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社内報の目的とは？効果的な作り方からネタ探しまで担当者向けに解説
期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
業務を円滑に進め、従業員エンゲージメントを高めるうえで、従業員間のコミュニケーションは欠かせません。コミュニケーション促進にはメールや社内SNS、社内イベントなど様々な手段がありますが、社内報もそのひとつです。
しかし「社内報の作り方がわからない」「ネタが尽きてしまった」と悩む担当者もいるのではないでしょうか。
この記事では、社内報の作り方からネタ探しまで解説します。ぜひ参考にしてください。
社内報はなぜ重要？今さら聞けない5つの目的と役割
社内報は、従業員向けに情報を発信するツールです。
その内容は、トップインタビューや部署紹介、社内サークル活動の紹介など多岐にわたります。
社内報の制作には人件費や印刷費など多くのコストがかかります。
それにもかかわらず多くの企業が社内報を発行するのは、情報共有を通じて経営課題を解決する役割があるからです。
社内報はなぜ重要なのか、その目的と役割を詳しく説明します。
経営理念・ビジョンの浸透と理解促進
社内報は、経営理念やビジョンの浸透・理解促進に大きな役割を果たします。
たとえば、経営者インタビューを通じて経営理念を発信すれば、従業員の間に経営理念が浸透しやすくなるでしょう。
また、ビジョンを体現した従業員を紹介するコーナーを設けることで、ビジョンへの理解促進が期待できます。
経営理念やビジョンの浸透は、従業員のベクトルを合わせるうえで重要です。
社内報によってベクトルを合わせることができれば、経営目標の達成も期待できます。
全社的な情報共有と透明性の向上
社内報で新規プロジェクトや新商品、新店舗や新しい事業所などを取り上げれば、全社での情報共有が進みます。
特に複数拠点を有する企業の場合、物理的に離れた事業所の情報共有はなかなか進まないものです。
社内報で定期的に情報を発信すると、従業員は誰でも同じ情報に触れられ、一体感が生まれます。
経営に関連する情報を逐次発信することで、経営の透明性も高まり、従業員の企業への信頼も増すでしょう。
社内コミュニケーション活性化と部門間の連携強化
社内報は、従業員間のコミュニケーション促進にも貢献します。
従業員数が多い職場では、顔の見える関係づくりが進みにくいです。
そこで、新入社員紹介や従業員による座談会などのコンテンツを設ければ、今まで接点がなかった従業員の人となりがわかります。
コンテンツが従業員同士の会話のきっかけになる可能性もあります。
また、他部署への理解を促進するうえでは、部署の取り組み紹介が有用です。
理解が進めば、部署を超えた協力体制の構築も叶うでしょう。
従業員のエンゲージメント向上とモチベーション維持
社内報は、従業員の日頃の頑張りや成果を承認するツールとしても活用できます。
目標を達成した従業員やチームを取り上げて頑張りを伝えれば、従業員は承認されたと感じ、モチベーションが高まるでしょう。
成果を認める企業の姿勢に対しては信頼感が増し、従業員エンゲージメント向上も期待できます。
従業員の頑張りや成果の発信は、ほかの従業員にとっても刺激になるでしょう。
授業員同士が切磋琢磨する風土が醸成されれば、企業の業績にもプラス効果が見込めます。
企業文化の醸成と社内ブランディング
社内報で企業の経営理念やビジョン、ミッションを継続的に発信し続けることで、価値観の共有が進み、企業文化を醸成できます。
特に新入社員や転職してきたばかりの従業員が経営理念やビジョン、ミッションを理解し、ほかの従業員と足並みを揃えるうえで社内報は効果的です。
そのほか、企業のSDGsに関連する取り組みや社会貢献活動の紹介コンテンツは、企業ブランド向上につながり、従業員の愛社精神を育む効果があります。
【担当者必見】読まれる社内報を作成する7ステップ
コミュニケーション促進などの目的を達成するためには、従業員に読んでもらえる社内報を作成しなければなりません。
作成する際に気を付けたいポイントをお伝えするので、ぜひご一読ください。
- 社内報発行の目的とターゲットを明確にする
- コンセプトと編集方針を策定する
- 体制構築とスケジュール設定
- 効果的な企画・ネタを立案する
- 取材・執筆・編集・デザイン
- 発行・告知
- 効果測定と改善
Step1: 社内報発行の目的とターゲットを明確にする
最初に、社内報を発行する目的を明確にします。
目的として考えられるのは、コミュニケーションの促進や経営理念の浸透などです。
目的が定まっていないとコンテンツづくりにも影響を及ぼすうえ、社内報発行の効果を測定できません。
同時に考えたいのが、ターゲットです。
社内報は全社向けに発行するものの、特に読んでほしい層を決めておくとコンテンツづくりがスムーズに進みます。
Step2: コンセプトと編集方針を策定する
発行する目的が決まったら、社内報のコンセプトと編集方針を検討しましょう。
コンセプトと編集方針があいまいな状態では、紙面に一貫性がなくなり、社内報の目的達成が難しくなります。
反対にコンセプトと編集方針が明確だと、コンテンツ選びで迷った際にコンセプトと編集方針にのっとって判断ができます。
イラストを使って親しみやすい紙面をつくる、テキストを増やし多くの情報を伝えるなど、編集方針を決めておけば、原稿やデザインを作成するときにも迷いません。
Step3: 体制構築とスケジュール設定
続いて、社内報を制作するための体制づくりに着手します。
ボリュームや発行頻度によって作業量は異なるうえ、社内制作とアウトソーシングでは業務負担が大きく変わります。
作業量を見積もったうえで、必要な人員を割り出しましょう。
各部署からメンバーを選出するのであれば、各部署の上長への説明も欠かせません。
あわせて年単位でのスケジュールも設定します。
月刊や隔月刊、季刊など発行頻度をもとに発行日を決め、企画立案や取材、原稿作成など各段階の締め切り日を決めてください。
Step4: 効果的な企画・ネタを立案する
制作メンバーが決まったら、メンバーと一緒に企画やネタを考えます。
企画は、社内イベントや季節を考慮するとよいでしょう。
たとえば、経営計画説明会や内定式のレポート、4月入社にあわせた新入社員インタビューなどがあります。
編集方針にもよりますが、堅苦しい内容のみ、またはくだけた内容のみとならないように、バランスをとりながらコンテンツを決めていきます。
企業側が従業員に伝えたい情報だけではなく、従業員が必要とする情報も盛り込むと読んでもらいやすくなるでしょう。
Step5: 取材・執筆・編集・デザイン
企画の内容にあわせてインタビュー取材や座談会、アンケート調査などを行います。
必要に応じて写真撮影もしてください。
情報が揃ったら原稿を執筆し、完成した原稿はほかのメンバーにチェックしてもらいます。
原稿が完成したら、写真やイラストと一緒にデザインを組みますが、社内でデザインができないときは外注します。
色やフォント、文字の大きさなどにこだわり、読み手の興味を引く工夫を施しましょう。
Step6: 発行・告知
社内報が完成したら、紙媒体の場合は従業員に配布し、電子媒体の場合は社内SNSなどで告知します。
日々の業務に追われていると、社内報を読むのは後回しになりがちです。
多くの従業員に読んでもらうには、積極的に告知する必要があります。
Step7: 効果測定と改善
社内報の発行後は、効果を測定してください。
そのためには、従業員アンケートの実施と結果の分析が欠かせません。
電子媒体の場合は、閲覧数や読了数をチェックします。
改善点を洗い出し、企画立案や記事作成に反映し、より効果が見込める社内報づくりを目指しましょう。
社内報は紙媒体と電子媒体のどちらで発信すればいいのか
社内報は、紙媒体でも電子媒体でも作成できます。
それぞれにメリットとデメリットがあるため、コストや従業員の勤務形態など複数の視点から検討し、自社に合った方法を選んでください。
紙媒体のメリット・デメリット
紙媒体は、電子媒体に比べると手に取ってすぐに読めるので、閲覧率が高いと言われています。
製造業など普段パソコンを使わない職場は、特に紙媒体が適しています。
デザインの自由度も高く、長い記事も読みやすいのが強みです。
デメリットは、コストです。
印刷費や紙代がかかるうえ、複数の拠点がある企業の場合、郵送費も発生します。
リモートワークが中心の職場は、配布方法を検討する必要があります。
電子媒体のメリット・デメリット
電子媒体のメリットは、パソコンやスマートフォンを使えば、どこにいてもアクセスできる点です。
テレワークを導入している職場や外出が多い職種には最適です。
紙媒体に比べると、制作に要する時間が短く、速報性もあります。
動画を載せたり、リンクを貼ったりと柔軟な運用も可能です。
デメリットは、閲覧率です。
わざわざパソコンやスマートフォンからアクセスしなければならないので、興味や関心がない従業員に閲覧を促す工夫が求められます。
情報漏洩や目的外の複製のリスクもあるため、セキュリティ対策も必須です。
社内報担当者の悩み解決！ネタ切れを防ぐ企画アイデア集
社内報作成で担当者の頭を悩ますものといえば、ネタ出しです。
特に、発行頻度が高かったり、1回あたりのボリュームが大きかったりすると、すぐにネタが尽きてしまいます。
社内報にぴったりの企画アイデアを紹介するので、参考にしてください。
経営層メッセージ・トップインタビュー
経営層へのインタビューは、経営理念やビジョンの浸透に効果的です。
経営層へのインタビュー内容としては、「創業への想い・創業当時の様子」「経営理念策定の背景」のほか、経営方針や中期経営計画などについて話を聞いてもよいでしょう。
企業の将来像は、経営層にしか語れません。従業員が同じ方向を向いて進むためにも、将来像について話してもらうと、従業員の一体感が生まれます。
部署・チーム紹介、社員紹介
部署間の連携を促進し、コミュニケーションを活性化させるうえで、部署・チーム紹介や社員紹介は欠かせません。
定期的に、部署やチーム、店舗や事業所などを取り上げ、担当業務や扱っている商材などを紹介しましょう。
社員紹介は、新入社員インタビューや社内表彰された従業員インタビューが考えられます。
役員やリーダーに取材する際は、現在担当している業務だけではなく、新人時代のエピソードを聞くと、読み手に親近感を持ってもらえます。
プロジェクト紹介・成功事例共有
会社規模が大きいと、他部署のプロジェクトや成功事例に触れる機会があまりありません。
社内報でプロジェクトや成功事例を紹介すると、部署間の理解促進やモチベーションの向上などが期待できます。
プロジェクトや成功事例について言及する場合は、開発秘話や創意工夫、成果だけでなくお客様の声を載せると、従業員の企業への愛着が高まります。
成功事例の共有は、業績や生産性向上にもつながる可能性があるのでおすすめです。
スキルアップ・学びに関する情報
従業員のスキルアップや学びに役立つ情報を掲載することは、従業員の学ぶ意欲をかき立てます。
研修や講習会の開催予定が決まっていれば、スケジュールを掲載します。開催後に研修や講習会のレポートを載せてもよいでしょう。
資格取得を支援する制度が用意されている職場では、具体的な内容や制度を活用して資格を取得した従業員の声を載せると、利用を促進できます。
福利厚生・社内制度の紹介
企業が手厚い福利厚生や従業員のニーズに合った社内制度を用意していても、従業員に認識されていないケースは少なくありません。
福利厚生を一覧表で掲載する、活用事例を載せるといったかたちで紹介しましょう。
また、社内公募などの社内制度について人事担当者にインタビューし、導入の経緯や効果などを伝えると、社内制度への理解が進みます。
社内イベントレポート
入社式や納涼会、社員旅行や忘年会などの社内イベントも掲載しましょう。
テキストだけではなく写真も一緒に載せると、臨場感が伝わります。
全社員を対象としたイベントだけではなく、社内サークルや部署ごとのイベントも掲載すれば、より情報共有が促進されます。
社員参加型企画
社内報に対する従業員の関心を高めるには、社員参加型企画がおすすめです。
「おすすめのランチ」「私の特技」「ふるさと自慢」などテーマを決めて従業員に取材したり、寄稿してもらったりすれば、従業員の人となりも伝わります。
経営計画や新規プロジェクトの紹介記事などに比べると、肩ひじを張らないコンテンツなので閲覧率も高まるでしょう。
社内報を運用するための4つのポイント
社内報は作成・発行するだけでなく、きちんと効果を出さなければなりません。
運用する際に押さえておきたいポイントをご紹介するので、ご参照ください。
社内報を運用する媒体を決める
社内報を運用する際は、メリットとデメリットを比較して紙媒体と電子媒体のいずれかを選びましょう。
比較すべき点は、コストやアクセスのしやすさ、制作チームの負担などです。
業務でパソコンを使用しない職場で電子媒体の社内報を作成しても、従業員は読めません。
一方、リモートワークが中心の職場で紙媒体の社内報を作成すると、従業員に配布する機会が限られ、手にとってもらうのが難しくなります。
見てもらえなければ情報の共有はできず、社内報を作成する目的は達成できないので注意が必要です。
読者がどういう情報を知りたがっているかを調査する
コンテンツを決める前に、従業員のニーズを調査してください。
従業員のニーズを無視してコンテンツを決めると、従業員の社内報への関心や興味が薄れ、閲覧率が下がります。
その状態が続くと、本来伝えたかった情報も伝わらなくなってしまいます。
読まれるコンテンツを用意する
最初に想定したターゲットに合わせて、読んでもらえるコンテンツを準備しましょう。
業績向上を目指し若手営業担当者に読んでもらいたい場合は、営業時に役立つ業界の最新動向や専門家インタビューを載せます。
社内報の閲覧が自分の業務やキャリアに役立つと感じれば、従業員は自主的に読んでくれるので、ターゲットを意識して作成してください。
効果測定をおこない社内の変化を測定する
社内報発行後は、効果を測るためにデータを収集し、分析します。
研修の案内を掲載した際は、研修への参加申し込みの変化をチェックしましょう。
従業員満足度調査を定期的におこなっている企業は、社内報が従業員満足度に及ぼす影響を確認します。
もしプラスの影響が見られないのであれば、コンテンツの見直しが求められます。
見直した後も、効果測定は継続的におこなってください。
情報共有やコミュニケーションの改善事例
社内の情報共有やコミュニケーションの改善は、業績向上や離職率低下に貢献します。
ここからは、コミュニケーションツール「Chatwork」を使って情報共有やコミュニケーション促進をおこなった事例をお伝えしましょう。
社内の情報共有を改善することで売上1億円アップした事例
老舗技術商社兼部品メーカーの山本精工株式会社は、企業規模の拡大にともない従業員数が増加し、情報共有に課題を感じていました。
それまでは回覧板やメモ書きでやりとりをしていましたが、回覧にタイムラグが生じたり、必要な情報を各従業員がコピーして保存したりするなど、無駄が生まれていたのです。
そこで、当時国内にあったすべてのチャットツールを調べ、もっとも操作性がシンプルだったChatworkを導入しました。
Chatworkには「社内掲示板」というグループチャットをつくり、共有したい情報を投稿するようにしました。
紙資料を回覧するのに比べ、Chatworkは情報がチャット内に残るので検索すれば情報にたどり着けます。
その結果、従業員の情報共有に対する意識が変化し、Chatworkはなくてはならない存在になったそうです。
さらに、顧客へのレスポンスのスピードも上がりました。
今までは営業課が外出している最中に会社に顧客から引き合いがあっても、営業課とすぐに連絡がとれませんでした。
しかし、Chatworkによってすぐに連絡がとれるようになり、引き合いのとりこぼしを減らせたのです。
Chatwork導入後の同社の業績は、1億円ベースの3期連続売上増です。
密なコミュニケーションが業績アップに貢献したことは言うまでもありません。
社内のコミュニケーションを活性化することで離職率が2%になった事例
シマコーポレーションは、建築職人向けプロショップチェーンを多店舗展開しています。
同社の店舗は敷地面積が広いため、担当者を探して確認するのに時間がかかるうえ、シフト制を導入しているので、従業員のなかには対面でコミュニケーションをとる機会が少ない人もいました。
メールやFAX、電話では情報共有に限界があり、Chatworkの導入を決定したそうです。
導入にあたっては、全員にiPhoneを支給して時間や場所を選ばずにアクセスできるようにしました。
導入後は全社員、部門、ポジション、プロジェクトごとにグループチャットを用意し、独自の取り組みとしては「環境整備の部屋」があるそうです。
本部の従業員が店舗を訪問し、改善点をグループチャットに投稿する取り組みで、店舗運営の参考になると好評です。
同社の社長は人とのコミュニケーションを重視しているので、Chatworkの利用はコミュニケーションの強化にもつながると期待していました。
実際、同社の離職率は2%を維持し、業界でも低水準です。
従業員のコミュニケーションを円滑に行う意識づけと実践できる環境の構築が、離職率を下げるうえでは不可欠です。
Chatworkは環境構築に一役買っていると、担当者は話します。
Chatworkを使って社内報の効果を最大化しよう！
社内報の効果を高めるうえで、Chatworkは非常に有用です。
具体的な使い方をお伝えしましょう。
社内報の更新通知をChatworkで効率的に
Chatworkには、全社員向けにメッセージを送信できる機能が搭載されています。
紙媒体の社内報は配布すれば読んでもらえますが、Web媒体の場合は更新を告知しなければ読んでもらえません。
Chatworkを使って全社員向けにメッセージを送れば、簡単に社内報の更新をお知らせできます。
メッセージに対して絵文字でリアクションできる機能も備わっているので、リアクション数から従業員の関心度も推測できます。
記事テーマに関する意見交換を活性化
社内報の制作メンバーでグループチャットをつくれば、記事テーマについて意見交換ができます。
制作メンバーのなかにリモートワーク中の従業員がいたり、勤務地が離れていたりすると、対面でのミーティングはなかなかできません。
グループチャットを使えば、場所を選ばずに意見を交換できるうえ、メッセージはキーワード検索できるので後から見返すことも可能です。
アンケートや投稿募集のアナウンス
社内報に従業員アンケートを掲載したり、従業員参加型の投稿企画を設けたりする場合、Chatworkを使えば簡単にアナウンスができます。
新入社員のみや育休取得者のみなどアンケート対象者が限定されるときでも、グループチャットを作成すれば、抜けや漏れがなくアンケートをおこなえます。
社内報の目的や効果的な作り方に関するまとめ
社内報は、経営理念の浸透や企業文化の醸成などに貢献するツールです。
しかし、目的を明確化し、ターゲットを設定して作成しなければ、効果は期待できないでしょう。
また、いくら目的が明確でも、ネタ探しや取材には社内の協力が必要不可欠で、もし協力を得られなければ有益な情報を読み手に届けられません。
社内の協力を得るには、日頃のコミュニケーションが重要です。
Chatworkは手軽にメッセージを送受信でき、コミュニケーション活性化に役立ちます。
コミュニケーション活性化に課題を感じている企業は、ぜひChatworkの導入をご検討ください。
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