テレワークは業務の見える化が成功への鍵!

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テレワークという新しい働き方で、業務を円滑に進めるためには、業務の見える化が重要になってきます。

通常のオフィスワークでも必要な見える化は、チーム内でお互いが見えない状況になるテレワークでは、より重要性を増してくるでしょう。
テレワークを成功させるための重要な鍵となる業務の見える化について解説します。

テレワークにおける業務の見える化とは?

業務の見える化は、通常のオフィスワークでも必要です。テレワークではお互いの姿が見えず、業務内容や進み具合が見えにくくなりやすい状況なので、より業務を見える化することの重要性が高まっています。

しかし、通常のオフィスワークでの見える化とテレワークでの見える化は、対応を変えなければなりません。テレワークで働いている社員全員が正確に状況や進捗などをリアルタイムに見えるような工夫が必要です。

つまり、テレワークにおける業務の見える化とは、実際に姿や状況が見えないなかで働いている各社員の状況やスケジュールをお互いに把握できる状態を目指すということです。

テレワーク業務の見える化すべきポイント

テレワークで業務の見える化を効率よくするために具体的にどのようなことを、どのように見える化すればよいのか説明していきます。

スケジュールの見える化

テレワークやリモートワークをすると、メンバーの動向が見えなくなります。メンバーのスケジュールや行動の把握がしにくくなるので、会議の調整や業務の連携、情報共有などをおこなうのが難しくなります。

無駄なく業務を進めるためには、メンバーのスケジュールを見える化することが重要です。スケジュールをオンラインで共有し、1日のタイムスケジュールや作業内容、勤務状況をグループ全員で把握できるようにしましょう。

オンラインでスケジュールを共有することで、メンバー同士の状態をお互いが把握できますので、予定の調整や相談、作業の連携をしやすくなります。

タスクの見える化

各メンバーがどのようなタスクを抱えているのか、納期はいつなのか、などタスクを見える化して管理することも重要です。

タスクが見えることで、業務負担量や進捗スケジュール、優先度なども考えやすくなります。急な業務やタスクの調整、振り分けをする際も抱えているタスクが見える化できていることで管理しやすくなるでしょう。

勤怠状況を見える化

テレワークをしていると、いつ出社して退勤したか、欠勤や休暇などのほかの社員の勤務状況がわかりにくい部分があります。
そのことで、作業時間や作業状況が見えづらくなり、タスクやスケジュール管理に手間や不備が生じてしまいます。

勤怠状況を確認できるシステムやビジネスチャットを使って出退勤の報告など簡単におこなえるツールを利用すると手間が省けてよいでしょう。

勤怠状況や作業状況がはっきりすることで仕事時間の区切りをつけにくいテレワークでもオンとオフを明確にしやすくなります。

テレワークの業務の見える化は評価の改善につながる

テレワークを効率よく運用するために各社員のスケジュールやタスク、進捗や成果が客観的に見える化していくことで評価方法の改善の必要性も出てきます。

曖昧な評価や好き嫌いなどの感情的な評価では働いている社員の不満は高まっていきますし、モチベーションが低下して生産性も下がってしまいます。

テレワークの場合は自宅でひとり仕事をしているだけの感覚になり、他の人はどうなのか、自分は評価されるのだろうか、など不安になってしまいやすい部分もあるでしょう。

各社員の日々の働きを見える化するということは、仕事の評価や成果も見える化しなくてはいけないということです。

  • 定量的な評価項目を定める
  • 評価方法を統一する

など評価方法を見直して、評価の透明性を確保する仕組みも見える化できるように進めていきましょう。

テレワークは見える化を意識して運用

テレワークを効率よく進めるためには業務の見える化が必要不可欠です。そして、業務の見える化を進めることで評価方法の見直しにもつながり、テレワークであっても高いモチベーションで仕事に取り組めることでしょう。

テレワーク中の業務の見える化を促進するために、多くの企業が「Chatwork 」のようなコミュニケーションツールを導入しています。Chatworkを利用することで、チャットでのコミュニケーションはもちろん、スケジュール管理やタスク管理、ビデオ通話を利用した会議も可能です。

また、ファイル管理機能もあるので、グループ内での情報共有をスムーズに進められるでしょう。是非、Chatworkを導入してテレワークの運用や業務の見える化に活用してください。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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