【社労士監修】36協定の特別条項とは?上限時間などの注意点をわかりやすく解説

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【社労士監修】36協定の特別条項とは?上限時間などの注意点をわかりやすく解説

目次

聞きなれない「36協定の特別条項」ですが、実は身近な残業と深く関係するもので、働き改革の規制強化にともない、新たな罰則も盛り込まれています。

会社運営において、「知らなかった」では済まされない重要な要素となっているため、自分には関係ないと思わず、今一度内容を確認するようにしましょう。

特別条項つきの36協定について、概要や注意点、申請方法をわかりやすく解説します。

36協定の特別条項とは

36協定の特別条項についての理解を深めるためにも、まずは、そもそも36協定とはどういったものなのかという点から確認していきましょう。

36協定とは何なのか?

普段何気なくおこなっている残業ですが、労働基準法において、1日8時間、週40時間(一部の職場では44時間)をこえる時間外労働や休日労働は、原則禁じられています。

また、これに違反して残業をおこなわせた場合、6か月以下の懲役または30万円以下の罰金に処されるといった罰則も設けられています。

ただし、「原則」には例外がつきもので、労働基準法は、原則残業を禁じていると同時に、限定的に残業を認める事項を定めています。

言い換えれば、残業や休日労働をさせても、労働基準法違反にならない事項を定めていると言うことです。

この例外のひとつが、会社と従業員の過半数を代表する者が、書面にて交わす協定を結んだケースで、この協定では、残業を命じることができる状況、従業員の範囲、延長できる労働時間などを定めることとされています。

この協定は、労働基準法36条において規定が定められていることから、「36協定」と呼ばれています。

>【社労士監修】残業の定義に関する記事はこちら

繁忙期の切り札「特別条項」とは

36協定を結んでいるからといって、無制限に残業が認められる訳ではありません。

1か月あたり45時間以内、年間360時間以内(1年間の変形労働時間制を採用している職場の場合は、1か月42時間以内、年間320時間以内)の範囲内で協定は結ばれている必要があり、当然、この枠を超えた残業は原則禁止となります。

しかし、職場や業務によっては、繁忙期や不足の事態に対応するため、この制限をこえて残業しなければならない場面もあるでしょう。

このようなケースが想定される場合は、いわゆる「特別条項つき36協定」を締結することで、36協定の制限をこえる残業を、従業員に命じることが可能となります。

これが、今回のテーマである「特別条項」です。

36協定の特別条項と働き方改革の関連

繁忙期や臨時の事態に対応するための「特別条項」ですが、特別条項付きの36協定を結んでいれば、無制限に残業を命じることは可能なのでしょうか。

2019年の働き方改革までは、特別条項における残業時間の上限については、基準は定められていたものの、これをこえる時間を特別条項にて定めても、罰則などはなく、実効力に乏しいというのが実情でした。

そもそも、労働基準法が制定された昭和時代では、この特別条項はおろか、通常の36協定における残業時間の上限(1か月45時間、年間360時間以内)すら定められていませんでした。

当然、現代では容認されないほどの過酷な時間外労働が横行する職場も多く、「過度な残業時間を抑制すべき」という時代のニーズに応えて、数多くの改正を重ね、1か月45時間の制限や、特別条項付きの36協定が定められてきました。

そして、働き方改革における改正で、一定の基準をこえる時間外労働については、罰則が科されるようになり、青天井で設定することができた特別条項つき36協定は、大きな転換を迎えることとなりました。

36協定の特別条項の上限時間

働き方改革に伴う、改正によって、特別条項付きの36協定を結んでいたとしても、残業時間は、基本的に年間で720時間以内となりました。

また、この改正において、もうひとつ注意すべき点は、残業時間と休日労働をあわせて月間100時間未満、かつ2〜6か月の複数月のどの平均をとっても80時間以内を守らなければならないという制約がくわわったことです。

なぜ注意が必要かというと、「年間720時間以内」という残業時間の制限は、改正前から、守るべき目安として存在していたもので、事実上の制限として720時間をこえない協定を結んでいる会社が多数派でした。

しかし、「月間100時間未満、平均80時間以内」というルールは、今回の改正で新たに加わった制限です。

改正に伴って追加された点は、見落としがちになってしまうため、改めて意識するようにしましょう。

36協定の特別条項の注意点

働き方改革の影響で、労働時間が短縮された会社は多いとはいえ、突発的な繁忙に対応すべく、特別条項付き36協定の締結が欠かせない会社がまだまだ多いことも事実です。

しかしながら、通常の36協定をこえる時間外労働を容認するルールである以上、一定の制約や注意点があるため、その運用には慎重になる必要があります。

36協定の特別条項を運用する際の注意点についてみていきましょう。

特別条項適用は「特別の事情」のみ

特別条項が適用されるのは、「特別の事情」のみである点に注意が必要です。

そもそも、通常の36協定であっても、残業を命じる場面を定めておく必要があるため、特別条項における残業を命じる場面は、より切迫した事態か、特別な事情であることが求められます。

わかりやすくすると、予想できるような繁忙は、特別条項が適用になる「特別の事情」には当てはまらないということです。

特別条項が創設された、その趣旨に則って、どのような場面が職場における「特別の事情」に該当するのかを、関係者とやりとりを重ねて吟味すべきでしょう。

上限拡大は年6回まで

特別条項による残業時間の延長は、年間6回までと制限が決められている点も、慎重に判断すべき注意点です。

たとえば、1月1日〜12月31日の特別条項つき36協定を締結して、ある従業員の1月〜6月における残業時間が50時間であったとしましょう。

この場合、この従業員の45時間を超える残業時間の延長は、6月までに6回あったことになるため、残る締結期間の7月〜12月に繁忙期が控えていたとしても、45時間を超える残業をさせることができません。

繁忙と繁閑がバランスよく存在する職場であれば、上限回数を意識する必要はありませんが、年間を通じて常に繁忙期のような職場においては使いどころを誤ると、致命的な事態にもなりかねません。

特別条項を運用する際は、中長期的な見通しのもとで判断することが求められます。

安全配慮義務の徹底が求められる

特別条項で従業員の残業時間の延長をおこなう場合は、従業員の健康・福祉を確保するための措置について、どのようにとりくむのかを検討する必要があります。

具体的には、下記の内容のなかから、企業としてとりくむ内容を特別条項に記載することが必要となります。

・医師による面接指導
・深夜業(22時〜5時)の回数制限
・終業から始業までの休息時間の確保(勤務間インターバル)
・代償休日・特別な休暇の付与
・健康診断
・連続休暇の取得
・心とからだの相談窓口の設置
・配置転換
・産業医等による助言・指導や保健指導
[※1]

>勤務間インターバル制度に関する記事はこちら

>【専門家監修】産業医を選任する方法に関する記事はこちら

36協定の特別条項の申請方法

特別条項を定める際は、36協定と共に従業員代表者に内容を締結し、管轄の労働基準監督署に届け出る必要があります。

届出の方法は、従来と変わりありませんが、令和3年4月からいくつかの変更がくわえられているため、以下の点にとくに留意して申請を進めていきましょう。

署名・押印は不要

行政に提出する書類の多くについて、署名・押印は廃止されており、36協定および特別条項についても、署名・押印は不要となっています。

ただし、36協定への署名・押印が必要なパターンがある点には、注意は必要です。

そのパターンとは、労働基準監督署へ届け出る「36協定届」と「労使協定書」を兼用している場合です。

このパターンの場合、従来と同様に署名・押印が必要となります。

そもそも、会社と従業員代表が交わす「36協定書」自体と、その協定を交わしたことを届け出る「36協定届」は、本来別々に作成するものとなっています。

ただし、これらを別々に作成するのは手間がかかるため、「36協定書」と「36協定届」は兼用しても構わないということになっており、この場合は、署名・押印が求められるということです。

実際、「36協定書」と「36協定届」を兼用しているパターンが多いため、実質的に特別条項つき36協定を申請する場合は、署名・押印が必要ということは変わらないケースがほとんどといえるでしょう。

申請をする際は、自社がどちらのパターンに属するかを確認したうえで、申請するようにしましょう。

労働者代表者及び上限時間確認のチェックボックス

働き方改革に伴う様式変更で追加された「チェックボックス」ですが、目立たなく、見落としがちな項目のため、記入漏れがないように注意しましょう。

下記の内容のなかから、3点チェックされている必要があります。

・職場の労働者の過半数を代表する従業員であること
・上記の従業員代表の者が、いわゆる管理監督者ではない者のなかから、選挙や挙手などの公正な方法で選出されていること
・1か月につき残業・休日労働の時間が一定の範囲を超過しないこと

様式第9条の2の様式で申請する

法律により提出が義務づけられている書面は、指定された様式があり、様式が変更されることもあるため、安易に前年の様式を使うことは避けましょう。

特別条項付き36協定の様式は「様式第9号の2」を用いる必要があります。

あまり目立たないですが、様式の左上に記載があるので、記入の前に様式があっているのかを確認しましょう。

ちなみに、特別条項なしの36協定は、「様式第9号」という様式を用いるため、混同しないように注意が必要です。

特別条項の記載事項としては、以下の項目があります。

  1. 通常の36協定の制限を超えて残業をさせることができる臨時の状況について
  2. 対象となる業務及びその業務に従事する従業員の数
  3. ①の状況で残業を命じる回数
  4. ①の場合の1か月及び1年間の「残業・休日労働の合計時間数」
  5. ①で通常の36協定の制限を超えた残上に対する割増賃金率
  6. ①の残業をさせる場合における手続き
  7. ①の残業をさせる労働者に対する健康及び福祉を確保するための措置
  8. 協定の起算日
[※2]

36協定の特別条項の罰則

法律で定められている特別な状況(災害等への対応等)をのぞいて、36協定を締結・届出せずに従業員に残業をさせると、労働基準法における罰則規定に該当し、ペナルティをうける可能性があります。

特別条項つきの36協定に関しても、同様であり、締結・届出なしで残業をさせている場合はもちろん、定めた上限を超えて残業させてしまった場合も労働基準法違反となり、罰則が適用されます。

上述した注意点を踏まえて、運用には細心の注意を払うようにしましょう。

>働き方改革関連法の罰則とは?に関する記事はこちら

業務効率化で健康経営を目指しましょう

予想のできない繁忙に対応するため、特別条項つきの36協定は、多くの企業で用いられています。

また、働き方改革による罰則強化もくわえられたことから、「知らなかったので届出していない」という状況は容認されない風潮になっています。

しかし、中小零細企業のなかには、こういった協定書類が整備されていない職場も多々あることも事実であると同時に、そもそも過度な残業をしなくても運営できる企業体制が求められています。

このような流れのなかで企業体制を改善することは一朝一夕では難しいため、まずは法令遵守に則り、36協定をはじめとした法令上求められている書類を整備しつつ、社内コミュニケーションを円滑化し、業務効率化を推進することが大切です。

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[※1]参考:厚生労働省「時間外労働の上限規制 わかりやすい解説」
https://www.mhlw.go.jp/content/000463185.pdf

[※2]参考:厚生労働省「36協定届の記載例(特別条項) (様式第9号の2(第16条第1項関係))」
http://irouren.or.jp/publication/831affc8e927290d9f9e84270caaed089e246715.pdf

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

記事監修者:國領卓巳(こくりょうたくみ)

2009年京都産業大学法学部卒業、2010年に社会保険労務士の資格を取得。建設業界、製造業、社会保険労務士兼行政書士事務所での勤務を経て独立開業。行政書士資格も取得。中小企業の社長向けに「労務管理代行、アドバイザリー事業」「助成金申請代行事業」「各種補助金(事業再構築補助金、小規模事業者持続化補助金など)」を展開、企業経営のサポートをおこなう。

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