【例文つき】担当者紹介メール・担当者引き継ぎメールが必要なタイミングと送り方のマナーを解説

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目次

仕事の担当から外れるときは、別の社員に仕事の引き継ぎを済ませながら、取引先や顧客に連絡を入れる必要があります。

担当の交代が決まった時点ですばやく相手に伝えることで、スケジュールにゆとりをもって調整が進められるでしょう。

担当者紹介メールや担当者引き継ぎメールは、どのようなタイミングで送る必要が出てくるのでしょうか。

担当者紹介メール、担当者引き継ぎメールの送り方を解説します。

担当者紹介メール・担当者引き継ぎメールを送る必要性

仕事ではお互いの信頼関係を築くためのコミュニケーションが重要になるため、報告や連絡を欠かさないように配慮する必要があります。

とくに仕事の取引先は、今後とも長い付き合いを続けていくためにも、担当者が代わると決まった時点で報告しておくことが大切です。

今後の仕事を誰に引き継ぐのか、いつから担当が代わるのかを事前に把握できれば、仕事の流れを止めずに支障が出ない形で引き継ぎできます。

相手との関係性や仕事に影響を出さないためにも、新しい担当者の紹介と引き継ぎメールを早めに送る必要性があるのです。

>【例文つき】担当変更メールの書き方とマナーに関する記事はこちら

担当者紹介メール・担当者引き継ぎメールを送るタイミング

任されている仕事や職場から離れるときは、後任の担当者に仕事を頼む必要が出てきます。

担当者紹介メールと担当者引き継ぎメールを送るタイミングを見ていきましょう。

産休や育休など長期間休みを取るとき

プライベートの事情で長期間休みを取るときは、事前に後任者の紹介や引き継ぎの連絡を入れておきましょう。

職場の穴埋めをするためにも、代わりに業務が任せられる社員に仕事の手順を教えながら、取引先や顧客に情報共有する必要があります。

産休や育休など、諸事情で職場からしばらく離れるときは、新しい担当者の紹介と引き継ぎメールを送るタイミングです。

部署の異動が決まったとき

部署から異動で離れるときは、決まった段階で後任者に残りの仕事を引き継ぐ必要が出てきます。

どうしてもわからない仕事があるときは、次の担当者に内線の電話やメールで確認できるように伝えておくと親切です。

新しい担当者の紹介と引き継ぎメールを送るタイミングには、部署の異動が決まったときがあげられます。

担当者が会社を辞めるとき

事前に仕事を退職することが決まっている場合は、仕事の取引先や顧客に報告しておきます。

今までお世話になった感謝の気持ちを相手に伝えながら、後任者を簡単に紹介しておくことで、今後のコミュニケーションがスムーズに進めやすくなるでしょう。

事情がある場合を除き、基本的には前任の担当者が会社を辞めるときは、本人から新しい担当者の紹介と引き継ぎメールを送るタイミングです。

仕事量を社内で調整するとき

社内で仕事を多く抱えすぎているときは、別の社員に仕事を任せて担当から外れる機会があります。

後任者がスムーズに仕事に取りかかれるように、引き継ぎの段階でマニュアル作成や情報共有を済ませておきましょう。

新しい担当者の紹介と引き継ぎメールを送るタイミングには、仕事量を社内で調整するときがあげられます。

>営業先への担当変更メールの送り方とは?に関する記事はこちら

担当者紹介メール・担当者引き継ぎメールを送るときのマナー

仕事の流れを止めずに継続して作業が進められるように、引き継ぎの対応や連絡は事前に済ませておくのがベストです。

新しい担当者の紹介と引き継ぎメールを送るときのマナーを見ていきましょう。

引き継ぎが決まった段階で伝える

取引先や顧客に配慮するためにも、担当者が代わると決まった段階で早めに連絡を入れましょう。

直前に報告すると、相手の状況によっては大きな負担がかかってしまい、お互いの関係性に影響を与える可能性があるからです。

新しい担当者の紹介と引き継ぎメールを送るときのマナーとして、仕事の流れを止めないためにも、引き継ぎが決まった段階で伝えましょう。

基本は前任者がメールを送る

担当者が突然変わってしまうと、取引先や顧客が驚くことや負担をかける要因になるため、基本的には前任者から連絡を入れましょう。

仕事を通して関わってきた相手に対してお礼や感謝を伝える機会になり、今後のコミュニケーションを円滑に進める潤滑油にできます。

事情がある場合をのぞき、基本的には本来の担当者から相手に対して、新しい担当者の紹介と引き継ぎメールを送ることがマナーです。

仕事の引き継ぎ・スケジュールを調整しておく

仕事の概要を把握しているのは担当者なので、今後の日程を調整しながら引き継ぎを進めましょう。

基本的な仕事の流れを後任者が把握できると、適応するまでの時間を短縮できて作業効率化が図れます。

新しい担当者の紹介と引き継ぎメールを送るマナーには、今後の作業に支障がないように仕事のスケジュールや調整を済ませておく配慮があげられます。

>異動の挨拶メールの書き方とマナーに関する記事はこちら

担当者紹介メール・担当者引き継ぎメールの送り方

相手がメールを読み取る時間を短縮できるように、配慮や工夫を取り入れて送りましょう。

新しい担当者の紹介と引き継ぎメールの送り方を解説します。

件名だけで把握できる内容に工夫する

メールを送られた相手が件名を見ただけで「担当者が代わるメール」だと判断できるように工夫しましょう。

たとえば「担当者交代のご挨拶」と件名に書いて前任者が送ると、ある程度本文の概要を予想しながら読み進められます。

担当者の引き継ぎメールの送り方として、件名だけで把握できる内容に工夫しておくと、コミュニケーションコストがかからない文面を作成できるのです。

担当者が代わる理由・日程を伝える

取引先や顧客の疑問を残さないためにも、簡潔で構わないので担当者が変わる理由に加えて、後任者が着任する日程を伝えましょう。

相手とコミュニケーションを取る機会にできるだけでなく、担当者が変わるまでの日程を把握できると、今後の段取りや準備が進めやすくなります。

新しい担当者に代わるときの送り方として、交代の理由と明確な日程を書いておきましょう。

後任者の名前・簡単な紹介文を送る

取引先や顧客にとって新しい担当者が接しやすい人なのか、どのような人物なのかを事前にイメージできることで、今後のコミュニケーションが取りやすくなります。

後任者の仕事ぶりやスキル、人柄など、仕事に関して伝えておくとメリットになる情報を共有しましょう。

新しい担当者を紹介する送り方として、後任者の名前や簡単な紹介文を本文で送ると親切な対応につながります。

引き継ぎの内容を簡潔にまとめる

前任者から取引先や顧客に伝えておきたい情報があれば、交代の連絡を送るタイミングで共有しましょう。

また、相手がメールを読み取る時間がかからないように、必要な項目を簡潔にまとめて送りましょう。

伝えたい内容が多いときや細かいときは、電話と並行して上手にやりとりを進めます。

新しい担当者に代わるときの送り方として引き継ぎの内容を簡単にまとめておき、メールを読み取る負担を減らしましょう。

お世話になったお礼と感謝の言葉を添える

仕事を通して関わってきた取引先や顧客に対して、お礼と感謝の言葉を伝えましょう。

別の機会に関わりがあったときを始め、後任者が仕事を進めやすくなってコミュニケーション活性化につながります。

新しい担当者に代わるときの送り方としてメールで先にお礼と感謝を伝えておき、直接会う機会があるときはあらためてお礼を伝えましょう。

>社外への引き継ぎメールの書き方とは?に関する記事はこちら

担当者紹介メール・担当者引き継ぎメールの例文

担当者紹介・引き継ぎメールの例文です。 ビジネスメールの基本を押さえ、内容を読み取りやすいメールにすることを心がけましょう。
件名:担当者交代のご挨拶
株式会社●● 商品開発部 △△様

お世話になっております。
株式会社〇〇の××です。

本日は、担当者変更についてお知らせいたします。

このたび、人事異動に伴い、〇月〇日より弊社の〇〇(後任者の名前)が、 貴社の担当をさせて頂くことになりました。

在任中、△△様には、お取引開始から、さまざまなプロジェクトでご一緒させていただき、大変お世話になりました。

〇〇(後任者の名前)は、長らく営業業務に携わっており、XX業界にも精通している人物です。
引き継ぎも万全を期しておこないますので、今後も変わらぬご指導のほど、よろしくお願いいたします。

後日改めまして〇〇(後任者の名前)と共にご挨拶に伺う所存ではございますが、 取り急ぎメールにてご報告させて頂きます。

何卒よろしくお願いいたします。
署名

担当者の紹介と引き継ぎはメールの代わりにChatwork

長期間休みを取るときや部署の異動、担当者の退職や仕事量を社内で調整するときは、引き継ぎメールが必要なタイミングです。

新しい担当者に代わるときの送り方として、わかりやすい件名で交代の理由と日程を伝えておき、後任者の紹介を済ませてお礼と感謝の言葉を添えましょう。

ビジネスチャット「Chatwork」では、メールの代わりに効率よく連絡が取れる機能が充実しています。

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