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FAXの誤送信が起きる原因は？FAXの誤送信への対応の仕方と対策方法
目次
FAXの誤送信は、会社の機密情報や顧客の個人情報が外部に漏れてしまうリスクがあります。
FAXの誤送信は、本人が気づいてすぐに対応できる場合もあれば、相手からの指摘で気づく場合もあり、対応が遅れてしまうと問題が大きくなる可能性があります。
FAXの誤送信を起こさないためにも、業務フローや体制を整えて対策を実施する必要があるでしょう。
FAXの誤送信が起きる原因は何か、FAXの誤送信への対応の仕方と対策方法を解説します。
FAXの誤送信が起きる原因
なぜFAXの誤送信が発生するのでしょうか。
まずは、FAXの誤送信が起こる原因例をみていきましょう。
- 送り先の番号の確認・入力ミス
- 登録先が間違っている
- 違う書類を送信してしまう
社内でFAXの誤送信が問題となっている場合、どの原因が影響しているのかを振り返ることが大切です。
送り先の番号の確認・入力ミス
FAXの番号を直接入力するときは、入力ミスで別の送り先に送信されてしまう場合があります。
送信前にもう一度正しい情報か確認しないと、番号の間違いに気づかないままミスが発覚したときには手遅れの状況が考えられるでしょう。
FAXの誤送信が起きる原因には、番号の確認不足と入力ミスで起こるものがあげられます。
登録先が間違っている
FAXを登録するときに間違えて別の会社名で登録したり、登録の番号が間違えていたりする可能性も考えられます。
登録するときは細心の注意を払いながら、あて先が正しいものかダブルチェックで確認すると、ミスやトラブルを避けられるでしょう。
登録先を間違えてしまうことも、FAXの誤送信が起きる原因にあげられます。
違う書類を送信してしまう
FAXの枚数が多いときや別の会社に送信する書類を手元にもっているときは、間違えて別の書類を送る可能性があります。
送信前にもう一度書類が正しいものであるか目を通すようにし、いくつか送り先があるときは書類がまぎれないように一件ずつまとめておく必要があるでしょう。
FAXの誤送信が起きる原因には、違う書類を送信してしまうことがあげられます。
FAXの誤送信で考えられるリスク
仕事に関わる情報のやりとりは会社の信用に関わる重要なもので、FAXの送信は慎重に取り扱う必要があります。
FAXの誤送信で考えられるリスクを見ていきましょう。
情報が漏れる可能性がある
FAXの送り先を間違えてしまうと、書類の内容によっては個人情報や機密情報が漏えいする危険性があります。
とくに、FAXの番号を直接入力して送るときやあて先を登録するときは、間違いがないか確認しないと別の相手に届く可能性があるのです。
FAXの誤送信で考えられるリスクには、事業内容に関わる重要な情報が外部に漏れることがあげられます。
誤送信に気づくのが遅れて対応が遅れる
FAXは誤送信した本人が気づかない場合もあるため、ミスにあとから気づく可能性も考えられます。
対応が遅れるほど問題が大きくなるかもしれないので、誤送信に気づいた段階で素早い対応を心がけなければいけません。
FAXの誤送信で考えられるリスクには、本人以外から誤送信を指摘されて気づくケースなど、ミスの対応が遅れてしまうことがあげられます。
会社のセキュリティ対策不足で信用を失う
FAXの誤送信がきっかけで取引先からの信用を失うと、事業に大きなダメージを与える可能性があります。
誤送信を聞いた相手の立場からすると「安全性の低い会社だ」という印象ができてしまい、仕事のやりとりに不安や不信感を感じてしまうからです。
会社の体制やセキュリティ対策が整っていないと、会社の事業における社会的な信用を失ってしまうことも、FAXの誤送信で考えられるリスクにあげられます。
FAXの誤送信に気づいたときの対応の仕方
FAXの誤送信は、送った本人が誤送信に気づくケースもあれば、受け取り側が連絡して気づくケースもあるでしょう。
仕事でFAXの誤送信に気づいたときの対応の仕方を見ていきます。
- お詫びの連絡を入れる
- 誤送信した人の調査や原因を確かめる
- 誤送信の再発防止の対策を検討する
迅速に対応をおこなうためにも、手順を確認していきましょう。
お詫びの連絡を入れる
FAXの誤送信に気づいたときは、誤送信の内容が届いた相手の方に謝罪の言葉を送り、内容の削除をお願いします。
また、FAXを本来送る側だった相手の方にも、事情や成り行きを説明してお詫びの連絡を入れてください。
FAXの誤送信に気づいたときは、誤送信が届いた方と本来送る相手の両方にまずは謝罪を伝えて対応しましょう。
＞謝罪やお詫びの電話のかけ方・フレーズとは？に関する記事はこちら
誤送信した人の調査や原因を確かめる
誤送信を起こさないためにも、どのような過程でミスの原因につながったのか社内で調査しましょう。
犯人探しをして責めるのではなく、作業環境の改善やチェック体制の導入に向けた参考のために実施します。
FAXの誤送信に気づいたときの対応の仕方として、社内の管理体制でエラーが起きやすい状況がないか再度ご確認ください。
誤送信の再発防止の対策を検討する
相手の方へ謝罪して誤送信の原因を調査したあとは、今後どのように対策を取り入れていくのか話し合います。
- FAXの周辺には紙媒体の資料を置かない
- FAXに代わるツールの導入を検討する
- 送信時は二重チェックを実施する
職場の環境に合わせて上記のような例を話し合いながら、FAXの誤送信に気づいたときの対応として取り組める対策をご検討ください。
FAXの誤送信を起こさないための対策
社内でどのような工夫に取り組めば、FAXの誤送信をなくせるのでしょうか。
- 誤送信させない機能やチェック体制の整備
- インターネットFAXの活用
- ビジネスチャットの活用
FAXの誤送信を起こさないための対策を見ていきましょう。
誤送信させない機能やチェック体制を整える
FAXの製品によっては、番号の2回入力などの誤送信対策につながる機能があるので、業務で有効活用しましょう。
また、あて先や番号の間違いがないか確認するなど、送信前のチェック体制を整えると誤送信をなくす取り組みにつながります。
送信先の確認や上司に申請する形でFAXを使用するなど、FAXの誤送信対策の機能や社内のチェック体制を整えてみてください。
インターネットFAXを使う
インターネットFAXは、PCやスマートフォンからインターネットを通じてデータを送受信できます。
従来のFAXとは違い、資料の置き忘れによる誤送信を予防できるメリットがあるでしょう。
また、上司の申請を得てから送信できる設定もあるため、仲介のチェックを入れられてミスやトラブルを未然に防ぎやすくなります。
FAXの誤送信を起こさないための対策には、場所にとらわれずに送れるインターネットFAXを活用しましょう。
ビジネスチャットを使う
個別やグループチャットの形で送れるビジネスチャットは、やりとりがチャット形式で会話ができて、誤送信を起こすリスクを減らせるメリットがあります。
送信後すぐに間違いに気がついたときは、相手に謝罪の一言を送ってチャットやデータを削除することも可能です。
FAXのように登録の間違いや、宛先の選択のミスが発生しないので、効率よくやりとりが進められるでしょう。
FAXの誤送信を起こさないための対策には、業務連絡のレスポンスを活性化できるビジネスチャットの導入をご検討ください。
＞FAXを廃止することのメリット・デメリットに関する記事はこちら
FAXの誤送信の予防策にChatwork
FAXの誤送信が起きる原因には、送り先の番号の確認不足や入力ミス、登録先の間違いや書類の送信ミスがあげられます。
FAXの誤送信に気づいたときは、まずはお詫びの連絡を入れておき、誤送信が起きた原因を調査して再発防止の対策につなげましょう。
FAXの誤送信対策の機能や社内のチェック体制を整えること、インターネットFAXを使う方法が対策にあげられます。
ほかにも、ビジネスチャットを使う対策では、FAXとは違ってあて先の登録ミスが起きないメリットがあるでしょう。
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