テレワークの長期化による課題と対処法

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新しい働き方や多様な働き方として、テレワークやリモートワークの導入が推奨されはじめています。

テレワークは一時的な働き方ではなく、恒常的な働き方として、長期的に運用していくことを考え定着させていく必要があります。

しかし、テレワークの長期化には課題が新たに出てくることが考えられます。テレワークが長期化することで生じる課題と対処法について考えていきましょう。

テレワークの長期化により新たな課題が生まれる

テレワークを新しい働き方として定着させていくためには長期にわたってテレワークを運用していく必要があります。限定的な期間や業務に絞って一時的なつもりでテレワークを導入し運用しているのであれば、長期化することによって新たな課題が生まれてくるはずです。

従来のようにオフィスに集まって働いているのと、各社員が在宅やリモート環境でテレワークを通して働いているのは勝手が違いますし、短期間なら問題なかったことが長期化することにより実害が出てくることもあるかもしれません。

また、長期のテレワークを運用してきたことで見えてくる課題もあるでしょう。

テレワークを導入したのであれば新しい働き方として定着させたほうが多くのメリットもありますし、テレワーク運用のために進めてきたことも無駄にはなりません。いつまでテレワークを続けるのかではなく、テレワークを当たり前のように運用するために長期化で生じる課題と対処法を理解しておくべきです。

テレワーク長期化の課題と対処法

テレワーク長期化により発生すると考えられる課題と対処法を紹介します。

コミュニケーション不足による弊害が慢性化

テレワークが長期化すると、単にコミュニケーションがとりづらいという問題にとどまらず、コミュニケーション不足による実害が出てきてしまうでしょう。

  • 進捗が把握できず手戻りや作業の重複が多発する
  • 他部署の動きがわからず業務遅延やミスが多発する
  • 社内外問わずコミュニケーションや連絡が減ってしまう

テレワーク導入の段階でコミュニケーションの活性化が重要な部分ではありますが、コミュニケーション不足の問題を改善せずに長期のテレワークを運用していくと、コミュニケーション不足の問題だけとは言い切れない部分まで問題が連鎖していってしまう可能性があります。

テレワークにおいては、オフィスで働いていた時よりも積極的にコミュニケーションをとる必要があります。ビジネスチャットやWeb会議などを活用して部署間や社員同士はもちろん、社外の顧客や業務委託先の企業などとも定期的に連絡やコミュニケーションの場を設けるようにするといいでしょう。

自社だけでなく他社もテレワークを今後定着させていくことになる可能性もありますので、テレワーク時に内外問わず気軽にコミュニケーションをとれる方法を用意しておきましょう。

オーバーワークや隠れ残業が増えやすくなる

在宅でテレワーク勤務をしている場合、仕事のオン・オフの区切りがつきにくくオーバーワークになってしまったり、意図せずとも隠れ残業や休日に仕事をしてしまうなどの問題もあります。

出勤・退勤が物理的になくなることで、仕事とプライベートの切り替えが難しくなってしまいます。うまく切り替えができずにオーバーワークや隠れ残業をしてしまうようになるとストレスになり身体的負担だけでなく、精神面での負担についても対処が必要になります。

オーバーワークや隠れ残業を防ぐためには、

  • 定期的に個別面談をおこなう
  • 作業量や作業時間を報告してもらう
  • ストレスチェックや相談窓口を設置する
  • 仕事のオン・オフの切り替えをしやすいルールや環境を作る

姿が見えない分、仕事をしすぎていないか、悩みを抱えていないか、こまめにコミュニケーションをとることが重要です。

また、ルールや制度としてテレワーク中は明確に仕事のオン・オフをはっきりさせる仕組みを作ることで、不安や焦りを取り除きオーバーワークや隠れ残業を防ぐことができるでしょう。

テレワーク環境の整備が必要になる

一時的なテレワークとして、とりあえず在宅勤務という状態のままで企業側が社員に任せっぱなしになっていないでしょうか。

短期間であれば、我慢できたりその場しのぎで作業スペースを設けることで何とかなるかもしれませんが、テレワークが長期化していくと仕事をする環境の整備が必要になります。

もともと自宅で仕事をする予定ではなかった社員であれば、自宅に作業スペースを作ることを考えていなかったでしょうし環境も適切ではない可能性もあります。また、家族がいたり子供がいたりするなど事情も人によっては異なります。

自宅の作業環境は仕事の能率に影響してきますし、集中できないとストレスを抱えてしまうこともあります。短期間でもテレワークをするのであれば環境整備は必要ですが、長期化になる見通しや定着させていくには自宅での作業環境を整える援助や作業環境の改善を企業側も考えていく必要があるでしょう。

まずはテレワークをする社員にヒアリングし、自宅で集中できる作業スペースは確保できているか確認してみましょう。そのうえで改善する部分や援助する部分などを考慮し環境を整えて自宅でも影響なく仕事ができるようにすることが重要です。

不安な雰囲気が生まれてしまう

一時的なつもりでテレワークが長期化すると、社内に不安な雰囲気が広がる場合もあります。

これまでとは違う環境で仕事をし続けていると、いつまで続くのだろうか、しっかりと評価されるのだろうか、会社の経営自体も大丈夫なのだろうかなど、さまざまな不安を感じ焦り精神的に参ってしまう社員が出てくる可能性もあります。

ずっと自宅で孤独に仕事をこなし、気の合う同僚と飲み会にも行けないのでは、不安な気持ちになるのも当然です。個人でいろいろと抱えて悩まないような対処が必要になってきます。

  • 1on1を定期的にしてヒアリングをする
  • リモート飲み会などのイベントを開催する
  • 気軽に話せるチャットシステムを導入する
  • 会社全体で意見交換や情報共有を定期的にする

また、長期的なテレワーク運用や働き方の選択肢としてテレワーク導入をしっかり進めていくなどテレワークへの不安を払しょくするような情報を企業側から発信することも必要です。

セキュリティ上の問題が発生しはじめる

テレワークの導入時にセキュリティ対策やルール整備などはおこなったでしょうが、長期的な運用になっていくことで新たなセキュリティの問題も生じてきます。
セキュリティ対策は個々の社員がセキュリティ意識をもち続けなければうまく機能していきません。

在宅であってもセキュリティに注意を払わなければなりませんし、テレワークはホテルやシェアオフィスなどオープンな場所で作業する可能性もありセキュリティ対策と意識をしっかりと持っておかなければリスクになります。

当初はセキュリティ対策の意識を持っていたのに、時間が経つと対策が甘くなってしまうのはよくあることです。

そのため、テレワークが長期化する、テレワークを定着させるためには、

  • セキュリティ対策の定期的な見直し
  • テレワークのルール整備を見直す
  • セキュリティ対策のチェックをする
  • セキュリティ教育や研修をする

などの、定期的な確認や改善をしていくようなサイクルでセキュリティ対策の強度も社員の意識も保てるように工夫しましょう。

テレワークの長期化を考えていないことは問題

そもそもテレワークを導入するのであれば長期的な運用面まで考えておくことが重要です。

新型コロナウイルス対策でテレワーク導入を急に考えたり進めたりしたという要因もあるかもしれませんが、その場しのぎのためにとりあえずテレワーク導入してみた、というような短絡的な考え方ではさまざまなひずみが生まれてしまうのは当然のことです。

きっかけや理由はどうであれ、テレワークは今後の働き方や会社運営に大きく影響してくる可能性は高いと考えられます。テレワークをしっかりと運用できる状態にしておくことで解決できる課題もあるからです。

以下の最低限のポイントを意識して、テレワークを長期的に運用できる体制になっているかをチェックしましょう。

  • 社員同士がコミュニケーションをとりやすい環境にあるか
  • 作業量や作業内容を正しく把握する業務管理ができているか
  • 社員のメンタルをこまめにチェックできているか
  • テレワークをおこなうための負担が増えていないか
  • 顧客に影響が出ていないか
  • セキュリティ対策が継続的にとられているか

単にテレワークを導入するだけでなく、社員の負荷を軽くしながら業務に支障がないように、長期的に続けられる体制にすることが重要です。
また、テレワークの導入で多くのメリットを作り出せるかは運用の仕方にかかっていますので、テレワークを導入してどのような効果を生み出せるかという考えを持って運用していく必要があるでしょう。

テレワークの長期化や定着化を考える

テレワークの導入や推奨によってこれまでの働き方を見直す時期に来ており、また働く人の考え方にも変化が生まれています。

テレワークという働き方は一時的なものや特殊なものではなく、働き方のひとつとして考えていく必要があるでしょう。そのため、会社としてテレワークを定着させる考えをもつ必要があるでしょう。

テレワーク中のコミュニケーション手段として「Chatwork 」などのコミュニケーションツールの導入もご検討ください。

社内のコミュニケーションの活性化や情報共有の効率化に役立つ機能があり、テレワークの環境下でも多くの企業に利用されています。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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