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タスク管理を劇的に効率化！タスク管理に必要な重要な機能とは
目次
タスク管理を適切に行えば、業務で必要なタスクを漏らさずに実施できます。
期限を設けて優先順位をつけて作業すれば、無駄な作業に使う時間を削減することも可能です。
業務全体を可視化できるため、トラブルやアクシデントも見つけやすくなるでしょう。
この記事では、タスク管理の概要とメリット、具体的な手法などを解説します。
また、タスク管理ツールの主な機能や選定ポイントなども紹介するので、ぜひ参考にしてください。
タスク管理とは
タスク管理とは、仕事をスムーズに進めるために必要な作業を細かく分けて整理し、それぞれの優先度や期限、担当者などを明確にして管理することです。
「誰が」「いつまでに」「何をするのか」といったスケジュールを明確にすることで、業務全体の進捗がひと目でわかるようになります。
タスク管理による進捗具合の可視化によって、抜け漏れの防止やリスケジュールの実施がしやすくなり、チーム全体の作業効率が高まります。
プロジェクト管理との違い
プロジェクト管理とタスク管理は、役割に大きな差異があります。
プロジェクト管理は、目標達成に必要な全体の計画や進行を俯瞰的に管理するもので、主にマネージャーが中心となって進めます。
一方、タスク管理は、仕事を細かい要素に分解して担当者に割り振り、担当者自身が自分の担当業務を管理・進行していく管理手法です。
タスクごとの進捗を確認することで、チーム全体の動きも把握しやすくなります。
ビジネスにおけるタスク管理のメリット
ビジネスにおけるタスク管理のメリットは以下のとおりです。
- タスク漏れを防げる
- 業務を可視化できる
- 業務効率化につながる
- チームマネジメントの効率化
タスク管理を行うと、ミスが減って業務とチームマネジメントの効率化が進みます。
タスク漏れを防げる
業務をタスクに分けて整理し、一覧で見える状態にすれば「どの作業が終わっていて、どの作業が終わっていないか」をひと目で把握できます。
完了していないタスクや、対応することを忘れているタスクなどをすぐに確認できるので、抜け漏れを防ぐことが可能です。
業務全体の作業量も把握しやすくなってリスケジュールも実施しやすくなるため、トラブルやアクシデントにも柔軟に対応できるでしょう。
業務を可視化できる
自身のタスクを一覧で管理し、それぞれにかかる作業時間を記録しておけば、業務完了に必要な作業量を把握できます。
タスクをこなす優先順位も明確になるため、無理なく作業に取り組めるでしょう。
チーム全体の進捗も確認できるようにしておけば、遅れているメンバーのフォローもできます。
業務効率化につながる
タスク管理機能を活用して、業務の進捗状況を「可視化」すると、業務の進捗状況がひと目でわかります。
進捗の可視化が進むと、スケジュールや優先順位を意識する習慣が身につき、段取りも立てやすくなります。
無駄な作業が減って業務全体の効率アップにもつながるため、チーム全体の生産性向上が期待できるでしょう。
チームマネジメントの効率化
タスク管理機能は、チームマネジメントを効率化するうえでも有用です。
担当者それぞれの進捗が見えない状態だと、適切なサポートが難しくなります。
タスク管理によって可視化することで、全体の動きが把握しやすくなり、必要な人に必要なアドバイスをタイミングよく行えるでしょう。
チーム全体の動きがスムーズになり、生産性の底上げにもつながります。
タスク管理を行う具体的な手法
タスク管理は以下の手法で行います。
- タスク管理ツールやアプリ
- 付箋やスケジュール帳
- Excelやスプレッドシート
タスク管理ツールやアプリ
タスク管理に特化したアプリやツールを活用すると、タスクの優先順位を明確にでき、期限を設定することで、計画的に業務を進められます。
優先順位や期限が明確になれば、担当者は重要なタスクから取り掛かるようになるため、無駄な作業時間の削減にもつながります。
ツールやアプリを使えば、タスクに紐づいた機能によって上司やほかの担当者とコミュニケーションを取ることが可能です。
別途、連絡手段を用意する必要もなくなるため、情報の取りこぼしを軽減できるでしょう。
ファイルや資料なども簡単にアップロードして共有できるため、業務効率はさらに向上します。
付箋やスケジュール帳
付箋やスケジュール帳を使ったタスク管理は、手軽さが魅力です。
個人のタスクであれば、スケジュール帳でやることをリスト化し、終わった項目に線を引くだけで、残りの作業をひと目で把握できます。
チームで共有する場合は、ホワイトボードに付箋を貼ったり、書き込んだりする方法で対応できるでしょう。
全員が見やすいように大きなスペースを用意すれば、進捗の確認がしやすくなり、連携もしやすくなります。
Excelやスプレッドシート
Excelやスプレッドシートは使い慣れている人が多く、無料で配布されているテンプレートを活用すればすぐにタスク管理を始められます。
ただ、Excelやスプレッドシートはタスクごとにファイルをコピーして管理することが多いため、どれが最新のファイルかわかりづらくなる点には注意が必要です。
ファイルを複数人で共有する場合、意図せずほかの人が必要なファイルに上書きしてしまうリスクもあります。
小規模な管理には便利ですが、チームでの運用には不向きな部分もあります。
タスク管理ツールに備わる主な機能
タスク管理ツールの主な機能は以下のとおりです。
- プロジェクト管理
- ToDoリスト
- レポート
- スケジュール管理
- コメント
- ファイル共有
- 検索機能
上記の機能はすべて、タスク管理を行ううえで重要な機能です。
プロジェクト管理
タスク管理ツールには、プロジェクトの進行状況やタスクの割り振りを一元管理できる「プロジェクト管理機能」があります。
チームや部署ごとにボードを作成でき、業務をわかりやすく整理するのに役立ちます。
ボードには必要なメンバーだけを自由に招待・削除できるので、タスクが混ざってしまう心配もありません。
複数のプロジェクトを並行して進める場合でも、情報の管理がしやすくなるでしょう。
ToDoリスト
ToDoリストを使ってこなすべきタスクをリストにし、優先度や締め切りを設定すれば仕事の段取りがしやすくなります。
先にこなすべきタスクや後回しにしていいタスクを明確にし、タスクごとに締め切りを設定すれば無駄なく業務を進められます。
個人だけでなくチームやプロジェクト単位でもリストを作成できるため、メンバー全員のタスクに優先順位をつけたり、締め切りを設けたりすることも可能です。
レポート
レポート機能は、業務の進行具合をひと目で把握できる便利な機能です。
タスクやプロジェクトの進捗が自動で集計され、グラフや表でわかりやすく表示されます。
タスクやプロジェクトの進捗を視覚的に確認できるため、報告や振り返りの際にも役立つでしょう。
スケジュール管理
スケジュール管理機能は、タスクの締め切りや会議の予定をカレンダーに登録できます。
予定を一ヶ所で管理できるため、抜けや重複を防ぎやすく、予定を忘れたときはすぐに確認できるのが魅力です。
業務の流れが可視化されることで、先の予定も立てやすくなります。
コメント
コメント機能は、チーム内での情報共有やコミュニケーションをスムーズにできる機能です。
すべてのタスクにコメントを残せるため、進捗状況の報告やタスクに関する補足の説明、フィードバックなどをやり取りできます。
「@メンション」を使えば特定のメンバーにのみメッセージを送信できるので、情報の伝達漏れを防げるでしょう。
ファイル共有
ファイル共有機能は、各タスクやプロジェクトに関連する資料や画像などを添付し、ほかの従業員と共有できる機能です。
タスクをこなすうえで参照すべき資料を添付できる他、ソフトの操作手順をスクリーンショットとテキストで説明することも可能です。
参考資料や手順書を一つのツールで管理できれば、コミュニケーションの手間が減ります。
検索機能
検索機能は、以下の名称や単語で必要な情報やファイルを検索できる機能です。
- タスク名
- プロジェクト名
- コメント
- 添付ファイル名
- キーワード
過去のタスクやコメント、ファイルなども探せるため、過去の資料や手順書を参考にしてタスクを進められます。
過去にこなしたタスクのメッセージに添付されている資料を探したいときなどに重宝するでしょう。
タスク管理ツールの選定ポイント
タスク管理ツールの選定ポイントは以下のとおりです。
- 自社の課題に合わせる
- 直感的に操作できる
- 複数のツールを比較する
自社の課題解消を最優先にし、操作性も重視しましょう。最適なツールを選ぶために、複数のツールを比較することも大切です。
自社の課題に合わせる
タスク管理ツールを選ぶときは、まず自社が抱えている課題を明確にすることが大切です。
タスクの抜け漏れや期限の遅れ、チーム内の連携不足など、日頃感じている悩みをすべて洗い出しましょう。
洗い出した悩みのなかで、特に優先して解決すべき課題を明確にし、解消するために必要な機能が備わったツールを探すことが重要です。
直感的に操作できる
タスク管理ツールを選ぶときは、操作性も重要な要素です。
初めて使う人でも迷わず使えるシンプルな画面設計や、必要な機能にすぐアクセスできるわかりやすさがポイントになります。
スマホアプリにも対応していれば、外出先でも手軽にタスクを確認したり、コメントを残したりできるでしょう。
カスタマイズ性の高さも大切です。自分のスタイルに合わせて使えることも、ストレスなく長期間、使い続けられるかどうかに影響します。
複数のツールを比較する
タスク管理ツールを選ぶときは、複数の候補をピックアップして比較し、自社に合うものを見極めることが重要です。
「自社の課題解決に必要な機能が備わっているか」を優先しつつ、使いやすさや操作のしやすさを確認しましょう。
トライアル期間を活用して、実際に何人かで使ってみて使用感を確かめることも大切です。
導入コストとのバランスも考慮しながら、チーム全体にとって最適なツールを選びましょう。
Chatwork機能でタスク管理を効率化
Chatworkを活用すれば、タスク管理の効率化が実現できます。
以下で、詳しく解説します。
Chatworkの主な機能
Chatworkは1対1のダイレクトチャットや、複数人でメッセージのやり取りができるビジネスチャットツールです。
登録すれば、すぐに無料で試せます。
Chatworkの主な機能は以下のとおりです。
- ダイレクトチャット（1対1でメッセージを送信できる）
- グループチャット（3名以上でメッセージを送信できる）
- マイチャット（自分自身に対するメッセージを残せる）
- ファイル共有・管理（ファイルをChatworkで共有・管理できる）
- タスク管理（チャットごとにタスクを一覧で管理できる）
Chatworkのタスク管理で使える主な機能は以下のとおりです。
- タスクの追加
- メッセージをタスクに追加
- タスクの一覧表示・管理
- タスクの削除
- タスクの完了
- マイチャットでToDo管理
Chatworkでタスク管理
Chatworkのタスク管理機能を使えば、やるべき作業を効率よく管理できます。
たとえば、グループチャットのメッセージは時間の経過とともにほかのメッセージに埋もれてしまうため、連絡事項や予定の確認時に不便です。
しかし、タスク管理機能であれば、右上のアイコンとグループチャットの右カラムからいつでも確認できます。
経費精算や勤怠登録などの期限が明確な業務で利用すれば、完了期限が迫っているものから優先的にこなしていけるので、対応の抜け漏れを減らせるでしょう。
従業員向けのアンケートのように大勢の人に作業を依頼する業務では、「現時点で誰がタスクを完了させていないか」をひと目で確認できるので、リマインドもできます。
タスクが完了した従業員は一覧に表示されなくなるので、タスクの完了率も把握できます。
タスク管理を理解し、ビジネスを次のステージへ
タスク機能でタスクを一覧で管理すれば、進捗や担当者の状況がひと目でわかり、業務の抜け漏れを防止できます。
期限設定やToDoリストを使えば、「どの作業を優先すべきか」を判断しやすくなり、計画的に作業を進めることが可能です。
コメント機能やファイル共有機能を活用すれば、チーム内での連携もスムーズになり、業務効率が向上します。
タスク管理ツールを選ぶときは、自社の課題に合った機能がそろっているかどうかを軸に、操作性などをトライアルで確かめながら比較検討することが重要です。
Chatworkであれば、タスクの追加・完了・進捗管理などを手軽に行えて、対応漏れの防止やリマインドに役立てられます。
フリープランであれば登録するだけですぐに使えるので、ぜひ一度お試しください。
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