「ご担当者様」の正しい使い方とは？例文付き二重敬語などの注意点を解説

ビジネスシーンでは、取引先の担当者がわからない、口頭で挨拶しただけで名前の漢字がわからないといったケースが多々あります。

「ご担当者様」は、相手の名前や漢字がわからない際に使える便利な表現ですが、使用する際は知っておきたい注意点があります。

「ご担当者様」という言葉をビジネスシーンで正しく使えるように、意味や活用シーン、注意点などを例文付きで解説します。

「ご担当者様」の意味とは

「ご担当者様」とは、組織や団体に属している個人を意味する言葉です。

「ある仕事を受け持つ人」や「担当する人」を表し、相手の名前がわからないときに使用する宛名である「担当者」に、敬語の接頭語の「ご」と、個人の敬称である「様」が組み合わさった表現です。

「ご担当者様」は、「ご」と「様」がついた二重敬語となっていますが、一般的に広く使われている表現のため、使用しても問題はないとされています。

しかし、使う相手やシーンによっては、使用を避けた方がよい表現でもあります。

使う際の注意点や使い方について、詳しく確認していきましょう。

「ご担当者様」と「御担当者様」の違い

「ご担当者様」と「御担当者様」は、表記が違うだけで、同様の意味をもつ表現です。

ただし、一般的には「ご担当者様」の表記が使用されるケースが多いです。

また、「ご担当様」と使われるケースもありますが、「ご担当者様」としたほうがより丁寧な印象を与えることができます。

「ご担当者様」の活用シーン

ビジネスシーンにおいて「ご担当者様」を活用できるシーンを紹介します。

活用シーンを把握しておき、適切に「ご担当者様」を使えるようになりましょう。

担当者の名前がわからない場合

「ご担当者様」は、担当者の名前がわからないときに活用できる表現です。

たとえば、取引先に初めて連絡をする際などで、担当者がだれかわからない場合は、「○○のご担当者様はいらっしゃいますか」のように使うことができます。

担当者が不明確の場合

以前関わりがあって担当者を知っている場合でも、現在は担当しているのかわからないなどの場合は、「ご担当者様」を使用することができます。

たとえば、数年前に名刺交換をした当時の担当者が、現在も当該業務の担当者であるかが不明確であれば、「ご担当者様」を使うことができます。

担当者の漢字が不明な場合

メールや文書などを送る際に、担当者の名前の漢字が不明な場合にも、「ご担当者様」を使うことができます。

たとえば、口頭で挨拶をしただけで名前の漢字を確認できていなかったり、名刺を紛失してしまったりといったケースでは、名前を間違えてしまう恐れがあります。

名前の間違えは失礼にあたるため、「ご担当者様」を使って相手を指名しましょう。

「ご担当者様」を使う際の注意点

「ご担当者様」は、担当者の名前がわからないときや不明確な場合など、さまざまなシーンで活用できる言葉です。

相手に失礼にあたらないためにも使いやすい言葉ですが、使う際には確認しておきたい注意点があります。

「ご担当者様」を使う際の注意点を確認しておきましょう。

二重敬語に注意する

「ご担当者様」は、前述のように二重敬語ですが、広く使われている表現のため、使用しても問題ないとされています。

一方で担当者が複数名いるからといって、「ご担当者様各位」と表記することは、二重敬語にあたります。

「様」と「各位」はいずれも敬称のため、「ご担当者様各位」と重ねて使うことは避けましょう。

ビジネスシーンで使われる機会が多い「各位」の使い方についてより詳しく知りたい方は、下記の記事をあわせてご確認ください。

＞「各位」の使い方と注意点に関する記事はこちら

担当者がひとりの場合にのみ使う

「ご担当者様」は、担当者が1人の場合にのみ使える表現です。

担当者が複数名いる場合は、「ご担当者各位」や「ご担当各位」と表記するようにしましょう。

また、前述したとおり、「ご担当者様各位」と表記して二重敬語にすることも避けましょう。

会社名や部署名は正式名称を使う

担当者の名前がわからない場合も、会社名や部署名などは正式に表記するのがマナーです。

たとえば、「株式会社○○」を「㈱○○」と略して記載したり、「○○株式会社」と間違えて記載したりすることは失礼にあたります。

また、社内には営業部、総務部、企画部などさまざまな部署があるため、「株式会社○○　ご担当者様」と表記すると、どの部署のどの担当宛てなのかわからず、相手に確認の手間をとらせてしまいます。

相手の心象を悪くしたり手間をかけさせたりしないように、会社名や部署名は正式名称を使いましょう。

担当者が不明な場合のみ使う

「ご担当者様」は、担当者が不明な場合のみに使う表現です。

すでに名刺交換をしていて面識がある場合など、相手の名前を把握している場合に「ご担当者様」を使うことは失礼にあたります。

相手に不快感を与えるかもしれないため、名前がわかる場合は名指ししましょう。

一方で、面識があっても、名前の漢字や、現在も担当しているかなどがわからない場合は、「ご担当者様」を使うようにしましょう。

【シーン別】「ご担当者様」の使い方・例文

「ご担当者様」は、さまざまなビジネスシーンで使われるため、正しい使い方を把握しておくことが望ましいです。

「ご担当者様」の使い方と例文を、3つのシーン別に紹介します。

正しい使い方を確認し、円滑なコミュニケーションを実現しましょう。

書面やメールで活用する場合

ビジネスシーンにおいて、書面やメールで取引先の企業へ連絡を入れることはよくあるでしょう。

初めて連絡をする場合などで、相手の担当者名がわからないときは、社名や部署名の正式名称とともに「ご担当者様」を使います。

正しい部署名がわからない場合は、どのような関連の部署宛ての連絡なのかを明記すると、適切な部署に取り次いでもらうことができます。

また、前述したとおり、「しょうじ」という苗字で、「生子」と「東海林」など、正しい漢字がわからない場合は、「ご担当者様」を活用できます。

電話や訪問先で呼び出しに活用する場合

電話や訪問先で、担当者の名前が不明、漢字の読みがわからないといった場合は、「ご担当者様」を使って、取り次いでもらうことが可能です。

いずれの場合も、まずは自分の名前を名乗り、担当者に取り次いでもらうようにしましょう。

社内の他部署へ連絡で活用する場合

社内の他部署に連絡する際に、担当者名がわからないケースもあるでしょう。

「ご担当者様」は、社内の相手に対しても問題なく使うことができるため、担当者名がわからない場合は、「経理部　ご担当者様」のように表記しましょう。

社内への連絡のため、「担当者様」のように「ご」をつけない表記方法でも問題ありません。

ビジネスシーンで使われる敬称と使い方

「ご担当者様」は、ビジネスシーンでよく使われる敬称のひとつですが、そのほかにも覚えておきたいさまざまな敬称があります。

今回は、「ご担当者様」に加えて覚えておきたい敬称を3つ紹介します。

ビジネスシーンで使われる機会も多いため、正しい意味と使い方を確認し、適切に使い分けられるようになりましょう。

御中

「御中（おんちゅう）」は、会社や団体、部署など、個人以外に対して使用する敬称です。

たとえば、「株式会社○○御中」「○○組合御中」のように使用します。

「株式会社○○様御中」のように、「様」と「御中」の両方を使うことは誤りのため、注意しましょう。

「御中」の使い方や注意点についてより詳しく知りたい方は、下記の記事をあわせてご確認ください。

＞「御中」の正しい使い方に関する記事はこちら

様

「様」は、「ご担当者様」に使うことができるほか、名前がわかっている個人にも使うことができる敬称です。

「様」の使い方の例として、以下が挙げられます。

社内メールで「様」を使う際のマナーや使い方についてより詳しく知りたい方は、下記の記事をあわせてご確認ください。

＞社内メールの敬称のつけ方に関する記事はこちら

各位

「各位（かくい）」は、複数人に対して使われる敬称です。

「担当者各位」や「部長各位」のように表記し、文書などの文頭で使用されます。

類似した言葉に「皆さま」がありますが、「皆さま」よりも「各位」のほうがより丁寧な印象を与えることができ、ビジネスシーンで使われる機会も多いです。

メールの手間は「Chatwork」で解消

「ご担当者様」は、組織などに属する個人を意味する言葉で、担当者の名前や漢字がわからない際に活用できる便利な敬称です。

「ご担当者」を使用する際は、相手に失礼な印象を与えたり、担当者探しの手間をかけたりしないために、正しい使い方を確認するようにしましょう。

担当者の名前を確認する手間をなくし、スピーディなコミュニケーションを実現する方法として、ビジネスチャット「Chatwork」の活用が便利です。

たとえば、取引先と「Chatwork」でつながることで、名前を改めて確認することなくメッセージを送ることができたり、引き継いだ業務の場合、過去のチャットを辿って、担当者を確認したりすることも可能です。

また、担当者が不明な場合でも、「ALL」の宛先を活用すれば、担当者から返信を得ることができ、業務の停滞を防ぐことができるでしょう。

「Chatwork」で取引先や他部署とメッセージのやりとりを開始する方法は、下記の記事で詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。

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