仕事を休む電話のマナーとは?仕事を休む際の電話のかけ方

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目次

体調不良や身内の不幸、急な事故などで仕事を休むときは、会社に連絡を入れるのが社会人として当然のマナーです。

しかし、仕事を休む電話をする際に、電話のマナーや伝える内容に自信がないという方もいるのではないでしょうか。

仕事を休むときの電話のマナーや伝えるべき項目、仕事を休む理由別の例文、電話に代わる仕事を休む際の連絡手段をご紹介します。

仕事を休むときの電話マナー

仕事を休むときの電話のマナーは以下のとおりです。

  • 直属の上司に連絡する
  • 始業10〜15分前に連絡する
  • 報告ではなく相談という形で伝える

これに加えて、仕事を休む連絡のルールが会社で決まっている場合はそのルールに従うようにしましょう。

仕事を休むときの電話のマナーについて具体的に説明します。

 

直属の上司に連絡する

仕事を休む電話は、直属の上司に連絡するようにしましょう。

なぜなら、誰かが急に休むことになったときに、業務の割り振りや人員の配置を考えるのは上司の仕事だからです。

「忙しい上司に連絡するのは気が引ける・・・」といった理由で、同僚や後輩などに仕事を休む電話をすると、上司が休みを知るまでに時間がかかってしまいます。

直属の上司に連絡することで、サポート体制を組むまでにかかる時間が短くなり、会社の人への負担を少なくすることができるのです。

ただし、会社のルールで仕事を休む際の連絡先が決まっている場合は、ルールに従うようにしてください。

   

始業10〜15分前に連絡する

仕事を休む電話は、始業10〜15分前におこなうのがベストです。

 

電話をするのが早すぎるとオフィスに誰もいなくて休みを伝えられないし、逆に始業時間を過ぎてしまうと無断欠勤の扱いになってしまうでしょう。

始業10〜15分前であれば出勤している人も多く、始業までに上司がサポート体制を組む時間も確保できます。

   

報告ではなく相談という形で伝える

仕事を休む電話は、報告ではなく相談という形で伝えるのが無難です。

なぜなら、「本日、休ませていただきます」と決定事項のように報告されると、上司によっては「なんで勝手に決めるんだ!」と心証を悪くする人もいるからです。

「本日、お休みをいただいてもよろしいでしょうか?」というように「相談」という形で連絡するほうが、上司に無礼だと思われずに済みます。

仮に自分の中で休むことが決まっていたとしても、相談という形で上司に連絡するほうがいいでしょう。

仕事を休むときの電話で伝えるべきこと

仕事を休むときの電話では、少なくとも以下のことは必ず伝えましょう。

  • 休む期間
  • 休む理由
  • 仕事の引き継ぎの有無
  • 休む間の連絡先

それぞれ仕事を休む電話で伝えるべきことを具体的に見ていきましょう。

 

休む期間

仕事を休む電話では、休む期間を必ず伝えなければいけません。

なぜなら、休む期間によってサポート体制の組み方が変わってくるからです。

例えば、半日や1日〜2日程度の短い期間であれば、期日が近い仕事だけを別の社員に割り振れば済みます。

しかし、3日以上休みが続くと、期日が迫っている仕事に加えて、ルーティン業務などの割り振りも必要になります。

場合によっては、人員を増やすなどの対策も必要になるかもしれません。

このように、休む期間によってサポート体制の組み方は大きく変わってくるので、仕事を休む電話では、必ず休む期間を伝えなければいけないのです。

また、体調不良などで休む期間がはっきりしない場合は、当面の予定を伝えておき、予定が変わるごとに連絡を入れるといった対応が必要になります。

 

休む理由

仕事を休む電話では、仕事を休む理由も伝えましょう。

こちらも「休む期間を伝える理由」と同様に、休む理由によってサポート体制の組み方が変わってくるからです。

例えば、身内の不幸が理由で休むのであれば、忌引き期間のみのサポートで足りるでしょう。

しかし、体調不良の場合、先の見通しがききにくく、上司としてもより慎重にサポート体制を考える必要が出てきます。

このように、仕事を休む理由は上司がサポート体制を考える上で必要な要素となるので、仕事を休む電話で伝えなければいけないのです。

    

仕事の引き継ぎの有無

仕事を休む電話では、引き継ぎの有無も伝えましょう。

仕事の引き継ぎの有無やその内容を伝えることで、仕事を休んだとしても会社への影響を最小限に抑えることができます。

また、仕事の引き継ぎの有無はサポート体制の組み方にも影響します。

仕事を休む間の引き継ぎをおこなわず、取引先や顧客に何かしらの迷惑をかけると、会社の評価も下がってしまうので、仕事を休む電話では、必ず引き継ぎの有無を伝えなければいけません。

   

休む間の連絡先

仕事を休む電話では、休む間の連絡先を伝えるべきです。

仕事を休んでいる間も、トラブルの発生や取引先からの問い合わせなど、緊急の連絡が必要なこともあります。

このような事態に備えて、休む間の連絡先や連絡できない時間帯などがあれば伝えておきましょう。

通院などの事情で電話での連絡が厳しい場合は、メールやビジネスチャットなど電話以外の連絡手段も確保しておくと安心です。

仕事を休む電話の例文

仕事を休む理由別の例文をご紹介します。

仕事を休む電話に自信がないという方は、例文を参考にしてみてください。

 

体調不良の場合

お疲れ様です、(名前)です。

昨晩から熱があり体調が優れないため、本日お休みをいただいてもよろしいでしょうか。

これから病院に行くので、明日出勤できるかどうかは後ほどご連絡いたします。

本日の業務については、〇〇と△△の予定があります。

〇〇の業務については私から断りの連絡を入れますので、△△の業務をどなたかに割り振っていただけないでしょうか。

通院は午前中で終わる予定なので、午後からは電話連絡が可能です。

午前中はチャットでご連絡いただけると助かります。

ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

体調不良で仕事を休む場合、休みがいつまで続くか電話の段階ではっきりとは分かりません。

通院の予定があれば伝え、必要に応じて通院後に診断結果を伝えるようにしましょう。

病状を知らせることで過剰な心配をかけずに済むほか、上司が復帰の目安を知ることもできます。

 

家族の体調不良の場合

お疲れ様です、(名前)です。

今朝から子どもが腹痛を訴えており、病院に連れて行きたいので本日はお休みをいただいてもよろしいでしょうか。

これから病院に行くので、明日以降の出勤状況については後ほどご連絡いたします。

本日の業務については△△さんにサポートをお願いできればと思います。

詳細については、私から△△さんにチャットで連絡を入れておきます。

通院が何時までかかるか分からないので、緊急の連絡はチャットでいただけると助かります。

ご迷惑おかけしますが、よろしくお願いいたします。

家族の体調不良の場合も、必要に応じて病状を伝えるようにしましょう。

また、前日から体調が悪化しそうな場合は、引き継ぎを事前に済ませたり、翌日休むかもしれない旨を上司に伝えておくことも効果的です。 

    

身内の不幸の場合

お疲れ様です、(名前)です。

昨日祖父が亡くなり、葬儀に出るためにお休みをいただきたいのですが、よろしいでしょうか。

葬儀は、明日〇〇県で執りおこなう予定ですので、移動を考慮して本日から4日間お休みをいただければと思っております。

休暇中の業務の引き継ぎについては、後ほどチャットで詳細を送らせていただきます。

ご確認をよろしくお願いいたします。

休暇中の連絡先については、私の携帯電話かチャットにいただければ幸いです。

ご迷惑おかけしますが、よろしくお願いいたします。

身内の不幸の場合は、会社によって忌引き休暇を取れる日数が決まっています。

忌引き休暇は、親族との関係で日数が変わるため、上司に親族との関係を伝えましょう。

また、親や子どもが亡くなった場合、会社の人が通夜や葬儀に来てくれることもあります。

必要に応じて、葬儀などの日時・場所を伝えましょう。

 

事故に遭った・事故を起こした場合

お疲れ様です、(名前)です。

先ほど車との接触事故を起こしてしまいました。

今から〇〇病院で検査を受ける予定です。

幸い、相手も私も大きな怪我はありませんので大丈夫だとは思いますが、念のため本日はお休みをいただいてもよろしいでしょうか。

検査結果が分かり次第、再度ご連絡いたします。

本日急ぎの業務は特にないため、引き継ぎは必要ありません。

急な用件がありましたら、チャットにご連絡いただけると幸いです。

ご迷惑おかけしますが、よろしくお願いいたします。

通勤途中に事故を起こしてしまったり事故に遭った場合は、怪我の有無や病院名を伝えておくと上司も安心します。

仕事を休むときの連絡は電話以外にある?

仕事を休むときは、電話以外にビジネスチャットやメールでの連絡も考えられます。

特に、ビジネスチャットは連絡に手間がかからず、連絡を受ける相手にも負担が少ないので、仕事を休む際の連絡手段としておすすめです。

 

ビジネスチャットは手間がかからず休む連絡に最適

ビジネスチャットは、電話と違って

  • 相手の時間を一方的に奪うことがない
  • 相手が不在のときにかけ直す手間がいらない
  • 文章が残るので正確な情報が伝わりやすい
  • 引き継ぎがしやすい

といったメリットがあります。

また、会話のような流れでやりとりができるので、診断結果などの続報を伝える際も分かりやすいのがメリットです。

ビジネスチャットは画像やデータを共有する機能が備わっているので、仕事の引き継ぎにも役立ちます。

普段からビジネスチャットでコミュニケーションを取っているという会社は、ビジネスチャットを活用することで、効率的に仕事を休む連絡をおこなうことができます。

 

会社によってはメールでもOKな場合がある

声が出ないほど体調が悪いときや、メールで休む連絡をすると会社のルールで決まっている場合は、メールで仕事を休む連絡をしてもいいでしょう。

ただし、ほかのメールに埋もれて気づかれなかったり、やりとりが複数回にわたると情報が分かりにくくなるというデメリットもあります。

仕事を休む連絡をメールでおこなう場合は、件名を分かりやすくしたり、続報は電話で伝えるなどの工夫が必要となるでしょう。 

仕事を休むときは電話よりChatwork

仕事を休む電話はマナーを意識し、サポート体制を組むのに必要な項目を漏れなく伝えるなど、会社への負担が最小限になるように心がけることが大切です。

なお電話連絡は、上司が不在の場合にかけ直す手間がかかったり、詳細な内容は伝えにくいというデメリットがあります。

電話連絡のデメリットを解消するツールとして、ビジネスチャットの「Chatwork」がおすすめです。

Chatworkは、手軽にコミュニケーションが取れるツールなので、双方に負担が少ない形で仕事を休む連絡をすることができます。

また、Chatworkであれば画像やデータ共有機能も備わっているので、引き継ぎにも最適です。

普段のコミュニケーションから仕事を休む連絡まで、多くのシーンで活躍するChatworkをぜひご活用ください。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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