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申し送り事項とは？申し送りの目的と役立つ方法を紹介
目次
自分が抱えている仕事を後任者に引き継いでもらう場合や別の人が抱えている仕事を自分が引き継ぐ場合、申し送りを適切におこなう、もしくはおこなってもらうことは非常に重要です。
申し送りを適切におこなうためには、業務中に起きたことで後任者に伝えるべき内容をきちんと覚えておかなければならず、メモをとっておくなどの工夫が必要です。
業務を滞りなく進めるために必要な申し送りとは何か、申し送りをおこなう理由、申し送りを効率よく適切におこなうためのポイントなどについて解説します。
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申し送り事項とは前任者から後任者に伝える情報
申し送りとは前任者から後任者に進行途中の業務を引き継ぐことで、申し送り事項とは申し送りの際に伝えられる情報のことを指します。
業務を数人で分担しておこなう場合や配置換え、異動などで抱えている業務を別の人に引き継いでもらわなければならないような場合に、申し送りが必要とされます。
申し送りがされている職種や業界
業界や業種によって申し送りがおこなわれる頻度は大きく異なり、申し送りがおこなわれることの多い業界・業種としては、以下のようなものが挙げられます。
- 看護・介護業界
- 警備業
- 営業職
それぞれの業界・業種の申し送りについて説明します。
看護・介護業界の申し送り
看護や介護の仕事においては、24時間体制で観察やケアが必要なことも多いため、看護師や介護士の方が交代制で仕事をおこなっています。
自分が担当しているタイミングで処置が必要な出来事が起きた場合、申し送り事項として伝えます。業務を引き継いだ相手も申し送り事項に注意して観察やケアをおこなうことが可能になるのです。
看護師や介護士の交代後におこなってもらいたい対応や処置などを申し送り事項として伝えることで、患者に必要なケアを優先的におこなうことができます。
警備業の申し送り
警備の仕事も昼夜を問わずおこなわれるものなので、警備員も交代制で仕事をおこなっているケースが多いです。
建物や施設などに問題が生じており何かしらの対応をした場合、その内容を申し送り事項として伝えることで、次に警備を担当する警備員も意識してその後の経過を観察することができます。
夜間警備の場合は、何か問題があったとしても翌日になって施設がオープンしなければ対応できないような場合もあります。申し送り事項として施設オープン後に対応してほしいことを伝えることで、引き継ぎ相手もスムーズに動けるようになります。
営業職の申し送り
営業職は看護・介護業界や警備員の場合とは異なり、短いスパンで業務を担当する人が何度も変わるわけではありません。
しかし、異動や配置換えなどで今まで担当していた営業先を別の営業担当に引き継ぐときには、申し送りが必要になります。これまでに進めた話や進捗状況、相手の感触、担当先の決済者、先方に話を持っていくときに注意すべき点など、引き継がなければならないことは山ほどあります。
申し送りを適切におこなえなければ、新しい営業担当がゼロから関係性を構築していかなければならなくなってしまいます。営業進捗の大幅な遅れにもつながるため、申し送りは非常に重要になります。
申し送りの目的は業務を適切におこなうこと
看護・介護業界、警備員、営業職とそれぞれ異なる業界や業種での申し送りについて説明してきました。すべてに共通することは、申し送りをおこなうのは「後任者に正しい情報を伝えて業務を適切におこなうため」だということです。
看護・介護業界では引き継ぎ相手が把握していない患者の情報を、警備員の場合は仕事を引き継ぐ相手自身が自分で実際に確認したわけではない異常などを申し送りで伝えます。引き継ぎに必要な知識や情報をインプットすることで、間違いのない処置や対応が可能になるのです。
営業職の場合は、これまで担当してきた営業担当が培ってきた関係性やノウハウを申し送りすることで、次の営業担当も顧客と打ち解けやすくなります。
正確な申し送りによって、ひとつの業務を複数人で担当する負担が軽減するでしょう。
＞仕事の引き継ぎでストレスを感じない方法に関する記事はこちら
申し送りを効率よく適切にする4つの方法
申し送りを効率よく適切におこなえるかどうかで、引き継ぐ相手の仕事のやりやすさは大きく変わります。
申し送りを効率よく適切におこなうためのポイントとしては、以下のようなことが挙げられます。
- 伝えるべきポイントをあらかじめ整理しておく
- 事実と推測や意見をしっかり区別する
- 時系列順ではなく項目別に分けて伝える
- 申し送りのための定型的なメモを作成しておく
また、業務や記載事項に適したフォーマットを活用することも申し送りしやすくなるポイントにもなりますので、申し送り用のフォーマットを用意しておくといいかもしれません。
伝えるべきポイントをあらかじめ整理しておく
申し送り時に必ず伝えなければならないポイントや要点をあらかじめまとめておくことで、申し送りをスムーズにおこなうことができます。
たとえば看護師や介護士の方の場合、患者の体調や容態の変化や医師の方に確認してほしいポイントなどは必ず申し送りすべきです。必要な点をきちんとまとめておけば、申し送りを受ける側の安心感にもつながります。
業務経験が長くなるほど、申し送りで伝えなければならないポイントもハッキリしてくるでしょう。慣れないうちは上司や先輩の申し送りの内容を参考にするのがおすすめです。
事実と推測や意見をしっかり区別する
申し送りの際には実際に起きた事実を伝えることはもちろん、自分なりの推測や意見を伝えることも重要です。 ただし、事実と推測・意見が混同して伝わってしまうと、引き継ぎ相手の業務遂行に支障をきたしてしまう可能性もあるので、両者はきちんと区別して伝えなければなりません。
「ここからは私の推測になるのですが」や「これは私なりの意見なのですが」といった枕詞をもちいて、ここまでは事実でここから先は推測および意見、ということを区別しやすくするように心がけましょう。
時系列順ではなく項目別に分けて伝える
出来事を時系列順に伝えることは場合によっては重要ですが、申し送りでは時系列順ではなく項目別に分けて伝えるほうが好ましいといえます。
時系列で説明するのは物語調になりやすく、情報の整理や要望を伝えるのには適していません。
確認や注意してもらいたいことを項目別に伝えることで、要点が明確になり、注意して観察しなければならないポイントもわかりやすくなります。
申し送りのための定型的なメモを作成しておく
申し送りをおこなうためには、業務の最中に起こったことを覚えておかなければなりません。しかし、業務が忙しく伝えるべきことを忘れてしまう可能性もあるでしょう。
このようなことを防ぐために、申し送りに必要な情報をまとめられる定型的なメモを作成しておくことです。適宜メモに情報を追加していけば、申し送りすべき内容の漏れを防ぐことができます。
業務内容に応じてメモをいくつか用意して使い分けることで、どのような業務においてもスムーズに申し送りの体制を整えられるでしょう。
申し送りをする際にはハッキリと伝える
申し送りをする際には自信を持ってハッキリと伝えるようにしなければなりません。
仕事を引き継ぐ人にとって、前任者からの申し送り内容は業務を円滑に進めるために非常に重要です。前任者が申し送り事項を不安そうに伝えたり何度も間違えながら伝えたりしていると、本当にその内容に沿って仕事をしても大丈夫なのかと不安になってしまいます。
もちろん、確信がないことや曖昧なことをハッキリ伝えるわけにはいきません。先ほど少し触れたようなメモなどを有効活用して、確実な内容を申し送りできるよう心がけましょう。
申し送りにビジネスチャットを活用してみよう
自分が抱えている仕事を誰かに引き継いでもらう、ほかの人の仕事を引き継ぐという場面において、申し送りは非常に重要な意味をもちます。
伝えるべきポイントをあらかじめ整理しておいたり時系列順ではなく項目別に分けて伝えたりすることで、後任者が不安を抱くことなく仕事を進められるようにしなければなりません。
口頭で申し送りをする場合は、伝えなければならないことをうっかり伝え忘れてしまうこともあるでしょう。こうした伝え漏れを防ぐためには、申し送りの補助にビジネスチャットを活用する方法が効果的です。
申し送り事項をメッセージの形で残しておくことができるので、伝え忘れてしまったことがあってもあとからチャットで補足することができます。
また、ビジネスチャットを利用することで写真や動画、音声ファイルの共有も可能ですし、質問もしやすくなります。
文章や言葉だけでは足りない部分やわかりにくい部分の申し送りやフォロー、情報共有の新たな手段として、ビジネスチャットであるChatworkをご検討してみてはいかがでしょうか。
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