【例文つき】担当変更メールの書き方とは?マナーや送るタイミングを解説

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目次

担当者が交代するときは、今までやりとりを続けてきた取引先や顧客に早めにメールで知らせることが大切です。

早めに担当者交代のメールを送ることで、コミュニケーションが取りやすくなり、後任者が仕事を進めやすくなります。

後任者の引き継ぎをスムーズに進めるためにも、担当者交代のメールを送るとともに仕事のスケジュールを調整してお互いの負担を減らす工夫を取り入れましょう。

担当者の交代メールを送るタイミングと送り方を解説します。

担当者交代メールを送る必要性

相手に仕事の負担をかけないためにも、基本的に報告の連絡は事前に入れておくことが大切です。

なぜ担当者交代メールを送る必要性があるのかを見ていきましょう。

仕事のスケジュールを調整するため

担当者の交代が決まった段階でメールを送っておくと、相手の仕事に支障が出る状況を回避できます。

前任者が在職中の場合は、今後の引き継ぎやスケジュールを事前に調整しながら共有しましょう。

担当者の交代メールを送る必要性として、担当者の交代で仕事にかかる負担を減らすためのスケジュール調整があげられます。

人間関係を円滑に進めるため

担当者の交代は、事前に伝えることで取引先や顧客との信頼関係を守りながらコミュニケーションを取る手段にできます。

タイミングや状況によってはやむを得ない場合もありますが、担当者が突然代わってしまうと、相手に失礼な印象や不安を与えかねません。

今後の人間関係を円滑に進めるためにも、早めに担当者の交代メールを送る必要性があります。

担当者交代メールを送る際のマナー

担当が切り替わるまで時間があるときは、基本的に前任者から取引先や顧客にメールで連絡を入れます。

担当者が交代する際に送るメールのポイントやマナーを見ていきましょう。

基本的には前任者が交代メールを送る

取引先や顧客とやりとりを続けてきた担当者から、引き継ぎや報告の連絡を入れます。

今後のスケジュールなど、期間中に仕事のスケジュール調整やノウハウを共有しておくと、作業の流れがスムーズになるからです。

どのような理由で代わるのか簡潔に述べながら、今までお世話になった相手に感謝の気持ちを伝えましょう。

担当者の交代メールを送るときは、前任者からメールを送ることが基本のポイントです。

後任者が交代メールを送るときはお詫びの文面を送る

諸事情で前任者からメールが送れない場合は、代わりに後任者から詳細を伝えるようにします。

本来は前任者から連絡して後任者があいさつメールを送る流れが一般的ですが、事情があるときは後任者からお詫びの文面を含めて連絡しましょう。

今後の相手との関係性を考えながら良好なコミュニケーションを進めるためにも、後任者からメールを送るときは、お詫びの文面を丁寧に送ることがポイントです。

相手に会う機会があれば直接伝える

担当者の交代メールは、本来は直接相手に会って伝えるほうが親切です。

会議や打ち合わせなどで直接相手に会う機会があるときは、失礼がないように直接対面でも交代の旨を伝えておきましょう。

担当者の交代メールを送るときのポイントとして、メールと対面の両方で伝えておくことで、相手に対する感謝の気持ちやお礼が伝わりやすくなり、相手と良好な関係性を維持しやすくなります。

>既存顧客の維持や信頼関係を築くコミュニケーション方法に関する記事はこちら

 

一斉送信はしない

担当者変更のメールを送る際は、一斉送信を用いず、個人宛に送るようにしましょう。

メールの送り先が多いからといって、一斉送信にしてしまうと、事務的な印象を与えてしまい、感謝の気持ちが伝わりにくくなってしまいます。

担当者変更の理由や時期に関する文章は、コピペして使っても問題ありませんが、関わりが深い相手には、印象的だったエピソードや業務でお世話になったことなどを記載することで、より丁寧な印象を与えることができます。

異動や退職までに時間がなく、一斉送信しなくてはいけない場合は、その旨を謝罪する一言を必ず添えるようにしましょう。

担当者交代メールを送るタイミング

なんらかの事情で仕事から離れる場合には、後任者に仕事を交代する必要が出てきます。

担当者の交代メールを送るタイミングを見ていきましょう。

産休や育休など長期間休みを取るとき

会社の制度を使って長期間休みを取るときは、後任者に引き継ぎを済ませて交代メールを送りましょう。

なるべく早い段階で上司に相談し、後任者を選んで教育するためにも仕事のノウハウやマニュアルを作成しておきます。

担当者の交代メールを送るタイミングには、産休や育休などの制度を使って長期間会社にいないときがあげられます。

部署の異動が決まったとき

社内で異動が決まった段階で、お世話になった取引先や顧客に交代メールを入れておきましょう。

交代による変化に対して相手の心積もりにつながるだけでなく、今後の引き継ぎやスケジュールの調整を相手と話し合いながら進められます。

時間にゆとりをもって対応できると、後任者への引き継ぎがスムーズに進められるため、部署の異動が決まったときは、担当者の交代メールを送るタイミングとして覚えておきましょう。

担当者が会社を辞めるとき

担当者の都合や諸事情によって会社を辞めるときは、取引先や顧客に交代メールを入れる必要があります。

状況によっては前任者の引き継ぎが難しい場合もあるため、相手にお詫びの言葉を伝えながら後任者が交代メールを送る場合もあるでしょう。

担当者の交代メールは、担当者の事情で会社を退職や離職をするタイミングに送る必要性があるといえるでしょう。

仕事量を社内で調整するとき

担当者の仕事が増えてくると仕事量を調整するために、ほかの社員に仕事を任せる場合があります。

ひとりに仕事が集中する状況が避けられるため、社内でノウハウを共有しながら安定的に仕事のやりとりを進めやすくなる効果が期待できるのです。

担当者の交代メールを送るタイミングには、仕事の流れや作業効率化を図るためにも、社内で仕事量を調整するときがあげられます。

引き継ぎメール送るタイミングと書き方に関する記事はこちら

担当者交代メールの書き方・送り方のマナー

相手がメールを読み取る時間を減らす工夫や配慮の言葉を添えながら、わかりやすい形で交代メールを送りましょう。

どのような内容を書くのか、担当者の交代メールの送り方を見ていきます。

件名と本文は交代メールだとわかる文面で伝える

担当者の交代が決まったときは、件名には「担当者交代のご挨拶」と記載すると、一目で内容を把握できます。

メールの本文でも交代の旨を簡潔に伝えておくことで、対面で直接会って伝える時間を省略し、仕事の引き継ぎ時間を確保しやすくなるでしょう。

直接対面でなくメールで伝えるときは、配慮の言葉を添えながら、件名と本文ですぐに交代メールだとわかる文面で担当者の交代メールを送ります。

交代の理由・日程を伝える

取引先や顧客にどうして交代するのか把握できるように、簡単に交代の理由を伝えておくと親切です。

また、いつから交代するのか日程を明確に伝えておき、後任者の交代が決まった段階で早めに連絡を入れましょう。

担当者の交代メールを送るときは、交代の理由や日程を事前に伝えておくと、今後とも信頼関係を築きながら意見交換がしやすくなります。

後任者の名前・簡単な紹介文を送る

前任の担当者からメールを送るときは、後任者の名前と簡単な紹介文を送ると、相手が後任者のイメージを掴みやすくなります。

後任者のスキルや実績、人柄などを伝えておくとコミュニケーションが取りやすくなり、交代後のやりとりがスムーズになるのです。

担当者の交代メールを送るときは、仕事でお互いのことを知らないと起こりやすいトラブルを回避するためにも、後任者の名前や簡単な紹介文を送ると覚えておきましょう。

お世話になったお礼と感謝の言葉を添える

前任者は、仕事を通して感じたお礼や感謝の気持ちを言葉で相手に伝えておくと、今後の関係性を維持しやすくなります。

部署異動や長期間休みをとる場合は、今後もどこかのタイミングで取引先や顧客とコミュニケーションを取る機会があるかもしれません。

後任者がコミュニケーションを円滑に進めやすくなるため、担当者の交代メールを送るときは、必ずお礼や感謝の気持ちをメールの本文で伝えるようにしてください。

>ビジネスメールのマナーに関する記事はこちら

担当者交代メールの例文

担当者交代メールの例文を紹介します。 マナーや注意点を踏まえたうえで、作成するようにしましょう。  

人事異動にともなう担当者交代のメール

件名:担当者交代のご挨拶
株式会社●● 商品開発部 △△様


お世話になっております。

株式会社〇〇のXXです。


本日は、担当者変更についてお知らせいたします。


このたび、人事異動に伴い、〇月〇日より弊社の〇〇(後任者の名前)が、
貴社の担当をさせて頂くことになりました。


△△様には、お取引開始から、さまざまなプロジェクトでご一緒させていただき、大変おせわになりました。

〇〇の際には、アドバイスもいただき、深く感謝しております。


〇〇(後任者の名前)は、長らく営業業務に携わっており、XX業界にも精通している人物です。

引き継ぎも万全を期しておこないますので、今後も変わらぬご指導のほど、

よろしくお願いいたします。


後日改めまして〇〇(後任者の名前)と共にご挨拶に伺う所存ではございますが、

取り急ぎメールにてご報告させて頂きます。


何卒よろしくお願いいたします。


署名
 

退職にともなう担当者交代のメール

件名:担当者変更のお知らせ

株式会社●● 商品開発部 △△様


お世話になっております。

株式会社〇〇の××です。


本日は、担当者変更についてお知らせいたします。


このたび、このたび〇月〇日付けをもちまして、

株式会社〇〇を一身上の都合により退職する事となりました。


△△様には、新人のころから、温かいご指導をいただきましたこと、
深く感謝しております。


後任は、同じ課の〇〇(後任の名前)が担当させていただきます。


XX業界にも精通しており、経験豊富な人物です。

〇月〇日以降は、〇〇(後任の名前)にご連絡ください。


=================
〇〇 〇〇(後任の名前名)
所属部署:×××部
メールアドレス:▲▲▲@**.jp
電話番号:123-4567(内線89)
=================

引き継ぎも万全を期しておこないますので、今後も変わらぬご指導のほど、

よろしくお願いいたします。


本来ならば、直接ご挨拶に伺うべきところ、メールでのご連絡となり、
申し訳ございません。


末筆ながら、貴社の発展と△△様のご活躍をお祈り申しあげます。


署名
 

後任者が担当者変更メールを送る場合の例文

件名:<担当者着任のご挨拶>株式会社〇〇 △△(後任の名前)
 

株式会社●● 商品開発部 ××様


いつも大変お世話になっております。

株式会社〇〇の△△です。


この度、貴社の担当をさせて頂いております□□(前任の名前)が、

〇月〇日付けで〇〇支店へ異動となったため、新任として私が担当させて頂くこととなりました。


入社以来、□□(前任の名前)のサポートとして同じ部署で経験を積んできました。

いち早く貴社のお役に立てるよう努めますので、よろしくお願いいたします。


後日、改めてご挨拶にお伺いできればと思いますが、

取り急ぎメールにてお知らせいたします。


何卒よろしくお願いいたします。


署名

担当者の交代の連絡はメールの代わりにChatwork

担当者が長期間休みを取るときや部署の異動、会社を辞めるときや社内で仕事量を調整するときは、担当者交代メールを送るタイミングです。

担当者の交代メールの送り方として交代の理由や日程、後任者の名前や簡単な紹介文を含めながら、お世話になったお礼と感謝の言葉を添えて、件名と本文でわかりやすく交代の旨を伝えましょう。

担当者の交代の連絡はメールの代わりに、ビジネスチャット「Chatwork」を使うと変更の連絡も引き継ぎの挨拶もスムーズに進むことでしょう。

社外の取引先とやりとりを進めやすいだけでなく、社内の後任者に仕事の引き継ぎやノウハウを共有しやすいメリットがあるため、メールに代わる手段としてChatworkをご活用ください。

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