情報共有とコミュニケーションの重要性とは？改善策や参考事例を紹介
目次
情報共有とコミュニケーションの不足は、人間関係のトラブルや業務効率の低下、インシデントを引き起こす要因です。
しかし、適切な対処がなされず、不足する状況が慢性化している組織も少なくありません。
実際「情報共有の不足が原因でトラブルが頻発している」「職場のチームワークと雰囲気が悪い」などの悩みを抱いている人も多いのではないでしょうか。
本記事では、情報共有とコミュニケーションの違いや活発におこなうメリット、改善策、成功事例を紹介します。
情報共有やコミュニケーションの重要性とは？
職場での情報共有やコミュニケーションは、組織のパフォーマンスを最大化するための重要な取り組みです。
ここでは、情報共有とコミュニケーションの違いとそれぞれの特徴、そして不足する原因を解説します。
情報共有とコミュニケーションの違い
情報共有とコミュニケーションにはいくつかの違いがあります。
情報共有とは、客観的な事実をリアルタイム、または非同期（時間差のある）の手法を使い、1人または複数の相手へ一方向的に伝える行為を指します。
対するコミュニケーションは、双方向・一方向のやり取り全般を指す言葉です。
そのため、情報共有はコミュニケーションの一種といえます。
ビジネスシーンでは、業務に関する連絡や伝達を「情報共有」、業務の内外を問わない会話や挨拶を含めたやり取りを「コミュニケーション」とする場合もあります。
情報共有やコミュニケーションが不足する原因
職場において情報共有やコミュニケーションが不足する主な原因は以下のとおりです。
・事業所や部署同士の仲が悪い
・皆が安心して情報発信や発言ができる雰囲気ではない
・情報共有・コミュニケーションを実施できる場がない
・情報共有に関するプロセスやルールが整備されていない
・忙しすぎて情報共有・コミュニケーションをおこなう暇がない
・適切なツールが導入されていない
上記の症状が深刻化している場合、円滑な情報共有やコミュニケーションは困難です。
仮にコミュニケーションを試みる人材がいたとしても、環境や文化などが逆風となり、途中で諦めてしまうでしょう。
情報共有やコミュニケーションの不足を解消したいなら、原因を明確化し、ひとつずつ対処することが重要です。
情報共有やコミュニケーションがもたらすメリット
続いて、職場の情報共有やコミュニケーションの活性化がもたらすメリットを紹介します。
メリット①従業員の心理的安全性が高まる
情報共有やコミュニケーションが活発な職場では、従業員の心理的安全性が高まります。
心理的安全性とは、皆が拒絶や批判を恐れずに発言できる度合いを意味し、高いほどに自然なコミュニケーションが発生しやすくなります。
また、信頼関係の構築や相互理解が後押しされるため、自然な助け合いや有意義な意見交換も生まれやすくなり、職場内の人間関係もよくなる傾向があります。
皆の関係が深まり、協力体制が構築されれば、チームワークや業務効率の向上も期待できます。
メリット②教育コストの削減につながる
情報共有が職場や企業にもたらすメリットのひとつが、教育コストの削減です。
業務に役立つ知識やマニュアル、FAQ、事例などの情報を共有し、従業員が閲覧できる状態にすれば、不明点を自身で解決できるようになります。
また、業務内容の予習・復習がスムーズにおこなえる環境を作れるため、異動者や新人の早期戦力化も実現しやすくなります。
さらに、講習・研修動画を作成し、共有スペースにアップロードすれば研修会の開催や動画作成の手間の削減も可能です。
指導方法を文書化し、OJTトレーナーやリーダーに共有すれば、指導の質も高められるでしょう。
メリット③業務の属人化を防げる
特定の人材しか業務のノウハウや進め方を把握していない「属人化」を防止できるのも、情報共有・コミュニケーションによるメリットです。
適切にコミュニケーションがおこなわれ、職場の風通しがよくなるだけでも属人化の防止に役立ちます。
さらに、経験・感覚が重要な業務や専門性の高い業務のノウハウ、技術習得のための学習プロセスなどを全体に共有すれば、将来の属人化リスクの低減も可能です。
従業員個人の休暇・退職による影響を最小限に抑える効果も期待できるため、ぜひ情報共有・コミュニケーションの活性化に取り組みましょう。
メリット④新たなアイデアが出やすくなる
事業所、部門、役職などを超えた情報共有やコミュニケーションは、新たなアイデアの創出に大いに役立ちます。
なぜなら、さまざまな知識や視点が交差することで、既存のスキル・知識をかけ合わせた新たなアイデアが生まれやすくなるからです。
情報共有やコミュニケーションが活性化すれば、専門分野の異なる人材同士の交流や会話も増加し、新たなアイデアが生まれやすくなります。
また、部門を超えた協力体制が築かれれば、イノベーションもより創出しやすくなるでしょう。
メリット⑤社外にポジティブな印象を与えられる
活発な情報共有やコミュニケーションは、社外への印象にも大きく影響します。
たとえば、情報共有によって属人化を解消し、業務の効率を高めればサービス・応対のスピード感や品質を向上させることができます。
迅速かつ高品質なサービスを提供できれば顧客満足度が向上し、企業へのポジティブなイメージも定着しやすくなります。
また、コミュニケーションが活発で風通しのよい職場は、自社を訪れた外部の業者や取引先にも魅力的に映ります。
さらに、取引先や株主との情報共有やコミュニケーションを強化すれば、パートナーシップの強化や投資の促進などにもつながるでしょう。
情報共有やコミュニケーションの不足で起こる問題
情報共有やコミュニケーションが不足している職場では、さまざまな問題が起こります。
さらに各問題は併発や連鎖を起こしやすく、放置すると負のスパイラルを引き起こすリスクもあるため注意が必要です。
以下、代表的な問題を紹介します。
業務効率や生産性が大幅に下がる
情報共有とコミュニケーションの不足は、職場全体の業務効率や生産性の大幅な低下を招きます。
低下要因のひとつとなるのが、進捗に関する情報共有の不足による、無駄な業務や重複業務の増加です。
企業の利益につながらない業務の総量が増えるため、結果として業務効率と生産性が低下します。
また、コミュニケーションや情報共有の不足にはチームワークの低下を招き、組織そのものの生産性を損なうリスクもあります。
さらに、ノウハウや情報が共有されない状態は、属人化を引き起こす原因にもなりかねません。
ミスやトラブル、不正の温床になる
情報共有の不足には、ミスの多発を招くリスクがあります。
業務の手順や注意事項、失敗事例などの情報が共有されていない状況は、誤った行動や判断を招きかねません。
ミスの程度や内容によっては、取引先の信用を損なうトラブルやセキュリティ事故などに発展するリスクもあるため要注意です。
また、情報共有やコミュニケーションの不足は、勘違いによるミス、言った言わないトラブルの発生、問題対応への遅れなどの原因ともなるため、早期の改善が求められます。
職場の雰囲気が悪化し信頼関係が損なわれる
職場の雰囲気の悪化と、信頼関係が損なわれることも、情報共有とコミュニケーションの不足が引き起こす問題のひとつです。
従業員同士の交流が少ないと、相互理解が深まらず、関係性も上辺だけのものになりかねません。
皆の関係が浅い職場では信頼関係が育たず、トラブルやミスが発生するとお互いに対して不信感を抱きやすくなります。
結果として職場の雰囲気は悪化し、不要な対立が生まれる原因ともなるでしょう。
新人や若手が育たなくなる
業務に関するノウハウや知識の共有が不足すると、新人や若手の教育にも悪影響を及ぼします。
業務について体系的に学べるマニュアルや資料、OJTのノウハウなどが共有されていないと、教育の質が安定せず、効率的な教育は難しいでしょう。
また、コミュニケーションが少ない職場にいる新人や若手は、先輩や上司へ質問・相談がしにくいと感じます。
他人からビジネスの感覚を学ぶ機会も減るため、結果として人材育成に結びつかず、企業としての成長も止まってしまうおそれがあります。
離職率や人材流出の増加
情報共有やコミュニケーションが不足している職場は、離職率が高くなりやすい特徴があります。
人間関係のストレスが発生しやすく、悩みを相談できずに抱え込む人材が多い傾向にあるためです。
また、業務に対するフィードバックも欠如しがちなため、従業員は「評価されない」「孤独だ」などのネガティブな感情を抱くようになり、仕事へのやりがいを喪失するおそれがあります。
コストと時間をかけて育成した人材が次々と流出し、離職率が上昇してしまう前に、早急な対処が必要です。
情報共有やコミュニケーションを活性化させる方法
続いて、職場の情報共有やコミュニケーションを活性化させる具体的な方法を紹介します。
方法①情報共有ツールを導入する
職場の情報共有やコミュニケーションを活性化させるには、情報共有ツールの導入が効果的です。
情報共有ツールとはデジタル技術を使って、コミュニケーションをとったり、ファイルやナレッジを共有したりするツールのことです。
自社のニーズに合ったツールを導入し、適切に運用すれば情報共有やコミュニケーションの不足を効果的に解消できるでしょう。
たとえば、Chatworkのようなビジネスチャットツールを導入して、気軽にやり取りできる環境を整えれば、コミュニケーションの活性化が期待できます。
また、ドキュメントやファイル、ナレッジを共有するツールを利用すれば、円滑な情報共有が可能です。
方法②オープンで話しやすい職場環境を作る
オープンな職場環境を作ることも、情報共有やコミュニケーションの活性化に効果的な方法です。
気軽にコミュニケーションが取れる場所を社内に作って従業員同士の交流を促せば、会話や情報交換の頻度を増やせます。
また、定期的に複数人でのミーティングや1on1ミーティングを実施し、従業員同士の良好な関係の構築を促すことで、コミュニケーション活性化につながるでしょう。
方法③会話やイベントで信頼関係を構築する
会話しやすい雰囲気や仕組み作りも、情報共有やコミュニケーションの活性化に有効です。
従業員同士の雑談が自然に生まれる環境を構築すれば、業務情報の交換はもちろん、相互理解を深める気軽なコミュニケーションも活発になります。
具体的な方法としては、ビジネスチャットを使って趣味の話や雑談ができるグループチャットを作る、雑談しやすいスペースを作るなどがおすすめです。
また、新たな人間関係の構築、相互理解の促進を狙うなら社内イベントも積極的に活用しましょう。
皆が楽しめて自然な交流が生まれるイベントを定期的に開催すれば、交流の輪が広がるほか、チームワークも向上します。
イベント内容については、スポーツ関連のイベントや懇親会などが定番です。
方法④役職や部署を超えた交流の場を設ける
情報共有やコミュニケーションの活性化には、役職や部署を超えた交流の場を設け、横のつながりを強化ことも効果的です。
以下のような施策を実施し、上司・部下や他部署の人材との交流を促せば、縦割り組織の解消や雰囲気の改善につながります。
・フリーアドレス：自由な座席で働いてよいとする制度
・シャッフルランチ：ランダムな組み合わせでグループを作り、ランチをともにする制度
・社内ハッカソン：即席のチームに短期的な製品開発をおこなわせ、成果を競わせるイベント
・タウンホールミーティング：従業員と経営陣が直接交流するミーティング
いずれも多少の準備は必要となりますが、交流の活性化が見込める施策なので、ぜひ実施を検討してみてください。
「Chatwork（チャットワーク）」の導入で情報共有・コミュニケーションが改善した事例
情報共有やコミュニケーションの改善を、より効率的におこないたいなら成功事例を参考にしましょう。
リアルな事例を参考に、環境づくりや施策などを進めれば、成功する確率をより高められます。
以下では、ビジネスチャットツール「Chatwork」を導入し、職場の情報共有やコミュニケーションを改善させた事例を紹介します。
事例①株式会社MARU：社員のやり取りの見える化
複数の拠点を構える事業者にぜひチェックしてほしい成功事例が、介護や医療などのサービスを手掛ける株式会社MARUの事例です。
同社は事業所の数の増加により、働く場所が離れてしまったため、情報共有が円滑におこなえていませんでした。
そこで同社は、ビジネス利用に特化したChatworkを導入します。
業務連絡専用のツールとして運用したところ、事業所間の情報共有がスムーズにおこなえるようになりました。
さらに、履歴表示や検索などの機能によりやり取りが可視化されたため、公正な人事評価が容易にできるようになったとのことです。
詳細については、以下のページで詳しく解説しているので、ぜひご覧ください。
＞離れて働く社員同士のやりとりと行動の見える化がChatworkで簡単に！
事例②汐留社会保険労務士法人：円滑な情報共有を実現
次に紹介するのは、Chatworkを導入し円滑な情報共有を実現した、汐留社会保険労務士法人の事例です。
同社はメールでのやり取りの煩雑さや、ライセンス数が限られたソフトの取り合いが起こっていることに課題を感じていました。
Chatworkを導入し、メールでの連絡と置き換えた結果、端的なメッセージでのやり取りが可能となり情報共有も円滑化しました。
さらに、グループチャットの全員に入力内容が共有されるタスク管理機能を使い、ライセンスの管理をおこなったところ、取り合いに関する揉め事もなくなったそうです。
チャットならではの手軽さと、タスク管理機能の利便性を活かした当事例の詳細は、以下のページで確認できます。
＞Chatworkで円滑な情報共有と人件費10%削減を実現！
事例③グリー株式会社：業務スピードが劇的に変化
モバイルゲームの開発を中心に手掛けるグリー株式会社は、業務で使っていた一般向けチャットツールのセキュリティや利便性の低さに課題を感じていました。
これらの課題を解決する手段として、同社はChatworkを全社的に導入します。
導入により時間や場所を選ばない情報共有とコミュニケーションが可能となったほか、過去のやり取りの振り返りも容易になったため業務スピードが劇的に向上しました。
さらに、小さなプロジェクトのタスク管理や作業依頼に、タスク管理機能を利用したことで、抜け漏れがなくなったそうです。
チャット機能とタスク管理機能を活用し、情報共有とコミュニケーションの速度と業務効率を高めた好事例です。
また、詳細については以下のページにて紹介されているので、ぜひご覧ください。
情報共有やコミュニケーションの改善に「Chatwork（チャットワーク）」
職場の情報共有やコミュニケーションを活性化させれば、組織の生産性が上がり、従業員のエンゲージメントも向上します。
さらに、取引先や顧客からのイメージがよくなるため、ブランディングや売上アップにも貢献するでしょう。
まずは、うまくいっていない原因を究明するところからはじめるのがおすすめです。
原因が判明したら、活性化させる方法や成功事例を参考に自社に合った施策を実施しましょう。
また、情報共有やコミュニケーションの活性化に役立つツールを導入予定なら、ITに不慣れな人でも気軽に使えるChatworkがおすすめです。
ファイル共有やタスク管理、検索など活性化をサポートする機能も多数備えているので、ぜひ無料プランやトライアルを利用し、その使い心地を確かめてみてください。
Chatwork(チャットワーク)は多くの企業に導入いただいているビジネスチャットです。あらゆる業種・職種で働く方のコミュニケーション円滑化・業務の効率化をご支援しています。
