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コミュニケーション方法の種類とは？仕事におけるコミュニケーション方法
目次
コミュニケーション方法には、言語や非言語コミュニケーションがあり、どちらも仕事でのやりとりに影響を与える重要な要素です。
しかし、仕事におけるコミュニケーション方法が不適切である、上手に機能していないなど、コミュニケーション面で悩みを抱えることも少なくありません。
仕事での課題や問題を乗り越えるには、適切なコミュニケーション方法の選択やコミュニケーションスキルを高める必要があるでしょう。
また、コミュニケーション方法の種類を使い分けて活用することで、仕事の業務効率化や情報交換の流れがスムーズできる手段につながります。
コミュニケーション方法の種類、仕事におけるコミュニケーション方法を解説します。
コミュニケーション方法は大きく2種類
コミュニケーション方法は、言葉以外で表現される「非言語コミュニケーション」と、言葉で感情や気持ちを表現する「言語コミュニケーション」の大きく2種類にわけることができます。
仕事においても、非言語コミュニケーションと言語コミュニケーションは重要になるので、それぞれのコミュニケーションの特徴を確認してみましょう。
非言語コミュニケーションの特徴
非言語コミュニケーションとは、しぐさや表情、ジェスチャーや視線など、言葉以外で感じ取れるものを指します。
相手の状態や印象から判断して、コミュニケーションのアプローチや内容を考えるきっかけにもなります。
言葉以外の表情や雰囲気から状況を読んで「上司に話しかけるのはあとにしよう」と、感じた経験がある方も多いのではないでしょうか。
非言語コミュニケーションは、本人が気づかないうちに表情や態度に出てしまい、相手にプレッシャーを与えることがあるので、仕事現場での態度をあらためて振り返ってみるとよいかもしれません。
言語コミュニケーションの特徴
言語コミュニケーションは、会話で使う言葉、メールのメッセージなど、言葉を使って相手に意思を伝えられる方法です。
仕事で報告や連絡を伝えること、質問することなど、人間同士が感情や意見を伝え合う基本的な手段になります。
オンラインや対面でも言語コミュニケーションは多く活用されていますし、テキストコミュニケーションも言語コミュニケーションの一種といえます。
言語コミュニケーションは、言葉を適切に使わないと、相手への誤解を招く原因につながるため、慎重におこなうことが求められます。
コミュニケーション方法・種類を使いわける必要性
コミュニケーション方法の種類は、各シーンや目的別に使いわけると、それぞれのメリットや特徴の違いを活かして効果的に利用できます。
たとえば、緊急時のコミュニケーション方法では、電話のほうが情報の流れがスムーズに伝えられるでしょう。
また、業務に関わる相談があるときは、すぐに伝えられる状況なら会話、上司が遠方にいてやりとりが難しいときはメールやビジネスチャットを活用します。
社内会議の場合は、部署内や支店のみで実施するときは通常の会議、遠方の支店と本社が合同で会議をするときはオンライン会議を使うと、準備にかかる手間や時間を短縮できるでしょう。
コミュニケーション方法の種類を使いわけることで、場面に応じた適切な方法を選ぶことにつながります。
仕事におけるコミュニケーション方法の種類
仕事の業務効率化や情報交換に使うコミュニケーション方法について、コミュニケーション方法の種類を見ていきましょう。
場面に応じて適切なコミュニケーション方法を選択することも、仕事を進めるうえでは重要です。
メールによるコミュニケーション
コミュニケーション方法の種類には、業務連絡のやりとりで利用されるメールがあげられます。
文章や簡単なデータの送信ができて、業務の進捗や納品報告など、気軽に連絡しやすいところが利点です。
電話によるコミュニケーション
電話は、対面以外の音声通話ができるコミュニケーション方法の種類で、担当者に伝えたい内容が直接伝えられる利点があります。
対面で会う時間を短縮して会話できるメリットがあり、緊急時の連絡対応に便利です。
会話によるコミュニケーション
会話は、仕事の基本になるコミュニケーション方法の種類で、報告・連絡・相談など、業務のやりとりをする上で欠かせない方法です。
職場での会話には、仕事以外の雑談や簡単なあいさつなど、相手に意思疎通を図るための重要な手段といえます。
対面会議によるコミュニケーション
対面式で情報伝達や意見交換を進められるコミュニケーション方法の種類です。
仕事の企画や進め方の相談など、社員同士の意見や方向性をかためる場として活用する方法につながります。
対面会議も会話によるコミュニケーション手段のひとつとして考えることもできるでしょう。
ビジネスチャットによるコミュニケーション
コミュニケーション方法の種類には、在宅ワークの働き方にも相性のよいビジネスチャットがあげられます。
チャット形式の会話、音声やビデオ通話の連絡など、従来の業務連絡を一括でカバーできる手段として役立つ方法です。
社内や社外の情報共有にも気軽なコミュニケーション手段として利用が広がっています。
オンライン会議によるコミュニケーション
画面越しでの会話ができるコミュニケーション手段として、オンライン会議でのコミュニケーション方法の種類があげられます。
遠方の営業先に新規開拓を進めるときや、各支店の社員同士でのオンライン会議に活用することで、移動時間や交通費のコストを抑えて意見交換ができる方法に役立つでしょう。
また、テレワークや在宅勤務での会議の手段としても多く利用されています。
仕事におけるコミュニケーション活性化の方法
コミュニケーション活性化の行動を積み重ねることで、人間関係が豊かになって仕事のやりとりも活性化していきます。
業務の効率化や組織の活性化を目指すためにも、仕事におけるコミュニケーション活性化の方法を見ていきましょう。
明るいあいさつを心がける
仕事での人間関係を活性化させるためにも、まずは社員同士のあいさつがコミュニケーションの基本です。
取引先と会議に取り組むときも、ハッキリとした声と笑顔で伝えられると相手の印象がよくなります。
日常的にあいさつの習慣があると、仕事での報告や連絡のやりとりがしやすい雰囲気づくりができて、コミュニケーション活性化の方法につながるでしょう。
話に耳を傾けて共通点を探る
仕事の人間関係では、業務でのやりとりをスムーズにさせるためにも信頼関係が大切です。
お互いの価値観を知る機会につなげるためにも、共通点を探る形で雑談して話に耳を傾けましょう。
相手の話を否定せずにコミュニケーションを交わすことで、仕事の連絡や報告が気軽にしやすい空気ができて、仕事におけるコミュニケーション活性化の方法につながります。
質問力を磨く
コミュニケーションを続けるコツには、相手の話を拾って広げる質問力が重要です。
たとえば、オンライン会議で採用の面談を実施するときに、質問力を磨くことで相手の能力や人柄を知るチャンスにつなげられます。
質問する方法を使えば、相手の話に興味や関心を示す手段につながり、コミュニケーション活性化の方法にできるでしょう。
ビジネスチャットでやりとりする
チャット式で業務連絡ができるビジネスチャットは、スピード感のある情報交換ができるツールで、円滑なコミュニケーションに役立ちます。
- 返信の内容がかたくなりすぎず、絵文字を使ってやりとりが可能
- 通知機能を使えば、連絡に気づくのが早くなって素早く返信できる
ビジネスチャットは、メールよりも業務連絡の流れがスムーズになりやすいメリットがあげられます。
仕事におけるコミュニケーション活性化の方法として、業務連絡のやりとりやオンライン面談などに活用できるビジネスチャットが効果的です。
コミュニケーション方法としてChatworkを活用
仕事で利用されるコミュニケーション方法の種類には、メールや電話、ビジネスチャットやオンライン会議など、さまざまな方法があげられます。
業務のやりとりを円滑化させるためにも、基本的なあいさつや質問力を磨くなど、社員がコミュニケーションをとりやすい職場づくりを企業側から整えることも重要です。
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