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PREP法とは？【例文付き】で相手に伝わる文章の練習方法をわかりやすく解説
目次
PREP法とは、結論・理由・具体例・結論の流れで相手に話を伝える方法です。
4つの流れでわかりやすく伝えられるため、聞き手に説得力を与えたいときに役立ちます。
仕事のプレゼンや上司に報告するときに使うと、相手に短時間で内容を伝えられるメリットがあるでしょう。
PREP法の例文とわかりやすく伝えるポイントを解説します。
PREP法とは？
PREP（プレップ）法とは、結論・理由・具体例・結論の流れで伝える方法です。
- P＝Point（結論）
- R＝Reason（理由）
- E＝Example（事例、具体例）
- P＝Point（結論を繰り返す）
文章作成や口頭で話を伝えるときに活用すると、わかりやすく簡潔に伝えられるメリットがあります。
PREP法とSDS法の違い
PREP法は、P（結論）→R（理由）→E（事例、具体例）→P（結論）で文章を構成する方法です。
一方、SDS法は、S＝Summary（要点）→D＝Details（詳細）→S＝Summary（要点）の流れで文章を構成するという違いがあります。
SDS法は「詳細」を重視しており、PREP法は「結論」を重視して伝えます。
PREP法のメリット
PREP法は、話に説得力をもたせて、短時間で意見を伝えたいときに役立ちます。
PREP法のメリットについて詳細を見ていきましょう。
説得力が出る
PREP法は、結論→理由→具体例→結論で構成されているため、聞き手はひとつずつ納得しながら、話の流れを理解できます。
また、話の最初と最後で「結論」を二度伝える構成になるので、聞き手に伝えたいことを印象づけられる効果が期待できます。
結論→理由→具体例→結論の順番に伝えられると、話の流れと根拠が明確になり、説得力が生まれます。
短時間で意見が伝わる
PREP法は、相手に何を伝えたいのかが明確になり、一度の会話で意見が伝わりやすくなります。
話の結論から伝えられると、聞き手に「結局何が言いたいのかわからない」「もう一度説明してほしい」と言われる状況を防げるでしょう。
PREP法を使うと、短時間で意見が伝わるので、不要なやりとりを減らせて、コミュニケーションコストを削減できます。
文章をスムーズに作成できる
PREP法の型を使うと、文章の構成や伝え方に悩まずに作成できます。
結論→理由→具体例→結論の流れに当てはめて作成ができるので、論理的な文章作成が苦手な方にもおすすめです。
たとえば、仕事の報告メールや社内チャットにPREP法を使うと、報告内容が伝わりやすくなり、相手が文章を読みとる時間を短縮できるでしょう。
PREP法の文章作成に慣れてくると、論理的な構成の文章をスムーズに作成できるようになります。
情報整理に使える
PREP法は、頭のなかの情報を整理するときに役立ちます。
たとえば、仕事で何かアイデアを思いついたときに「その根拠になる理由は何か？」「具体的に何ができるのか？」など、内容を掘り下げられるでしょう。
自力で考える癖が身につくので、仕事の課題を解消できるスキルを磨けます。
PREP法を使って情報整理するときは、メモ帳などに書き出すと可視化できるので、さらに内容をわかりやすく整理できます。
PREP法のデメリット
PREP法を使うときに、注意しておきたいデメリットを見ていきましょう。
使い慣れる必要がある
PREP法の使い方に慣れないうちは、作成に時間がかかってしまう場合があります。
とくに、理由や具体例の部分は「なぜなのか？」「メリットに何があるのか？」など、根拠を明確にして説明する必要があるため、時間がかかりやすいポイントです。
まずは、メール作成や報告など、簡単なところから練習して使い慣れる必要があります。
スピーチ・長文作成には向かない
PREP法は、長い時間をかけて伝える場面には不向きです。
物語や思い出を伝えるときなど、相手の感情に訴えかけるような場面に使ってしまうと、温かみがない印象を与えてしまうでしょう。
スピーチ・長文作成の場面にPREP法を使うと、内容の意図が相手に伝わらない可能性があります。
PREP法の練習方法
仕事で使い慣れるためにも、PREP法の練習方法を見ていきましょう。
会議・プレゼン
会議・プレゼンで提案する場面は、PREP法で会話を練習する機会にできます。
「企画の結論は何か」「根拠になる理由や具体例に何があるのか」など、聞き手にわかりやすく内容を伝えられるメリットがあるでしょう。
ただ、PREP法を多用すると、温かみがない印象を与えるので、聞き手の表情や反応を見ながら、とくに強調したい部分に絞って活用してください。
PREP法を使ったあとは、上司や同僚に感想を聞いてフィードバックをもらうと、技術を向上させるチャンスにつながります。
文章作成・報告
メールやビジネスチャットで文章を送信するときは、PREP法を使った文章作成を練習する機会にできます。
上司に報告する場面や取引先とコミュニケーションを図るときなど、社内のやりとりから社外を含めて、積極的に活用してみましょう。
何度も文章の組み立て方を練習する機会ができて、論理的な文章を伝える技術を向上させる効果が期待できます。
PREP法の例文
仕事でPREP法を活用するためにも、参考になる例文を紹介します。
会議・プレゼンの例文
会議・プレゼンの場面でPREP法を使うと、企画やアイデアの内容が伝えやすくなります。
PREP法を使った例文を見ていきましょう。
- 結論：光熱費を見直すことで、固定費にかかる経費を約20％削減することが可能です。
- 理由：現代では、多くのサービス会社が電力に関わる事業に参入しているため、さまざまな格安プランや割引サービスが充実しています。
- 具体例：具体的には、契約しているサービス会社をA社からB社に変更をする方法があげられます。
- 結論：上記の対応を検討することで、光熱費を減らせるため、固定費にかかる経費の約20％削減を実現できます。
上司に報告するときの例文
上司に報告する場面でPREP法を使うと、話の内容をスムーズに伝えやすくなります。
PREP法を使った例文を見ていきましょう。
- 結論：A社の納品締め切りですが、×日から×日に変更になりました。
- 理由：実は、担当者のAさんが体調不良で2週間ほど休まれるそうで、代わりにBさんが対応していただくとの事です。
- 具体例：ただ、Bさんの場合、確認の時間に少し余裕が必要とのことなので納品日を×営業日後ろ倒しに調整してもらいました。
- 結論：そのため、納品日が×日に変更になっています。
PREP法は話をわかりやすく伝えられる
PREP法は、会話や文章作成に活用すると、簡潔にわかりやすく内容を伝えられます。
メールの送信や報告するときなど、仕事の場面に活用すると、論理的に伝えるスキルを向上できます。
メール以外には、ビジネスチャットを使って、PREP法の文章作成を練習する方法もおすすめです。
社内と社外の情報共有において、PREP法を使う練習をするときは、ビジネスチャット「Chatwork」をご活用ください。
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