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予定を忘れてしまう原因は？忘れないためのスケジュール管理方法を解説
目次
ビジネスにおいて、予定を忘れると周囲に迷惑をかけ、信頼を損なってしまいます。
予定を忘れてしまう原因は、多くの場合、スケジュール管理に問題があります。
適切なスケジュール管理の方法を理解し、実践することが重要です。
円滑な業務遂行のために、予定を忘れる原因、スケジュール管理の重要性、具体的な方法、そして効率的なツールの活用法を把握しておきましょう。
本記事では、予定を忘れないために役立つおすすめツールも紹介します。
なぜ予定を忘れてしまうのか
ビジネスで仕事の予定を忘れてしまう主な原因は、予定日までに完了すべきタスクのプロセスやその重要性を十分に理解していないことにあります。
タスク完了までのプロセスが不明確だと、必要な時間や作業の段取りを具体的にイメージできません。
そのため、他の業務に紛れてしまい、結果的に予定を忘れてしまうことがあります。
また、タスクを行う目的を把握できていないと、そのタスクの重要性を認識できず、後回しにしてしまいがちです。
予定を忘れずに実行し、取引先や同僚からの信頼を得るには、タスクの意味や重要性を理解し、徹底したスケジュール管理が求められます。
スケジュール管理の重要性
予定を忘れないためには、スケジュール管理を行うことが大切です。
スケジュール管理を行うと、生産性の向上や働き方の改善など、多くの効果が期待できます。
スケジュール管理の重要性について詳しく解説します。
生産性が向上する
スケジュール管理を徹底すると、生産性の向上が期待できます。
ビジネスにおける業務は多岐にわたるため、その場しのぎで対応していると、重要な業務を見落としたり、緊急性の高い案件を後回しにしてしまったりするなど、大きなミスにつながる恐れがあります。
スケジュール管理を行うことで、現在抱えている業務と納期を正確に把握でき、優先して取り組むべき業務を判断できるようになります。
これにより、効率的な業務進行が可能になり、生産性を向上させられるでしょう。
予期せぬトラブルに対応できる
業務のスケジュールを管理することで、優先すべき業務から時間的な余裕を持って取り組めます。
これにより、予期せぬトラブルが発生した場合でも焦らずに対応できるようになるでしょう。
納期ぎりぎりで業務を行うと、修正や間違いによる再提出が必要になった際に、他の業務との兼ね合いですぐに対応できなかったり、残業が発生したりする恐れがあります。
一方、スケジュールに余裕を持って業務を進めていれば、再提出を求められたり、機械トラブルが起きたりしても適切に対応し、納期に間に合わせることができます。
円滑に共同作業ができる
業務の予定を忘れてしまうと、チームメンバーや取引先と足並みが揃わず、プロジェクトの遅延や、自身のタスク完了を待つ他のメンバーの業務停滞を招いてしまいます。
スケジュール管理を行うことで、「誰が・いつまでに・どこまで業務を進めるか」といった進捗を可視化・管理できます。
これにより、メンバー間で声を掛け合ったり、仕事の割り振りを適宜修正したりして、円滑な共同作業が可能になります。
円滑な共同作業は、業務を納期までに終わらせるだけでなく、チーム内のコミュニケーションを活発化させ、お互いの信頼関係を向上させる効果も期待できます。
働き方を改善できる
予定を忘れてしまう人は、慌ててタスクに取り組んだり、無理に予定を調整したりすることで、残業が増える傾向にあります。
予定を忘れたことによる精神的な負担や、残業による身体的な疲労は、ストレスや体調不良に陥るリスクを高めてしまいます。
スケジュール管理によって計画的に業務をこなしていけば、残業をしなければならないような事態を回避でき、働き方の改善につながるのです。
予定を忘れないためのスケジュール管理方法
予定を忘れてしまう人は、予定を忘れないためにスケジュール帳やスマートフォンなどを活用し、スケジュールを管理しましょう。
ビジネスで役立つ主なスケジュール管理方法を紹介します。
スケジュール帳
スケジュール帳は、手帳として持ち歩きやすく、いつでも確認しやすいスケジュール管理方法です。
スケジュール帳によってカレンダーの記入枠の大きさや、連絡先記入欄、メモスペースなど、様々な機能があるため、自分に合ったものを選びましょう。
ただし、スケジュール帳は個人のスケジュール管理に適しているため、チームのスケジュール管理を行う場合は他の方法をおすすめします。
スマートフォン
スマートフォンのカレンダーアプリを活用すると、スケジュール帳のようにペンや手帳を持ち歩く必要がなく、簡単に予定を入れられます。
様々なカレンダーアプリがあるため、デザインや機能性が自分に適したものを選びましょう。
予定を忘れてしまう人の場合は、通知機能やリマインド機能があるアプリを使うと、予定忘れを防げるかもしれません。
また、カレンダーアプリの中には複数人で共有できるものもあり、チームで共有すればお互いの予定や業務進捗の確認に役立てられます。
Excel
Excelも、予定を忘れてしまう人にはスケジュール管理方法として活用できます。
Exceは、プロジェクトの進捗やタスク管理に役立つガントチャートを作成できるため、自身の業務を細かく管理したいときに便利です。
また、Excelで作成したものは共有可能で、チームメンバーと共同編集もできます。
Excelはアプリがあるためスマートフォンでも操作可能ですが、PCで操作したほうが使いやすいでしょう。
管理システム
スケジュール管理方法の一つとして、管理システムも挙げられます。
管理システムを使うと、チームメンバーのスケジュール共有、会議室などの予約管理、プロジェクトの進捗管理などを一つのシステムで行えます。
管理システムには、日程調整に特化したもの、工程管理に特化したものなど、強みとする機能があります。
求める機能を持つ管理システムを導入することで、円滑な業務につながるでしょう。
企業が管理システムを導入する際には、従業員が使いやすいか、目的に合っているかを見極めることが大切です。
管理システムの導入には費用が発生するケースもあるため、予算の確認も求められます。
スケジュール管理の流れ
ここからは、スケジュール管理の流れを詳しく解説します。
- 1.タスクを洗い出す
- 2.タスクに優先順位をつける
- 3.作業時間を決める
- 4.スケジュールを入力する
タスクを洗い出す
まずは、自身に課されているタスクをすべて洗い出します。
タスクを洗い出す際には、ノートやPCなどに書き出して可視化すると、漏れを防げます。
可視化することで、取り組むべきタスクの理解が深まることに加え、付随する必要な作業も書き出せるため、スムーズな業務遂行につながるでしょう。
タスクに優先順位をつける
洗い出したタスクに優先順位をつけましょう。
優先順位の効果的なつけ方として、「緊急度：低」「緊急度：高」「重要度：低」「重要度：高」の4つの要素を配したマトリクス表の活用をおすすめします。
優先度の高い順に「緊急度：高 × 重要度：高」「緊急度：低 × 重要度：高」「緊急度：高 × 重要度：低」「緊急度：低 × 重要度：低」となるため、自身のタスクの該当位置を確認し、順位づけを行います。
作業時間を決める
タスクにかける作業時間を事前に決めて取り掛かりましょう。
作業時間を決めておくことで、「決めた時間内に完了させよう」と、適度な緊張感を得られたりするため、集中して取り組めます。
初めての業務では作業時間の目安にズレが生じるかもしれませんが、慣れていくとより的確な時間設定ができるようになるでしょう。
スケジュールを入力する
タスクの作業時間まで決まったら、各タスクをスケジュールに入力していきます。
スケジュールに入力する際には、納期やプロジェクトの進行に余裕を持たせることが重要です。
スケジュールに余裕がないと、トラブル発生などによって予定が狂った場合に、納期を過ぎてしまったり、過密スケジュールになったりする恐れがあります。
決定した作業時間を基に、「いつ取り掛かるか」「いつ終わらせるか」などを納期から逆算して考えていきましょう。
予定を忘れないためのポイント
予定を忘れないためには、迅速なスケジュール入力や定期的な振り返りなどの対応が必要です。
予定忘れを防ぎたい場合は、これから紹介するポイントをぜひ取り入れてみてください。
予定が決まり次第すぐにスケジュールを入力する
予定が決まったら、その場ですぐにスケジュール入力すると、予定を忘れてしまうリスクを回避できます。
ビジネスでは、会議の日程や顧客訪問、打ち合わせなど、様々な予定が発生します。
頭で記憶し、後からスケジュール入力しようとすると、日時が混同したり忘れてしまったりして、予定を誤ってしまうかもしれません。
そのため、できるだけすぐにスケジュール入力する、もしくはメモなどで残しておくことが重要です。
定期的にスケジュールを振り返る
計画したスケジュールは、定期的に振り返りましょう。
スケジュールを振り返ることで、予定を忘れていないか、業務が計画通りに進んでいるかを確認できます。
場合によっては、入力し忘れていた予定を思い出して、入力できるケースもあるでしょう。
作業時間のズレなどで計画に不安がある場合は、スケジュールを見直し、適宜修正することも大切です。
管理ツールは1つに絞る
スケジュールの管理ツールは、一つに絞りましょう。
管理ツールを複数使ってしまうと、スケジュールやタスクを確認する際に複数のツールを開く手間が生じ、非効率です。
また、どれか一つのツールしか見ておらず、タスク漏れが生じてしまうというケースも考えられます。
予定忘れのない円滑な業務を実現するには、個人・チームともに、使いやすい管理ツールを一つだけ活用しましょう。
Chatworkを活用して予定を忘れないようにしよう
予定を忘れてしまう人は、スケジュール管理を徹底することでそのリスクを回避できます。
スケジュール管理は、タスクの洗い出しや優先順位づけなどのステップを踏むことで、納期に余裕を持って業務を進めたり、予定を忘れずに済んだりするでしょう。
スケジュール管理には様々な方法がありますが、ビジネスチャット「Chatwork」の活用をおすすめします。
チャット形式でメッセージのやりとりができる「Chatwork」は、グループチャットの作成によってチーム間でのコミュニケーションを容易に行えます。タスク管理機能もついているため、お互いのタスクを確認し合えば、納期が迫っているものを把握でき、円滑なプロジェクト進行に向けて声を掛け合えます。
予定を忘れてしまうというリスク回避のツールとして、ビジネスチャット「Chatwork」の導入をご検討ください。
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