公開日：
更新日：
コミュニケーションとは？高めるメリットや大切さ、能力を鍛える方法を解説
目次
人と人とが、お互いの気持ちや考えを伝え合うコミュニケーションは、ビジネスシーンでも必要不可欠な要素です。
本記事では、ビジネスシーンにおけるコミュニケーションの重要性や、コミュニケーション不足が引き起こす悪影響について詳しく解説します。
また、コミュニケーション能力を高める方法や、コミュニケーションの種類別の特徴・メリットについても紹介するので、コミュニケーションに苦手意識をもっている方や、コミュニケーション能力をより高めたい方は、ぜひご確認ください。
コミュニケーションとは
「コミュニケーション（communication）」とは、人と人とが、お互いの気持ちや考えを伝え合うことです。
意思疎通や情報伝達などの言葉で言い換えもでき、ビジネスシーンに限らず、さまざまな場面でコミュニケーションは必要とされます。
たとえば、報告・連絡・相談などは、ビジネスシーンにおける重要なコミュニケーションのひとつです。
コミュニケーションの意味と定義
広辞苑（第七版）において「コミュニケーション」は、以下のように定義されています。[注]
社会生活を営む人間の間で行う知覚・感情・思考の伝達。言語・記号その他視覚・聴覚に訴える各種のものを媒介とする。
自分の気持ちや考えを相手に伝えるだけの一方通行のコミュニケーションは、コミュニケーションが成立した状態とはいえません。
相手と意思の疎通を図ることができてはじめて、コミュニケーションは成立したということができます。
ビジネスシーンにおいてコミュニケーションを成立させることはなぜ重要なのか、また、コミュニケーション能力はどのように向上できるのかなどを確認していきましょう。
コミュニケーションをとることの重要性・メリット
前述のとおりコミュニケーションは、相互の意思疎通を成り立たせるものであり、人と人とが関わり合いながら社会生活を送っていくうえで欠かせない要素です。
普段の生活やビジネスシーンにおいてメリットを享受できるよう、コミュニケーションの重要性について理解しておきましょう。
円滑な情報共有の実現
報告・連絡・相談などの情報共有は、業務を円滑に進めるうえで重要なコミュニケーションです。
報連相が不足してしまうと、業務を進めるために必要な情報がキャッチアップできなくなってしまい、業務が進捗しなかったり、滞ってしまったりする恐れがあります。
業務を円滑に進めるためにも、コミュニケーションは必要不可欠です。
信頼関係の構築
コミュニケーションは、信頼関係を構築するうえでも重要です。
頻繁なコミュニケーションや丁寧なコミュニケーションをとると、相手の考え方や価値観を知ることができるようになり、依頼や相談などのビジネスコミュニケーションを取りやすくなります。
また、取引先や顧客と信頼関係が構築できると、売り上げや利益を見込めるようになり、部下や同僚などと信頼関係が構築できると、生産性の向上も見込めるようになるでしょう。
自分の気持ちや考えを一方的に伝えることは避け、相手の声に耳を傾けるなど、双方向のコミュニケーションを実現する姿勢が、信頼関係を構築するうえでは重要です。
チームワークが向上する
仕事に関わる情報共有や情報交換、雑談などのコミュニケーションが活性化すると、チームワークの向上を期待できます。
また、チームワークが向上し、心理的安全性が高くなると、業務に関する相談がしやすくなったり、ちょっとした会話からアイデアが生まれやすくなったりもします。
コミュニケーションの活性化は、チームワークの向上だけでなく、生産性の向上にも効果を発揮するでしょう。
ストレスの解消・軽減が期待できる
コミュニケーションが取りやすい職場やチームでは、ひとりきりで悩んでしまったり、ストレスを溜め込んでしまったりする悪循環が生まれにくいです。
反対に報告・連絡・相談などのコミュニケーションに心理的ハードルを感じる職場は、ストレスがたまりやすいです。
ストレスの蓄積は、心身に悪影響を及ぼす恐れもあるため、早期に改善する必要があります。
従業員がひとりで悩まないように風通しの良い職場をつくることはもちろん、コミュニケーションの機会を積極的に設けることで、職場におけるコミュケーションのハードルを下げるようにしましょう。
風通しの良い職場を作る方法を知りたい方は、下記の資料もあわせてご参照ください。
コミュニケーションを図る手段
コミュニケーションの手段は、大きく4つに分けることができます。
- 言語コミュニケーション
- テキストコミュニケーション
- 非言語コミュニケーション
- ビジュアルコミュニケーション
4つのコミュニケーション手段について、それぞれの特徴やメリットを確認していきましょう。
言語コミュニケーション
言語コミュニケーションは、口頭での会話を通して意思疎通を図るコミュニケーション手段です。
言語コミュニケーションは、言語だけでなく、話し方や声のトーン、表情などのさまざまな側面から、相手の気持ちや意図を汲み取ることができます。
言語以外の部分でも相手を観察できるので、意思疎通のズレや誤解が生じづらいメリットがあります。
テキストコミュニケーション
テキストコミュニケーションは、言葉の通り「文字」や「記号」でやりとりをするコミュニケーション手段のことです。
メールや手紙、チャットなどがテキストコミュニケーションに該当します。
相手の時間を奪わずに考えや気持ちを伝えられるメリットがある一方で、テキスト以上の情報を伝えることができないため、言葉が足りなかったり、言葉の使い方を間違えてしまったりすると、認識齟齬が起こりやすいデメリットもあります。
非言語コミュニケーション
非言語コミュニケーションとは、身振り手振りや表情、声のトーンなど、言語に頼らないコミュニケーション手段のことで、ノンバーバルコミュニケーションとも呼ばれます。
会話をする際の声色や表情、間の置き方などの言葉以外の情報は、話し手の印象を大きく左右するものです。
たとえば、声のトーンが少し異なるだけでも、相手が優しそうな人なのか、厳しそうな人なのかなどの印象が異なるでしょう。
言語を使わない非言語コミュニケーションも、円滑なビジネスコミュニケーションを実現するうえでは非常に重要です。
ビジュアルコミュニケーション
ビジュアルコミュニケーションとは、服装や映像、画像などを活用して視覚に働きかけるコミュニケーション手段のことです。
複雑な情報を伝えることができるため、言語コミュニケーションやテキストコミュニケーションとあわせて使われるケースも多く、たとえばプレゼンテーションなどで図表を見せながら話すシーンなどで活用されています。
コミュニケーション不足がもたらす影響
ビジネスシーンにおいてコミュニケーションが不足すると、さまざまな悪影響を生じる恐れがあります。
コミュニケーション不足がもたらす悪影響にはどのようなものがあるか、具体的に確認していきましょう。
取引先との関係が悪化する
取引先とは利害関係にあるため、深い信頼関係を築かなければ、取引や商談が円滑に進まない恐れがあります。
「○○さんになら安心して仕事をお願いできる」「この担当者にだったら話をしてもよい」などと相手に思わせるためには、コミュニケーションを通して信頼関係を築く必要があります。
十分な信頼関係が築けないままでは、ビジネスチャンスを逃すだけでなく、相手に話を聞いてもらえない可能性もあります。
上司や同僚から信頼を得られなくなる
コミュニケーションを疎かにしてしまうと、取引先だけでなく、上司や同僚からも信頼を得られなくなってしまいます。
社内で信頼関係が構築できないと、結果として、社内の会議の場面で自分の意見を聞き入れてもらえず、責任ある仕事を任せてもらえなくなる可能性もあるでしょう。
取引先や顧客だけでなく、一緒に働く仲間とも日頃からコミュニケーションを取り、信頼関係を構築することが大切です。
ミスが発生しやすくなる
業務を円滑に進めるためにも、コミュニケーションは欠かせない要素です。
報告・連絡・相談をはじめとする情報共有を十分におこなわないと、認識齟齬やミスコミュニケーションが発生してしまう恐れがあります。
認識齟齬やミスコミュニケーションが生じると、業務の進め方を間違えてしまったり業務が滞ってしまったりなどのミスやトラブルが発生し、生産性や業務効率が低下してしまいます。
従業員のモチベーション低下
コミュニケーション不足は、従業員のモチベーション低下を引き起こす恐れもあります。
たとえば、処理しきれないほどの業務量を抱えてしまったり、業務や職場に関して悩んだりした際に、上司や先輩社員に相談しづらい職場環境だと、心身にストレスが蓄積されてしまいます。
また、悩みやストレスを解消できない状態が続いてしまうと、仕事に対するモチベーションが低下し、離職につながる可能性もあります。
従業員が生き生きと働くことができるように、定期的にコミュニケーションの機会を設けて、風通しの良い職場をつくるようにしましょう。
コミュニケーション能力が高い人の特徴
ビジネスシーンに限らずさまざまなシーンで、「○○さんとは話しやすい」「○○さんがいると意見がまとまりやすい」など、コミュニケーション能力が高い人と出会う場面があると思います。
コミュニケーションをとるのが得意な人やうまい人には、どのような特徴があるのでしょうか。
ビジネススキルとしても重要な「コミュニケーション能力」が高い人に共通する特徴を4つ紹介します。
- 話し方や伝え方を工夫している
- 傾聴力が高い
- 非言語コミュニケーションを活用している
- 前向きな発言が多い
自分の周りにいるコミュニケーション能力が高い人と共通する特徴がないか確認してみてください。
話し方や伝え方を工夫している
コミュニケーション能力が高い人は、伝える力に優れている傾向があります。
思いついたままに話したり、自分が伝えたいことを一方的に伝えたりするのではなく、相手が話を理解しやすいように、話しの構成を組み立てたり、認識齟齬が生まれにくい言葉を使ったりなどの工夫をしています。
傾聴力が高い
コミュニケーション能力が高い人は、自分の考えや気持ちを伝える能力だけでなく、相手の話に耳を傾ける傾聴スキルが高いことも特徴です。
いくら伝えることが得意でも、相手の話を聞かずに一方的に話し続ける行為は、コミュニケーションが成立している状態とはいえません。
相手の気持ちや考えに耳を傾け、理解し、意思疎通を図ることで、信頼関係は構築されていきます。
非言語コミュニケーションを活用している
声色や表情、間の置き方などの非言語コミュニケーションを使いこなしていることも、コミュニケーション能力が高い人の特徴のひとつです。
いくら話の内容がよくても、声のトーンに抑揚がないと印象に残りづらくなってしまいます。
ビジネスシーンの商談やプレゼンテーションなどで、相手を説得したり納得させたりする際には、話す内容だけでなく、話し方や表情などの非言語コミュニケーションも適切に活用する必要があるでしょう。
前向きな発言が多い
コミュニケーション能力が高い人は、前向きな発言が多く、周囲の人から好感をもたれやすい傾向もあります。
コミュニケーション能力が高い人は、伝える力と傾聴する力のどちらもバランスよくもっているので、ビジネスシーンにおいても、話しやすい、相談しやすいなどの印象をもたれやすいです。
また、相手の考えや気持ちを汲み取ってコミュニケーションをとるため、信頼を寄せられることが多い点も、特徴のひとつでしょう。
コミュニケーションが苦手な人の特徴
コミュニケーションが苦手な人に共通する特徴にはどのようなものがあるでしょうか。
- 相手の話を聞かない
- 話のポイントが不明確
- 相手の立場や考えに関心がない
- ネガティブな発言が多い
コミュニケーションに苦手意識をもっている方は、自分に当てはまる特徴がないかを確認してみてください。
相手の話を聞かない
相手の話を途中で遮ったり、最後まで聞かなかったりする振る舞いは、コミュニケーション能力が低い人の特徴です。
自分の考えや気持ちを一方的に伝えるだけのコミュニケーションは、コミュニケーションが成立しているとはいえません。
相手の話に耳を傾けないと、重要な情報を聞き逃してしまったり、相手に不快な印象を与えてしまったりする可能性があります。
コミュニケーションを通して信頼関係を構築するためにも、相手の話に耳を傾ける姿勢は重要です。
話のポイントが不明確
なにを伝えたいのか決めないまま話しはじめてしまうと、話の意図やポイントが相手に伝わりません。
また、頭に思い浮かんだままに話してしまうと、話しはじめと結論で意見が変わってしまったり、結論が不明瞭になってしまったりもします。
自分の気持ちや考えを相手に伝えたい場合は、話の構成や話し方を整理したうえで、話し始めるようにしましょう。
相手の立場や考えに関心がない
相手の立場を思いやれなかったり、相手の考えに興味関心がなかったりすると、意思疎通を図ることは難しいでしょう。
ビジネスシーンでは、相手の立場や背景、おかれている状況などを理解したコミュニケーションが求められるシーンも多いです。
相手を理解しようとせずに、一方的なコミュニケーションをしてしまうと、検討違いの意見を述べてしまうなど、ミスコミュニケーションが生じてしまうでしょう。
ネガティブな発言が多い
コミュニケーションが苦手な人は、否定的な意見やネガティブな発言が多い傾向もあります。
否定的な発言やネガティブな発言が多い人がチーム内にいると、チーム全体の士気が下がってしまったり、空気が悪くなってしまったりする恐れもあります。
また、ネガティブな発言は、周囲の人のモチベーションを低下させる要因にもなるでしょう。
コミュニケーション能力を高める方法
ここまで確認してきたとおり、コミュニケーション能力は、業務を円滑に進めるうえで必要不可欠なビジネススキルのひとつです。
しかし、コミュニケーションに苦手意識をもっていて、コミュニケーション能力をどうやって高めていいかを悩む方も多いでしょう。
以下に、コミュニケーション能力を高める方法の例を4つ紹介します。
- 話し方や伝え方を工夫する
- 傾聴スキルを高める
- 報連相をこまめにおこなう
- コミュニケーション研修を実施する
自分にあった方法を探し、コミュニケーション能力の向上を目指してみてください。
話し方や伝え方を工夫する
コミュニケーションは、相手と意思疎通を図ることで成立するため、相手の話を傾聴し、理解する力だけでなく、自分の考えや気持ちを正しく伝達する能力も必要です。
思いつくままに話してしまうと、伝えたい内容が正しく伝わらなかったり、話し忘れてしまったりする恐れがあるため、話す前に、5W1Hなどにそって話しの趣旨や伝えたいポイントを整理するようにしましょう。
また、自分の考えや気持ちを齟齬なく相手に伝えるためには、言葉だけでなく、非言語コミュニケーションも活用する必要があります。
声のトーンや間合い、表情などの言葉以外の部分にも気を配るようにしましょう。
傾聴スキルを高める
コミュニケーションを成立させるためには、相手の話に耳を傾け、理解する力も重要です。
「傾聴」とは、ただ相手の話を聴くことを意味するのではなく、話を深く聴き、相手を理解したり、共感を示したりするスキルそのものを指す言葉です。
傾聴スキルを高める方法として、ミラーリングの活用やバックトラッキングの活用などがあげられます。
効果的なコミュニケーションを実現するために、話す力とあわせてスキル向上を目指しましょう。
傾聴スキルを高める方法やビジネスシーンで活用するメリットについて、より詳しく知りたい方は、下記の記事もご参照ください。
報連相を効果的に実施する
「報告・連絡・相談」は、ビジネスシーンにおける基本的で欠かせないコミュニケーションです。
報連相は、正確にこまめに実施することも重要ですが、伝え方を工夫しないと、認識の齟齬が起こってしまったり、確認の時間がかかってしまったりなどのトラブルが発生しやすいです。
効果的な報連相を実施するためには、情報を整理して簡潔に伝える能力が必要です。
日々実践している報連相に改善できるポイントがないか確認し、効果的な報連相の実施を目指しましょう。
コミュニケーション研修を実施する
コミュニケーション能力を鍛える研修に参加することもひとつの方法です。
研修を選ぶ際は、座学のみの研修ではなく、グループワークやロールプレイングなどの実践が取り入れられた研修を選ぶとよいでしょう。
伝える力と聴く力の両方を鍛えることで、コミュニケーション能力を向上できます。
円滑なコミュニケーションに「Chatwork」
「コミュニケーション」は、人と人とがお互いの気持ちや考えを伝え合い、意思疎通をはかることで成立するものです。
効果的なコミュニケーションの実施は、信頼関係の構築やチームワークの向上など、ビジネスシーンでもさまざまなメリットを期待できるため、軽視せずに積極的に取り組むことが大切です。
近年、テレワークやリモートワークなど、ひとつのオフィスに集まらずに、離れた場所で働く働き方を導入する企業も増えており、従業員同士が顔をあわせてコミュニケーションをとる機会が減少しています。
対面でのコミュニケーションの機会が減ってしまうと、オフィスで実現できていたようなちょっとした雑談や相談の機会も減ってしまい、信頼関係の構築が難しくなるケースもあるでしょう。
このような事態を防ぐためにも、テレワークやリモートワークなどの導入を検討している場合は、コミュニケーションの手段も改めて検討することがおすすめです。
ビジネスチャット「Chatwork」は、チャット形式でやりとりできるビジネス専用のコミュニケーションツールで、離れた場所にいても、スムーズでスピーディなコミュニケーションを実現します。
チャット機能に加え、音声やビデオで通話できる機能や、絵文字でやりとりができるリアクション機能も搭載されているため、臨機応変に最適なコミュニケーション手段が選択でき、効果的なコミュニケーションの実現を後押しします。
「Chatwork」は、無料で使いはじめることができます。
ぜひ、チームや部署などの単位で活用しはじめ、コミュニケーションや業務がどのように変わるのかを実感してみてください。
今すぐChatworkを始める（無料）
Chatwork(チャットワーク)は多くの企業に導入いただいているビジネスチャットです。あらゆる業種・職種で働く方のコミュニケーション円滑化・業務の効率化をご支援しています。
[注]出典：岩波書店「広辞苑第七版」
※本記事は、2024年9月時点の情報をもとに作成しています。
