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他者とのコミュニケーション4原則｜職場の人間関係を円滑にするコツとは？
期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
他者とのコミュニケーションは、良好な関係を構築し、業務を円滑に進める上で不可欠な要素です。
しかし、「思うように会話できない」「話す・聞くのバランスが悪い」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
本記事では、こうした課題を解決し、コミュニケーションをより円滑にするための4つの原則と5つのコツを分かりやすく解説します。
積極的にコミュニケーションを取ることの重要性やメリットも解説していますので、課題を感じている方はぜひ参考にしてください。
他者とのコミュニケーションで大切なことは？
他者とのコミュニケーションで大切なことは、以下の3点です。
- 相手の話をしっかり聞く
- 相手に興味を持つ
- 適切な表現と言葉で伝える
この3点を意識すれば、お互いが心地よいと感じるコミュニケーションを実現できます。
さらに、認識のズレや誤解なども防止できるため、良好な関係の構築にも役立つでしょう。
また、自身の価値観や性格に合ったコミュニケーションスタイルを確立することも重要です。
価値観とズレていたり、無理があったりすると、コミュニケーションが苦痛になります。
自身が苦痛を感じている状態では、相手に違和感や不信感を抱かせる可能性があるためです。
そのため、考え方や方法はすべてを受け入れるのではなく、自分に合ったものを厳選して実践することが重要です。
職場で他者とコミュニケーションを取る必要性・重要性
コツや原則を学ぶ前に知っておきたいのが、他者とのコミュニケーションの必要性と重要性です。
必要性・重要性を理解した上で具体的な方法を学べば、その方法論をより戦略的に活用できます。
ここでは、職場において他者とコミュニケーションを取る必要性・重要性を解説します。
- 情報共有が円滑に進み、目標を達成しやすくなる
- 相互理解が深まり、職場の環境が改善する
- 企業風土が育ち、自社の存在感が高まる
情報共有が円滑に進み、目標を達成しやすくなる
職場において他者とのコミュニケーションは、情報共有を円滑に進めるための重要な取り組みです。
適切な伝え方と頻度でコミュニケーションを取り、進捗や状況を共有すれば、認識のズレや重複作業の発生を防止できます。
情報共有の円滑化により連携の精度も高まるため、業務上の目標を達成しやすくなるでしょう。
ノウハウや知識、経験を積極的に共有すれば、チーム全体の知識レベルや業務効率を底上げできます。
また、情報共有については直接会話するのはもちろん、ビジネスチャットを使ったやり取りも効果的です。
例えば、情報を気軽かつスムーズに共有できる「Chatwork」のようなツールなら、円滑に情報共有を行えます。やり取りを効率化したい方はぜひ活用しましょう。
相互理解が深まり、職場の環境が改善する
コミュニケーションには、相互理解を深める効果があります。
職場においても例外ではなく、積極的に行えば従業員同士の理解がより深まるでしょう。
結果としてメンバー間の信頼が育ち、さらに有意義な議論や会話が生まれやすくなるため、職場環境の改善にもつながるのです。
また、良好な環境はお互いを思いやる風潮を育てるため、自然なサポートも生まれやすくなります。
誰もが気持ちよく働ける職場を実現するためにも、ぜひコミュニケーションを活発化する取り組みを進めましょう。
企業風土が育ち、自社の存在感が高まる
職場での積極的な他者とのコミュニケーションは、健全な企業風土の育成に欠かせません。
皆が提案や発言に消極的な環境では、上層部の指示をただ実行するだけの組織になりかねないためです。
他者とのコミュニケーションが活発に行われていれば、発言や提案への積極性も高まります。
発言や提案が積極的に行われる環境では、有意義な意見が集まりやすくなるため、より質の高い意思決定ができます。
結果としてサービスや商品、戦略の質が向上し、自社の存在感も高まるでしょう。
また、社内での姿勢を営業活動や顧客対応に生かせば、積極的な提案ができる企業として存在感を示せます。
他者とコミュニケーションを取るメリット｜職場・業務・人間関係に好影響
積極的な他者とのコミュニケーションには、職場や業務、人間関係にプラスの影響をもたらすメリットがあります。
- 職場の心理的安全性が高まる
- 人間関係のストレスが軽減する
- 業務の生産性向上につながる
各メリットを理解すれば、効果の現れにもいち早く気づけるほか、改善へのモチベーションも向上させられます。
コミュニケーションの効果的な活用にもつながりますので、ぜひ把握しておきましょう。
職場の心理的安全性が高まる
職場で積極的に他者とコミュニケーションを取ると、心理的安全性を高められます。
心理的安全性とは「自分の気持ちや意見を、安心して発言できる」と感じる状態、または発言しやすさの度合いです。
コミュニケーションが少ない状態では周囲との信頼関係を構築できないため、安心して発言できません。
他者とコミュニケーションを取り、良好な関係を構築すれば、より気軽に発言できるようになるでしょう。
さらに、報告や連絡、相談も実施しやすくなります。
結果として皆の発言や業務への不安感が取り除かれ、職場での心理的安全性が高まるのです。
業務の生産性向上につながる
業務の生産性向上につながることも、他者とのコミュニケーションを取るメリットです。
積極的に情報共有を行えば、チームメンバー全員がスムーズに状況を把握できるようになります。
さらに、共有不足による時間のロスや重複業務、手戻りを防止できるため、業務の生産性を高められるでしょう。
活発な意見交換により、意思決定や戦略の質が高まるのもポイントです。
チームワークの向上による業務効率化も期待できますので、ぜひ積極的にコミュニケーションを取りましょう。
人間関係のストレスが軽減する
他者と積極的にコミュニケーションを取ることには、人間関係のストレスを軽減する効果もあります。
コミュニケーションによって信頼関係を築けば、自身の印象や評価、評判などへの不安を軽減できるでしょう。
また、上司や仲間にも相談しやすくなるため、人間関係や仕事に関する不安もスムーズに解消できます。
伝達不足や誤解による、不要なトラブルを防止できるのもメリットです。
職場で役立つコミュニケーション4つの原則
ここからは、職場での人間関係の構築や業務の遂行に役立つ、コミュニケーションの4つの原則を解説します。
いずれも、コミュニケーション能力の向上と情報共有の円滑化に大いに役立ちますので、実践しやすいものから取り組んでみてください。
- アサーション｜自分も相手も大切にする
- ノンバーバル｜言葉以外にも配慮する
- PREP法｜結論ファーストで伝える
- 5W1H｜ビジネスの基本を極める
原則①：アサーション｜自分も相手も大切にする
アサーションとは「自分も相手も大切にする」ことを目的とする自己表現方法です。
円滑なコミュニケーションを実現するための方法で、DESC法をベースにやり取りを組み立てていきます。
- Describe：状況を客観的に描写し、事実のみを伝える
- Explain/Express：自身の感情を率直に伝える
- Suggest/Specify：相手が求めているものを提案する
- Choose：相手の反応に応じて、選択肢や代替案を示す
また「率直に話す」「対等な立場を意識する」「誠実に接する」「自身の言動に責任を持つ」の4点を柱としているのも特徴です。
他にも細かなルールはありますが、DESC法とこの4つの柱を意識するだけでも気持ちの良いコミュニケーションを実現できます。
意見を伝える際はもちろん、相談するときや雑談など幅広い場面で活躍するスキルですので、ぜひ習得しておきましょう。
原則②：ノンバーバル｜言葉以外にも配慮する
原則の2つ目は、非言語的（ノンバーバル）な部分に配慮することです。
身振り手振りや声のトーン、表情、姿勢などの非言語的な要素は、コミュニケーションの情報量や相手に与える印象に大きく影響します。
仮に片手間で会話を進めたり、無表情で話を聞いたりすると、相手に不信感や不安感を抱かせかねません。
相手の目を見る、適度に相槌を打つなどポジティブなアクションを意識すれば、好印象を抱いてもらいやすくなるでしょう。
さらに、ボディランゲージや声のトーンと言葉を組み合わせれば、意図や感情をスムーズに伝えられます。
原則③：PREP法｜結論ファーストで伝える
結論を最初に伝えるPREP法の活用も、円滑なコミュニケーションを実現するための原則の一つです。
PREP法では結論を早い段階で述べるため、活用するだけで「結局何が言いたいのか分からない」と思われるケースを減らせます。
具体的な手順としては、以下の順番で文章や会話を組み立てます。
- 結論（Point）：一番に伝えたい事柄や考えを述べます。
- 理由（Reason）：結論に至った理由を述べます。
- 具体例（Example）：具体例を追加し、結論に説得力を持たせます。
- 結論（Point）：結論の再確認となるフレーズを入れます。
例文はこちらです。
P：このプロジェクトには「Aシステム」を導入すべきです。
R：なぜなら、「Aシステム」は「B業務」や「C業務」の工数削減に役立つからです。
E：実際に過去の類似プロジェクトでは、「Aシステム」の導入により工数を大幅に削減できました。
P：プロジェクトを円滑に進めるためにも、「Aシステム」の導入が不可欠です。
型を意識するだけのシンプルなテクニックですので、ぜひ気軽に実践してみましょう。
原則④：5W1H｜ビジネスの基本を極める
「5W1H」はビジネスにおける、基本のフレームワークです。
会話から文章作成まで幅広く使えるフレームワークで、以下の6つを明確に伝えることを目的としています。
- When（いつ）：日時や期日
- Where（どこで）：場所
- Who（誰が）：人
- What（何を）：対象となる物事
- Why（なぜ）：理由や原因
- How（どのように）：手段
各要素を明確に伝えれば、情報伝達をスムーズに行えます。
認識のズレや伝え忘れ、誤解などによるトラブルを防止できるのも利点です。
円滑なコミュニケーションには欠かせない要素ですので、常日頃から意識しましょう。
他者とのコミュニケーションが職場にもたらす思わぬ効果
職場での積極的なコミュニケーションが与えるのは、内面的な恩恵ばかりではありません。
以下のような外部からの評価や業務にプラスの影響を与える、意外な効果ももたらしてくれます。
- 意外な人間関係が「新たなアイデア」につながる
- 職場の雰囲気が良くなり「社外からの評価」も上がる
- 人間関係の悩みが減り「業務に集中」しやすくなる
ここでは、他者とのコミュニケーションが、職場にもたらす思わぬ効果を紹介します。
意外な人間関係が「新たなアイデア」につながる
他者とのコミュニケーションを積極的に行えば、普段はほとんど接点のないような、異なる専門分野や視点を持つ人たちとの関係も構築できます。
こうした一見意外とも思える人材との交流は、価値観の変化と視野の拡大を促進し、新たなアイデアの創出へとつながるでしょう。
さらに、関係構築した人材たちと協力体制を築けば、イノベーションも生み出しやすくなります。
意外な関係を構築し、職場に新たな価値をもたらしてくれるのが、他者とのコミュニケーションが生み出す効果です。
職場の雰囲気が良くなり「社外からの評価」も上がる
他者とのコミュニケーションが活発な職場は、社外からも高く評価されやすいです。
交流が盛んで、皆が前向きな姿勢で働く職場は、健全な雰囲気を生み出します。
健全な雰囲気であれば、来訪した他社の従業員からもよい職場だと判断されやすくなり、自社の評価も高まりやすくなるでしょう。
自社や他社の従業員、顧客などがポジティブな口コミを発信すれば、より高い評価を得られます。
また、社外からの高い評価は、優秀な人材の雇用や新たな案件の獲得にも貢献するでしょう。
人間関係の悩みが減り「業務に集中」しやすくなる
人生における悩みの大半を占めると言われているのが、人間関係の悩みです。
人間関係の課題は自分1人では完全に解決できないため、実際に多くのビジネスパーソンが日々頭を悩ませています。
職場において他者とのコミュニケーションを積極的に実施し、信頼関係を築いたり、自己表現をしたりすれば、人間関係の悩みを軽減できます。
結果としてストレスフリーな状態となり、業務に集中しやすくなるでしょう。
また、人間関係の改善による、離職率の低減も期待できるメリットです。
他者とのコミュニケーションを円滑にする5つのコツ
最後に、他者とのコミュニケーションを円滑にする5つのコツを紹介します。
そのコツは以下のとおりです。
- 相手の話をしっかり聞く
- 自分の気持ちを素直に伝える
- 常にオープンな態度を心がける
- 正直でいることを大切にする
- ノンバーバルを意識する
5つのコツを前述の原則と組み合わせれば、より円滑なコミュニケーションが可能となります。
信頼関係の構築にも役立ちますので、ぜひ覚えて実践してみましょう。
①相手の話をしっかり聞く
円滑な他者とのコミュニケーションを実現するためには、相手の話をしっかり聞くことが重要です。
話を丁寧に聞いて理解し、共感すれば、相手にポジティブな印象を与えやすくなります。
信頼感を抱いてもらいやすくもなるため、その後のコミュニケーションを円滑に進められるでしょう。
押さえておきたいポイントは「相手の話を遮らない」「話の内容を否定しない」「会話に集中する」の3点です。
各ポイントを押さえつつ親身になって話を聞けば、双方向性の高い対話を実現できます。
②自分の気持ちを素直に伝える
自分の気持ちを素直に伝えることも、他者とのコミュニケーションを円滑にするコツです。
アサーションの「Explain」と関連が深いコツで、意識するだけでも自分と相手の両方を大切にする姿勢、誠実な姿勢を示せます。
相互理解を深められるほか、信頼関係を構築する効果も期待できますので、ぜひ実践しましょう。
気軽な議論や雑談なら、自分のことや感情、考えを話す「自己開示」を適度に行うのがおすすめです。
ビジネス上のやり取りであれば、自身の状況と感じ方をビジネスマナーを守りながら伝えると、円滑に感情を伝えられるでしょう。
③常にオープンな態度を心がける
他者とのコミュニケーションを円滑にするコツの3つ目が、常にオープンな態度を心がけることです。
オープンな態度を心がけ、話しかけやすい雰囲気を演出すると、他者から自然とコンタクトを取ってもらえるようになります。
相手の自己開示を促す効果もあるため、ぜひ意識しましょう。
特に意識したいのは以下の点です。
- 普段から積極的に話しかける
- 笑顔を見せるシーンを増やす
- 歩くときは下を向かない
- 落ち着きのある動作を意識する
- 清潔感のある身だしなみを心がける
それぞれを意識すれば、オープンな態度を自然と演出できますので、毎日の生活にぜひ取り入れてみてください。
④正直でいることを大切にする
正直でいることを常に心がけるのも、円滑な他者とのコミュニケーションに不可欠な要素です。
他人からの評価を気にしてすべてにYESと言ったり、小さな嘘をついたりしていては、信頼関係を築けません。
評判を落とす可能性もあるため、自身の意見や感情、状況は正直に伝えましょう。
適切な言葉で意見や感情を伝えれば、誠実な印象を抱いてもらえるため、信頼関係を築きやすくなります。
さらに、相互理解も深まるため、円滑なコミュニケーションの実現が可能です。
⑤ノンバーバルを意識する
非言語的な部分であるノンバーバルを意識するのも、円滑なコミュニケーションを実現するコツです。
ジェスチャーや声のトーン、表情といったノンバーバルな要素を意識するだけで、コミュニケーションの情報量を大幅に増やせます。
意図や感情が伝わりやすくなるため、より円滑にやり取りや会話を進められるでしょう。
身体を相手のほうに向ける、穏やかなトーンと表情を意識するなどの工夫を実施すれば、相手の話しやすさが向上するのもメリットです。
スムーズな情報共有と、良好な関係構築に役立つコツですので、ぜひ日頃から意識してみましょう。
職場で他者とのコミュニケーションを円滑にするなら「Chatwork」
今回は、他者とのコミュニケーションについて解説しました。
積極的なコミュニケーションは、職場での良好な関係構築はもちろん、業務効率や生産性の向上にも貢献します。
さらに、アイデアの創出や社外からの評価の向上などの、副次的な効果も期待できます。
メンタル面の安定にもつながりますので、ぜひ本記事で紹介した原則やコツを意識しながら、積極的に取り組んでみましょう。
また、職場におけるオンラインコミュニケーションには、ビジネスチャットツール「Chatwork」がおすすめです。
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