コミュニケーションの機会を増やすには?社内のコミュニケーション機会を増やす効果

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コミュニケーションの機会を増やすには?社内のコミュニケーション機会を増やす効果

目次

コミュニケーションの機会を増やし、社内コミュニケーションを活性化することで、生産性の向上や相互支援のきっかけを作り出すことができます。

社内コミュニケーションを活性化する方法としては、コミュニケーション機会を増やす制度や気軽にコミュニケーションが取れるようなデジタルツールを導入することが挙げられます。

社内コミュニケーションの重要性を理解し、コミュニケーションの機会を増やす方法について学んでいきましょう。

社内でコミュニケーション機会を増やす重要性

社内コミュニケーションを増やすことは、社員のモチベーションの向上や情報共有の円滑化による業務効率化、チームワーク向上につながる相互理解のために重要です。

社内コミュニケーションを増やす重要性について具体的に見ていきましょう。

モチベーションの向上につながる

コミュニケーションの機会を増やし、ほかの社員と交流することでモチベーションアップや気分転換が可能になります。

例えば、プロジェクトの開始時はやる気に満ちていたとしても、プロジェクトが進むにつれて忙しさなどから士気が下がるといったことも、コミュニケーションの機会を増やし、目標やビジョンを繰り返し共有することで防ぐことができます。

ほかにも、社員同士でコミュニケーションを積極的に取ることで互いに刺激を受け、気分転換や不安や悩みの解消などポジティブな気持ちになることも期待できるでしょう。

業務効率化やミスの防止につながる

コミュニケーションの機会を増やすことは、業務効率化の観点からも重要です。

コミュニケーションが活性化し、情報交換・共有を頻繁におこなうことで、情報の共有漏れや伝達ミスを防ぐことができ、結果的に業務効率化につながります。

コミュニケーションの機会を増やすことで情報交換・共有が密におこなわれていれば、部下に進捗を確認する手間や、上司の指示を待つ時間を減らすことができ、より業務をスピーディーに進められます。

情報共有不足が原因で起きる確認作業などの手間も減らすことができるでしょう。

 

相互理解が深まる

社員同士の相互理解を深めるために、コミュニケーションの機会を増やすことは大切です。

相手の性格や価値観を理解するためには、コミュニケーションが欠かせません。

コミュニケーションの機会を増やすことで、仕事の話だけでなく趣味や家族の話など、相手を知る手がかりを増やすことができます。

相互理解を深めることで、社員同士の人間関係が良好になり、仕事をスムーズに進めることができるようになります。

相互理解を深めるためには、コミュニケーションの機会を増やし、相手を知る機会を増やすことが一番の近道です。

コミュニケーションの機会を増やすメリット

コミュニケーションの機会を増やすことで、業務が進めやすくなるさまざまなメリットが生まれます。

コミュニケーションの機会を増やすメリットについて具体的に見ていきましょう。

知識の共有やスキルアップにつながる

コミュニケーションの機会を増やすことで、社員が切磋琢磨し、互いの能力を高め合う環境を作ることができます。

社内コミュニケーションが不足している状態では、社員同士が担当している業務や得意な分野について知ることができません。

コミュニケーションの機会を増やし、互いの業務内容や得手不得手について知ることで、アドバイスをし合ったり、得意なジャンルを教え合ったりすることができるようになります。

社員が互いに高め合う社風は、企業のイメージ向上や社員のモチベーションアップにも役立ちます。

他部署との交流が増える

コミュニケーションの機会が増えることで、同じ部署だけではなく他部署との交流を増やすことにもつながります。

他部署との交流で、他部署の社員と信頼関係を構築できたり、他部署の業務内容を知ることができます。

このことにより、互いの仕事がより順調に進むように配慮できたり、仕事が頼みやすくなるといったメリットが生まれます。

また、コミュニケーションの機会を増やすことで、普段の業務では関わりのない社員とも交流ができます。

他部署に知り合いが増えることで、部署異動の際に人間関係が作りやすかったり、企業への帰属意識が高まるといったメリットが生まれます。

相互支援が広まる

コミュニケーションの機会が増えると、相互支援の輪が広がっていきます。

社内コミュニケーションが活性化することで、社員同士の人間関係がよくなり、困ったときに助け合える関係性が作れます。

また、コミュニケーションが増えれば、互いの業務内容についても把握しやすくなり、業務の属人化を防ぐことができます。

コミュニケーションの機会を増やすことは、社員同士の相互理解を深め、相互支援ができる関係性へと発展していくのです。

生産性が向上する

コミュニケーションの機会を増やし、相互支援が広まるなどのさまざまなメリットが生まれることで、結果的に企業全体の生産性が向上します。

コミュニケーションの機会を増やすことで、共有漏れや伝達ミスによるトラブルの発生を防げるという業務効率の観点と、社員同士が能力を高め合ったり相互理解を深めるきっかけになり、社内の人間関係がよくなるというふたつの観点で、生産性向上に効果が期待できるのです。

コミュニケーションの機会を増やす方法

実際にコミュニケーションの機会を増やす方法はどのようなものがあるのでしょうか。

コミュニケーションの機会増やすには、コミュニケーションを取ろうという意識を持つこととコミュニケーションを取る手段を増やすことの2種類があります。

具体的にコミュニケーションの機会を増やす方法について見ていきましょう。

積極的にコミュニケーションを取る意識を持つ

まずは、積極的にコミュニケーションを取ろうという意識が大切です。

自らコミュニケーションを取るのが苦手という人は、挨拶をしっかりすることから始めてみましょう。

元気よく挨拶をすれば、そこから話が始まるかもしれません。

ほかにも、例えば、仕事上の話をする際に「この資料分かりやすかったです」や「〇〇さんに教えていただけて助かりました」と一言付け加えることで、相手との親密度を高めることができ、コミュニケーションが取りやすくなります。

このように、まずは自らコミュニケーションを取る意識を持たなければ、コミュニケーションの機会を増やすことはできません。

コミュニケーションが取りやすい制度を設ける

  

コミュニケーションの機会を増やす方法として、コミュニケーションが取れる制度を設けるというものが挙げられます。

  • 1on1制度
  • 社内SNS
  • メンター制度
  • フリーアドレス制度

などがコミュニケーションを増やす制度として挙げられます。

1on1制度は、社員が1対1でミーティングをおこなうもので、通常上司と部下という間柄でおこなわれます。

また、メンター制度は、若手社員の相談役として先輩社員を置くという制度であり、若手社員と先輩社員という間柄でおこなわれます。

一方、社内の人間だけで運営する社内SNSや、定まった席を設けず、自由に席を選んで仕事をするというフリーアドレス制度では、年齢や役職、部署に関係なくコミュニケーションを取ることが可能になります。

このように、制度によってコミュニケーションを取る人が変わってくるため、自社の規模やコミュニケーションを促進したい間柄を考慮して制度を導入するといいでしょう。

社内レクリエーションをおこなう

コミュニケーションの機会を増やす方法として、社内レクリエーションをおこなうという方法もあります。

社内レクリエーションでは、仕事上での付き合いでは分からなかった人柄や趣味などを知ることができ、社員同士の相互理解に役立ちます。

また、仕事上関わりのない部署の社員との交流にも効果的です。

社内レクリエーションで交流が深まれば、信頼関係も築きやすく、仕事にもよい影響をもたらします。

 

研修を実施する

社内で研修を実施するのも、コミュニケーションの機会を増やすのに効果的です。

ただ講師の話を聞くだけではなく、研修の中にロールプレイングを盛り込んだり、意見交換の場を設けることで、コミュニケーションの機会を増やすことができます。

ほかにも、コミュニケーションに関する研修をおこなうのもひとつの手です。

コミュニケーションに関する研修をおこなうことで、コミュニケーションの重要性を社員に理解させ、コミュニケーションの活性化を図ることができます。

デジタルツールを導入する

ビジネスチャットなどのデジタルツールを導入することで、コミュニケーションの手段を増やし、コミュニケーションの機会を増やすことができます。

コミュニケーションツールを導入することで、対面でのコミュニケーションに加えて、テレワークや外出時にもコミュニケーションが取りやすくなります。

また、デジタルツールを上手く活用すれば、コミュニケーションの機会を増やすだけでなく、業務効率化を図ることもできます。

テレワークを実施する企業が増えている今、対面でのコミュニケーションだけでなく、非対面のコミュニケーションの機会を増やすことも重要です。

コミュニケーションの機会を増やすデジタルツール

コミュニケーションを取るツールとして、ビジネスチャットやWeb会議システムなどがあります。

コミュニケーションの機会を増やす効率的なデジタルツールについて説明していきます。

ビジネスチャット

ビジネスチャットは、チャット形式でコミュニケーションを取ることができるデジタルツールです。

メールと異なり、かしこまった表現や文頭や文末の挨拶、メールアドレスの入力が不要になるため、効率的にコミュニケーションを取ることができます。

また、リアルな会話の流れに近いため、会話の流れを追うことが容易であり、複数回にわたるやりとりに最適です。

Web会議システム

  

Web会議システムでは、会議室の予約や資料の印刷といった手間が不要になり、効率的なミーティングをおこなうことができるため、より気軽にミーティングを開催できます。

また、テレワーク中の社員とのコミュニケーションの手段としても効果的です。

Web会議システムを利用した社内レクリエーションをおこなっている企業もあり、ミーティングの手段としてだけでなく、コミュニケーションの手段としても活用できます。

 

タスク管理システム

コミュニケーションの機会を増やすツールとして、タスク管理システムも有効的です。

タスク管理システムを導入することで、周囲の進捗状況が把握でき、相互支援のきっかけになりますし、上司が進捗に応じて部下に声かけをするきっかけにもできます。

業務効率化の観点からもタスク管理システムは有効的ですが、コミュニケーションの機会を増やすきっかけとしてもタスク管理機能は活用できるのです。

Chatworkでコミュニケーションの機会を増やそう

コミュニケーションの機会を増やすことで、業務効率化や職場の人間関係をよくするなどのメリットが生まれます。

そして、コミュニケーションの機会を増やすためには、積極的にコミュニケーションを取る意識や制度を利用する方法、デジタルツールを導入するといった方法があります。

ビジネスチャットのChatworkでは、社内外の連絡をチャットをもちいて効率的におこなえるほか、Web会議機能やタスク管理機能がついており、コミュニケーションの機会を増やすのに最適です。

また、絵文字でのリアクション機能もあり、フランクなコミュニケーションで人間関係を構築するのにも役立ちます。

コミュニケーションの機会を増やす手段として、Chatworkを活用してみてはいかがでしょうか。


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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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