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情報共有が目的の会議は無駄？情報共有会議の問題点や改善方法・成功事例を解説
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
ビジネスでおこなわれる会議のうち、情報共有会議は無駄・意味がないなどといわれることもありますが、実際はどうなのでしょうか？
この記事では、情報共有会議の概要や問題点、改善方法、情報共有会議の効率化に役立つツールなどを紹介します。
情報共有会議に課題を感じている方はぜひ参考にしてください。
情報共有だけの会議は無駄？
ビジネスにおいて開催される会議にはいくつかの種類があり、業務上の情報共有を目的に開催される会議もあります。
プロジェクトの進行状況、営業の成約状況、予算や売上に関する情報などを参加者へ共有するための会議を指し、しばしば「情報共有だけの会議は無駄」という声も聞かれます。
無駄と言われる理由として、情報共有会議で実施されるのは「情報の伝達・共有」のみであることが多く、議論や意思決定はおこなわれないことが挙げられます。
また、情報共有のみであれば関係者への連絡・資料の送付などで済む場合も多く、会議を開催する必要性が低いと判断されやすいことも理由です。
情報共有会議にありがちな問題点3選
続いて、情報共有が目的の会議に見られる問題点を紹介します。
参加者のモチベーション低下を招く
前述の通り、情報共有会議では議論や意思決定がおこなわれないケースがほとんどです。
担当者が一方的に情報を共有するだけの場になると、参加者が物足りなさ・意味のなさを感じ、モチベーションが低下する可能性があります。
会議の目的・ゴールが理解されていない
情報共有会議の目的・ゴールは「参加者へ必要な情報を伝達・共有すること」です。
しかし、開催者・参加者がその点を理解していなければ、話が脱線したり、会議が不要に長引いたりするおそれがあります。
発展性が感じられない
情報共有会議では議論・意思決定がおこなわれないため、次につながるアクションが示されるわけではありません。
情報共有という目的が達成されていても、会議に発展性を感じられないことによって、開催・参加の意義を見出せない人もいます。
情報共有会議の問題点を改善する方法
続いて、情報共有会議の問題点を改善する方法を紹介します。
会議の目的を共有する
まず、情報共有会議は「情報の伝達・共有」が目的であるという点を参加者へきちんと伝えることが重要です。
目的が明確になっていれば、議論や意思決定がおこなわれないことに対する不満が抱かれにくくなり、無駄な会議という印象も払拭されるでしょう。
参加メンバーを厳選する
情報共有会議の参加メンバーは、必要な人のみに絞りましょう。
話し合いがおこなわれない会議のために多くの従業員の手を止めると生産性の低下を招き、仕事へのモチベーション維持に悪影響をおよぼすおそれもあるためです。
必要最小限のメンバーに限定すれば、会議の場所を確保しやすくなる・用意する資料の部数が少なくて済むなどのメリットもあります。
司会進行の担当者を決める
情報共有会議においても、司会進行役（ファシリテーター）を決めておくことは重要です。
会議の進行がスムーズになり、時間の管理をしやすくなるほか、話の脱線を防ぐ効果もあります。
司会進行役には、会議の参加メンバーと顔見知りである人・コミュニケーション力の高い人などが適任です。
会議を効率化するツールを導入する
会議を効率化できるツールを導入することもひとつの方法です。
資料の共有ができるツールを活用すれば、会議前に印刷して綴じる手間が削減できます。
また、ビデオ会議ができるツールを導入すれば、そもそも情報共有会議そのものを廃止できる可能性も高くなります。
会議の効率化に役立つツールにはさまざまなものがあるため、コストや機能を吟味しながら検討してみるとよいでしょう。
共有された情報を活用する
会議で共有された情報は、聞き流すだけで終わらせるのではなく、きちんと活用しましょう。
たとえば、「顧客からクレームがあった」という情報が共有された場合、誰から・なぜ・どのようなクレームが寄せられたのかを把握し、原因を分析し、改善策を検討することが重要です。
情報を有効に活用して今後に活かせば、情報共有会議の開催意義を深めることにもつながるでしょう。
情報共有会議の効率化におすすめのアプリ・ツール3選
ここでは、情報共有会議の効率化に役立つアプリ・ツールを3つ紹介します。
①Chatwork（チャットワーク）
「Chatwork」は国産のビジネスチャットツールです。
個人同士のチャットに加え、グループでのやり取りもできるため、会議の関係者のみでグループチャットを作成しておけば連絡がスムーズです。
ファイル共有機能を使って、グループチャット宛に会議資料を事前に送付することもできます。
また、「Chatwork Live」というビデオ通話機能を使えば、遠隔でも対面コミュニケーションがおこなえるため、情報共有会議をオンラインで実施することも可能です。
②議事録作成ツール
議事録作成ツールとは、議事録の作成・共有をサポートしてくれるツールのことです。
会議の録音から内容を文字起こしする機能や、議事録の作成・共有を自動でおこなう機能などが搭載されています。
議事録担当者の負担を軽減したり、議事録のクオリティを一定に保ったりしたい際に役立ちます。
③Web会議ツール
Web会議ツールは、PCやスマートフォンなどのデバイスを通じてオンライン会議を開催できるツールです。
インターネット環境があれば場所を選ばず会議に参加できるため、リモートワーク中の従業員や取引先企業の人を会議メンバーに入れたい場合にも便利です。
インターネット接続の状況や、マイク・カメラの設定などを事前に確認しておく必要はありますが、実際に会議を参集する場合に比べて手間や移動時間を大幅にカットできる点がメリットです。
「Chatwork」で情報共有会議を改善した事例
次に、ビジネスチャットツール「Chatwork」で情報共有会議の改善に成功した事例を紹介します。
事例①一般社団法人 全国介護事業者連盟
一般社団法人 全国介護事業者連盟は、業務上の連絡ツールが統一されておらず、全国各地にある支部と円滑な情報共有ができないことに課題を感じていました。
そこで、情報の一元化や蓄積、ファイル管理の利便性という観点からChatworkを導入しました。
本部と支部、理事同士などのグループチャットを作成したことで、情報共有がスムーズになったといいます。
また、情報共有のツールをChatworkに一本化したことで、組織内の連携もとりやすくなりました。
ファイル共有機能を使って会議資料をあらかじめ共有し、効率化やペーパーレス化も実現したそうです。
事例②株式会社青山
介護関連事業を展開する株式会社青山では、もともと電話・メール・会議を情報共有手段としていたものの、全体的な無駄の多さが課題だったといいます。
たとえば会議では、開催のためのスケジュール調整や、時間制限による発言者の偏りなどに非効率性を感じていました。
しかし、Chatworkの導入により、チャット上でシンプルかつスピーディーに情報共有ができるようになったため、情報共有のための会議を開催せずに済むようになったそうです。
従来はトラブル発生時にも会議を参集して対応方針を決めていましたが、Chatworkのビデオ通話を活用することで意思決定や実対応をスピーディーにおこなえるようになりました。
事例③フェイスラボ株式会社
化粧品・医薬部外品・健康食品の受託製造を手がけるフェイスラボ株式会社では、電話やメールで連絡がおこなわれており、情報共有におけるスピード感のなさや情報の散在が課題でした。
Chatworkを導入し、関係者ごとにグループチャットを作成したところ、スピーディなやり取りと情報の一元管理に成功します。
最初は2部門のみで利用していましたが、多くの部門と情報共有する必要性が高まったことから全社的にChatworkを展開しました。
結果、社全体の情報共有が活性化し、状況のスムーズな把握や意思決定の迅速化に役立っているといいます。
情報共有会議を改善するなら「Chatwork」
情報共有会議には、開催意義や効率、参加者のモチベーションなどの面で課題を感じる人が少なくありません。
情報共有会議を改善するにはツールの導入が有効であり、なかでもおすすめなのはビジネスチャット「Chatwork」です。
グループチャット機能、ファイル管理機能などを活用すればスムーズな情報共有につながり、会議の代わりにビデオ通話機能を使うこともできます。
情報共有に問題を抱えているのであれば、ぜひ「Chatwork」の導入をご検討ください。
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