タスクフォースとは?役割やメリット・デメリット、作り方、企業事例を解説

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業務効率化
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タスクフォースとは?役割やメリット・デメリット、作り方、企業事例を解説

目次

企業内で緊急性の高い課題が生じた際の対処に悩まれている企業は、タスクフォースを検討するといいでしょう。

早期の課題解決をはかれる可能性が高いタスクフォースのメリットやデメリット、作り方、企業事例を解説します。

タスクフォースとは

タスクフォースとは、企業内で発生した緊急性の高い特定の業務のために、各部署の優秀な人材を集めて一時的に構成する組織のことです。

タスクフォースは緊急性が高い課題へのとりくみに向けて構成するため、課題の解決など組織を構成した目的の達成後は、解散します。

もともとタスクフォース(task force)は軍事用語で、特殊任務をもつ機動部隊を意味しています。

プロジェクトチームとの違い

プロジェクトチームもタスクフォースと同じく、大きな目的の達成のために業務遂行するチームですが、業務に携わる期間の長さに違いがあります。

緊急性の高い課題にとりくむタスクフォースは、迅速な活動が求められるため業務に携わる期間が短いです。

一方でプロジェクトチームは、タスクフォースのように緊急性の高い業務をおこなうわけではなく、長期的な目線で目的達成を目指すため、業務が長期間にわたります。

タスクフォースの役割

タスクフォースは、緊急性の高い課題解決以外にも役割があります。

タスクフォースの役割を解説します。

他部署との架け橋

タスクフォースは、各部署の優秀な人材を集めて構成する組織のため、普段関わりのない部署と連携をとる可能性もあります。

各部署がお互いに協力し合うことで、部署間の連携の強化につながり、企業全体の一体感も高められるでしょう。

>部署間連携に関する記事はこちら

スピード感ある意思決定

ビジネスシーンにおける意思決定は、迅速におこなわなければ大きな損失をうむようなケースも存在します。

タスクフォースは、課題の重要性や緊急性を理解しているさまざまな部署の人材がイシュー(課題)ベースで集められているため、必要な部署から迅速に許可を得られるなどしてスピード感ある意思決定が可能です。

タスクフォースのメリット

タスクフォースのメリットを解説します。

課題解決にリソースを費やせる

タスクフォースに集められる人材は、通常業務を中断して緊急性の高い業務にとりくむため、課題解決のために人材、時間、費用などのリソースを集中して注げます。

そのため、短期間での課題解決をはかれるでしょう。

適切なメンバーを集められる

タスクフォースは、解決すべき課題が明確なため、課題解決に適した人材を招集でき、早期解決を目指せます。

部署ごとに課題解決にとりくんだ場合、部署間の連携がとりづらかったり、適切な人材が部署内にいなかったりして、課題解決までに時間がかかる恐れがあります。

一方で、タスクフォースをつくり適切な人材を集めた場合、人材の能力と課題解決のマッチ率の高さや部署間の連携のとりやすさから、短期の課題解決をはかりやすいでしょう。

タスクフォースのデメリット

タスクフォースは、早期の課題解決をはかれる可能性がありますが、デメリットもあります。

タスクフォースのデメリットを解説します。

ノウハウが蓄積されない

タスクフォースは、緊急性の高い課題解決のために一時的に構成する組織であり、課題解決後は解散するため、課題解決に向けた活動などのノウハウが蓄積されないデメリットがあります。

うみだしたノウハウを蓄積できた場合、新たなタスクフォース結成時や日常業務で活かせる可能性があるため、ノウハウを蓄積する方法を編み出すといいでしょう。

衝突や対立が生まれやすい

さまざまな部署から人材が集められるタスクフォースは、メンバー同士の関わりが薄く、コミュニケーションのとり方に難しさを感じる場合もあります。

価値観や意見の食い違いからメンバー間で衝突や対立がうまれる恐れもあるため、タスクフォースの連帯感が高まるには時間がかかるかもしれません。

>コミュニケーションの効率化に関する記事はこちら

タスクフォースの作り方

タスクフォースを作る際のプロセスを解説します。

課題とスケジュールを明確にする

タスクフォースの結成にいたる課題とスケジュールを明確にしましょう。

タスクフォースのメンバーはイシューベースで招集するため、課題が明確でない場合、適切なメンバーを集められなかったり、集めたメンバーが課題を把握できず能力を存分に発揮できなかったりする恐れがあります。

また、スケジュールが明確でない場合も、徹底した進捗管理をできず、早期に課題の解決ができない可能性があるため、まずは解決すべき課題と課題解決までのスケジュールを明確にすることが大切です。

>スケジュール管理に関する記事はこちら

適切なメンバー選定

タスクフォースに招集するメンバーは、課題解決のためのスキルをもっていたり、他メンバーと連携がとれるコミュニケーション能力があったりする人材が望ましいでしょう。

また、メンバーを牽引していくリーダーを選定する際には、進捗の管理能力やリーダーシップ能力の有無を確認しましょう。

権限を与える

緊急性の高い課題解決を目指すタスクフォースには、対処が後手に回らないように迅速な意思決定が求められます。

タスクフォースのメンバーが経営者などに状況を都度説明し、許可を求めていた場合、迅速な意思決定ができず、とりかえしのつかない事態を招きかねません。

そのため、経営者などは、タスクフォースが迅速な意思決定をできるようにあらかじめ必要な権限を与えておくことが大切です。

振り返りとノウハウの共有をおこなう

タスクフォースは、ノウハウを蓄積しづらいというデメリットがあるため、タスクフォースでの活動を振り返り、ノウハウを蓄積するように意識します。

業務遂行するうえで生じた課題や、課題解決のための対処法などを詳細に残し、企業内にノウハウとして共有すると、企業の課題解決力の向上や成長にもつながるでしょう。

>ノウハウの共有に関する記事はこちら

タスクフォースの企業事例

課題解決のためにタスクフォースを結成した企業事例を紹介します。

異物混入によってタスクフォースを結成した企業

大手ファストフードチェーン店は、食べ物の中に異物が混入していたことでテレビなどで報道され、企業が提供する食べ物への品質の懸念や企業への信頼喪失の事態を招きました。

食べ物の品質保証や顧客対応などのために代表取締役上席執行役員を委員長とし、メンバーに外部の有識者も入れ、社会的な公正性を保った「お客様対応プロセス・タスクフォース」を結成しました。

企業のタスクフォースは、異物混入事例の検証をおこない、企業の問題点や改善点を洗い出したり、品質に関する顧客への情報開示をおこなったりなど、信頼回復に努めました。

企業文化変革のためのタスクフォース

「日本人の栄養状態を改善したい」「美味しく食べて健康づくり」という思いで立ち上がった食品企業は、次第に売上を求める企業文化が強くなったことから、本来の思いに立ち直るために「全社オペレーション変革タスクフォース」を結成しました。

企業の経営基盤や文化の変革に向けて、社員ひとりひとりが「食と健康に関する課題解決」にとりくみ、ビジョンの実現に貢献しているという実感や情熱を高められるような仕組みの構築を目指しています。

タスクフォースで課題解決を目指すには「Chatwork」がおすすめ

タスクフォースは、緊急性の高い課題の解決を目指して一時的に構成する組織のことで、早期の課題解決をはかれるメリットがあります。

一方で、他部署からさまざまなメンバーを招集するため、メンバー間の関わりの薄さなどから意見の対立が生じる恐れもあります。

タスクフォースのメンバー間のコミュニケーションを円滑にし、早期解決を目指すために、ビジネスチャット「Chatwork」をおすすめします。

ビジネスチャット「Chatwork」は、チャット形式でメッセージを送れるため、気軽に意見を発せたり、リアクション機能でコミュニケーションをとれたりします。

また、タスクフォース内での細かな課題を、タスク管理機能を活用して管理したり、グループチャットでのやりとり内容は、ノウハウとしてナレッジの蓄積につなげることができるでしょう。

>Chatworkのタスク管理機能についてはこちら

なお、フリープランをご利用の場合、一部のメッセージに閲覧制限がかかっている可能性があるため、定期的に見直したいメッセージや情報がある場合は、ご注意ください。

ビジネスチャット「Chatwork」は無料で簡単に使いはじめることが可能です。

下部の「今すぐChatworkを始める(無料)」よりすぐに、手軽さを体験いただけます。

コミュニケーションを円滑にすることで、メンバー間の連帯感を醸成し課題の早期解決につなげたり、タスク管理やノウハウ共有・蓄積の手段としても活用できる「Chatwork」の導入を、ぜひご検討ください。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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