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メールを一斉送信する方法とは？マナーや注意点についても解説
目次
メールの一斉送信は、インターネットが発達した現代において、あらゆるケースで連絡手段のひとつとなっています。
総務省が公表している「令和2年版情報通信白書」によると、インターネットの利用目的は「電子メールの送受信」が最も多く、幅広い世代がインターネットの利用目的としてあげています。[※1]
メールの一斉送信は、複数人へのメール送信が一度で済むメリットがある一方で、注意点もあるため気をつけて活用しなければいけません。
メールの一斉送信の方法と、マナーや注意点について解説します。
メールの一斉送信はどのような時に使うのか？
メールの一斉送信は、日常生活からビジネスにいたるまで、さまざまなケースで使われています。
メールの一斉送信を使うケースを紹介します。
情報発信や緊急の連絡をする際
メールの一斉送信は、学校や自治体などからの情報発信や緊急の連絡の際に使われています。
たとえば、学校の場合は、不審者情報や学校活動に関する連絡などでメールの一斉送信を使うケースがあります。
メールが発達していない時代には電話による連絡網が一般的でしたが、現在はメールが連絡手段のひとつとなっているため、メールの一斉送信によって迅速な情報伝達が可能となっています。
自治体の場合は、気象や災害に関する注意情報などがメールで一斉送信されるため、災害などに備えられるでしょう。
ECやオンラインサービスの販売促進
ECやオンラインサービスの利用者に向けて配信されるメールマガジンで、メールの一斉送信が使われています。
ECやオンラインサービスの利用者に、商品やサービスのキャンペーン情報や新商品情報を伝え、売り上げの増加につなげたり、利用者の満足度を高めたりしています。
企業が販売促進活動として利用するため、購読者の購買意欲を高めるためにメールのレイアウトが目を引くものだったり、URLのクリック率などを分析する機能がついていたりする場合があります。
仕事の連絡をする際
メールの一斉送信は、ビジネスシーンでも使われています。
自社内や取引先に仕事の連絡をする際に、メールの一斉送信を活用すれば、相手ごとにメールを送信する手間が省けるでしょう。
フォローメールを送る際
ビジネスにおいて、見込み客など自社と接点をもった顧客にフォローメールを送る際にも、メールの一斉送信は活用されます。
たとえば、資料請求をした顧客に対し、説明会を案内したり、検討状況を伺ったりする際にメールの一斉送信が使われるでしょう。
メールの一斉送信の方法
メールの一斉送信の方法を、それぞれの特徴とデメリットとともに解説します。
メーリングリストを活用する
メーリングリストとは、メールを一斉送信したいアドレスをあらかじめリストにまとめておき、リストのアドレス宛にメールを送信することで、リストにまとめられているアドレス宛に一斉送信される仕組みです。
メール送信の都度、アドレスを宛先に入れなくてすむため、手間が省かれたり、宛先に入れるアドレスを誤るリスクが軽減したりするでしょう。
メーリングリストはリスクを抑えて一斉送信ができる一方で、メールの開封率やURLのクリック率などの分析ができないため、マーケティングに関する分析をしたい場合には活用しづらい方法です。
TOやCC、BCCを活用する
メールの一斉送信をおこなう際に、宛先欄のTO、CC、BCCを活用できます。
TOは、メール内容への対応を求める意思が込められているため、TOに記載された人は、メール内容への対応が必要です。
CCは「カーボン・コピー（Carbon Copy）」を意味し、CCに記載された人はTOや、CCに記載されたほかの人にアドレスが公開されている状態です。
TOに記載された人と違い、情報の共有を目的としているため、メール内容への対応は求められていません。
BCCは「ブラインド・カーボン・コピー（Blind Carbon Copy）」を意味し、BCCに記載された人は、TOやCCに記載されたほかの人にアドレスが非公開の状態です。
BCCに記載された人は、CCと同様、メール内容への対応が必要ありません。
CCとBCCを誤って使用した場合、個人情報であるメールアドレスが他者に見られてしまう恐れがあります。
メール配信システムを活用する
メール配信システムとは、メールの一斉送信を自動でおこなうシステムのことで、複数人に同じ内容のメールを一斉配信できたり、受信者の行動によって次回配信するメールが自動で切り替わったり、受信者情報を分析し、受信者のニーズに合ったメールが自動で配信されたりします。
メール配信システムの機能はさまざまなため、利用する場合は自社に合ったシステムを選ぶといいでしょう。
コストがかかる有料のメール配信システムを利用する場合は、費用対効果を見極めてから検討することをおすすめします。
一斉メールを送る際のマナーと注意点
メールを一斉送信する際には、マナーを守り、注意点を意識する必要があります。
メールの一斉送信時のマナーと注意点を解説します。
「TO」「CC」「BCC」の使い分け
TOは、相手にメール内容の対応を求めるため、対応してほしい人の宛先を入れましょう。
たとえば、対応してほしい人がAさん、情報を共有したい人にBさんとCさんがいる場合は、「TO」Aさん、「CC」もしくは「BCC」Bさん、Cさんとなります。
CCは、宛先に含まれているすべての人にアドレスが公開されてしまうため、お互いに面識のない複数人にメールを一斉送信する場合などは、個人情報保護の観点からBCCを使用しましょう。
宛先の順番や宛名の書き方
ビジネスメールを一斉送信する際には、役職の高い順に宛先を記載するのがマナーです。
TOやCCでメールを送る場合、社長、副社長、部長のように、役職が高い人を先に宛先へ記載します。
また、ビジネスメールの一斉送信の場合でも、TOの宛先の人を宛名にし、相手の企業名と部署、役職、氏名を記載するのがマナーです。
TOの宛先が多い場合は、すべて記載すると読みづらくなる可能性が高いため、「関係者各位」などの宛名でまとめましょう。
法令を遵守する
メールの一斉送信に関する法律に、迷惑メールの規制のために定められた「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律」があります。
メールを配信する際には、事前に受信者の承諾を受けるオプトインが必要です。
また、メールの受信者が配信停止を求めることをオプトアウトといい、いつでも配信停止できるよう、メール本文内に配信停止に関する手続きをいれこむことが必要とされています。
自社のメールが受信者に迷惑メール扱いをされないためにも、法令を遵守しましょう。
セキュリティ意識をもつ
メールは、一度送信すると取り消しができないため、メールを誤送信したり、CCとBCCを誤ったりして個人情報を漏洩しないように注意が必要です。
実際に、CCとBCCの設定ミスにより、メールマガジンの購読者のメールアドレスがほかの人に公開されてしまったケースもあるため、多くの顧客情報を扱う企業は、メール一斉送信のリスクを理解し、高いセキュリティ意識をもつことが重要です。[※2]
添付ファイルの容量を確認する
メールに添付するファイルの容量が大きすぎる場合、メール受信者のサーバーに負荷がかかる恐れがあるため、大容量ファイルは添付しないようにしましょう。
大容量ファイルを添付する場合は、受信者に事前連絡をとったり、別の送信方法で送ったりするなどの配慮が必要です。
円滑なコミュニケーションにはChatwork
メールの一斉送信は、一度に複数人にメールを送れるため、何度も送信する手間が省けるメリットがあります。
一方で、CCとBCCを誤ったり、誤送信したりなどの個人情報漏洩の観点では注意が必要なため、高いセキュリティ意識が重要です。
仕事の連絡は、メールの一斉送信以外に、ビジネスチャット「Chatwork」の活用をおすすめできます。
ビジネスチャット「Chatwork」は、チャット形式で気軽にメッセージを送れるコミュニケーションツールのため、ビジネスメールではマナーとされる宛名を省略できます。
個別チャットだけでなくグループチャットも作成でき、「ALL」機能を活用すればグループ全員に通知が可能です。
また、メッセージ内容を相違した場合にはメッセージの編集や削除ができるため、セキュリティ面でも使いやすいでしょう。
ビジネスにおいて円滑なコミュニケーションがとれる「Chatwork」の活用をぜひご検討ください。
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[※1]出典：総務省「令和2年版 情報通信白書｜インターネットの利用状況」
https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/r02/html/nd252120.html
[※2]出典：総務省「事例3：顧客のメールアドレスが漏洩｜国民のためのサイバーセキュリティサイト」
https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/cybersecurity/kokumin/business/business_case_03.html
※本記事は、2022年7月時点の情報をもとに作成しています。
