コミュニケーションの大切さとコミュニケーションで気を付けること

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目次

コミュニケーションは、ビジネスの場でも大切なこととされ、適切なコミュニケーションを取れるように工夫をしています。

一方通行にならずに、職場でスムーズなコミュニケーションをとるためにはどのようなことが大切なのか、コミュニケーションをとるときに気を付けることなどについて、考えていきましょう。

コミュニケーションをとることの大切さ

ビジネスにおいて良好なコミュニケーションがとれていると、結果的に業務効率化・生産性向上につながるので、コミュニメーションの大切さをしっかりと認識しておくことが求められます。

コミュニケーションをとることのメリットや効果はどのようなところにあるのか、細かく見ていきましょう。

信頼関係を築ける

職場や取引先と適切なコミュニケーションがとれると、信頼関係を築くことができます。

仕事の協力や商談において、相手を信用できるかどうかということは、結果に大きく左右します。

伝えたいことを伝え必要な情報を聞くだけでなく、雑談なども交えて友好的なムードを作れると、円滑にビジネスが進むでしょう。

情報共有がスムーズになる

些細なことでもコミュニケーションをとることが日常化していると、情報共有がスムーズにでき、業務の効率化につながります。

気軽に声をかけたりビジネスチャットに書き込んだ情報が、ほかの誰かの業務に大いに役立つということもあるでしょう。

コミュニケーションを繰り返しとり良好な空気をつくることは、「どんな情報でも発信していいんだ」という安心感にもなり、職場や取引先との密なやり取りが可能になります。

チームワークを発揮できる

個人の集まりであるチームがうまく稼働し成果を上げるためには、チームワークが重要でしょう。チームワークの発揮に欠かせないのは、メンバー間の活発なコミュニケーションです。

コミュニケーションによってチームの方向性を共有したり、個人が得意な業務やスキルを把握できれば、役割分担ができ目標に向かって協力しようというモチベーションにつながります。

また、チームを動かすには周囲に働きかける力も必要となるため、コミュニケーションをとるうちに説得力や相手の気持ちを汲み取る力も向上していくでしょう。

顧客満足度や会社のブランド力を強化できる

コミュニケーションをスムーズにとれる力があると、取引先との率直な意見交換や綿密なやりとりが可能になり、顧客満足度の向上につながります。

顧客からの意見は潜在ニーズをみつけるヒントになり、サービスや商品の開発、課題解決や改善に活かせるでしょう。

会社のブランド力も強化でき、競争力を高められるかもしれません。

コミュニケーションで大切なこと

職場や取引先におけるコミュニケーションを効果的におこなうためには、どのようなポイントを大切にすればよいのでしょうか。

ビジネスコミュニケーションで大切なポイントについて見てみましょう。

わかりやすく伝える

同僚と協力して業務をこなすとき、また顧客に商材の魅力をつたえるときは、情報をわかりやすく伝えることがとても重要です。

結論について先に伝えてから理由や具体例を話し、最後にもう一度要点を伝えたり、印象付けたいことは繰り返し強調するなど、情報の伝え方を工夫してみましょう。

一生懸命説明しているつもりでも、第三者の視点から見るとわかりにくい場合もあります。

文章にして整理したり、トークを録音して聞いてみたりして、改善点を見つけるとよいかもしれません。

相手に興味を持つ

コミュニケーションにおいては、伝えることだけではなく、相手を理解しようとすることも大切です。そのためにはまず相手に興味を持つ必要があります。

しかし、職場や取引先においては初対面の相手とコミュニケーションをとらねばならない場面もあり、緊張感があるとなおさら相手に興味を持つ余裕はないかもしれません。

興味を持てるポイントを見つけたいときは、自分と相手の共通点を探してみましょう。

簡単な質問から始めて共通点を見つけられれば、そこを起点として会話を弾ませられるでしょう。

聞き上手になる

スムーズなコミュニケーションには、会話を途切れさせずに続けていくことが大切です。

どちらかが一方的に話をしたり会話が途切れてしまわないよう、会話の最中は相手に肯定的な態度を示しながら、話を遮らないタイミングで質問を投げかけて、より深い対話にもっていけるとよいでしょう。

質問をするということは、相手に興味を持っている、相手の話を聞きたいと思っているということを示す手段にもなります。

自分を理解しようとしてくれていると感じられると、相手も気持ちよくコミュニケーションがとれるかもしれません。

しぐさや会話の速さを合わせる

会話の内容を工夫するだけでなく、ちょっとしたテクニックをコミュニケーションに活かすという方法もあります。

相手のしぐさや態度に合わせて親近感を抱かせるミラーリング、相手の発言を要約して繰り返し信頼感を高めるバックトラッキング、声のトーンや話すスピードを合わせて一体感を生むペーシングなどが主な方法です。

どれもあからさまに相手に合わせていることが伝わってしまうと違和感を持たれるため、あくまでも自然に実行することを意識しましょう。

コミュニケーションで気を付けること

ビジネスコミュニケーションで大切なことを実際におこなうときは、気を付けるべきポイントがあります。

対面の会話においては、言葉だけではなくボディランゲージにも注意を払う必要があるでしょう。

視線や身振り手振りなど、体の動きには相手の感情やメッセージがあらわれます。

自分自身の姿勢や表情にも、相手の話をしっかり聞こうとしているか、全力で伝えようとしているかなどのメッセージがあらわれます。

心から相手に気持ちを傾けていないと上辺だけの態度に見えてしまうため、しっかりと相手に意識を向けるよう心がけましょう。

また、コミュニケーションが一方通行になってしまうと、相手の意見を軽視しているととらえられてしまう恐れがあります。

相手の発言を促したり、質問をして双方向のやりとりをすることは基本であり一番重要なことでしょう。

コミュニケーションは、どんなに親しい間柄であっても自分の意図を完璧に伝えたり、相手の考えを完璧に理解することは難しいものです。

ビジネスの相手と信頼関係を築き親密な空気ができてからも、相手を理解できるよう、またわかりやすく情報を伝えられるよう心がけることは大切です。

大切なコミュニケーションにChatwork

コミュニケーションは日常のあらゆる場面で大切であり、ビジネスの場においても例外ではありません。

コミュニケーションをとることは職種に関わらず生産性や顧客満足度の向上において重要な役割を果たすため、事前にツールを導入したり、わかりやすいトークを練習するなど、しっかりとした準備をおこなう必要があります。

社内・社外とのコミュニケーションの改善に着手する場合は、ビジネスチャットツールを導入することも有効な方法です。

Chatworkはテレワークやリモートワーク、取引先との遠隔でのやりとりなど、表情が見えない場面においてもリアクション機能を使い絵文字で感情を伝えてコミュニケーションをとることができます。

また、Web会議機能を利用したオンライン会議やオンライン商談も可能で、チャット形式で気軽に文章のやり取りができるため、細かいフォローもおこないやすいでしょう。

職場や取引先とのコミュニケーションをより良好にしたいときは、Chatworkの導入を検討ください。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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