ノウハウ共有を適切にするには?ノウハウ共有に使えるツールと方法

業務効率化
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目次

ノウハウ共有は、会社全体の仕事の質を高め、業務の属人化を防ぐために大切な手法です。

ノウハウ共有が社内で適切にされていないと、本来は効率的にこなせるものに時間がかかってしまったり、社員の成長が止まってしまうなど、生産性に影響します。

どのような方法やツールを利用すれば自社に適したノウハウ共有ができるのか、考えていきましょう。

ノウハウ共有とは

業務で得た知識や技術をノウハウといいます。

ノウハウを得るのは業務をこなしている個人の場合が多いですが、個人のみにノウハウをとどめておくと、その仕事を同じようにこなせるのはその人しかいないことになってしまい、属人化してしまいます。

属人化を防ぐためにも大切になるのが、社内でノウハウを共有することです。

しかし、自ら経験し苦労して得た知識をほかの人に教えたくないという人やノウハウ共有の手間や工数を懸念する人もいます。

ノウハウ共有とは、ノウハウ共有ツールなどを使用し、従業員が得たノウハウを文章などで記入して、社内全体で共有や更新をすることを指します。

ノウハウ共有によって誰でも同じように質の高い仕事ができるようになると、無駄な手間を省いたり生産性を高めることができます。

ノウハウ共有の懸念をなくすためにも、なぜノウハウ共有が必要なのかを従業員には、まず理解してもらうことが大切でしょう。

ノウハウ共有のメリットと必要な理由

ノウハウ共有は業務効率化などを目的におこなわれますが、従業員がノウハウ共有の必要性を理解できていないと、積極的に取り組んでもらうことは難しいでしょう。

まずはノウハウ共有を始める前に、メリットと必要性を理解してもらえるようにすることが重要です。

仕事の質を高められる

ノウハウ共有をすることで、個人が持っている専門的な知識や技術を会社全体で活かして、仕事の質を高めていくことができます。

ある顧客からの要望や情報などを、担当者と顧客の間にとどめずにチームや部署でノウハウとして共有することで、全体の顧客満足度の向上などが期待できるでしょう。

ほかにも作業時間を短縮する工夫や、成功率の高いアポイントの取り方など、業務に有用な情報を社内で共有していくことで生産性が高まります。

また、普段からノウハウを共有していれば、属人化をなくすことができ、誰がおこなっても安定したサービスの質を提供することができます。

ミス防止や情報の蓄積になる

ノウハウの種類には、業務効率化に関することだけではなく、ミス防止のための物もあります。

どういう場面でミスをしやすいか、ミスを防ぐためにどのような対策をとっているかなどもノウハウとして共有していくと、他のチームや部署でも参考にでき、会社全体でミスを減らしていくことができるかもしれません。

また、ノウハウを共有することで、知識や技術が会社の財産として蓄積されていきます。

ノウハウ共有を続けていくと、社員の誰もが頼りにできる情報基盤ができあがり、さまざまな場面で従業員の業務を助けてくれるでしょう。

情報のデータ化につながる

ノウハウの保存方法も個人によってさまざまで、メモ帳に書く、資料に書き込むなどアナログな方法の場合もあります。

ノウハウをPCで記録してデジタルツールを使って共有する形にすると、情報のデータ化につながり、情報の蓄積や検索、更新や整理などの管理がしやすくなります。

せっかく書き留めたノウハウを紛失してしまった、情報をみつけるために大量の資料と向き合わなければならないなどの状況を避けられるため、ノウハウ共有にデータ化は必須でしょう。

研修や引継ぎの時短になる

新しく入社した社員が先輩と同じように仕事をこなせるようになるには、ある程度の時間が必要です。

教育の手間や研修期間の短縮にも、ノウハウ共有がされていれば活用できます。

基本的なやり方だけではなく、細かいパターンによって最適な対応方法が共有されていると、不測の事態に備えることができ、新入社員も安心して仕事に臨むことができるでしょう。

また、異動や担当業務の変更、世代交代や人材の入れ替わりの際に、引継ぎをおこなったり担当者不在で対処をしなければいけないとき、適切にノウハウ共有がされていれば対応しやすくなるでしょう。

新たな発想やアイデアにつながる

ノウハウ共有は、新しいサービスや製品の開発にも活かせます。

通常は関わることの少ない部署同士であっても、同じようにアクセスし閲覧できる形でノウハウ共有をしていると「顧客からはこんなニーズがあるんだ」「開発ではこんな製品も作れるんだ」という情報の共有にもなり、互いのノウハウをかけ合わせて新たなアイデアを生み出せるかもしれません。

ある部署で求めていたノウハウがほかの部署にあったり、サービスや商品開発のヒントになる事例が社内に隠れている場合も、ノウハウ共有をすることで防げます。

部署ごとの特色など、社内間での相互理解が深まるようにすることで、新たな発想やアイデアが生まれやすくなるでしょう。

ノウハウ共有の方法とポイント

実際にノウハウ共有を始めようとなったとき、どのような方法で、どのようなことに気をつけて進めていけばよいのでしょうか。

ノウハウ共有の方法とポイントについて細かく見ていきましょう。

ツールを導入しマネジメント方法を考える

ノウハウ共有は、1カ所にノウハウをあつめて蓄積していきます。ノウハウ共有ツールなどを導入して、社内の誰もが記入・確認をできるようにしましょう。

ノウハウは実際に活用されなければ意味がないため、どのようなときに参照し業務に取り入れていくか、ノウハウを得たらどのタイミングで記入するかなどのシステムづくりとマネジメントも必要になります。

常に効果のあるノウハウ共有ができるように、定期的な振り返りや改善を繰り返していきましょう。

ノウハウの入力ルールを決める

ノウハウの詳細をツールなどに入力するときは、入力する人が好きなように書くのではなく、ある程度の形を決めておくと情報の整理がしやすいでしょう。

まずは「顧客満足」「業務効率化」「生産性向上」など、どういったことを目的にしたノウハウなのか、また「営業」「開発」「バックオフィス」など、どのジャンルのノウハウなのかをタグなどにして明記しておくと、ノウハウを検索して参照する際に役立ちます。

営業活動に関するノウハウであれば要望・対応・結果・リードタイムなど、いくつかの項目を決めてテンプレート化し、統一しておきましょう。

シンプルにまとめる

ノウハウ共有では、誰が見てもわかりやすい情報であること、そして入力のために多くの工数をとられないことが重要です。

細かくて正確性のある情報があとで役立つ可能性もありますが、入力することや情報に目を通すこと自体が負担になってしまうと、ノウハウ共有を習慣化することは難しくなってしまいます。

シンプルかつわかりやすい説明を心がけ、少ない時間で必要な情報を残せるよう意識しましょう。

常に最新の情報に更新する

顧客ニーズや社会情勢は刻一刻と変化していくため、数カ月前のノウハウが今も通用するとは限りません。

新しい情報を得たらノウハウをブラッシュアップし、現在の業務において最も有効な状態を常に保つ必要があります。

初めに入力した従業員だけではなく、誰でも情報を更新したり書き加えられるようなシステムを導入しておくとよいでしょう。

コミュニケーションを活発化させる

ノウハウ共有を継続していると、会社やチーム全体で向上していこうという意識が生まれ、従業員間でのコミュニケーションが活発になります。

逆に、コミュニケーションがうまく取れないままノウハウ共有を続けていても、せっかく蓄積したノウハウを生かそうという前向きな空気は生み出せないでしょう。

ノウハウ共有ツールに入力するだけでなく、日ごろからコミュニケーションを意識し意見や情報交換をおこないやすい工夫をすると効果的です。

ポジティブな空気の醸成は、モチベーションや生産性の向上にもいい影響をもたらすでしょう。

ノウハウ共有ツールの種類

ノウハウ共有ツールを選ぶときは、誰が見てもわかりやすく使いやすいデザインか、想定される利用シーンで入力や検索がしやすいか、セキュリティ対策がされているかなどを比較して、いくつかの種類から自社にあったものを考える必要があります。

ノウハウ共有に利用できるツールにはどのような種類があるのか見ていきましょう。

社内wiki

インターネット百科事典で知られるWikipediaのように、社員が各々で情報を書き込めるのが、社内wikiです。

インターネット上で辞典を作る感覚で情報を蓄積できるので、使い方を理解しやすいでしょう。

権限を付与すれば誰でも最新の情報に更新することができ、情報の検索もしやすいため、導入がしやすいノウハウ共有ツールといえます。

社内SNS

社内のコミュニケーション手段としてもちいられる社内SNSは、ファイルのアップロード機能やグループ機能などを活用して、ノウハウ共有にも利用できます。

ノウハウを気軽に蓄積していけることもメリットですが、わからないことがあったときや検索で該当する情報を見つけられないとき、社内SNSで呼びかけてノウハウを知る人物から回答を得ることもできます。

社内SNSならスピード感のある情報共有をノウハウ共有にも活かせるでしょう。

オンラインストレージ

オンライン上にデータの保存場所を作り、どこからでも閲覧ができるストレージをオンラインストレージといいます。

PCだけでなくスマートフォンなどのマルチデバイスに対応しているものや、写真などの容量が大きいデータを管理することができるものもあり、ノウハウ共有で商談に使用した資料等も使いたいときなどに便利でしょう。

文書管理システム

文書管理システムは、電子文書の保存から廃棄までをまとめて管理できるシステムです。

従業員がそれぞれ個人のPCに保管しているファイルを文書管理システム上に保存することで、社内で権限を持つ全員がファイルを見られるようになり、ノウハウ共有にも役立ちます。

ファイルの持ち出し制限機能や閲覧履歴の記録ができ、セキュリティ対策をしっかりしたい場合によいでしょう。

ビジネスチャット

ビジネスチャットもノウハウ共有に利用できます。

情報蓄積用のグループチャットを作成する、部署やメンバーごとのグループを作成しノウハウを共有し合う、などの使い方もできるからです。

また、ノウハウをまとめたファイルをチャット上で共有し、自由に閲覧することもできます。

特定の人や複数人に向けて、直接ノウハウを送ることもできるのでビジネスチャットは連絡手段としてだけでなく、ノウハウや情報共有、蓄積にも活用できるでしょう。

ノウハウ共有で業務効率化を進めよう

ノウハウ共有は、会社全体の業務の質や生産性の向上、顧客満足度を高めていくためにも必要な手段です。

従業員がノウハウ共有の重要性を理解できなかったり、大きな工数がかかって負担となってしまうと、ノウハウ共有を日常的に継続していくことは難しいため、最適なノウハウ共有ツールの導入やマネジメントを検討しましょう。

ビジネスチャットツールのChatworkなら、ノウハウ共有用のグループを作りファイル共有機能や検索機能を活用することで、チャット形式で簡単にノウハウ共有ができます。

ノウハウ共有を簡単な方法から試してみたい場合は、Chatworkの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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