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コミュニケーション目標の設定が職場のコミュニケーション活性化につながる理由
目次
職場の課題を解決や業務効率化を実現するには、社員同士のコミュニケーションの活性化が欠かせません。
ただ、職場で社員同士のコミュニケーションを活性化させるには、コミュニケーションを取れというだけでは難しいものです。
なんのためにコミュニケーションが必要かを理解させ、どのようなコミュニケーションを実現するべきか、コミュニケーション目標の設定や共有が必要です。
コミュニケーション目標の設定がコミュニケーション活性化につながる理由について見ていきたい。
職場でのコミュニケーション目標設定が必要な理由
職場のコミュニケーションが円滑にするためには、社員に向けてコミュニケーション目標の設定を促す必要があります。
コミュニケーション目標の設定をすることで、情報共有がスムーズになり作業効率化が図れるだけでなく、仕事の相談や改善点が伝えやすくなりトラブルやミスの防止にもつながるでしょう。
社員が意見を発信しやすい企業は、新しいアイデアが生まれやすくなるため、企業が安定的に経営できる土台づくりや働きやすい環境づくりにも期待できます。
また、コミュニケーションが活性化することで、サービスや製品の改善対応が早くなり、取引先や顧客の満足度アップにもつながるでしょう。
コミュニケーション目標設定が必要な理由には、働きやすい職場づくりを目指せるだけでなく、企業側と社員の両方に利益があるため取り組む価値が大きい内容といえます。
コミュニケーション目標設定の注意点とリスク
企業内の各部署でコミュニケーション目標を立てるものの、期限までに達成できない状況が続くと、社員は行動しても「仕事の成果に反映されず、無意味だ」と感じやすくなるでしょう。
目標設定の立て方が曖昧だったり、社員にとって意味のないものだと感じられたりすると、仕事へのモチベーションが下がる原因につながります。
職場で仕事に取り組む意義を見失いやすくなり、離職率の増加や社員が定着しないなどのリスクを抱える可能性もあるでしょう。
コミュニケーションは仕事を円滑に進める基本になるため、目標設定が達成できないことで問題が放置されてしまい、業務全体に影響するリスクを抱えやすくなります。
また、目標設定をしただけの状態、目標を一方的に掲げただけの状態では、どのような目標であっても達成することはできません。
目標を設定した理由や根拠を説明し、どうすれば目標を実現できるかを現実的な視点や方法を提示する必要があります。
一方的に目標を設定し、社員に達成を課すのは無責任であり、社員も目標に対して前向きに行動する気が起きません。
コミュニケーション目標に限らず、目標を設定する際は押し付けにならないように注意しなければ、ただのノルマにしかならないので注意が必要です。
コミュニケーション目標設定を取り入れるメリット
適切なコミュニケーション目標を設定し、実現に向けて足並みを揃えられれば、大きな効果を得ることができます。
職場でコミュニケーション目標設定を取り入れるメリットを見ていきましょう。
チームワークが高まり業務の生産性があがる
コミュニケーション目標を設定することで、社員同士が交流をする意識や連帯感が生まれるきっかけにつながるので、仕事が進めやすくなる効果が期待できます。
たとえば、社員同士で定期的に仕事の進め方やアイデアを褒め合う機会を設けることで、チームワークが高まって仕事にやりがいを見出しやすくなるでしょう。
目標設定に取り組む過程でチームワークができると、職場の作業効率があがり、仕事の生産性が高められるメリットがあります。
人間関係や社内の風通しがよくなる
日ごろから何気ないコミュニケーションを重ねることで、仲間意識が生まれて社内の風通しがよくなります。
たとえば、出社と退社の時間に明るいあいさつを習慣化させたり、朝礼で課題の進捗報告を習慣化させたりすると、日ごろ話す機会がなかった人と交流する機会ができて、社内の人間関係が広がるきっかけが生まれるでしょう。
目標設定でコミュニケーションの輪が広がり、社員同士の関係性が良好になりやすくなるため、職場内の雰囲気がよくなるメリットがあげられます。
報告・連絡・相談が円滑になる
上下関係を気にせず、気軽に意見を交換しやすい関係性がつくられると、仕事における報告や連絡に心理的な負担を感じにくくなります。
仕事の進め方に関する悩みを相談することもできるため、社員が悩みを抱えてしまうことがなく、素早く対処できてトラブルが未然に予防できるのです。
コミュニケーション目標を設定することで、仕事の進捗報告の機会や会話が増えて、職場の課題を放置せずに仕事が進められるメリットがあげられるでしょう。
職場のコミュニケーション目標の主な例とは？
職場のコミュニケーション目標設定は、主に下記のような例を取り入れるのが効果的です。
- 出社と退社のあいさつを習慣化させる
- 1ヶ月に一回、必ず1対1の面談を設定する
- 仕事の成果を褒めあう習慣や機会を設定する
- 新入社員の教育を順番に担当する
- 報告と連絡の回数を増やして、ミスやトラブルをなくす
- 朝礼で本日取り組む課題を報告し合う
目標例を決めるときに意識するポイントは、仕事の効率化が図れる内容か、コミュニケーションの改善で職場の人間関係がよくなるかなど、仕事によい影響を与えられる内容であるかが大事です。
また、目標例を決めるときの注意点として、ノルマにならないように配慮する、期限や難易度が高すぎる内容は避けましょう。
職場の社員が取り組める範囲や少し上のレベルで目標設定することで、目標を立ててから達成できずに挫折することを予防できます。
目標は設定することが目的ではなく、達成することが重要です。
高い理想や目標を設定することは悪いことではありませんが、現実的に実現できるかどうかという視点や具体的な方法などを提示しなければ、目標に向かって動き出すことはできないでしょう。
職場でコミュニケーション目標を設定する方法
コミュニケーション目標設定から実行、達成までのスピード感を高めるためには、順序立てて物事に取り組んでいくことが大切です。
企業側から職場の社員に向けて指導するためにも、コミュニケーション目標を設定する方法を見ていきましょう。
社員同士でコミュニケーション課題を出し合う
まずは、問題や課題を社員全員が認識するところから始めるためにも、職場の部署ごとに問題や課題を洗い出しましょう。
- 業務を進めるときに無駄だと感じる手順
- 取引先とトラブルにつながることが多い問題
- 職場の人間関係で気になる改善点
などの課題例を思いつく限り出し切りましょう。
コミュニケーション課題を出すためには、上司や部下などの立場にこだわらず、社員同士が自由に発言しやすい空気感をつくることが大切です。
コミュニケーション課題の目標期限を設定する
社員同士で意見を出し合ったあとは、スローガンでとどめないためにも、目標期限を設定しましょう。
目標の達成に時間がかかりそうな場合は、目標を分割しておき、それぞれの目標ごとに達成予定日を決めておきます。
目標期限を設定することで社員が一致団結して、目標に向かう気持ちが高まりやすくなるでしょう。
目標を達成するための手段・評価方法を設定する
コミュニケーション目標設定の内容と期限を決めたあとは、目標達成の手段を始め、実際にどのくらいの効果が実証されているのか、評価を検証する必要があります。
職場内で定期的にアンケートに回答してもらい自己採点する方法もあれば、部署ごとに目標を決めて管理職が評価していく方法もあるでしょう。
ノルマを設けている場合は、仕事にかかった時間や達成率を記録しておき、どのくらいノルマに近づけたかを報告し合います。
コミュニケーション目標設定の手段や評価方法を決めておくことで、作業に集中しながら目標達成を目指せるでしょう。
コミュニケーション目標設定の共有や実現にChatwork
コミュニケーション目標を設定すると、社内で協力し合って目標達成に向かう意識が高まるため、報告や連絡などが円滑になります。
社員同士のコミュニケーションが活性化すると、職場で業務を進めるときのチームワークができるため、人間関係が良好になりやすく業務の生産性も高まります。
コミュニケーション目標を実現させる手段には、ビジネスチャットを活用したコミュニケーションを取り入れることも効果的です。
日常的な業務のコミュニケーションやコミュニケーション目標の課題を出し合うときなど、さまざまなコミュニケーションに「Chatwork」は活用でき、直接話しにくい場合や遠方の相手とでも気軽にコミュニケーションが取りやすくなります。
目標設定の内容を社員同士で共有するときやコミュニケーション目標を実現する手段として、ビジネスチャットのChatworkの利用を検討してください。
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