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FAXの送り方のマナーとは？FAX送信マナーとトラブル防止のための注意点
目次
デジタル化やペーパーレス化が推進される中で、FAXの使用機会は減少傾向にあります。
そのため、いざFAX送信が必要となると、FAXの送り方やマナーが分からないと悩む人も多いのではないでしょうか。
FAXには誤送信のリスクもあり、正しい送り方やマナーを知っておく必要があります。
FAXの手間に悩む場合は、FAXの必要性の検討や代替手段への移行も頭に入れておきましょう。
FAXの送り方のマナー
FAX送信の正しいマナーを守り、過不足なく情報が届くようにしましょう。
特にFAXは機械トラブルによる不達が起こりやすいため、送付状の添付や送信前後の確認電話などの工夫が必要です。
送付状を添付する
FAXを送るときは、送付状を添付しましょう。
送付状には基本的に、以下の項目を記載します。
- 送信日
- 宛先
- 差出人情報
- 件名
- FAXの枚数
送付状を付けずにFAXを送ってしまうと、枚数の不足に気づけなかったり、担当者のもとにFAXが届かないという事態になりかねません。
必ず送付状を添付してFAXを送るようにしましょう。
送信の前後に電話連絡をする
FAXを確実に担当者に届けるためにFAX送信前後に電話連絡をしましょう。
特に急ぎのFAXの場合、電話連絡をすることで素早くFAXを担当者の手元に届けることができます。
送信後に電話連絡をする、または、相手からFAX到達の連絡がほしい場合、FAXの送付状に「確認の電話を差し上げます」や「FAXが届いたら電話連絡願います」などと記載すると相手にとって分かりやすくなります。
FAX番号の確認をする
FAXの誤送信を防ぐために、必ず送信前にFAX番号の確認をおこないましょう。
FAXの誤送信は、本来の送信先や誤送信先に不信感を与えるほか、情報漏洩などのリスクもともないます。
「ダブルチェックをおこなう」「直接入力でなく登録したFAX番号を使って送信する」など誤送信を防ぐ対策を練りましょう。
必要に応じてテスト送信する
初めてFAXを送る相手や番号が登録されていない相手には、なるべくテスト送信をおこないましょう。
テスト送信をおこなう際は、送付状にテスト送信である旨を記載しFAX送信します。
送信後の電話連絡で到達の確認がとれれば、安心してFAXを送信できます。
テスト送信をおこなった際は、リダイヤル機能を使って本送信をおこなうと確実です。
FAX送信マナーの注意点
紙の書類を素早く送りたいときに便利なFAXですが、FAX機の故障や不達のトラブルを防ぐための注意点も多くあります。
- 大量のFAX送信は避ける
- 機密文書や親展の書類は送らない
- 行間や文字の大きさ・色に気をつける
- ページ番号を振る
- 時間帯に配慮する
FAX送信マナーの注意点について見ていきましょう。
大量のFAX送信は避ける
送信に時間がかかったり不達の原因にになったりするため、大量のFAX送信は避けるべきです。
また、相手先にとっても受信に時間がかかり、ほかのFAX受信ができなくなるなどの迷惑がかかります。
FAX送信は、必要最低限の枚数にとどめるようにしましょう。
機密文書や親展の書類は送らない
FAXで機密文書や親展の書類を送ることは避けるべきです。
メールやビジネスチャットと違い、FAXは送信後の取消しができないため、誤送信が発生したときの対処が困難です。
万が一の誤送信に備えて、機密文書は送らないようにしましょう。
また、FAXは必ずしも担当者が最初に受け取るとは限りません。
他人に見せるべきでない親展の書類をFAXで送るのも避けるべきです。
行間や文字の大きさ・色に気をつける
FAX送信の際は、相手が読みやすいように行間や文字の大きさ・色などに気をつけましょう。
FAXは文字が潰れたり薄くなったりして見にくくなることがあります。
元の書類の文字が小さかったり薄かったりする場合は、拡大やコントラストを上げてコピーした上でFAX送信するなどの工夫が必要です。
ページ番号を振る
FAXを送信する際に、書類にページ番号を振っておきましょう。
FAXでよくあるトラブルとして、一部のページが届かないということがあります。
事前にページ番号が振ってあれば、どのページが抜けているかやすべての枚数が届いたかがすぐに確認できます。
時間帯に配慮する
FAXを送る際は、時間帯に配慮しましょう。
企業によっては電話番号とFAX番号が同じ場合もあり、早朝や深夜のFAX送信は迷惑をかけてしまいます。
相手から求められた場合を除き、電話と同じように送信の時間帯に気をつけるべきです。
FAXでありがちなトラブルの防止策
FAXを使い慣れていない人も多く、FAX送信の際にトラブルが起こってしまうこともあります。
FAXのトラブルは、人為的なミスによるものも多く、事前の対策で防げることがほとんどです。
FAXでありがちなトラブルの防止策を知っておきましょう。
FAXが上手く送受信できない
FAXによくあるトラブルとして、なんらかの原因でFAXが上手く送信できず不達になるということがあります。
以下のような問題が、原因として考えられるでしょう。
- 相手のFAX回線が使用中である
- 受信機側の故障、トナー切れなど
- FAXの枚数が多すぎる
このような場合は、時間を置いて再度送信したり、1枚だけテスト送信をするなどの対応が必要になります。
このようなトラブルを防ぐには、送信前に電話連絡を入れる、書類の枚数に気をつけるといった基本的なマナーを徹底することが大切です。
配信停止希望企業に配信してしまった
FAXに関連するトラブルとして、配信停止希望の企業に誤ってFAX送信をしてしまうということも考えられます。
このようなトラブルを防止するには、FAXの登録番号から該当企業を削除する、送信前にダブルチェックをおこなうなどの対策が有効です。
誤送信
誤送信は、FAXのトラブルで最も気をつけたいものです。
誤送信してしまった場合は、誤送信先にFAXを回収しにいくか廃棄を依頼するしかありません。
誤送信を防ぐために、テスト送信をおこなう、送信前にFAX番号をダブルチェックするなどの対策をとり、FAX送信の流れをマニュアル化しておきましょう。
担当者に届かない
FAXを送ったものの、担当者のもとに届かないということも起こりえます。
これは、FAXを送ったことに気づかれなかったり、ほかのFAXと混ざってしまったりすることが原因です。
このトラブルを防止するには、送付状に担当者名を明記する、送信前後に電話連絡を入れるなどの工夫が必要でしょう。
FAX送信の手間を解消する方法
FAXは紙の書類でのやりとりをすぐにできる、一度覚えれば操作が簡単というメリットはありますが、不達や誤送信が起こる可能性もあり、手間がかかるのも事実です。
業務効率化の観点から、FAXの必要性やFAXの代替策を検討することも大切です。
FAXの必要性を検討する
FAXに手間がかかると感じたら、FAXの必要性を今一度考え直してみましょう。
政府は「FAX廃止」や「ペーパーレス化」を推進しており、今後FAXを使用する企業は減っていくと見られています。
企業のデジタル化を進めるためにも、FAXの手軽さや慣れのみを理由にFAXを使い続けるのは望ましくありません。
本当にFAXが必要なのか、デジタルツールに移行できないかということを考えてみましょう。
FAXの代替手段に切り替える
FAXを使わない場合、どのような代替手段があるか知っておきましょう。
FAXの代替手段としては
- インターネットFAX
- ビジネスチャット
- データ共有サービス
などのデジタルツールがあります。
いずれもペーパーレス化を進めることができ、紙代やインク代、FAX機のメンテナンス代などのコストカットにも効果的です。
また、このようなデジタルツールに移行することで、テレワークなどの新しい働き方に対応しやすくなります。
＞ビジネスチャット「Chatwork」を使うメリットに関する記事はこちら
ChatworkでFAXの手間を解消しよう
FAXのトラブルを防止するには、送付状の添付や送信前後の電話連絡などの基本的なマナーを守ることが重要です。
一方で、FAXのマナーを実行するのは手間がかかり、業務効率を下げているかもしれません。
FAX廃止やペーパーレス化が進み、企業のデジタル化が急務となる今、FAXの必要性や代替手段を考える必要があります。
FAXの代替手段として、手軽に使えるビジネスチャットの「Chatwork」が有効です。
Chatworkには、ワードやエクセルなどのデータや画像をやりとりできる機能があり、ペーパーレスなやりとりが可能です。
厳格なセキュリティ体制で運営されているため、機密文書や親展文書のやりとりも安心しておこなえます。
FAXの手間を解消する方法として、Chatworkの導入をご検討ください。
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