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SFAとは？CRM・MAとの違いや導入のメリット、選び方を解説
目次
SFAとは「営業支援システム」のことを指し、顧客管理や営業進捗など、さまざまな営業活動の情報をまとめてデータ化できるツールです。
効果的な営業活動がのぞめるSFAの基本的な機能や、類似したツールであるCRMやMAとの違い、SFAの導入メリットや選び方を解説します。
SFA（営業支援システム）とは？
SFAとは、「Sales Force Automation」の頭文字をとった略語で、日本においては「営業支援システム」と呼ばれています。
SFAは取引先情報や取引先へのアプローチ情報など、さまざまな営業活動の情報をまとめてデータ化できるため、データを分析し、より営業見込みが高い顧客を割り出したり、営業活動に関わるルーティン業務などを自動化できたりします。
営業活動において効果的な顧客情報の分析には、営業担当の経験やノウハウが必要ですが、SFAの活用により、属人化している営業活動をデータとして可視化することで、より効率的に営業活動をおこなえるようになります。
SFAとCRM・MAの違いとは
SFAと類似するツールにCRMとMAがありますが、それぞれ機能には違いがあります。
SFAとCRMの違い
CRMは「Customer Relationship Management」の頭文字をとった略語で、日本においては「顧客関係管理」と呼ばれています。
顧客からの問い合わせ履歴や購入履歴などをデータとして管理するツールで、顧客のニーズを分析できるため、顧客ごとに適したアプローチをおこない、顧客満足度を向上させ継続的な売上の増加を目指せます。
顧客とのコミュニケーションに特化したツールのため、営業活動で必要な名刺や日報を管理する機能を備えていない場合が多いです。
SFAとMAの違い
MAは「Marketing Automation」の頭文字をとった略語で、マーケティングの自動化を意味します。
MAは見込み顧客のデータ管理に特化したツールで、見込み顧客を育成し、商談するまでのサポートをしたり、見込み顧客のニーズや行動を分析できたりします。
MAは見込み顧客の育成などをおこなうため、営業活動で顧客との商談成功を目指すSFAと連携することで、見込み顧客の獲得から売上につなげるまでの一連の流れの構築を目指せるでしょう。
SFAの基本的な機能
SFAに備わっている8つの基本的な機能を解説します。
顧客管理機能
顧客の名前、住所、連絡先、担当者名などの基本的な情報から、顧客からの問い合わせ履歴や商談記録も管理されています。
顧客の基本的な情報や商談記録を担当者以外も確認できるため、担当者変更時の引き継ぎがスムーズになったり、同じ顧客と重複して商談してしまうミスを防げたりするでしょう。
案件管理機能
顧客に営業してから商談成功に至るまでの流れを把握できる機能です。
顧客への営業の進捗度や商談の金額、営業担当者などを案件ごとに管理できるため、営業の進捗が悪い案件や、担当者不在時にも顧客と担当者の営業活動の流れを把握できます。
行動管理機能
営業担当者の、営業電話数、顧客訪問数、商談成功率などをデータとして管理する機能です。
営業担当者の営業に関する行動を可視化できるため、人事評価にも活用できます。
予実管理機能
定めた予算と実績を管理して、予算に対し実績の達成率を可視化する機能です。
可視化したデータを分析することで、予算を見直したり、具体的な実績予測ができたりします。
レポーティング機能
SFAで管理されている顧客や営業データの集計ができる機能です。
SFAのさまざまなデータから営業活動の見直しができたり、営業会議の報告で活用できたりします。
日報管理機能
営業活動の日報も、SFAで管理できます。
日報管理機能を活用することで、営業活動の実績をあらためてまとめる手間がなく、管理者に日報を提出できます。
タスク管理機能
営業担当者のタスク管理をできるため、営業担当者同士や管理者が、各担当者の抱えているタスクを把握できます。
タスクを共有することで、担当者の不在時間や抱えている業務量がわかるため、担当者同士や管理者がフォローすることもできるでしょう。
名刺管理機能
営業活動では名刺交換をする場面が多いですが、SFAは名刺を管理する機能も備えています。
名刺をスキャンすることでデータとして管理できるSFAもあるため、交換した名刺を個人で管理することなく、社内全体で共有することもできるでしょう。
営業でSFAを活用するメリット
営業でSFAを活用すると、5つのメリットが得られます。
業務の見える化ができる
顧客データや営業担当者の行動など、業務の活動記録や実績がデータとして見える化できるため、営業活動の改善点などを分析し、より効率的な営業活動に活かせるでしょう。
業務活動の共有にもつながるため、担当者同士でフォローしたり、管理者から担当者に業務のアドバイスができたりします。
属人化を防げる
営業活動は、一人の顧客に一人の担当者がつくことが多いため、顧客への営業活動や問い合わせ対応、クレーム対応などが属人化してしまいます。
SFAで顧客情報や顧客との対応記録を社内で共有することで、担当者が不在時でもほかの社員が的確に対応できるようになるため、顧客満足度をあげることにつながるでしょう。
生産性の向上
SFAで顧客情報や営業活動をデータとして管理することで、時間をかけずにデータの確認ができるため、従来のように顧客とのやりとりの記録をファイルから探す手間がかかりません。
あらゆる手間を省けるため、営業活動に費やせる時間が増え、企業の生産性の向上につなげられるでしょう。
コミュニケーションの見落としを防げる
SFAは社員同士のコミュニケーションもはかれるため、アドバイスを聞いたり、困っている担当者をフォローしたりできます。
テキストベースでコミュニケーション記録が残るため、あとで記録を読み返すことができ、指示やアドバイス内容の見落としを防げます。
SFAを導入するときのポイント
営業活動に便利な機能が搭載されているSFAですが、導入する際には4つのポイントを意識しましょう。
導入する目的を明確にする
SFAの導入目的を明確にすることで、担当者はSFAの導入に賛成したり、導入後には積極的にSFAを活用したりするでしょう。
漠然と「営業活動に便利だから」という理由で導入した場合、担当者はSFAの活用で営業活動のなにが便利になるのかわからず、導入メリットを理解できません。
商談成功率が低いから、営業ノウハウを共有したいからなど目的を明確にすることで、担当者はSFAの導入理由や機能が理解でき、積極的な活用をうながせるでしょう。
PDCAを回す
SFAは営業活動を管理するだけでなく、データを可視化し、分析にも役立てられるため、より効果的な営業活動をするためにも、PDCAを回して営業活動をおこなうことができます。
営業コンサルティングをしてくれるSFAもあるため、PDCAを回し続けることに不安がある場合は、活用を検討してみるといいでしょう。
KPIを測定する
SFAで業務の見える化をするためには、KPIを設定して、目標達成までに必要な数値と実績を数値化しなければいけません。
営業訪問数や商談成功率などのKPIを共有することで、担当者はとりくむべき業務や目指すべき数値がわかります。
失敗しないSFAの選び方
SFAはさまざまな種類があるため、失敗しないためには次の3点に注意して選ぶことが大切です。
担当者が使いやすいSFAを選ぶ
SFAの使い勝手が悪いと、利用する営業担当者のストレスや業務量の増加につながるため注意が必要です。
たとえば、入力項目がわかりづらい、操作が直感的にできないなどで、SFAを活用できなくなる恐れがあるため、営業担当者が使いやすいと感じるSFAを選びましょう。
サポート体制が充実しているかどうか
SFAを導入しても、営業担当者が慣れるまでに時間がかかり、すぐに活用できないケースも想定されます。
そのため、SFAの操作で不明点が質問できたり、機能について説明を受けたりできるサポート体制が充実していることも、SFAを選ぶ際には確認しておきたい点です。
セキュリティ対策
SFAは顧客情報が管理されているため、セキュリティ対策が万全に施されていることが求められます。
導入するSFAのセキュリティ情報だけでなく、万全なセキュリティが求められる金融機関に導入されているかなどの、導入実績も確認することで、セキュリティレベルを推測できるでしょう。
営業活動の効率化にChatworkも併用しよう
SFAは「営業支援システム」の意味で、顧客情報から営業担当者の行動、営業の進捗などさまざまなデータを管理できます。
SFAは担当者同士のコミュニケーションをとることも可能ですが、チャット形式で気軽にコミュニケーションがとれるビジネスチャット「Chatwork」の併用もおすすめです。
ビジネスチャット「Chatwork」は、個人間やグループ間でチャットができるため、社内共有されてしまうSFAでは相談しづらい内容も、気軽に相談できます。
ファイルなどの資料を添付してやりとりができるため、より具体的なアドバイスを得ることもできるでしょう。
社内共有できるSFAと併用して、コミュニケーションがとりやすいビジネスチャット「Chatwork」の導入もぜひご検討ください。
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