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対面コミュニケーションと非対面コミュニケーションのメリット・デメリット
目次
ビジネスにコミュニケーションは必要不可欠ですが、選べるコミュニケーション手段は多く、適切な使い分けは難しいものです。
また、IT技術の発展やテレワーク推進による働き方の変化により、ビジネスチャットやWeb会議などの非対面のコミュニケーションツールのビジネス利用が高まっています。
ビジネスにおける対面コミュニケーションと非対面コミュニケーションのメリットデメリット、さまざまなコミュニケーション手段について詳しくご説明します。
対面コミュニケーションが働き方の変化により減少
IT技術の発達にともない直接顔を合わせる対面コミュニケーションが減り、直接会わなくてもコミュニケーションが取れるメールやチャットなどの手段が発達し、非対面コミュニケーションの手段が増えてきました。
チャットツールやテレビ電話などを使えば、海外など物理的に距離の離れた場所にいる人同士のコミュニケーションが容易になり、通勤せずとも自宅から会議に参加できたり、外出先から部下に指示を出せるなど、働き方に変化をもたらしています。
一方で対面コミュニケーションには、会議室で顔を合わせて会議する、自席から部下や上司の席にいき話をする、取引先を訪問するなどがあります。
業務の中には、メールやチャットで済む話も多く、それで業務が進行するのなら、直接顔をあわせなくともよい場合もあります。
しかし、対面コミュニケーションはまったく不要、というわけではありません。
対面コミュニケーションと非対面コミュニケーション、それぞれの手段にメリットとデメリットがあり、目的に合わせて上手に使いわけることが大切です。
対面コミュニケーションのメリット・デメリット
対面コミュニケーションとは、会議室での会議、オフィス内でのちょっとした立ち話、取引先訪問などを指します。
対面コミュニケーションのメリットは信頼関係の構築がしやすい点が挙げられるでしょう。
営業担当が直接出向いて話をすることで、相手の気持ちや求めていることを細かにくみ取ることにつながれば、顧客や取引先の信頼を得ることができます。
また、社内の一緒に働くチームメンバーの顔を見て話すことで、相手の表情などから、状況を読み取りやすくなり、連携が取りやすいという場合もあります。
そして、会議の場合、非対面ではあいまいになりやすい関係者の承認を得られやすくなるという大きなメリットがあります。
非対面コミュニケーションのニーズは高まっていますが、顔を直接合わせるコミュニケーションが威力を発揮する場面もあるのです。
対面コミュニケーションのデメリットとしては、その場の空気を敏感に感じ取れるようになるあまり、空気を読んで発言が滞り、会議に長く時間を割くことになってしまったり、取引先への移動に時間がかかってしまったりなどがあげられます。
顔を合わせたコミュニケーションを取るためには参加者が一か所に集まる必要がありますが、集まることが目的となり、有意義な時間にならないというケースもあります。
非対面コミュニケーションのメリット・デメリット
非対面コミュニケーションには、メールやチャット、社内SNSなどの手段がありますが、非対面コミュニケーションのメリットは、正確な情報を早く伝えやすいという点にあります。
資料や画像ファイルなど、言葉で全て表現するのが難しいような内容でも、そのまま相手に伝えることが可能です。
また、場所を問わずコミュニケーションできることもメリットのひとつでしょう。
働き方の多様性が求められている現在、どこにいても同じ情報を得ることができるということは、ビジネスのスピードにも大きく影響します。
加えて、コミュニケーションの記録が残るこれらの手段は、それぞれの都合の良いタイミングでリアクションすることを可能にし、時間の効率的な活用を促進します。
一方、非対面コミュニケーションでデメリットは、感情や微妙なニュアンスなどが伝わりにくく、誤解が生まれる可能性がある点です。
相手の気持ちに十分配慮して表現することや、絵文字などの感情を少し文章に加えることで、相手へ感情を正しく伝えることを心がけ、意思疎通をはかりましょう。
直接会って話すほどうまく意思疎通はできていないということを前提にして利用し、状況にあわせてコミュニケーション手段を使いわけるのが重要です。
ビジネスコミュニケーション手段の目的に応じた使い分け
対面・非対面を含めビジネスコミュニケーションにはさまざまな手段がありますが、状況にあわせて目的に合った手段をその都度選ぶ必要があります。
それぞれのコミュニケーション手段が、どのような目的に適しているかをご説明します。
ビジネスチャット
チャットツールを使えば、リアルタイムで会話やファイルのやりとりができます。
個別のやりとりはもちろん、グループを作ればグループ内での情報共有も可能です。
毎日の作業報告や相談、内容の確認などが効率的にできますし、グループ内で意識を合わせやすいです。
さらに、チャットでは一度グループ設定をすれば、投稿の都度宛先を選ぶ必要はないため、メールのようにアドレスの入力ミスによる誤送信の心配もありません。
スパムメールなどが送られてくる心配もないため、セキュリティリスクも減少します。
そのため、基本的な社内の連絡手段や取引先などとのやり取りに、チャットを導入する企業が増えています。
＞ビジネスチャット「Chatwork」を利用するメリット関する記事はこちら
＞ビジネスチャット「Chatwork」のセキュリティに関する記事はこちら
Web会議
Web会議は離れた場所にいる人同士が顔を見ながら話すことができる、優れたコミュニケーション手段のひとつです。
Web会議を使えば、地方の支社の社員がわざわざ本社に出向いたり、時間をかけて取引先を訪問したりする必要もありません。
また、自宅でテレワーク中の社員や遠方の人たちとコミュニケーションを取ることも可能ですので、Web会議は離れた場所にいる人同士のコミュニケーション手段として有効です。
電話
電話は離れた場所にいる人と手軽にコミュニケーションを取れる手段です。
ただし、電話がひっきりなしにかかってくると、自分の仕事がまったく手につかないというデメリットもあります。
電話対応に時間が取られると仕事の生産性が下がってしまいます。
電話を使うのは、急ぎの用事やリアルタイムで連絡を取りたいときなどに限定するとよいでしょう。
メール
メールはまとまった分量の情報を共有するのに適した手段です。
ファイル一式を相手に送って読んでもらうことで、会議や電話などで話すよりも、より多くの情報をやりとりできます。
また、相手の時間があるときに読んでもらえるので、相手の時間を拘束することもありません。
しかし、メールが多いと見落としや埋もれてしまう場合もあり、誤送信や入力ミスの対応がしにくい面もあります。
対面会議
対面会議は、関係者を一堂に集めて物事を決めるのに適しています。
議事録を残し、正式な会議として位置付ければ、関係者の承認を得ることが可能です。
また、多くのアイデアを出し合いたい、議論を活発に交わしたいという場合にも向いています。
逆に、わざわざ人を集めるほどではない会議や実施頻度が高すぎる会議の開催は、仕事の生産性を下げるので注意が必要です。
対面の会話
部下の教育、顧客や取引先とのコミュニケーションなど、直接顔を合わせて対面で話すことに意味がある場面は多いです。
顔を合わせることで相手の信頼を得やすく、仲間意識が生まれるなど、非対面では得られないメリットがあるのです。
非対面コミュニケーションツールとして考えられる、ビジネスチャットやWeb会議ツールなどは、ビデオ越しに会話することはできますので、ある意味で対面している部分もあり、直接顔を合わせて話す必要性がある場合に活用できるでしょう。
対面コミュニケーションと非対面コミュニケーションを使い分けよう
対面コミュニケーションと非対面コミュニケーションについてのメリットとデメリット、目的に合った使い方についてご紹介してきました。
どの手段が最もよいということはなく、それぞれの目的に合った手段を上手に選ぶ必要があります。
日常の連絡手段はチャット、本社と支社の会議はWeb会議、重要な決定事項をともなう話し合いは対面の会議など、目的に合った手段を上手に使いわけましょう。
対面、非対面のコミュニケーションを効率的におこなうにはChatworkのようなビジネスチャットが効果的です。
Chatworkはチャットを利用した非対面コミュニケーション、Web会議機能を利用したカメラ越しではありますが対面コミュニケーションもおこなえるので、コミュニケーションの幅が広がります。
コミュニケーションの円滑化やコミュニケーションツールの導入をご検討であれば、Chatworkを利用してみてください。
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