決裁とは？意味や決済などの類義語との違い、電子決裁化のメリットなどを徹底解説

日本語には、読み仮名が同じでありながら、意味や漢字の表記が異なる言葉が多数存在します。

「決裁」と「決済」は、いずれも「けっさい」と読むものの、異なる意味をもつ言葉です。

本記事では、決裁の定義や決済との相違点、関連する類義語について解説します。

また、業務の効率化をはかるための電子決裁化について、導入メリットとあわせて詳しく解説します。

決裁とは

決裁とは、組織や企業において、上司や管理職など権限をもつ人が、提案や申請、報告などに対して最終的な承認をおこなうことです。

たとえば、部下や担当者が作成した文書や提案書を上司や経営層が審査し、承認または否認するプロセスを指します。

ビジネスシーンでは決裁で許可が得られることを「決裁を得る」「決裁が下りる」と表現します。

上司に決裁を求めることを「決裁を仰ぐ」と表現することもあります。

決裁権について

決裁権とは、決裁をおこなう権限のことで、最終的な判断を下す権限を指します。

決裁権は職務権限表をもとにして、特定の役職に与えられます。

たとえば、採用に関することは人事部長、営業に関することは営業部長など、内容によって決裁権をもつ人は異なるのが一般的です。

決裁者が一部の決裁権を部下に分け与えることは、権限委譲といいます。

＞役職に関する記事はこちら

決裁者について

決裁者とは、決裁権をもった人のことです。

提案や申請の内容によって決裁者や決済の形式・手順は変わることがあります。

営業活動では決裁権をもつ人に営業をすることで、契約可能性が変わるため、いかに決裁者とアポイントメントを取るかが重要といわれています。

決裁の類似語との違い

「決裁」と読み方が同じ言葉や、意味が似ている言葉の例として、以下が挙げられます。

上記はどれも組織内の意思決定プロセスに関連する重要な用語ですが、役割や使いどころが異なるため、正しく使い分ける必要があります。

それぞれの類義語について、意味や違いを詳しく解説します。

決済

決済は読み方が「けっさい」のため、読み方が同じ決裁と誤表記しやすい言葉です。

決済は、代金を支払うという意味です。

現金やクレジットカード、電子マネーなどで代金を支払い取引を完了させることを決済といいます。

稟議

稟議とは、意思決定プロセスのひとつで「りんぎ」と読みます。

稟議は、重要な事項について文書を作成して、複数の人で確認し、承認を得るための仕組みのことです。

決裁は最終的な判断を下すもので稟議の最終段階にあり、稟議は決裁を得るためのプロセスであるという点が違いです。

＞社内稟議に関する記事はこちら

起案

起案とは、企画の提案や申請をおこなうプロセスの初期段階のことで、提案や計画を文書として作成し、上司や関係者に提出する一連の流れを指します。

起案は起案書にまとめられ、新しい提案の内容、目的、必要性などの事項を明確にします。

承認

承認とは、提案や申請が適切であると認めることを指します。

決裁が意思決定プロセスの最終段階であるのに対し、承認は意思決定プロセスの途中の工程である点が違いです。

決裁の流れ・手順

組織内で意思決定をおこなう重要なプロセスである決裁ですが、多くの企業では明確な手順が決められており、それに従って進められます。

実際に決裁をおこなっていく際には、以下のような流れや手順を踏むのが一般的です。

それぞれのステップを詳しく解説します。

起案

はじめに、基礎となる提案や申請を起案します。

起案した内容は、申請書や稟議書、起案文書などに書き起こします。

起案文書には、決裁して欲しい内容や理由などを分かりやすくまとめる必要があるため、5W2Hを意識するのがおすすめです。

また以下のようなポイントにも注意してみましょう。

＞5W2Hに関する記事はこちら

承認・回付

起案がまとめられた文書は、内容に応じた回付ルートで承認者へ回付しましょう。

承認者は内容を確認し、承認や却下、差し戻しの判断をして次の承認者へと回付します。

企業では、承認すべき書類が多すぎて、承認者の負担となっているケースが少なくありません。

後述する「電子決裁の導入」などで工夫するとよいでしょう。

決裁完了

決裁文書がすべての承認ルートを通過し、決裁者が承認・不承認の判断をおこない、すべての決裁プロセスが終了します。

完了した決裁文書は参照可能な状態でファイリングし、保管します。

企業によって保管方法や保存期間は異なるため、事前に確認しておきましょう。

紙の決裁をおこなうデメリット

紙でおこなう決済方法について解説しましたが、従来の紙の決裁には以下のようなデメリットがあります。

デメリットや考えられるリスクについて、それぞれ詳しく見ていきましょう。

申請・承認に時間がかかる

紙の文書で決裁をおこなうとなると、以下のような理由から申請・承認に時間がかかることが多いでしょう。

場合によっては郵送で決裁をもらう必要があるなど、紙の決裁は時間がかかります。

見落とす可能性がある

管理職はさまざまな決裁書類の確認をしなければならず、承認件数が多いと決裁書類を見落とす可能性があります。

管理職の不在時に、連絡が適切にできていないまま決裁書類を机の上に置いてしまうと、そのまま放置されるおそれもあるため、注意が必要です。

コストがかかる

決裁書類が紙の場合、以下のようなコストがかかります。

また大企業ほど、社内決裁に多くの管理職の承認が必要となり、決裁にかかる人的・時間的コストも大きくなります。

記録の改ざんリスクが発生する

紙の決裁書類では承認者の押印によって次の承認者に回付されますが、承認者と同じ印鑑を用いて押印すれば、承認したことになってしまいます。

紙の決裁書類は改ざんしやすいという点も覚えておきたいデメリットです。

昨今耳にする「電子決裁」とは

電子決裁とは、紙の書類を使用せず、オンラインでの承認プロセスを実現する仕組みのことです。

従来の紙ベースの決裁とは異なり、電子決裁では専用のシステムやツールを活用して、申請から承認までをデジタル上で完結させます。

過去の決裁記録がデジタルに残るため、管理や検索も容易な点が特徴です。

昨今テレワークが普及するなかで、電子決裁は場所に縛られず迅速に業務を進める方法として注目されています。

電子決裁を活用するメリット

電子決裁は、ペーパーレス化や業務効率化を進めるうえで欠かせないツールとなっていますが、活用すると以下のようなメリットがあります。

メリットを最大限に引き出して活用できるように、以下に解説する内容を詳しく理解しておきましょう。

承認までの時間を短縮できる

電子決裁を導入すると、承認までの時間が短縮されて業務効率が向上します。

具体的には、以下のような利点があります。

従来の決裁フローに比べて、スムーズに業務を進められるようになります。

＞ボトルネックに関する記事はこちら

コストを削減できる

従来の紙媒体を用いた承認プロセスでは、印刷費やインク代、郵送等にかかる費用が発生しますが、電子決裁の導入により、これらのコストが不要となるため経費を削減できます。

さらに、管理や承認の作業時間も短縮されるため、従業員の時間や労力の節約につながり、効率的なコスト管理が可能です。

改ざんやミスを防止できる

電子決裁システムでは、記録がデータとして保存され、誰が、いつ、どのような変更をおこなったか確認できるため、不正な書き換えや不適切な操作を発見しやすくなります。

承認や修正履歴がすべてシステム上に記録されるため、改ざんやミスの防止に効果的です。

コンプライアンスを強化できる

電子決裁システムでは、承認フローや手続きを標準化し、法令や社内規定を遵守したプロセスを確立できます。

データは自動的に記録・保存されるため、監査が必要になった際にもすばやく正確に情報提供ができるので、法的要件への対応がスムーズに進みます。

＞コンプライアンスに関する記事はこちら

テレワークやリモートワークを推進できる

電子決裁は、テレワークやリモートワークの推進にも役立ちます。

物理的な書類を必要としないため、従業員はオフィス外からでも承認プロセスに参加でき、場所にとらわれない柔軟な働き方が実現します。

インターネット環境があればどこからでも承認や確認ができるため、意思決定のスピードが落ちることなく業務が進行できるでしょう。

業務を効率化するなら「Chatwork」

決裁とは、組織内で上司や管理職など権限をもつ人が、部下からの提案や申請に許可または不許可という最終的な判断を下すことです。

従来の紙の決裁では、時間や金銭面でのコストがかかったり、見落としのリスクがあったりとさまざまなデメリットがあります。

決裁をすばやくおこなうためには、電子決裁を活用してみてはいかがでしょうか。

また、業務の効率化にはチャットツールを利用するのもおすすめです。

Chatworkには、タスク管理機能もあるため、決裁のリマインドとして活用することも可能です。

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