テレワーク中でもできる オンライン研修とは

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新型コロナウイルス感染症拡大の影響により、密室に多数の人を集め実施する集合研修の実施が難しくなりました。一方研修は、入社したばかりの新入社員だけではなく、異動したての社員や、管理職につく社員に対する教育の手段として有効なため、多くの企業で不可欠なものです。

今回は、実施の難しくなった集合研修に代わり、研修を遠隔で実施する「オンライン研修」について、その内容と実施までに必要なものについて説明します。

オンライン研修とは

オンライン研修とは、実際に受講者と講師が同じ場所に集まりおこなう集合研修と対照に、研修を遠隔地からオンライン上で実施することです。講師と受講者は同じ場所にいる必要がなく、たとえ関係者全員が在宅であったとしても研修を実施できます。

オンライン研修のメリット

オンライン研修をおこなうメリットは大きく三つあります。

・従業員の健康を守ることにつながる
まず第一に、なんといっても関係者全員が自宅にいても研修を実施することが可能であるという点です。従来のように多くの人が会議室などに密集することを避けられるのはもちろん、移動時に人混みと接触することを防ぐことができます。

昨今の状況下では特に、従業員の健康を守ることに直結するため、メリットは大きいといえるでしょう。

・研修場所の確保にかかるコストを削減できる
オンライン研修では、受講者を収容できる場所を確保する必要がありません。特に企業の規模が大きいほど、研修に使用できる場所は限られるため、その確保は研修担当者にとって大きな負担となる可能性があります。

さらに、研修の内容や時間帯によっては備品や食事の手配などが必要な場合もあります。研修をオンラインにすることで、それらの手配に必要な時間や労力、そして費用を大きく削減することができます。

・研修場所に移動するコストを削減できる
集合研修では、関係者全員が研修場所に移動するため、出張のための予算確保が必要です。特に、全国に拠点がある企業では、研修のために大きなコストがかかります。

また、移動のためには時間も必要となります。研修のために移動する必要がなければ、関係者全員がその時間を別の業務をするために利用することができるのです。

オンライン研修の種類

オンライン研修には、ビデオ上映やeラーニングのように、受講者に向けて情報を提供する一方的なタイプと、受講者と講師もしくは受講者同士がコミュニケーションをとることを前提とした双方向のタイプがあります。

・一方向型研修
一方向型研修では、あらかじめ用意した動画を放映したり、各受講者に学習プログラムを起動させるだけでよいため、運営担当者の負担が比較的少なくて済みます。しかし、受講者のアウトプットに適した環境ではないため、知識が定着しないおそれがあります。

また、受講者の表情や雰囲気が運営担当者に伝わりづらく、用意したプログラムが適切であったかを判断することは難しいといえます。さらに、研修の場を課題を抱えている受講者を見つける場として利用することが期待できません。

・双方向型研修
双方向型研修では、受講者がコミュニケーションを通じてアウトプットをおこなうことを前提としています。研修に周到な準備が必要な場合もありますが、一方向型と比較し知識が深く身に付くことが期待できたり、受講者の抱える課題や必要としているものを、担当者が感じとることができます。

オンライン研修で実施できる内容

オンライン研修で実施できる、具体的なプログラムを紹介します。

講義

講師が講義する様子を、配信システムを使い配信します。リアルタイムで講義を実施することもできますが、あらかじめ録画したデータを配信してもよいでしょう。使用するツールによっては、受講者は講義を視聴しながら資料を参照することも可能です。

質疑応答

講師や担当者と受講者がコミュニケーションすることで実施します。通常集合研修では、司会者に指名されなかった受講者はまったく質問ができないことがありますが、チャットツールを併用することで、時間が足りなくなった場合にも受講者が質問を投げかけることができたり、受講者同士で質問を簡単に共有することができます。

グループワーク

受講者同士でグループを作りワークを行います。複数人が同時に書き込めるホワイトボード機能や、付箋形式でメモができるツールを利用することで、オフラインに似た環境で実施することが可能です。ただし、オンライン上で一度に発言ができる人は限られるため、発言には工夫が必要です。

オンライン研修に必要な準備

ここからは、オンライン研修の実施のために必要な準備を説明します。

機材やシステム

オンライン研修は関係者がばらばらの場所にいることが前提のため、機材やシステムを共有することができません。そのため全員が適切な環境をあらかじめ整えておく必要があります。以下に最低限整えておくべき機材やシステムを挙げます。

・Web会議ツール
前述の研修内容を実施するためには、Web会議ツールを利用することが一般的です。多くのWeb会議システムでは、参加者の顔を表示できるだけではなく、画面共有やファイルの送受信をすることができます。またチャット機能や挙手機能のついたものもあるため、実施したい研修のスタイルに応じてツールを選択してください。

・PCと周辺機器
Web会議ツールは、多くの場合クラウドソフトウェアの形式で利用できます。このソフトはPCさえあれば利用できますが、裏を返すと参加者全員がPCを持っていることが大前提となります。従業員にノートPCを支給していない場合は、貸与の仕組みを整えるなど手配をしましょう。PCを社外に持ち出す場合のセキュリティ対策を整備することも重要です。また、研修中音声を利用する場合はイヤホンやマイクを揃えておく必要もあります。

・インターネット環境
オンライン研修では映像を使用する場合が多いため、通信するデータ量が多くなりがちです。そのため、速度が安定したインターネット環境を整えておくことが必要になります。特に研修担当者のインターネット環境が不安定だと、研修を中断せざるを得ないトラブルを発生することがあるため、特に注意してください。

段取りやタスク

オンライン研修は、集合研修以上に事前の準備が重要です。以下に具体的に説明します。

・受講者の環境整備
前述のように、オンライン研修を実施するためには、運営担当者と受講者全員が適切な環境を整えておく必要があります。特に、PCにソフトウェアをインストールする際にはトラブルが発生する可能性が高いため、インストールを受講者に行わせる場合には十分な準備期間とフォロー体制を設定しましょう。

・接続確認
Web会議ツールは簡単に操作ができる一方で、操作ミスが起こりやすい側面もあります。また接続ミスなどで間違った音声が流れたり、音声がまったく流れないなどといったトラブルもおきがちです。そのため、研修の実施前に操作の確認と接続テストをおこなうことをおすすめします。

・資料等の事前配布
オンライン研修の利点のひとつに、集合研修では紙で配布していた資料を、データ形式で配布しやすいという点があります。しかし、データ量によっては資料の配布に時間がかかるため、当日ではなく事前に配布する方がよいでしょう。

今こそオンライン研修の実施を

PCやWeb会議ツールの普及により、徐々に広まっていたオンライン研修ですが、新型コロナウイルス感染拡大の影響を受け、急速に需要が高まりました。

オンライン研修は一定の事前準備が必要ではあるものの、メリットが大きいため、今後さらに一般的となることが予想されます。貴社の状況に合わせ、ぜひ実施を検討してください。

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