ビジネスシーンの「ボトルネック」とは?意味や解消方法をわかりやすく解説

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目次

「ボトルネック」という言葉を耳にしたことがある方は多いのではないでしょうか。

ボトルネックが生じる原因はさまざまですが、解消すると、企業全体の生産性が向上し、大きな業務改善につながるメリットがあります。

ボトルネックを解消するためには、原因を特定し、改善していくというステップが必要になりますが、TOC理論を活用することで、実践にうつしやすくなります。

ボトルネックの意味や生じる原因、解消するための理論について解説します。

ボトルネックとは

「ボトルネック」とは、業務工程のなかで、もっとも生産性や業務効率を落としている工程のことを指す言葉です。

ボトルネックが生じると、特定の工程だけでなく、全業務の進行に悪影響をおよぼすため、早急に解決する必要があります。

ボトルネックは、「瓶の注ぎ口の部分に余分な物質が詰まると、本来流れるべき液体の動きが悪くなること」が由来で名づけられた言葉で、省略して「ネック」と呼ばれることもあります。

「あの作業がネックになっている」「あの工程がネックで、なかなか進まない」など、業務効率が悪い部分や停滞している部分について、日常的に使われることが多い言葉です。

業界別のボトルネック

ボトルネックと一口に言っても、業界ごとにボトルネックとなる内容は異なります。

業界別のボトルネックについてみていきましょう。

製造業界におけるボトルネック

製造業界でボトルネックになりやすいのは、「生産工程」です。

工程のどこかに遅れが生じてしまうと、製品の供給が変動し、顧客への納入が遅れることにもつながります。

そのため、作業スピードや処理速度が遅く、ほかの工程の生産性低下を招いている工程のことを、製造業界においての「ボトルネック」と呼びます。

本記事では後ほどボトルネック解消のための一般的なステップをご紹介しますが、製造業界における、より具体的な解決方法については下記記事をご覧ください。

>製造業界におけるChatworkの活用方法

IT業界におけるボトルネック

IT業界にも、ボトルネックは存在します。

IT業界におけるボトルネックは、「プログラミング処理やシステム処理の遅延を引き起こす箇所」のことで、この処理速度の遅延は、システム全体や企業全体など、とても大きな範囲に影響をおよぼします。

また、システムに障害がでてしまうと、企業内だけでなく、使用しているユーザーにも被害が出てしまうため、細やかなチェックや運用が必要になります。

情報システムにおける、より具体的な解決方法については下記記事をご覧ください。

>情シスにおけるChatworkの活用方法

ボトルネックが生じる原因

業務に悪影響を与えるボトルネックですが、どのようなことが原因で生じるのでしょうか。

ボトルネックが生じる原因についてみていきましょう。

人手不足

工程の業務を円滑に進めるための人材が十分でないと、ひとりあたりの業務量が多くなってしまい、ボトルネックになりやすいです。

製造業の場合、作業スピードが遅いことが影響して、製品の納品が遅れることはもちろんですが、同時に人手不足が影響して、急いで業務をこなすようになってしまうこともボトルネックの原因になりえます。

人手不足が影響して、一つひとつの作業がおざなりになってしまうと、製品の質低下がまぬがれず、最悪の場合、顧客の信頼を損ねてしまう危険性もあるでしょう。

>人手不足の原因と解消方法に関する記事はこちら

業務の属人化

業務の属人化も、ボトルネックの原因となりえます。

業務のある工程を遂行できる人が限られている場合、その人がいなくなってしまうと、業務をこなせる人がいなくなり、業務が滞ってしまうでしょう。

別の人が引き継いだ場合も、確認すべき部分や大事にすべき工程を見落としやすく、手探りで業務を進める必要に迫られるため、成果物の質や仕事の生産性が低下する恐れがあります。

>属人化とは?に関する記事はこちら

アナログ業務

アナログ業務が多さが、ボトルネックにつながっていることも多いです。

たとえば、各種申請を紙でおこなう、承認に押印が必要なものが多いなど、デジタル化できる業務をアナログでおこなっている場合、一つひとつの工程に時間がかかり、業務が停滞します。

すべての業務をデジタル化することは、短期的な視点でみると負荷が高いように思えるかもしれませんが、中長期的な視点でみると、スピードやセキュリティ、管理面など、メリットが大きいことがわかるでしょう。

>脱ハンコのメリットと実現方法に関する記事はこちら

>アナログな職場のリスクとデジタル化のポイントに関する記事はこちら

ボトルネックが引き起こす問題

ボトルネックとなりえる原因について確認してきましたが、職場にボトルネックが存在すると、具体的にどのような弊害があるのでしょうか。

ボトルネックが引き起こす問題についてみていきましょう。

生産性の低下

ボトルネックは、生産性の低下を引き起こす恐れがあります。

たとえば、IT業界で、システムの処理スピードに遅れが生じた場合、改善しないと、そのシステムの処理の速さにあわせて、作業を進めることになります。

処理スピードが倍速になれば、作業の速さもそれにともない、倍のスピードでこなすことができますが、処理スピードが遅くなれば遅くなるほど、作業にも遅れが生じます。

業務がうまく回らなくなると、不満をもつ従業員が増え、生産性だけでなく、モチベーションの低下も引き起こされるでしょう。

>モチベーション低下が引き起こす問題に関する記事はこちら

精神的な余裕がなくなる

ボトルネックが影響して、作業の進みが悪くなると、精神的な余裕がなくなる危険性もあります。

業務がスムーズに進まなくなると、原因を探し、解決しようとしますが、原因究明や改善に多くの時間がとられてしまうと、ほかの業務にかける時間が圧迫されてしまいます。

また、遅れが生じたぶんをとり戻すために、長時間労働を強いられることもあるかもしれません。

ボトルネックにより、さまざまな弊害が生まれることで、精神的な余裕がなくなることは避けられないでしょう。

ボトルネックを解消する「TOC理論」

ボトルネックの解消を目指す際に活用できるものとして、「TOC(Theory of Constraints)理論」という理論があります。

TOC理論は、イスラエルの物理学者である、エリヤフ・ゴールドラット氏によって提唱された理論で、ボトルネックを解消し、生産性の最適化をはかろうとするものです。

ボトルネックは、従業員のメンタルや企業の生産性に悪影響をもたらすため、いちはやく解消したいものですが、TOC理論の5つのステップをおこなうことで、ボトルネックを段階的に解消でき、業務の最適化をはかることができます。

この理論の実践が、従業員間で習慣化すれば、ボトルネックを素早く解消し、高い生産性を維持できるでしょう。

TOC理論の5つのステップ

TOC理論の5つのステップについてみていきましょう。

1. ボトルネックを特定する

まずは、なにがボトルネックになっているのかの特定からはじめましょう。

ボトルネックは、明らかである場合もあれば、顕在化していない場合もあります。

顕在化している場合の特定は容易ですが、顕在化していない場合は、まず現状を洗いざらいリストアップすることからはじめる必要があります。

「作業スピードが遅くなるタイミングがある」「完成品の質にばらつきが生じる」など、現状の課題を段階的に解明をしていくなかで、ボトルネックとなりえている部分を明確にすることができます。

「人手不足」「能力不足」のように安易にボトルネックを決めつけることはできますが、あてが外れていた場合、ボトルネックは解消できず、無駄なコストがかかってしまう恐れもあります。

まずはボトルネックになりえる部分の仮説をたて、検証をすすめるようにしましょう。

2. ボトルネックを徹底活用する方法を検討する

ボトルネックが明らかになったら、現状のままで実現可能な「ボトルネックの活用方法」を考えましょう。

特定したボトルネックが、実際にどれくらいの悪影響をおよぼしているのかを見積もり、改善方法を計画立てることで、本質的な活用方法を浮き彫りにすることができます。

計画を立てる際は、「人材を増やす」「システムや設備を導入する」などの、新たなリソースを投入する方法ではなく、現状の環境のなかで、生産性や業務効率を最大化するために、どのようなとりくみができるのかを検討しましょう。

3. ボトルネックにあわせる

次に、ボトルネック自体の改善ではなく、ボトルネックとなっている工程以外の部分を最適化し、ボトルネックをカバーできないかを検討しましょう。

製品や作業工程の種類によっては、ボトルネック自体の解消が難しいものも存在するため、ボトルネックの解消を目指すよりも、ほかの工程を効率化する方が、全体最適となる場合もあります。

効率性をたもっている部分からリソースをもらい、ボトルネックをカバーすることで、すべての工程の作業効率を均衡にすることができるでしょう。

4. ボトルネックを強化・改善する

現状のままで実現できる活用方法を検討したうえで、さらに改善余地がある場合は、新たな設備や人材増員などで、ボトルネックの改善を目指しましょう。

3つ目のステップまでは、企業にあるリソースを集めることで、ボトルネックが解消するかを検証するものでしたが、このフェーズでは、現状のリソースではカバーしきれない部分について、検討をおこなうものです。

5. ブラッシュアップをはかる

1から4までのステップで、どのようにボトルネックが改善されていったのかを見直し、検証をおこないましょう。

見直しで、さらに改善できそうな部分を発見した場合は、再度改善をはかるなど、ブラッシュアップをおこないます。

このステップを継続的に繰り返しておくと、別のボトルネックが生じた場合にも、迅速な対処が可能になるでしょう。

ビジネスチャット「Chatwork」でボトルネックを解消しよう

ボトルネックは、生産性やモチベーションの低下をもたらし、精神的な余裕も奪うなどの悪影響があるものです。

ボトルネックの解消を目指す際は、要因を安易に決めつけず、現状の洗い出しや特定を丁寧におこない、改善のステップを踏むことが重要です。

現状のリソースだけでは、ボトルネックの解消が難しい場合は、新たな人材や設備投資を検討し、改善を目指しましょう。

ボトルネック解消への第一歩として、オンラインコミュニケーションツールを活用する方法があります。

なかでも、ビジネスチャットは、簡単にはじめられ効果につなげやすいツールです。

ビジネスチャット「Chatwork」なら、離れた場所にいても円滑なコミュニケーションが実現できます。

会話のようなスムーズなやりとりがオンライン上でできるため、申請書類のやりとりや、データ共有など、アナログ業務のボトルネック解消にも役立ちます。

また、リアクション機能を活用して、既読したことを伝えられるので、意思疎通のスピードアップにも効果的です。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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