状態にあるため、個人情報を含む書類が第三者の目に触れたり、悪意なく持ち出されたりする可能性があります。
このリスクは送信時も同様で、送信後の原稿をFAX機に放置すれば、そこから情報が流出する危険性があります。
機器・システムの脆弱性とセキュリティ不備
一般的なFAX機は、比較的セキュリティリスクが低いとされる電話回線を使用します。
しかし、インターネット回線を利用するインターネットFAXの場合、セキュリティ対策が不十分だと不正アクセスやデータ盗難の標的となるおそれがあります。
導入時におけるセキュリティ要件の確認はもちろん、導入後も定期的なアップデートが欠かせません。
組織におけるセキュリティ意識の低さと確認体制の不備
PCのセキュリティ対策は徹底していても、FAX機は見過ごされがちです。
長年当たり前に使われてきたため、リスクに対する意識が向きにくいことが一因と考えられます。
組織全体のセキュリティ意識が低いと、従業員教育も不十分になりがちです。
送信前のダブルチェックなどのように基本的な確認体制がなければ、ヒューマンエラーによる情報漏えいを防ぐことは困難です。
FAXによる個人情報漏えいが招く深刻な事態
もしFAXで個人情報を漏えいさせてしまった場合、企業はどのような損害を被るのでしょうか。
金銭的な損害だけでなく、企業の根幹を揺るがす事態に発展する可能性があります。
企業の信用とブランドイメージへの打撃
一度でも個人情報を漏えいさせると、顧客や取引先からの信用は大きく損なわれます。一度失った信用を回復することは容易ではありません。
取引の停止や新規契約の打ち切りにつながるおそれもあり、売上の減少は避けられないでしょう。
また、情報漏えいは、それまで築き上げてきた企業のブランドイメージを著しく低下させます。
対応が遅れればイメージはさらに悪化し、流出した情報が悪用されるような二次被害が発生した場合、ブランドイメージの回復は非常に困難となるでしょう。
高額な損害賠償リスク
情報漏えいによって被害を受けた顧客や取引先から訴訟を起こされ、多額の損害賠償を請求されるリスクも想定されます。
訴訟には弁護士費用も発生し、対応が長期化すればその分コストは膨らみます。
漏えいした個人情報の件数が多ければ多いほど賠償額も高額になり、企業の経営に深刻なダメージを与えることが予測されます。
インシデント対応コスト
個人情報漏えいが発覚した場合、企業はさまざまな対応に追われます。
顧客や取引先への経緯説明やお詫び、場合によってはマスコミ対応も必要です。
さらに、原因究明と再発防止策の策定、全従業員への周知徹底も急務となります。
これらの対応にかかる費用はすべて自社負担となり、対応に人員を割くことで本来の業務も停滞します。
適切な再発防止策が確立されるまでFAXの使用を停止せざるを得ない場合もあり、業務フローに大きな支障をきたすおそれもあります。
それでもFAXが必要な場合に最低限実施すべき誤送信防止策
さまざまなリスクがある一方で、取引先の要望や業務の特性上、FAXを完全になくすことが難しいケースもあるでしょう。
どうしてもFAXの使用を継続せざるを得ない場合、企業が最低限おこなうべき誤送信の防止策を紹介します。
送信前の徹底確認
FAXを送信する前には、FAX番号や送信原稿の内容を必ず確認するプロセスを徹底しましょう。
短縮ダイヤルを使用する場合も、登録情報が古い可能性を考え、表示された番号や宛先名の確認は必須です。
送信者本人だけでなく、第三者がダブルチェックをおこなうことでミスを大幅に減らせる可能性があるため、送信前の確認項目をチェックリスト化し、運用を徹底することがおすすめです。
また、送信後には履歴を確認し、万が一誤送信があってもすぐに気づける体制を整えましょう。
組織的な対策
従業員個人の注意だけに頼るのではなく、組織全体で対策を講じることも重要です。
まず、FAXによる情報漏えいリスクについて全従業員に周知し、対策の重要性を理解してもらいます。
具体的な事故事例を共有すると、従業員の危機意識向上につながるでしょう。
そのうえで、FAXの使用ルールを明確に定めます。
- 送信前のダブルチェックの手順
- 情報漏えい発生時の報告・対応フロー
- 送受信した原稿の保管場所、管理責任者、廃棄方法
また、FAX機の設置場所を見直し、関係者以外が安易に原稿を閲覧・持ち出しできないようにすることも物理的な対策として有効です。
安全対策ツールの導入
誤送信防止機能を備えたツールの活用も有効です。
送信前に宛先情報をポップアップで表示し、確認を促すツールや、宛先間違いの可能性を検知して送信を自動的にブロックするツールなどがあります。
また、通信が暗号化されるインターネットFAXに切り替えることも、セキュリティ強化の選択肢の一つです。
FAX依存から脱却し個人情報を安全に送るための代替手段
FAXによる個人情報漏えいを根本的に防ぐには、FAX以外の安全な代替手段へ移行することが最も確実です。
現行の業務フローを見直し、ビジネスチャットやメールで代替できる業務から順次切り替えていきましょう。
ビジネスチャットの導入
ビジネスチャットは、ビジネス用途に特化して設計されたコミュニケーションツールです。
多くは通信の暗号化やアクセス制限といった高度なセキュリティ対策が施されており、安全な情報共有が可能です。
事前に登録した相手としかやりとりをしないため、FAXのような番号の入力ミスによる誤送信は起こりません。
代表的なビジネスチャットの一つであるChatworkを例に、そのセキュリティ対策を紹介します。
Chatworkの安全性
Chatworkは、大企業や官公庁でも導入されるほど高いセキュリティ水準を備えています。
通信データは国際的な標準であるSSL/TLSなどによって暗号化されており、第三者によるデータの盗み見を防ぎます。
24時間365日のサーバー監視体制で、異常があれば即座に対応する仕組みも整っています。
また、利用者側で設定できるセキュリティ機能も豊富です。
- 2段階認証によるなりすまし防止
- IPアドレスやモバイル端末によるアクセス制限（管理者機能）
- メッセージの編集・削除機能による誤送信後のリカバリー
インターネットFAXの導入
インターネットFAXは、インターネット回線を介してFAXの送受信ができるサービスです。
受信したFAXはPCやスマートフォン上でデータとして確認できるため、紙の紛失リスクがありません。
多くのサービスには、送信前のプレビュー表示や宛先の再確認機能、上長承認フローといった誤送信防止機能が搭載されています。
通信の暗号化などセキュリティ対策も施されているため、従来のFAXより安全な運用が可能です。
暗号化メールの導入
メールにも誤送信のリスクはありますが、暗号化によってセキュリティを高めることができます。
暗号化メールは、メールの本文や添付ファイルを暗号化し、意図しない第三者に内容を読み取られることを防ぎます。
メール暗号化に対応したソフトやサービスを導入すればよいため、比較的容易に利用を開始できます。
ファイル転送サービス・オンラインストレージの導入
容量の大きいデータを共有する際に役立つのが、ファイル転送サービスやオンラインストレージです。
共有したいデータをクラウド上にアップロードし、相手にはダウンロード用のURLを通知する仕組みです。
多くのサービスでは、パスワード設定やダウンロード期限、アクセスログの確認といったセキュリティ機能を備えており、FAXよりも安全にデータを共有できます。
情報漏えいの防止にChatworkを活用しよう
FAXは手軽な一方、ヒューマンエラーや物理的なセキュリティリスクによる個人情報漏えいの危険性を常に抱えています。
情報漏えいは企業の信用失墜や多額の損害賠償につながるため、組織的な対策と共に、FAX以外の安全な情報共有手段への移行が不可欠です。
FAXの代替策として有効なのが、ビジネスチャット「Chatwork」です。
Chatworkは誰でも直感的に操作できる分かりやすさに加え、メッセージの編集・削除機能や2段階認証、管理者によるアクセス制限など、情報漏えいを防ぐための機能が豊富に搭載されています。
FAXに代わる安全で効率的なツールとして、Chatworkの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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