効率的な会議の進め方は？基本的な流れや成功のコツをまとめて紹介

会議はビジネスに欠かせないものですが、「なんとなく集まって話すだけになる」「毎回、時間だけが過ぎて成果が出ない」と感じたことがある人も多いのではないでしょうか。

会議を有意義なものにするためには、種類や目的に応じた進め方を理解し、事前の準備や当日の工夫をしっかりおこなうことが重要です。

この記事では、「会議の進め方」の基本から、成功させるためのポイント、事前準備のチェックリストまでをわかりやすく解説します。

会議の種類と目的

会議は、開催の目的によって種類が異なります。

報告や連絡を目的とした会議もあれば、アイデア出しや意思決定を目的とした会議もあります。

開催される会議がどのタイプに当てはまるのかを、都度整理することから始めましょう。

ここでは、「コミュニケーション会議」「ブレインストーミング会議」「意思決定会議」の3つを解説します。

コミュニケーション会議

コミュニケーション会議は、主に情報共有や報告・連絡を目的としておこなわれる会議です。

定例ミーティングやキックオフミーティング、オリエンテーションなどが該当し、過去の出来事や現状の進捗を関係者間で共有することで、情報の偏りや認識のずれを防ぐ役割を果たします。

とくにプロジェクト開始時や業務の切り替え時には、チーム全体が同じ方向を向くための大切な場となります。

会議を有意義に進めるためには、事前に議題や資料を共有し、発言のポイントを明確にしておきましょう。

＞キックオフミーティングに関する記事はこちら

ブレインストーミング会議

ブレインストーミング会議は、自由な発想を引き出し、チームでアイデアを広げるための会議です。

「ブレスト」とも呼ばれ、固定観念にとらわれない多様な意見を集めることで、新しいアイデアや解決策の創出を目指します。

批判や評価をせず、自由に発言できる環境を作ることが成功の鍵です。

また、アイデアの質ではなく量を重視し、他の参加者の意見をヒントに発展させることもブレインストーミング会議の醍醐味となります。

創造力を引き出したいときや、新しい企画を立ち上げる場面で効果的な会議手法です。

＞ブレインストーミング会議の効果的な進め方に関する記事はこちら

意思決定会議

意思決定会議は、参加者の意見や情報をもとに、最終的な判断や方針を決めることを目的とした会議です。

経営方針の策定、プロジェクトの方向性の決定など、企業や組織にとって重要なテーマを扱う場面で多く用いられます。

単なる意見交換ではなく、「結論を出すこと」が求められるため、議題に関連する情報や資料を事前に整理・共有しておくことが非常に大切です。

また、会議の進行役が議論の流れを管理し、各意見を調整しながら全体をまとめる役割を果たします。

参加者が納得できるかたちで意思決定を進めることにより、その後の実行フェーズでもスムーズな連携が可能になります。

会議の基本的な流れ

会議を有意義なものにするためには、進行の流れをきちんと押さえましょう。

段取りを間違えると、話が脱線したり、結論が曖昧なまま終わってしまったりすることもあります。

ここでは、会議をスムーズに進めるための基本的な流れを4つのステップに分けて解説します。

会議の目的を共有する

会議を効果的に進めるためには、「この会議は何のためにおこなわれているのか」という目的を明確に共有する必要があります。

目的が曖昧なまま始まると、議論が脱線したり、結論があいまいなまま終わったりするおそれがあるため、会議の冒頭で開催目的をはっきりと伝えましょう。

また、進行の流れや各議題の時間配分なども共有しておくと、会議の運営がよりスムーズになります。

会議の目的を事前周知、もしくは当日に確認することによって、参加者全員が目的意識をもち、実りある議論につながります。

アイデアの発表や意見交換をおこなう

会議の価値は、情報を伝えることだけではなく、参加者同士の意見交換やアイデアのやり取りにもあります。

資料の読み合わせや一方的な報告だけで済む内容なら、メールやチャットで十分に対応できますが、人を集めて会議を開くのであれば、その場でしか得られない活発な議論を生み出すことが重要です。

円滑な意見交換のためには、参加者が発言しやすい雰囲気づくりも欠かせません。

特定の人だけが話すのではなく、全員が発言できるよう司会がうまく話を振る工夫も必要です。

また、議論を進める際は、アジェンダごとに時間配分を意識しながら進行しましょう。

脱線や沈黙を防ぎ、一つずつ結論を確認してから次に進むことで、議論の成果がしっかりと残る会議になります。

意見をまとめて合意を形成する

会議でさまざまな意見やアイデアが出た後は、それらを整理して合意形成へとつなげることが大切です。

合意形成とは、関係者全員が納得できるかたちで結論を導くことを指します。

意見が割れた場合は、対立する意見をうまく調整したり、複数のアイデアを組み合わせたりして、より良い方向へまとめる工夫が必要です。

このとき、選んだ結論に対して「なぜそれを選んだのか」という理由を全員に共有することで、意識のずれがなくなり、自発的な行動につながります。

また、実行に向けた具体的なアクションについても合意を得ておくことで、スムーズな行動につながります。

結論を導く

会議の締めくくりとして重要なのが、結論を明確に導き出し、全体にしっかりと共有することです。

どれだけ活発な議論がおこなわれても、最終的な方針や決定事項があいまいなままでは意味がありません。

会議で決まった内容は、各部署や担当者に正確に伝え、実行に移す必要があります。

共有が不十分なままだと、会議が形だけのものになり、現場で実行に移されない可能性もあります。

また、会議の最後に参加者から感想や気付きを聞く時間を設けることで、それぞれの視点や意識を共有でき、今後のモチベーション向上にもつながります。

結論の整理と全体への共有、そして会議の振り返りまでを含めて、会議の「締め」としましょう。

会議に必要な事前準備

会議をスムーズに進めるためには、事前準備が欠かせません。

目的を明確にし、必要な情報や環境を整えておくことが、当日の進行や成果に大きく影響します。

ここでは、会議を成功に導くための準備ポイントを解説します。

会議の目的・情報の共有

会議を成功させるには、事前に「なぜ集まるのか」「何を話し合うのか」といった目的や情報を参加者に明確に伝えておくことが大切です。

会議の趣旨が曖昧なままだと、当日になっても話がかみ合わず、時間ばかりが過ぎる原因になります。

事前共有の段階で、会議の目的、議題、討議対象の資料やデータなどはできるだけ具体的に伝えましょう。

さらに、会議の日時や場所、参加者の役割分担、問題提起の内容などもあわせて知らせておけば、当日の流れがイメージしやすくなります。

参加者が事前に準備できるようにしておくことで、会議の質は格段に上がります。

アジェンダや資料の配布

会議をスムーズに進めるには、アジェンダや関連資料を事前に配布しておくことが重要です。

アジェンダとは、会議で話し合うテーマや流れをまとめたもので、事前に内容を把握しておくことで参加者は必要な情報を整理し、発言の準備ができます。

当日に配布すると、資料に目を通す時間が発生し、その分会議の進行が遅れる可能性があります。

資料の読み合わせに時間を割かず、議論に集中できるようにするためにも、遅くとも2〜3日前には共有しておきましょう。

資料が多すぎると負担になるため、必要な情報に絞って配布する工夫も大切です。

会議の目的や目標が明確に伝わる資料を準備し、参加者全員が事前に理解した状態で会議に臨めるようにすることが、効率的な進行につながります。

＞アジェンダの作り方に関する記事はこちら

開催場所の手配

会議をおこなうには、オフライン・オンラインを問わず、適切な「場所」の準備が必要です。

社内で対面の会議を開く場合は、参加人数に見合った会議室を事前に予約しましょう。

設備や快適さにも配慮し、必要があれば予備の会議室も確保しておくと安心です。

社外で会議をおこなう場合は、レンタル会議室の利用も検討しましょう。

その際、アクセスや環境を踏まえて選ぶことがポイントです。

一方、オンライン会議では、使用するツールを決め、会議URLを早めに発行して参加者に共有しておきましょう。

開催形式に応じた場所や手段を適切に手配することで、当日の混乱を防ぎ、効率の良い会議が可能となります。

使用機材の準備

会議をスムーズに進めるには、使用する機材の準備も欠かせません。

対面形式であれば、当日に使用するマイクやプロジェクター、ホワイトボードなどの手配と動作確認を事前におこなう必要があります。

必要な機材が揃っていなかったり、うまく作動しなかったりすると、会議の進行に支障をきたします。

また、オンライン参加者がいる場合は、使用ツールの操作方法や通信環境の確認も重要です。

参加者側でも問題なく接続・発言できるよう、アプリのインストール方法やカメラ・マイクの設定を事前に案内しておきましょう。

ツールや機材に不慣れな人がいる場合は、簡単なマニュアルを共有すると安心です。

機材の準備は、会議当日のトラブルを防ぎ、開始から終了までスムーズに進行するための土台となります。

司会などの選任

会議を円滑に進めるためには、事前に司会（ファシリテーター）や議事録の担当者を選び、役割を明確にしておくことが大切です。

とくに司会役には、参加者の発言を引き出したり、議論を整理したりする進行スキルが求められます。

司会を担当する人とは、事前に会議の目的やゴール、進行の流れについて打ち合わせをしておくと認識のずれを防げます。

また、議事録担当者もあらかじめ決めておくことで、会議後に決定事項をスムーズに共有できます。

参加メンバーが多すぎると意見が分散しやすくなるため、発言してほしいメンバーに絞って招集しましょう。

役割を明確にしておくことで、参加者全員が当事者意識をもち、活発な議論が生まれやすくなります。

会議を成功させるコツ

会議を充実させるには、いくつかの工夫や進め方のコツを押さえることが大切です。

ここでは、会議をスムーズに進行し、成果につなげるための具体的なポイントを解説します。

会議のタイムテーブルを作成する

会議を効率よく進めるには、タイムテーブルの作成が欠かせません。

開始時間と終了時間をあらかじめ決めておくことで、参加者の時間意識が高まり、会議が長引くことを防げます。

また、議題ごとの所要時間も設定しておくと、進行役が適切なタイミングで話を切り替える判断がしやすくなります。

例として、次のようなタイムテーブルが挙げられます。

このように、時間を区切ると集中力が保ちやすくなり、議論に十分な時間を割けます。

アイスブレイクを活用する

会議の冒頭にアイスブレイクを取り入れることで、参加者の緊張をほぐし、意見を交わしやすい雰囲気を作れます。

とくに初対面のメンバーが多い会議や、堅い雰囲気になりやすい場面で役立ちます。

自己紹介の工夫や簡単な会話ゲーム、軽い雑談などをとおして、参加者同士の距離が縮まり、会議への積極的な関与が期待できます。

アイスブレイクには、相互理解の促進や信頼関係の構築、創造性の向上といったメリットもあります。

ただし、テーマ選びには注意が必要です。

政治・宗教・芸能など、賛否が分かれやすい話題は避けましょう。

会議の目的や参加者の関係性に応じて、無理のない範囲で取り入れることが大切です。

冒頭に少しでも心をほぐす時間を設けることで、会議の成果にも大きな違いが生まれるでしょう。

＞アイスブレイクのメリットや具体例に関する記事はこちら

話の流れを整理する

会議をスムーズに進めるためには、話の流れを整理することが重要です。

参加者の意見を拾いながら、その内容を目的に沿って整理していくのは、ファシリテーターの大切な役割です。

議論が活発になるほど、話題が本筋から逸れてしまうこともあります。

そのようなときは「今回のテーマとは少し異なるため、別の機会に検討しましょう」などとひとこと添えつつ、丁寧に軌道修正をおこないましょう。

議論にずれが生じたら、その都度目的やゴールに立ち返ることが効果的です。

また、出てきた意見をその場で要点ごとに整理しておくと、後半の合意形成もスムーズになります。

必要な意見を適宜まとめながら進めることで、全体の議論に一貫性が生まれ、参加者の理解も深まります。

発言にルールを設ける

会議を円滑に進めるためには、発言ルールをあらかじめ決めておくことが有効です。

ルールが明確であれば、参加者は発言しやすくなり、建設的な議論が生まれやすくなります。

例えば、「批判だけで終わらず、代替案を添えて話す」「発言は短く、簡潔に伝える」といったルールは、議論の質とスピードを両立させるために用いられます。

また、相手を尊重する姿勢を保つことも大切です。

「話の腰を折らない」「相づちを打つ」など、マナーを意識したルール作りが求められます。

さらに、会議の種類や目的に適したルールを柔軟に設定することもポイントです。

意思決定を目的とする場合と、アイデア出しを重視する場合とでは、求められる発言のスタイルも異なります。

発言一つにもマナーがあるという意識をもち、全員が安心して意見を述べられる場作りを心がけましょう。

ビジネスチャットを活用する

近年では、会議をより効率的に進める手段として、ビジネスチャットの活用が注目されています。

会議前には、目的やアジェンダ、資料などをチャット上で共有することで、参加者が事前に情報を把握し、意見を準備できます。

また、ファシリテーターや議事録作成者の役割分担も事前に決めておけば、当日は本題にスムーズに入れます。

会議後は、議事録や決定事項をチャットで共有することで、全員が情報を確認でき、タスク管理にも活用できます。

メンション機能を使えば、特定のメンバーに直接アクションを依頼することもでき、フォローが簡単になります。

既読確認やリアクション機能があるチャットツールなら、情報伝達の漏れも防げます。

会議の準備から振り返りまでを一貫してサポートするツールとして、ビジネスチャットは有効な手段です。

効率的な会議にはChatworkがおすすめ

業務のオンライン化や多様な働き方が進む中で、会議の効率化は企業にとって欠かせないテーマです。

数あるビジネスチャットツールの中で、「Chatwork」は、会議の事前準備から振り返りまでを一貫して支援できる有力な選択肢のひとつです。

例えば、会議前にはアジェンダや資料、参加者への連絡事項をチャット上で簡単に共有できます。

ファイル添付や既読確認、タスクの割り振りも可能なため、準備にかかる手間を大幅に削減できます。

また、会議後には議事録の送付やタスク管理、追加の意見交換もスムーズにおこなえます。

Web会議機能やファイル共有機能も備えており、対面と変わらない感覚でコミュニケーションが取れるのも魅力です。

会議を効率的に運用したいと考えている企業にとって、Chatworkは業務改善に貢献するツールとなるでしょう。

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