対面会議からオンライン会議へ コロナが変えた企業の会議の形

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最近は新型コロナウィルス感染症の影響で、Web会議や電話会議などのオンライン会議をする機会が増えており、企業の会議の形が大きく変わりつつあります。そのような中、まだ不慣れで、オンライン会議を上手に使いこなせていないという方も多いかもしれません。

また、オンライン会議だけがいいのではなく、対面会議にも多くのメリットがあります。そのため、対面会議とオンライン会議のそれぞれのよさを生かしながら、上手に使い分けていくのがよいでしょう。

そこで今回の記事では、対面会議とオンライン会議のメリット・デメリットや、オンライン会議を効率よくおこなう方法についてご説明します。

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対面会議のメリット・デメリット

対面会議は会議室などに集まっておこなう従来どおりの会議方法ですが、オンライン会議の登場で対面会議が不要になったわけではありません。

ここでご紹介する対面会議のメリットとデメリットを理解し、上手に使い分けてください。

対面会議のメリット

直接同じ空間で対面して話せるので意思の疎通が図りやすい

対面会議のもっとも大きなメリットは、参加者が同じ空間、同じ場所にいるため、意思の疎通がスムーズにおこなえるところです。言葉で伝わりにくいことは、ホワイトボードで絵を描いて伝えたり、身振り手振りを交えて伝えたりすることも簡単です。また、同じ空間にいるので、相手の細かな表情や感情の変化を感じ取りやすく、相手の真意や熱意がリアルに伝わってくるのも対面会議の特徴です。

難しい問題を議論するときや、顧客の信頼を得たいとき、上司が部下に仕事を教えるときなどは、対面で会議をすると効果が出やすいでしょう。

参加者同士の距離を縮められるなどのプラスアルファの効果を得られる

直接会って話す対面会議は、会議で議論する以外にもプラスアルファの効果を得られることがあります。

例えば、遠方の支社を訪問して会議をする場合、会議後に個別にじっくりと話し合うことで細かい意識の共有ができます。実際に会うことでお互いの親密度が増し、よりよい信頼関係を築くこともできるでしょう。

対面会議のデメリット

一か所に集まらなければならない

会議室などに参加者全員が集まらなければならないのが、もっとも大きなデメリットです。遠方の支社や関係会社などから会議室のあるオフィスに出向くために電車や車、ときには飛行機などに乗って移動が必要な場合もあります。出張費用がかかるだけでなく、移動時間分の生産性が失われます。
また、参加人数に合わせて、会議室の調整もしなければならず、会議室の有無によっては再度日程調整の手間が増えることもあるでしょう。

これらのデメリットを上回るほどの価値があればよいですが、単なる報告会議や周知のための会議なら、大きな時間の無駄になってしまうでしょう。

声が大きい人の意見だけがとおってしまう

対面会議でよくあることとして、声が大きい人の意見だけがとおってしまうという問題があります。積極的に大きな声でどんどん発言する人のペースに飲まれ、会議が何となく終わってしまうというのは、よくあることです。

関係ない話や無駄話に発展することもある

人が集まって会議をすると、話し合いの論点がずれてしまったり、いつのまにか無駄話がはじまってしまったりすることもあります。会議の参加者の中でもっとも偉い人が無駄話をはじめてしまうと中断できず、無駄な時間になってしまうでしょう。

オンライン会議のメリット・デメリット

オンライン会議にはメリットもありますが、当然デメリットもあります。オンライン会議を上手に活用するために、メリットだけでなくデメリットも把握しておきましょう。

オンライン会議のメリット

場所を選ばずに開催できるので出張経費や移動時間が不要

オンライン会議の大きなメリットは、場所を選ばずに開催できるところです。インターネット回線さえつながっていれば、遠方の支社や営業所はもちろん、海外に勤務する社員とも会議ができます。

出張経費や移動時間は不要で、必要なのはPCとオンライン会議用のツール、インターネット環境のみです。安定的にインターネットに接続できる環境と、オンライン会議をしても差し支えない場所さえあれば、簡単に始めることができます。

会議室の確保や紙の会議資料の準備などの手間が不要

参加者を集めて会議室で会議をする場合、会議室の確保や紙に印刷した会議資料の準備などが必要な場合もありますが、オンライン会議の場合は不要です。オンライン会議は時間と通信手段だけを確保すれば、会議資料は電子化し、あらかじめメールやチャットで送るだけでOKです。また、オンライン会議システムには画面共有機能が備わっているものが多く、お互いのPCの画面を共有しながら、会議をすることも可能です。

オンライン会議のデメリット

参加者の表情や雰囲気をつかみづらい

対面会議のメリットの逆で、オンライン会議だと直接顔を合わせないので、お互いの細かな表情や雰囲気を感じ取りにくいというデメリットがあります。ちょっとした言葉のニュアンスの違いや誤解が生じることで、話がかみ合わないこともあるかもしれません。

通信状況や機器の調子の影響を受けやすい

インターネットの通信状況が悪く、機器の調子が悪いなど、通信が乱れたり切断されたりする可能性もあります。その場合、復旧のために時間がかかると、無駄な時間になってしまいます。

ITリテラシーの差が大きい場合、参加できない人もいる

PCの利用が苦手な人やWeb会議をしたことがない人など、オンライン会議システムの利用に抵抗がある人もいるかもしれません。社内や関係者、とくに顧客や取引先などにそのような人がいると、なかなかオンライン会議ができない場合もあります。

オンライン会議のはじめ方

オンライン会議をはじめる際に、用意すべきものについてご説明します。

オンライン会議に必要な環境を確認する

まずは、社内のPCや社員のデバイスのインターネット環境を確認しましょう。通信速度は充分か、加えて、PCにカメラやマイクなどはついているかを確認します。

オンライン会議のツールを導入する

オンライン会議用ツールを導入します。参加人数や使い勝手、セキュリティの面などを十分考慮し、もっとも適したツールを選びましょう。

社員たちにツールのインストールを周知し、会社の備品のPCなどにインストール作業をおこないます。

接続のテストをする

オンライン会議の環境が整ったら、接続のテストを必ずしておきましょう。実際の会議をはじめる前に、必ず一度は接続テストをしておくのがおすすめです。画面表示の切り替えや音声のオンオフなども、確認しておきましょう。

会議の進行役とルールを決める

会議をはじめる前に、そのときの状況に適した進行役とルールを決めておきます。進行役はだいたい決まっていると思いますが、オンライン会議ならではのルールがあります。資料などを表示した画面を誰が共有するのか、音声は発言者だけがオンにするのか、全員常時オンがよいのかなど、会議の進行に適したルールを決めましょう。

オンライン会議を補うためにビジネスチャットの併用も

オンライン会議は離れた場所にいる参加者と手軽に会議ができる優秀なツールですが、いつもビデオ通話や音声通話ができる状態なわけではありません。そこで、ビジネスチャットを使うことで、オンライン会議の前後に効率よく情報共有をおこなえます。

ビジネスチャットでは会議メンバーのグループを作れば、テキストベースでリアルタイムに近いコミュニケーションが可能です。 会議の日程調整をはじめ、議題の共有や会議のルールの共有なども事前にしておくことができます。 また、会議の議事録をチャット上に書き込むことで、内容の振り返りや不参加だったメンバーとの共有も簡単にできます。オンライン会議とビジネスチャットを使い分ければ、より効率よくコミュニケーションを図れるでしょう。

まとめ

対面会議とオンライン会議には、それぞれメリットとデメリットがあり、正しく把握して上手に使いわける必要があります。対面会議はお互いのコミュニケーションを深め、細かい議論を進めるのに適しています。

しかし、すべての参加者が集まるのは難しいので、重要な場面でのみ実施すべきでしょう。オンライン会議は離れた場所でも移動なしに手軽に実施できる点が優れていますが、細かいニュアンスが伝わりづらい、信頼関係の構築を目的としたコミュニケーションは取りづらいという問題もあります。

また、オンライン会議がいつも開催できるとは限らないので、ビジネスチャットを併用するのもおすすめです。リアルタイムに近いコミュニケーションを取れますし、会議内容がテキストで残るのが便利です。便利なツールを活用して、効率のよいコミュニケーションを図りましょう。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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