属人化の解消を実現する企業ができる属人化の対策や取り組みとは？

属人化とは、担当者ひとりだけが業務を把握している状態で、ほかの社員には業務の手順が共有されていない状態を指しています。

企業にとってリスクを抱えやすい課題のひとつで、属人化を放置してしまうと業務全体に影響が出てしまい、業務の生産性低下につながる懸念もあるでしょう。

問題が大きく表面化する前に、企業の経営者や管理職が働きかけて、属人化を解消することが大切です。

属人化の解消が必要な理由や問題点を理解し、属人化を解消するための対策や取り組みを進めていきましょう。

属人化の解消が必要な理由

属人化を放置すると、企業の業務全体に悪影響を与える危険性があります。

ほかの社員に業務の手順が共有されていない状態は、担当者の不在時に問題が浮上して、業務が円滑に進まない可能性が高いでしょう。

また、担当者の穴埋めをする時間と労力がかかり、業務全体の生産性が下がります。

属人化は特定の人物に依存してしまう状態でもあるので、社員が仕事に対する心身の負担を感じてしまう、退職や離職で業務が回らないなど、悪循環が属人化によって起こりやすくなります。

属人化は少なからず起きてしまうものではありますが、企業が抱える問題が大きくなる前に、早い段階で属人化の解消や状況の把握に向き合う必要があるでしょう。

属人化の解消ができないと起こる問題点

企業の属人化を放置してしまうと、業務全体に影響を与える問題が浮上します。

属人化の解消ができないと起こる問題点について見ていきましょう。

情報共有の機会が失われる

属人化は、業務のノウハウを社員ひとりが把握している状態が続くため、ほかの社員に手順が共有されない問題が起こります。

情報共有されない期間が長く続くと、周りの社員も日々の業務に追われてしまい、属人化の業務担当者に依存してしまう環境がつくられるのです。

情報共有の機会がないと、担当者以外の社員が誰も手順がわからない問題が起こる可能性もあるでしょう。

問題が浮上したときに対処するのは労力や時間がかかるため、経営陣や管理職が中心になり、日ごろから業務の手順を共有する機会を設けることが大切です。

業務の流れが止まる可能性もある

企業が注意すべき属人化の問題点には、業務全体の進行に影響が出てしまうことがあげられます。

属人化のよい面が活かされているときは、周囲の社員も自分の業務に集中できるメリットがあるかもしれません。

ただ、業務担当者の休職や退職が決まったときに、属人化の放置していた問題が浮上します。

社員が業務の引継ぎに追われてしまい、業務がストップする、適切な引継ぎがおこなわれない、スキルやノウハウを失ってしまう、などの影響が考えられます。

属人化の解消が企業に与えるメリット

属人化の解消は、業務全体にメリットをもたらしてくれます。

職場の業務体制を整えて属人化を解消するメリットを見ていきましょう。

業務全体の効率があがる

属人化の解消で社内の情報共有がスムーズになると、社員が誰でも代わりに業務を担当できる環境が整います。

担当者が会議や出張などで不在のときも、代わりの社員が業務の流れをストップさせずに仕事を進められるでしょう。

属人化が解消されて業務が標準化されると、業務全体の作業効率改善につながるメリットがあげられます。

コミュニケーションが活性化する

社員が誰でも仕事を担当できる体制が整えば、担当者がほかの社員に協力を求めやすくなります。

コミュニケーションが取りやすくなり、担当者の心身が限界を迎える前に声がかけられるため、過重労働の予防にもつながるでしょう。

仕事のノウハウが共有されている状態では、手が空いた社員が仕事の担当者になれるため、部署全体の作業効率化が図れます。

属人化の解消で社内の連携が取りやすくなり、コミュニケーションの活性化も期待できるでしょう。

ミス・トラブルが未然に防ぎやすくなる

業務全体の進行が社員同士で共有されると、仕事でミスやトラブルが発生する前に、ほかの社員が違和感や異変に気づきやすくなります。

ミスやトラブルが発生する前に気づけると、処理にかかる時間や負担が削減できるため、作業を大幅に止めることなく進められるでしょう。

社員同士が仕事内容を把握しているため、担当者も周りに確認しながら仕事を進めやすくなります。

属人化を解消することで業務の工程が見えやすくなり、ミスやトラブルの発生を予防できるメリットもあるのです。

属人化を解消するために企業ができる対策

属人化の予防には、日ごろから業務体制を見直すことが大切です。

属人化の解消に取り組むときの対策を解説します。

マニュアルの作成と共有

担当者には、業務内容の手順をまとめた資料を残してもらいましょう。

PCの社内共有フォルダに作成したマニュアルをデータ保存することで、ほかの社員が情報共有しやすくなります。

マニュアル作成する時間を設けられるように、部署の管理職が担当者に声をかけて仕事量を調整できるとベストです。

マニュアルを作成するときは、誰が見てもわかりやすいような構成にするために、操作の手順ごとに画像をつけたり、工程に番号をつけたりするなどの工夫を意識してもらいましょう。

マニュアルがデータであれば作成後にいつでも共有できる環境になるので、属人化の対策につながります。

業務の工程を簡潔にする

仕事を終わらせるための工程が多すぎて、ほかの社員が簡単に真似ができないことも属人化が起こる理由にあげられます。

管理職が間に入って業務体制で効率化が図れるポイントがないか、見直していきましょう。

たとえば、デスクワークの仕事で事務処理の計算にかかる工程が多い場合、社員の手間や負担が減らせる部分がないか検討します。

業務全体の改善が必要だと判断されるときは、管理職から経営陣に声をかけて判断を仰ぎましょう。

業務の工程を簡潔にすることで、ほかの社員と仕事内容が共有しやすくなることも属人化の対策につながります。

段階的にチェックを設ける

属人化を防ぐには、業務の途中でほかの社員に確認してもらうことが大切です。

段階的にチェックを設けることで担当者以外にも業務内容が共有されて、ミスやトラブルが起こる前に修正できる機会が生まれます。

担当者もほかの社員にチェックしてもらえる安心感が生まれるため、心理的にかかるプレッシャーを減らすこともできるでしょう。

段階的なチェックを仕事の区切りがよいポイントで取り入れると、業務内容の共有ができて属人化の予防につながります。

社員同士でアイデアを出し合う機会をつくる

属人化の対策には、社内の意見を取り入れて反映させることが重要です。

とくに、属人化が部署全体の体制に関わる場合は、仕事を担当している社員と直接話し合う必要があります。

社員同士でアイデアを出し合う会議の時間を取り入れたり、アンケートを取り入れたりして、社員が業務でどんな悩みや問題点を抱えているのか洗い出してみましょう。

問題の解消に時間がかかる場合も、コミュニケーションを取り合うことで「社員の気持ちに上司が気づいてくれている」という安心感につながり、仕事の人間関係を調整する機会にもつながります。

コミュニケーションが取りやすい環境づくりやツールの導入、情報共有の機会を設置して対策につなげてください。

属人化の解消にChatworkを活用しよう

属人化の解消には、業務体制を見直して調整していく必要があるでしょう。

また、属人化の対策としては、マニュアル作成や業務工程の簡略化、段階的なチェックやアイデアを出し合う機会を設ける方法があげられます。

属人化を解消するにはコミュニケーションがとりやすいかんきょうをつくるひつようがありますので、ビジネスチャットであるChatworkの導入も効果的です。

Chatworkには、ファイル管理やタスク管理の機能など、社員同士のコミュニケーションや情報共有を円滑化する機能が充実しているので、ぜひ導入をご検討ください。

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