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「ご査収ください」の意味とは？【例文付き】で正しい使い方や類語を解説
目次
ビジネスシーンで「ご査収ください」という言葉を耳にしたことはあるでしょうか。
「ご査収ください」は、目上の相手に確認をお願いする際に使うことができる表現ですが、注意しないと、失礼な印象を与える可能性もある表現です。
「ご査収ください」の正しい意味と使い方を知り、円滑なコミュニケーションを目指しましょう。
「ご査収ください」の正しい意味とは
「ご査収ください」は、間違いがないか確認してから、おうけとりくださいという意味がある表現で、「ごさしゅう」と読みます。
「調べる・確認する」の意味をもつ「査」、「収める・うけとる」の意味をもつ「収」に、尊敬をあらわす接頭語の「ご」をつけた尊敬語で、ビジネスメールなどで使われる表現です。
「ご査収ください」と類語との違い
「ご査収ください」と混同しやすい表現として、以下の2つが挙げられます。
- ご検収
- ご査証
それぞれ意味が異なる表現のため、混同しないように注意しましょう。
ご検収
「ご検収」は、「ご査収」と似た意味をもつ言葉ですが、「検査して収める」という意味をもつ表現です。
ビジネスシーンで使われる「ご検収」には、「納品物が発注通りか検査し、うけとる」という意味があります。
送付物が書類の場合は「査収」が使われ、品やサービスの場合は「検収」が使われるため、送るものによって正しく使いわけられるようにしましょう。
ご査証
「ご査証」は、「相手へ証明のための行動をうながす」という意味をもつことから、相手に対して間違いの修正を求める場合に用いられます。
「確認」よりも強い表現になるため、目上の人に対しては、やむを得ない場合以外は使用を避けるようにしましょう。
「ご査収ください」の使い方と例文
ビジネスシーンにおける「ご査収ください」は、取引先や上司に対して、確認が必要な書類をメールで送る場面でつかわれることが多いです。
「ご査収ください」は、以下の形で使われることが多いため、覚えておきましょう。
- ご査収ください
- ご査収願います
- ご査収くださいますよう
「細かい金額や内容を確認して、うけとってください」というニュアンスを含む表現で、よりていねいな表現として、「ご査収のほどよろしくお願いいたします」「ご査収くださいますようお願い申しあげます」などがあります。
- メールにて請求書を添付してお送りしました。ご査収のほどよろしくお願いいたします。
- お問い合わせ頂いた件については、データを添付して送付いたします。ご査収くださいませ。
- 契約書のひな形を添付にてお送りします。ご査収くださいますようお願い申しあげます。
「ご査収ください」を使う際のポイント
確認を依頼する際に便利な表現である「ご査収ください」ですが、使う際には注意すべきポイントがいくつかあります。
- 目上の相手への使用は注意する
- 口語では使用しない
- 確認する対象がある場合のみ使用する
使い方を誤ってしまうと、相手に失礼な印象を与える可能性があるため、しっかりと確認しておきましょう。
目上の人に使う際は注意が必要
「ご査収ください」を、上司や取引先など目上の人に使う場合は、「ください」が命令形になることから、不快にうけとられる可能性があることを考慮しておきましょう。
目上の人に使う際は、「ください」を言い換えて、「ご査収願います」「ご査収のほど、よろしくお願いいたします」など、よりていねいな言葉をつけ加えることが望ましいです。
丁寧な表現ではありますが、使う相手や場面に応じて、より丁寧な表現を使いわけられるようにしておくことが大切です。
口語では使用しない
「ご査収ください」は、文語表現のため、口語では使わないように注意しましょう。
文語とは書き言葉のことで、口語とは話し言葉のことです。
口語で「ご査収ください」のニュアンスを伝えたい場合は、「ご確認ください」「ご確認のうえ、お納めください」などの表現が適切です。
＞「話し言葉」と「書き言葉」の違いとは？に関する記事はこちら
確認する対象がある場合のみ使う
「ご査収ください」は、メールにファイルや書類が添付されている場合で用いる表現のため、確認する対象がない場合には、不適切な表現です。
また「ご査収ください」は、相手にひと手間かけさせてしまうことへの依頼になるので、わざわざ添付ファイルを開かなくてもよい場合（本文にファイル内容が表示される場合など）に使うと不自然な印象を与えるため、こちらも使用を避けるようにしましょう。
＞ビジネスメールにファイルを添付するときの書き方や例文に関する記事はこちら
「ご査収ください」への返信方法
メールで「ご査収ください」と送られてきた場合は、送られてきたファイルや書類の内容を確認したうえで返信することが大切です。
「ご査収ください」は、確認を依頼する表現のため、メールをうけとったことだけでなく、内容や数字に問題がないかきちんと確認したことを返信メールに記載する必要があります。
内容に問題があった場合は、すみやかに該当箇所を指摘し、問題がなかった場合には「受領しました」「拝受しました」と返信しましょう。
FAXで「ご査収ください」と送られてきた場合は、返信が必要な場合と必要ない場合があります。
送られてきたFAXになにか対応が必要な場合は、対応をおこなった上で、返送をおこない、別個に返信をする必要はありません。
確認した旨を添えて、FAXを返送しましょう。
確認を依頼された内容について、返信をおこなった方が、相手が安心できる・親切である場合には、メールと同じく、内容をよく確認したうえで、電話やメールで返信をおこないましょう。
「ご査収ください」の類語・言い換え表現
ここまで「ご査収ください」の意味や使い方について確認してきましたが、ここからは類語・言い換え表現を紹介します。
相手や場面に応じて、適切な表現を使うことで、より円滑なコミュニケーションを実現することができます。
「ご査収ください」の類語や言い換え表現を確認していきましょう。
ご確認ください
「ご査収ください」の言い換え表現に「ご確認ください」があります。
「ご確認ください」は、「ご査収ください」とは異なり、確認してもらいたいファイルや書類が必ずしもあるとは限らない点が特徴です。
たとえば、会議の議題や方向性、1on1の相談内容など、確認してもらいたい「モノ」がなくても使うことができる表現のため、「ご査収ください」よりも汎用的に使うことができる表現です。
ビジネスシーンにおいては、「ご査収」のほとんどが「ご確認」で代用可能なため、覚えておきましょう。
ご一読ください
「ご一読ください」も、「ご査収ください」の言い換え表現のひとつです。
「ご一読」は、「ひと通りざっと読む」という意味がある表現で、会議の前などに資料に目を通してほしいときなどに用いる表現です。
ビジネスシーンにおいては、送った資料に目を通してもらいたい場合に、「ご一読ください」と言葉を添えることが多いです。
ご高覧ください
「ご高覧ください」も、取引先や目上の人などに、確認を依頼する際に用いる表現です。
敬意を表す「ご」と「高」が、「ご覧ください」についている非常に丁寧な表現です。
直属の上司に用いるには堅苦しい印象を与える表現のため、使う相手には注意が必要です。
また「ご高覧」は、「完成形のものに目を通してもらう」というニュアンスがあるため、修正を前提としたチェックを依頼するニュアンスだと失礼にあたることがあるため、注意しましょう。
お目通しください
「お目通しください」は、書類を確認してもらいたい際に使う言葉であり、確認してもらいたい書類がある場合にのみ使うことができる表現です。
また、「お目通しください」は、メールよりも口語で使うことが多い表現のため、メールでは「ご査収ください」、口語では「お目通しください」と使い分けられることを覚えておきましょう。
社外の人に対してよりも、社内の人に対して使われることが多いのも特徴です。
「ご査収ください」の英語表現
「ご査収ください」の英語表現は、確認の程度により使い分けられます。
簡単に目を通してもらう程度の確認を求める場合は「check」、内容に間違いがないか細かい確認を求める場合は「confirm」の使用が適切です。
その他にも、「見る」の「look」や「見つける」の「find」、「読む」の「read」も用いられます。
依頼する相手が目上の人である場合は、「could you」「would you」などを用いて、日本語と同じく丁寧な言い回しにすることを意識しましょう。
- Please have a look. (ご査収ください)
- Could you please check the document? (資料をご査収くださるようお願いいたします)
正しい表現と「Chatwork」をつかってコミュニケーションを円滑化しよう
相手へ確認を依頼する表現である「ご査収ください」ですが、相手や場面に応じては失礼な印象を与える恐れもあるため、正しい意味と使い方をしっかりと理解し、円滑なコミュニケーションを実現できるようにしましょう。
メールやFAXなどの従来のビジネスコミュニケーションの手段と比較して、相手へ確認を依頼する際に便利なのが、ビジネスチャットです。
ビジネスチャット「Chatwork」は、チャット形式でコミュニケーションがとれることにくわえて、ファイルや書類を添付することができるビジネスツールです。
シンプルな仕様で直感的に操作することができるため、システムが苦手な方でも簡単に使うことができ、コミュニケーションの効率化を実感することができるでしょう。
また、「Chatwork」は「お世話になっております」のような定型的なコミュニケーションを省くことができ、確認したことをリアクション機能で簡単に伝えることもできるツールです。
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