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テレワークは業務の見える化が成功の鍵！生産性を上げるポイントとは？
目次
テレワークという新しい働き方で、業務を円滑に進めるためには、業務の見える化が重要になってきます。
通常のオフィスワークでも必要な見える化は、チーム内でお互いが見えない状況になるテレワークでは、より重要性を増してくるでしょう。
テレワークを成功させるための重要な鍵となる業務の見える化について解説します。
テレワークにおける業務の見える化とは？
業務の見える化は、通常のオフィスワークでも必要です。
テレワークではお互いの姿が見えず、業務内容や進み具合が見えにくくなりやすい状況なので、より業務を見える化することの重要性が高まっています。
しかし、通常のオフィスワークでの見える化とテレワークでの見える化は、対応を変えなければなりません。
テレワークで働いている社員全員が正確に状況や進捗などをリアルタイムに見えるような工夫が必要です。
つまり、テレワークにおける業務の見える化とは、実際に姿や状況が見えないなかで働いている各社員の状況やスケジュールをお互いに把握できる状態を目指すということです。
テレワークで業務の見える化をするメリット
テレワークで業務の見える化をするメリットについて解説します。
生産性向上につながる
テレワーク下での業務は、社員の働きぶりや業務量を把握しにくいため、抱えている業務が偏ってしまうことがあります。
業務過多になってしまうと、モチベーションの低下を引き起こし、業務効率も低下してしまうでしょう。
テレワークの業務を見える化すると、社員ひとりひとりに適切な業務量を割り振れるため、業務フローの改善や業務効率化、生産性の向上につながります。
正当な評価がしやすい
テレワークで業務の見える化をするということは、仕事の評価や成果の見える化にもつながります。
曖昧な評価や好き嫌いなどの感情的な評価では、働いている社員の不満は高まり、モチベーションの低下を招く可能性があります。
業務の見える化をすることで、社員の業務進捗や勤務態度を、より詳細に把握することができるので、正当な評価がしやすくなります。
評価方法を統一したり明確にしたりするなど、評価の透明性を確保する仕組みの見える化も一緒におこなうことで、より適切な評価をしやすくなるでしょう。
テレワークで業務の見える化をする方法
テレワークで業務の見える化をする方法について解説します。
ルールを作り周知する
テレワーク下における業務ルールを作り、周知を徹底しましょう。
たとえば、業務終了時に日報の提出をしたり、毎朝10分間の会議で進捗を共有したり、週に一回の1on1を実施したりするなど、業務の見える化につながるようなルールを作りましょう。
ルールを作ったあとは、社内全体に周知し、浸透するようリマインドも心がけましょう。
ビジネスチャットなどのツールを活用する
テレワークで業務の見える化をおこなうには、タスク管理やスムーズなコミュニケーションを実現できるツールを導入することをおすすめします。
ビジネスチャット「Chatwork」は、メールや電話に比べてチャット形式でスムーズにやりとりができるので、テレワーク下でも報連相やそのほかに必要なコミュニケーションを、スピード感を落とさずにおこなうことができます。
また、タスク管理機能もあるので、社員の進捗状況や抱えている業務量の可視化も実現可能です。
テレワーク下の業務の見える化に、ぜひ「Chatwork」を活用してください。
テレワーク業務の見える化すべきポイント
テレワークで業務の見える化を効率よくするために具体的にどのようなことを、どのように見える化すればよいのか説明していきます。
スケジュールの見える化
テレワークやリモートワークをすると、メンバーの動向が見えなくなります。
メンバーのスケジュールや行動の把握がしにくくなるので、会議の調整や業務の連携、情報共有などをおこなうのが難しくなります。
無駄なく業務を進めるためには、メンバーのスケジュールを見える化することが重要です。
スケジュールをオンラインで共有し、1日のタイムスケジュールや作業内容、勤務状況をグループ全員で把握できるようにしましょう。
オンラインでスケジュールを共有することで、メンバー同士の状態をお互いが把握できますので、予定の調整や相談、作業の連携をしやすくなります。
タスクの見える化
各メンバーがどのようなタスクを抱えているのか、納期はいつなのか、などタスクを見える化して管理することも重要です。
タスクが見えることで、業務負担量や進捗スケジュール、優先度なども考えやすくなります。
急な業務やタスクの調整、振り分けをする際も抱えているタスクが見える化できていることで管理しやすくなるでしょう。
勤怠状況を見える化
テレワークをしていると、いつ出社して退勤したか、欠勤や休暇などのほかの社員の勤務状況がわかりにくい部分があります。
そのことで、作業時間や作業状況が見えづらくなり、タスクやスケジュール管理に手間や不備が生じてしまいます。
勤怠状況を確認できるシステムやビジネスチャットを使って出退勤の報告など簡単におこなえるツールを利用すると手間が省けてよいでしょう。
勤怠状況や作業状況がはっきりすることで仕事時間の区切りをつけにくいテレワークでもオンとオフを明確にしやすくなります。
テレワークは見える化を意識して運用
テレワークを効率よく進めるためには業務の見える化が必要不可欠です。
そして、業務の見える化を進めることで評価方法の見直しにもつながり、テレワークであっても高いモチベーションで仕事に取り組めることでしょう。
テレワーク中の業務の見える化を促進するために、多くの企業が「Chatwork 」のようなコミュニケーションツールを導入しています。
Chatworkを利用することで、チャットでのコミュニケーションはもちろん、スケジュール管理やタスク管理、ビデオ通話を利用した会議も可能です。
また、ファイル管理機能もあるので、グループ内での情報共有をスムーズに進められるでしょう。
是非、Chatworkを導入してテレワークの運用や業務の見える化に活用してください。
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