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上司とのコミュニケーション完全ガイド！苦手意識を克服し、良好な関係を築く実践テクニック
期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
上司とのコミュニケーションに課題を抱えていると、業務効率の低下や心理的安全性の欠如など、さまざまな弊害が生じることがあります。
この記事では、上司と部下のコミュニケーションが重要な理由や、うまくいかない原因を解説します。さらに、今日から実践できるコミュニケーションのテクニックを10個、具体的に紹介します。
上司が部下に期待していることについても解説するので、ぜひ参考にしてください。
なぜ上司との円滑なコミュニケーションが重要なのか？仕事とキャリアへの影響
上司とうまくコミュニケーションが取れていると、業務・メンタル・キャリア形成などの面でメリットがあります。
以下では、上司との円滑なコミュニケーションが重要な理由を紹介します。
業務効率と生産性の向上
上司とのコミュニケーションが円滑になると、業務指示の背景や目的が理解できるようになり、仕事への理解度も深まります。
結果として、指示された内容を単にこなすだけでなく、自発的に工夫しながら取り組めるようになるため、業務の質も向上します。
日々のコミュニケーションを通じて上司の考え方や意図を把握できれば、無駄なやり取りが減り、より業務に集中できるでしょう。
また、上司とコミュニケーションが円滑になれば、業務に対する知識やノウハウを学ぶ機会が増え、部下のスキルアップにもつながります。
疑問があればすぐに相談しやすい関係性を構築できれば、業務の停滞も防止できます。
モチベーション向上とエンゲージメント
上司とのコミュニケーションが円滑になると、部下の仕事に対する意欲が高まります。
上司と会話しやすい間柄になれば、自分の意見や進捗、質問などを積極的に伝えることができ、業務にも前向きに取り組めるようになります。
「上司から評価されたい」という欲求も生まれ、成果への意識が高まることで、仕事へのモチベーションアップにもつながるでしょう。
モチベーションの高まりが主体的な行動やスキル習得につながり、最終的には企業全体の業務効率と生産性の向上にも貢献します。
職場の雰囲気改善と心理的安全性
上司と部下のコミュニケーションが円滑になると、社内の人間関係も良好になり、職場の雰囲気も改善されます。
職場の風通しが良くなれば、部下はストレスを抱えにくくなり、ハラスメントなどのトラブルも起こりにくくなるでしょう。
上司と部下が日頃から会話を交わしていれば、部下に悩みがある場合も気軽に上司に相談できます。
雰囲気の良い職場は、部下にとっては安心して働ける土台となり、上司はマネジメントがしやすくなります。
従業員の心理的安全性が確保された職場は、離職率も低下する傾向にあります。
スキルアップやキャリア形成
部下は、上司と円滑なコミュニケーションを取れていれば、優れた実績やスキルをもつ上司からノウハウや知識を直接学べます。
業務で困難に直面した時でも、具体的な解決方法や成果を上げるためのコツを教えてもらえるため、スキルアップにもつながるでしょう。
日頃のコミュニケーションによって信頼関係が築かれていれば、重要なプロジェクトを任されるチャンスも巡ってきます。
社内で実績を積み上げていく上で、上司との良好な関係性は大きな強みになります。
上司とのコミュニケーションがうまくいかない... その原因とは？
続いて、上司とのコミュニケーションがうまくいかない原因を紹介します。
世代の違い
上司と円滑なコミュニケーションをとるには、世代間の違いを理解することが欠かせません。
上司と部下は親子ほど年齢が離れている場合もあるため、育った環境や常識、前提条件などが異なるのは当然のことです。
たとえば、上司は「仕事を最優先すべきだ」と考える傾向にある一方で、若い世代は「プライベートとのバランスを大切にしたい」と考える傾向があります。
世代の違いによる考え方のギャップが、会話のすれ違いや納得できない感覚を生む場合があるという点には留意が必要です。
経験や立場の違い
上司との円滑なコミュニケーションを築くには、経験や立場の違いを前提にした対話が欠かせません。
上司は豊富な社会人経験を持ち、自身の視点で話を進めがちですが、部下は経験が浅いこともあり、話の内容を実感として理解できないケースがあります。
話の内容が理解できなければ、部下は上司に距離を感じたり、「もっとこちらに歩み寄ってほしい」と思ったりする場面もあるでしょう。
しかし、上司とのコミュニケーションを円滑にしたいのであれば、感じたことを自分の方から上司に伝える必要があります。
上司は部下を育てることも仕事であるため、上司の話に対する部下の視点や感想を伝えることで相互理解を促すことも大切です。
価値観の違い
上司と円滑なコミュニケーションをとる上で、価値観の違いを理解し尊重することは欠かせません。
年齢の離れた上司は古い価値観をもっていることもありますが、同世代であっても個人ごとに価値観は異なります。
大切なのは、相手の価値観を否定するのではなく、互いの価値観を認め合う姿勢です。
価値観の違いを認め合えば信頼関係も構築しやすくなり、良好なコミュニケーションにつながります。
性格の違い
上司との円滑なコミュニケーションには、性格やタイプの違いを理解することも重要です。
上司には、話を丁寧に聞く人、部下の自立を促す人、逆に積極的にサポートする人などさまざまなタイプがいます。
自分と相性の良い上司であれば安心感をもって働くことができ、会話もしやすいでしょう。
反対に、苦手なタイプの上司とは距離を感じやすく、意思疎通が難しくなることもあります。
自分と相性の悪いタイプが上司になった場合は、相手の性格や価値観の理解に努めて慎重に付き合う必要があります。
リモートワークの増加
リモートワークの普及により、上司とのコミュニケーションに課題を感じるケースが増えています。
オンラインでは普段の声と違って聞こえることも多く、身振り手振りも画面に映りにくいため、感情を正確に読み取りづらくなります。
接続環境や部屋の明るさによっては、画面越しの表情が厳しく見えてしまうこともあるでしょう。
また、リモート会議は参加者のスケジュールを調整し、必要な時間を確保したうえでおこなわれるため、気軽に世間話がしにくいケースもあります。
コミュニケーションを円滑にするには、定期的に出社の機会を作る、オンラインランチや飲み会をおこなうなど、互いの素の顔が見える機会を設けることが効果的です。
【実践編】明日からできる！上司とのコミュニケーションを円滑にする10の具体的テクニック
次に、上司とのコミュニケーションを円滑にするためのテクニックをあわせて10個紹介します。
すぐに実践できるものばかりなので、参考にしてみてください。
1. 挨拶や返事を工夫する
上司と円滑なコミュニケーションをとるためには、日常的な挨拶や返事の質を高めることが重要です。
ただ声をかけるだけでなく、立ち止まり、相手の目を見て笑顔で挨拶するだけで印象は大きく変わります。
相手の名前を添えて挨拶すれば、信頼関係を築くきっかけにもなるでしょう。
たとえば、上司が出社した時や外出先から戻った時に、作業を中断して目を見て挨拶するだけでも誠意は伝わります。
簡単な工夫から取り組めば、少しずつ上司との関係性をより良いものに変えていけるはずです。
2. ポジティブな表現を心がける
上司との円滑なコミュニケーションを築くには、日々の言動をポジティブな表現でおこなうことも有効です。
ネガティブな発言をすべてなくす必要はありません。
不安や懸念がある場合でも、「不安もありますが、まずは挑戦してみます」などの前向きな姿勢を添えれば、誠実で積極的な印象につながります。
実際、上司の立場から見れば、言葉だけポジティブな部下よりも、不安があっても前向きに取り組む姿勢を見せる部下の方が信頼できるものです。
ネガティブな思いや感想であっても、言い方や伝え方を工夫することが信頼関係の構築につながります。
3. 上司の話にしっかり耳を傾ける
上司との信頼関係を築く上で欠かせないのが、「話をしっかり聞く姿勢」です。
上司に限らず、相手の話を聞く時は集中して耳を傾けることが大切です。
途中で話を遮らず、うなずきや相槌を交えて聞く、いわゆる傾聴と呼ばれる姿勢は、上司に「自分の意見に関心をもっている」という安心感を与え、信頼感につなげられるでしょう。
話を聞く時は、上司の意見が自分の意見と異なる内容であってもすぐに否定せず、まずは受け止める姿勢を持ちましょう。
傾聴の姿勢を身につけることで、上司の本音や貴重なアドバイスを得やすくなります。
自分が話したい気持ちを抑え、まずは上司の話に向き合うことが、上司との円滑なコミュニケーションの第一歩です。
4. 迅速に、こまめな報連相を行う
上司との信頼関係を築く上で、迅速な報連相も欠かせません。
上司は、部下に任せた業務の進捗状況がわからないと不安になるものです。
仕事を任せた相手が経験の浅い部下であれば、なおさら不安になります。
任された業務の進捗状況や問題の有無をこまめに報告すれば、上司に安心感を持ってもらえます。
報連相をこまめに行えば、上司から進行状況に合わせた適切なアドバイスや指示を受けられるメリットもあります。
「業務の進捗報告は、ある程度進めてからにしよう」と考えるのではなく、こまめな情報共有を心がけましょう。
情報共有をこまめに行えば「信頼できる部下」という評価にもつながり、やがては大きな仕事にもつながります。
5. フィードバックや指摘を前向きに受け入れる
フィードバックや指摘を前向きに受け入れることも、上司との信頼関係構築には欠かせません。
たとえ自分では納得できない内容であっても、筋の通った意見であれば「部下の成長を願っての言葉だ」と捉えて受け止める姿勢が大切です。
とくに、厳しい指摘を受けた時に感謝を伝えれば、上司にこちらの真摯な姿勢が伝わり、信頼を得られるでしょう。
指摘が多いことは、成長の可能性がある証でもあります。
フィードバックや指摘を素直に受け止めて改善に活かせば、上司からの信頼が厚くなり、より多くの支援やアドバイスを受けられるでしょう。
6. アドバイスをすぐに行動に移す
上司と良好な関係を築くには、受けたアドバイスをすぐに実行する姿勢も大切です。
上司の助言は自身の経験や学びから得た気づきに基づいており、部下の成長を後押ししたいという意図があります。
受けたアドバイスを自分なりに消化する前に、まずは素直に実践することが信頼構築の第一歩です。
万が一良い結果が出なかった場合でも、得た結果と経験をもとに再度相談すれば、さらに的確なアドバイスを受けられるでしょう。
受けたアドバイスを実行した積み重ねが上司との信頼関係をより強固なものにし、良好なコミュニケーションの土台を築いていきます。
7. 上司の仕事の進め方を参考にする
上司と円滑なコミュニケーションをとるには、上司の仕事の進め方を参考にすることも重要です。
物事に習熟するには、上手な人から学ぶことが一番の近道です。
上司の仕事の進め方や取り組み方、姿勢、マインドなどを自分の行動や意識に取り入れれば、スキルアップにつながります。
上司に「やり方を参考にさせてください」と一言伝えれば、上司も嬉しい気持ちになって関係性がより良好になるでしょう。
やり方を参考にすることを伝えていれば、疑問や悩みを相談しやすくなるので、コミュニケーションの機会も生まれます。
お手本となる上司から学ぶことで、実践的なスキルを身につけつつ信頼関係も構築できます。
8. 隠し事をせず、自己開示をする
上司と良好な関係を築くには、自己開示も必要です。
自分の考えやプライベートな内容を表に出さない部下は、上司から「何を考えているのかわからない人」と見られてしまうことがあります。
自分のことをすべて話す必要はありません。
しかし、自分が大切にしている考えや目標、仕事に対する思いなどを上司と共有すれば「心を開いています」という意思表示になります。
とくに、現在の悩みやこれまでに乗り越えた経験を話せば、上司がより親身に関わろうとするきっかけにもなるでしょう。
悩みや克服した困難などの内面的な話題は、世間話以上にお互いの理解を深め、信頼関係を育む土台となります。
上司との距離を縮めたい時こそ、素直な自己開示が有効です。
9. 食事や飲み会を通じて交流を深める
上司と良好なコミュニケーションをとりたいなら、食事や飲み会などの業務時間外の交流にも積極的に参加しましょう。
カジュアルな話題を通じて、お互いの人柄や価値観を知るきっかけになります。
飲み会の場では上司も本音を話しやすくなるため、成功体験や失敗談、悩みの乗り越え方などの貴重な話を聞けるでしょう。
食事会や飲み会でのコミュニケーションでは、上司の話を傾聴することがポイントです。
上司に「○○さんはどのようにお考えですか？」と質問をするのもおすすめです。
業務時間外のカジュアルな交流を活かせば、上司との距離を縮められます。
10. コミュニケーションしやすいツールを導入する
上司とのスムーズなやり取りを実現するには、チャットツールや社内SNSといった気軽に使えるコミュニケーションツールの導入が効果的です。
ChatworkやSlack、LINE WORKSなどのツールは、リアルタイムでやり取りができ、スマートフォンからもメッセージを書き込めます。
プロジェクトやタスクごとにグループチャットを立ち上げれば、業務情報の整理もしやすくなるでしょう。
メールのように定型文を入れる必要もなく、短文やスタンプで気軽に会話できる点も、やり取りのハードルを下げる効果があります。
タスク管理機能を活用すれば業務の進捗状況を可視化でき、タスクにコメントを残してメッセージのやり取りを行うことも可能です。
チャットツールや社内SNSは、導入にコストがかかり設定の手間もあるため、費用対効果を見極めて選びましょう。
上司は部下に何を期待している？視点を変えて理解を深める
では、上司は部下へ何を期待していることが多いのでしょうか。
ここでは、上司の視点から解説します。
部下が成長すること
上司は、部下を組織に貢献できる人材へと育てることを重要な役割と考えています。
特に、次世代のリーダーや専門職の育成では、アドバイスや指導に力を入れる傾向にあります。
近年では、知識を一方的に与えるティーチングだけでなく、部下に考えさせるコーチングを通じた育成も重視されています。
上司から受けるフィードバックや指摘、アドバイスなどはすべて部下の成長を願ってのものです。
上司の期待に応えるためにも、フィードバックを真摯に受け入れる、アドバイスの内容を積極的に実践するなどのアクションを起こしましょう。
部下のモチベーションを高めること
上司は、チームの士気や部下のモチベーションを高めるためにコミュニケーションをとろうとする傾向にあります。
たとえば、上司のコミュニケーションによって部下の心理的安全性が確保された職場は、日々の業務への意欲を高めるだけでなく、企業やチームへのエンゲージメントを強めます。
部下には、「チームに貢献したい」「自身のスキルを活かしたい」という前向きな気持ちも生まれやすくなります。
上司は、ポジティブな効果が生まれることを期待して、あえて何気ない会話を重ねているケースも多いことを覚えておきましょう。
スムーズな業務遂行をすること
上司が部下にこまめな報連相を望むのは、業務全体の責任を負っているためです。
上司は、チームの力を結集して最大の成果を出すために、業務全体の進捗管理、部下の業務量の調整、部下に任せたタスクの進捗確認など、多くの管理業務を担当しています。
部下に任せたタスクの成果に対する責任も上司にあるため、上司は進捗を正確に把握するために、こまめな報連相を部下に要求するケースが見られます。
上司が抱える責任や立場を理解し、チーム全体の業務がスムーズに遂行されるように最大限の努力をすると、上司ともチームメンバーとも良好な関係性を築きやすくなるでしょう。
Chatworkで上司との良好なコミュニケーションを実現し、より働きやすい未来へ
上司と部下のコミュニケーションがうまくいかない理由として、世代や価値観、経験の差、性格の違いなどがあります。
世代間ギャップによる考え方の違いや、立場の違いからくる理解のズレがすれ違いの原因になることも少なくありません。
リモートワークの普及によって雑談の機会が減っていることも、関係構築を難しくしています。
上司と部下のコミュニケーションを円滑にするには、好感度の高い挨拶や傾聴、報連相の徹底、カジュアルな場での交流といった、日々のなかで実践できる工夫が必要です。
相手の立場や価値観を理解し、前向きな姿勢でコミュニケーションに臨むことが、信頼関係を築く第一歩です。
Chatworkのような使いやすいツールを活用すると、上司と部下のコミュニケーションはさらに活性化します。
定型文を入力する必要がなく、軽い挨拶からいきなり本題に入れるので、メッセージのやり取りのハードルが低くなるでしょう。
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