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アナログな職場とは？アナログな職場のリスクとアナログな職場がデジタル化する際のポイント
目次
「手書きの請求書作成に時間がかかる」「もっとデジタル化すれば効率が上がるのに」とアナログな職場の仕事にお悩みの方も多いのではないでしょうか。
事実、アナログな職場は、業務効率が低く、ミスが増えたり業務が属人化しやすいというリスクを負っています。
アナログな職場がデジタル化する際のポイントや、導入しやすいデジタルツールについて説明していきます。
アナログな職場で見られるアナログな業務の例
アナログな職場では、業務の多くがアナログな手法でおこなわれています。
アナログな職場でよく見られる、アナログな業務の代表的な例を見ていきましょう。
書類を手書きで作成する
アナログな職場の業務の特徴は、手書きの書類が多いということです。
請求書や発注書、日報など、1日に何度も手書きで書類を作成しなければいけません。
手書きの書類は、作成に時間と手間がかかり、誤字脱字のリスクも高くなります。
とくに、数字の桁数間違えや取引先の会社名・担当者名の誤字などは、業務に大きな支障をもたらす可能性があり危険です。
また人によっては、字が読みにくく、せっかく作った書類の情報が上手く伝わらないこともあるでしょう。
勤怠管理をタイムカードでおこなう
アナログな職場では、タイムカードによる勤怠管理がおこなわれていることが多々あります。
タイムカードで出退勤の時間を把握し、人事や総務の担当者が表計算ソフトに出退勤の時間を手入力するといったやり方の会社が多いでしょう。
タイムカードは誰でも簡単に使える勤怠管理方法です。
一方で、従業員の打刻漏れや打刻ミスによって正確な出退勤の時間を把握できないおそれがあります。
表計算ソフトへの手入力も手間がかかるアナログな業務です。
また、タイムカードは、労働時間を記録した書面であるため、労働基準法の定めにより5年間[※]保存しなければなりません。
従業員数が多い会社であれば、過去のタイムカードの管理・保管の手間も必要になります。
[※]2020年3月31日までのタイムカードは3年保存でも可
FAXのやりとりをする
アナログな職場では、FAXのやりとりが多々見られます。
取引先に対する発注や見積りなど、社外とのやりとりにFAXを使っている会社も多いでしょう。
FAXは、送付状を作成したり、受信確認の電話をしたりと手間のかかる連絡方法です。
また、大量の書類を送信するのには向いていません。誤送信のリスクも高いため、機密文書のやりとりもできません。
メールやビジネスチャットに比べると書類の共有に時間がかかるアナログな業務のやり方といえるでしょう。
アナログな職場が抱えるリスク
アナログな職場は、ミスが増えたり業務が属人化しやすいというリスクもあります。
アナログな職場が抱えるリスクについて見ていきましょう。
人為ミスが増える
アナログな職場では、デジタル化が進んでいる職場に比べてミスが増える可能性があります。
人間誰しも、どんなに気をつけていても完全にミスを防ぐことはできません。
デジタル化が進んでいる会社では、デジタルツールなどを活用してミスを発見し、トラブルになる前に修正することができます。
一方、アナログな職場では、機械によるチェックがないために、ミスに気づくことができないのです。
最初は小さなミスであったとしても、気がついたときは大きなトラブルに発展していることもあります。
とくに、経理担当など計算が必要な業務では、アナログな手法だとミスが起きやすいでしょう。
業務が属人化しやすい
アナログな職場では、業務が属人化しやすいというリスクもあります。
アナログな手法で業務を進めている場合、業務の進め方にバラツキが出やすく、「この業務は○○さんしか分からない」といった理由で、業務が属人化してしまう可能性が高いです。
また、手書きでの書類作成などは、ほかの人と作業を分担しにくいという側面があります。
その結果、担当者にしか分からない業務の進め方になったり、作業に時間がかかる非効率な業務になってしまうのです。
データの保管や復元が難しい
アナログな職場では、基本的に紙を使って仕事をしています。
書類の中には、法律の定めにより保管が義務づけられているものや、業務上保管が必要なものもあり、保管のためのスペースが必要です。
紙は経年劣化するため、保管方法や管理に気をつけなければならず、書類の保管や管理に時間と労力がかかります。
また、紛失する可能性もあり、紛失した場合は復元はほぼ不可能です。
生産性の向上が難しい
アナログな職場では、他社に比べて生産性が低くなる可能性があります。
なぜなら、アナログな職場は、デジタル化が進んでいる会社に比べて成果を出すのにより多くの時間がかかるからです。
ここまででご紹介した、「ミスが発生しやすい」「業務が属人化しやすい」「書類の管理に手間がかかる」といったアナログな職場の特徴も、生産性を下げる要因となります。
アナログな職場でデジタル化を進める際のポイント
アナログな職場でデジタル化を進める際には、デジタル化のメリットを理解することから始め、段階的にデジタル化を推進することが大切です。
アナログな職場でデジタル化を進める際のポイントを見ていきましょう。
デジタル化のメリットを理解する
デジタル化を推進するにあたって、まずはデジタル化のメリットを理解することが非常に大切です。
アナログな職場では「ずっとこのやり方で進めてきたのに......」「デジタル化って難しそう」など、アナログな考えの従業員も多く存在しています。
このような従業員の気持ちを無視してデジタル化を推進しても、理解が得られず反発を買うだけです。
まずは、アナログな業務のデメリットやデジタル化のメリットを説明し、デジタル化が仕事を効率化したり楽にしたりするというメリットを理解してもらいましょう。
アナログな考えの従業員であっても、自身の仕事が効率化できるというメリットを理解すれば、デジタル化への反発も薄まるでしょう。
現状の課題を洗い出す
実際にデジタル化を進める段階になったら、現状の課題を洗い出すことから始めましょう。
アナログな職場では、「デジタル化といっても何をすればいいの？」と思う人も多いでしょう。
まずは、デジタル化にこだわらず「社内での困りごと」を洗い出すとデジタル化のヒントが見つかります。
現場の担当者に話を聞いたり社内アンケートを実施するなど、従業員が感じている業務の手間や面倒ごとを集めましょう。
段階的にデジタル化を進めていく
デジタル化の推進は段階的におこないましょう。
アナログな職場が、従来の業務のやり方を一気に変え、いきなり全面的にデジタル化するのは難しいです。
デジタル化を進めやすい部分から段階的に進めていくと上手くいきやすくなります。
たとえば、これまで手書きで作成していた請求書をPCで作成したり、電話でおこなっていた勤怠連絡をメールやビジネスチャットでおこなうなど、日常の小さなことからデジタル化を進めていくといいでしょう。
デジタル化に慣れてきたら、請求書作成ソフトを導入したり、ビジネスチャットと連携できる勤怠管理ツールを活用するなど、デジタル化の幅を広げていくと、段階的な推進が可能になります。
アナログな職場に導入しやすいデジタルツール
アナログな職場に導入しやすいデジタルツールを3つご紹介します。
これらのツールは、デジタル化の第一歩としておすすめです。
オンラインストレージサービス
オンラインストレージサービスとは、インターネット上でファイルを保管したり共有したりできるサービスのことです。
オンラインストレージサービスは、ペーパーレス化の第一歩となります。
ネット上でファイルを共有できるため、わざわざ印刷したり書類の保管スペースを確保する必要がありません。
また、複雑な操作が必要ないため、デジタルツールに慣れていない従業員でも使いやすいでしょう。
オンラインストレージサービスには、紙やインク代などのコストカット効果や、テレワークにも役立つといったメリットもあります。
インターネットFAX
取引先との関係でFAXを止められない会社には、インターネットFAXの導入をおすすめします。
インターネットFAXとは、その名のとおり、インターネット回線を使ったFAXのことです。
インターネットFAXを活用すれば、相手がFAX機しか持っていない場合でも、メールのような感覚でPCやスマートフォンからFAXを送れたり、相手から送られてきたFAXをPCなどで確認することができます。
FAX機のメンテナンス代、インクや紙代などのコストカットもでき、デジタル化の第一歩としておすすめのツールです。
ビジネスチャット
デジタル化の推進を助けるデジタルツールとして、ビジネスチャットもおすすめします。
ビジネスチャットとは、ビジネス用に設計されたチャットのことです。
チャットによるコミュニケーションのほかに、データや画像の共有、ビデオ通話、タスク管理などができます。
ビジネス用に設計されているため、セキュリティも安心です。
また、ビジネスチャットは多機能なので、ビジネスチャットを導入するだけでデジタル化の幅が広がり、今後のデジタル化推進にも役立ちます。
どのデジタルツールを導入するか迷ったら、1つで多くの機能が使えるビジネスチャットが一番おすすめです。
アナログな職場の改革には「Chatwork」
アナログな職場では、時間がかかるアナログ業務のために、生産性が上がりにくく、ヒューマンエラーの発生や業務の属人化などのリスクもあります。
また、アナログな業務を見直し、デジタル化を推進していくことは、デジタル化社会で生き残るために必要不可欠です。
まずはデジタル化のメリットを理解することから始め、段階的にデジタル化を進めていきましょう。
デジタル化推進の第一歩としておすすめなのが、ビジネスチャットの「Chatwork」です。
「Chatwork」は、チャット機能・データや画像の共有機能・ビデオ通話機能・タスク管理機能が備わっています。勤怠管理ツールやクラウド会計システムなどとの連携も可能です。
ビジネスチャット「Chatwork」は、無料で簡単に使いはじめることができます。
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