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ビジネスチャットで働き方改革を実現！成功事例と役立つ機能を紹介
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
働き方改革を進めるうえ、業務のムダを減らし、コミュニケーションをスムーズにすることは重要なポイントです。
そのような観点から今、ビジネスチャットが注目されています。
実際に、多くの企業がビジネスチャットを導入し、残業削減やリモートワークの定着に成功しています。
この記事では、働き方改革に効果的なビジネスチャットの機能や導入事例をわかりやすく解説します。
ビジネスチャットで働き方改革を実現しよう
ここでは、ビジネスチャットと働き方改革、それぞれの概要を解説します。
ビジネスチャットとは
ビジネスチャットとは、通常のチャットのように気軽にメッセージを送れる「業務向けコミュニケーションツール」です。
個別チャット・グループチャット機能、音声通話・ビデオ通話機能、ファイル共有機能などが基本搭載されており、タスク管理機能や他ツール連携機能、履歴検索機能など、業務効率向上に役立つ機能も充実しています。
社内情報の共有や意思決定の迅速化、テレワーク環境下での部署横断的なコミュニケーションにも効果的なツールです。
働き方改革とは
働き方改革とは、働く人が時間や場所を柔軟に選べるようにし、生産性と生活の質を高める施策です。
政府の提唱する「一億総活躍社会」実現を目的とし、生産年齢人口減少や長時間労働といった社会課題への対応策として推進されてきました。
具体的には、時間外労働上限規制、フレックスタイム制、テレワーク普及、有給休暇取得の義務化などの取り組みが挙げられます。
ビジネスチャットで働き方改革を実現した事例
ここでは、実際にビジネスチャットを導入することで働き方改革を実現した3社の事例を紹介します。
各社それぞれ異なる課題を抱えながらも、チャットツールを効果的に活用して改革を前進させたことがわかります。
事例①スタッフ1人あたりの稼働コストを1日約2時間削減
アパレルEC事業を展開する株式会社オーバーでは、メールや口頭での連絡に時間がかかり、確認ミスも発生していました。
そこで、ビジネスチャットツール「Chatwork」を導入し、社内外のやり取りをリアルタイムで可視化・共有できる環境を整備しました。
結果、1人あたり1日約2時間分の稼働コストを削減し、生産性向上とともに従業員のストレス軽減も実現しました。［※1］
事例②情報の一元管理によって顧客管理の属人化を改善
株式会社シンワ歯研では、紙ベースでの情報管理によって顧客対応が担当者に依存し、対応のばらつきやミスが課題となっていました。
Chatwork導入後は、やり取りや顧客情報をチャット内で一元管理しました。
プロジェクトの進捗状況や対応履歴が共有されることで、誰でもスムーズに引き継ぎ・対応ができる体制が整い、顧客満足度の向上につながりました。［※2］
事例③RPAとの連携を駆使して定時退社を実現
株式会社サンエイホームでは、営業報告や日報作成などの事務作業が社員の負担となり、残業が常態化していました。
Chatworkの導入に加え、RPAと連携させることで業務を自動化した結果、チャット上での簡易報告や進捗共有が可能となり、手作業の大幅削減に成功します。
結果として、全社的に定時退社が当たり前となり、働きやすい職場環境が実現しました。［※3］
ビジネスチャットが働き方改革に果たす役割
ビジネスチャットは、働き方改革を支えるツールとして多くの効果を発揮します。
ここでは、ビジネスチャットの具体的な役割について解説します。
コミュニケーションの円滑化
ビジネスチャットは、即時性の高いやり取りができるため、社内外の情報共有がスムーズになります。
メールでは時間がかかる確認や相談も、チャットなら短時間で解決が可能です。
また、個別・グループチャットの併用により、状況に応じた柔軟な対応もできます。
結果として、意思疎通のスピードが上がり、チーム全体の連携力が向上します。
業務の効率化
ビジネスチャットには、チャット機能以外にもファイル共有機能、タスク管理機能、ビデオ通話機能、検索機能などが備わっています。
業務に必要な操作を1つのツールで完結できるため、複数ツールの使い分けによる時間や手間のロスを削減できます。
リモートワークの推進
テレワークや外出先からも活用できるのがビジネスチャットの大きな特徴です。
リアルタイムでの連絡やファイル共有が可能なため、距離に関係なくチームメンバーと連携できます。
柔軟な働き方がしやすくなり、多様な人材の活躍やワークライフバランスの向上にも貢献します。
セキュリティ環境の整備
ビジネスチャットは企業の利用を想定して設計されており、通信の暗号化やユーザー管理、ログの取得など、安心して利用できるセキュリティ機能が備わっています。
機密性の高い情報も安全にやり取りできるため、セキュリティ面に不安を抱える企業でも導入しやすいのが特長です。
働き方改革に役立つビジネスチャットの機能
ビジネスチャットには、働き方改革を支えるための多彩な機能が搭載されています。
業務の効率化やコミュニケーションの質向上、柔軟な働き方の実現に向けて役立つ機能を紹介します。
テキストチャット機能
ビジネスチャットの基本機能であるテキストチャットは、個別チャットとグループチャットの両方に対応しています。
個別チャットでは1対1の連絡、グループチャットでは複数人での情報共有やディスカッションをおこなえます。
メールよりもスピーディかつシンプルなやり取りができることから、意思決定の迅速化や情報の見える化が進み、部署間やチーム内の連携が強化されます。
音声通話・ビデオ通話機能
テキストだけでは伝わりにくい内容を扱うときには、音声通話やビデオ通話が便利です。
相手の反応やニュアンスまで把握できるため、対面に近いコミュニケーションが可能になり、誤解や行き違いの防止にもつながります。
対面での打ち合わせを減らしつつ、連携を強化できるため、時間や場所に縛られない柔軟な働き方の実現をサポートします。
ファイル共有機能
ビジネスチャットには、ドキュメントや画像、動画などのファイルをその場で共有できる機能が備わっています。
チャット上でスムーズに資料を共有でき、共有したファイルはチャット内に蓄積されるため、過去資料の検索や再利用に役立ち、ナレッジの有効活用にもつながります。
タスク管理機能
タスク管理機能は、ビジネスチャット上でタスクを作成・管理できる機能です。
担当者や期限を明確に設定できることから、やり忘れや重複作業を防ぎ、進捗も見える化することができます。
また、他人宛だけでなく、自分に宛てたタスクも作成できるため、作業の抜け漏れを防ぐために活用できます。
ビジネスチャットで働き方改革を進めるポイント
ここでは、目標設定から運用ルール、ツール選定など、ビジネスチャットを活用した働き方改革のポイントを解説します。
働き方改革のゴールを定める
ビジネスチャットで働き方改革を目指すには、まず達成したいゴールをチーム全体で共有しましょう。
たとえば、「会議時間の削減」「意思決定のスピードアップ」「テレワークでの連携強化」など、明確なゴールを設定することで、必要な機能が判断しやすくなります。
また、KPIや定量的な目標（例：チャットでのレスポンス時間◯分以内、会議回数を◯％削減）を設定すると、効果測定も可能になります。
ゴールがぼやけていると、ビジネスチャットを導入しても定着せず形骸化するリスクもあるため、最初の設計が非常に重要です。
ビジネスチャット使用時のルールを作る
使いやすさと定着率を高めるには、チャット運用ルールをチームで明文化することが大切です。
具体的には、「返信目安時間」「投稿時の件名やタグ付け方法」「緊急度の表記（例：〔至急〕マーク）」「公開／非公開チャンネルの使い分け」などです。
ルールが明確であれば、無駄なメッセージや誤解を防ぎ、情報共有がスムーズになります。
また、文章のトーンやアイコン利用のガイドラインも取り決めておくと、職場の文化にも馴染みやすくなります。
リアクション機能の活用を検討する
ビジネスチャットのリアクション（いいね、スタンプ、絵文字など）は、やりとりに"温かみ"を与え、承認や共感を容易に表現できます。
たとえば、「了解」だけで終わる代わりにスタンプやリアクションをつけると、相手のモチベーションも上がります。
リアクション文化が根付けば、やり取りの活性化やメンバー同士の連携強化にもつながります。
必要な機能を搭載したツールを選ぶ
ビジネスチャットを効果的に使うには、自社の目的に合った機能を備えたツール選定が重要です。
たとえば、ファイル共有やタスク連携、検索機能、ビデオ通話、外部サービスとの連携（Chatworkならプロジェクト管理ツール、勤怠管理システム）など、必要機能をリスト化して比較検討しましょう。
セキュリティや承認プロセス（社内ポリシーに準拠しているか）も重要な判断基準です。
無料プランを試して運用感を確かめ、必要に応じて有料プランを導入しましょう。
働き方改革を実現するビジネスチャットはChatwork
働き方改革の成功には、業務効率化と円滑なコミュニケーションが欠かせません。
その実現をサポートするのが、ビジネスチャットです。
目的の明確化、ルール整備、リアクションの活用、ツール選定などを通じて、働き方の幅が広がり、業務効率も自然と高まります。
なかでもおすすめなビジネスチャットツールはChatworkです。
タスク管理、ファイル共有、通話機能などを標準搭載し、誰でも直感的に使える操作性と高いセキュリティを兼ね備えています。
働き方改革の第一歩に、Chatworkの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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