情報共有の効果的なやり方は？うまくいかない原因や成功事例まで紹介

情報共有がうまくいかないと、さまざまな弊害につながります。

「どうやって情報を共有すればいいのか分からない」「情報共有ツールを導入したのに活用できない」そんな悩みを抱えていませんか？

この記事では、情報共有の基本や失敗する原因、実践的なやり方や役立つツール、ツール導入の成功事例などをわかりやすく解説します。

社内の情報共有を見直したい方は、ぜひ参考にしてみてください。

情報共有とは？基本的な考え方

情報共有とは、業務に必要な情報や進捗、ノウハウなどを関係者間で伝達し、組織全体の連携力や生産性を高める取り組みのことです。

プロジェクトの円滑な進行や、トラブルの早期発見、意思決定の迅速化など、多くのメリットがあります。

また、「情報の共有化」とは、情報共有を一時的な行動にとどめず、仕組みや文化として定着させることを指します。

ナレッジの蓄積やノウハウの継承を促進させ、組織の競争力向上にもつながります。

プロジェクト進行時などには、社内だけでなく、協力会社や他社との情報共有も重視されています。

情報共有のメリット5選

ここでは、情報共有によって得られる主なメリットを5つ紹介します。

1. 業務の効率化・生産性向上

情報共有がスムーズにおこなわれることで、タスクの重複や作業確認のムダが減り、業務のスピードと精度が上がります。

たとえば、メンバー同士の進捗状況や対応内容をリアルタイムで把握できれば、報告・連絡・相談にかかる手間が軽減され、意思決定の迅速化にもつながります。

また、業務に必要な情報を誰でも閲覧できる場所に保管しておけば、各自で参照して役立てることが可能です。

結果として、業務の効率と生産性の向上が期待できます。

2. 業務の属人化防止

「その仕事はあの人にしかできない」という状態は、業務の属人化に該当します。

業務の属人化が起こっていると、担当者の不在時に業務の滞りやミスが発生するリスクが高まります。

そのため、業務の手順やノウハウなどの情報はチーム内で共有し、特定の人に依存しない状況を作っておきましょう。

属人化を防ぐことで業務がスムーズに回るようになり、突然の人員交代や繁忙期にも対応しやすくなります。

3. 組織の成長力向上

情報共有を習慣化することで、ナレッジや経験の共有が促進され、従業員人ひとりひとりのスキルアップにもつながります。

成功事例や失敗の原因を共有すれば、個人の学びが組織全体の学習にもつながります。

部署や世代を超えた情報共有ができれば、新しい視点や発想も生まれやすく、チームの成長力が高まります。

4. 従業員間のコミュニケーション活性化

情報がオープンに共有されている職場では、質の高いコミュニケーションが可能になります。

上司や他部署からの情報が一方通行でなく、相互に発信・受信できる環境が整えば、従業員同士の信頼感や心理的安全性が高まります。

気軽に相談・提案ができる雰囲気が生まれると、職場の活性化にもつながります。

さらに、普段あまり関わらない従業員同士が共通の情報を介してつながることで、部署横断的な連携やチームワークの強化にも貢献します。

5. 業務引き継ぎの効率化

情報共有が適切に実施されている職場では、業務のマニュアル化やノウハウの蓄積が進んでおり、業務引き継ぎがスムーズです。

担当者しか知らない情報が多い職場では、後任者が一から状況を把握し直す必要があり、業務の把握にも時間がかかります。

しかし、日頃から業務の内容や手順などが共有されていれば、迅速な業務引き継ぎが可能です。

Chatworkのようなビジネスチャットを活用すれば、やり取りの履歴やファイル、タスク内容を一元管理できるため、情報の見落としを防ぎながら引き継ぎを効率化できます。

情報共有がうまくいかない主な原因

情報共有がうまくいかない主な原因は、次の3つです。

情報共有のやり方とおすすめツール

ここでは、効果的な情報共有の方法と、各方法におすすめのツールを解説します。

フロー情報をリアルタイムで共有する

業務の進捗報告や状況確認などは「フロー情報」と呼ばれ、スピーディーな共有が必要です。

たとえば、会議の予定変更、取引先からの急な要望、現場でのトラブル報告などは、即時に関係者と共有することで迅速な対応が可能になります。

フロー情報の素早い共有には、チャット形式でやり取りできるビジネスチャットツールがおすすめです。

個別・グループの会話を整理しながら、ファイル添付や通知設定も可能なツールを使うことで、業務の流れが格段にスムーズになります。

＞ビジネスチャットの基本に関する記事はこちら

知識やノウハウを蓄積・共有する

過去の成功事例やトラブル対応の記録、業務マニュアルなど、蓄積して再活用すべき情報は「ストック情報」として扱うことが効果的です。

こうした情報は共有されなければ個人の経験にとどまり、組織としての学習・成長につながりません。

そのため、蓄積型の情報共有には、社内Wikiやナレッジベース型ツールの導入がおすすめです。

検索性に優れ、必要な情報にすぐアクセスできる構造になっているかどうかがポイントです。

また、運用ルールを定め、継続的に更新・活用される仕組みを整えることも大切です。

＞ナレッジ共有の方法に関する記事はこちら

業務に関する情報を見える化する

部署やチームをまたいで進行する業務では、情報の見える化がプロジェクト成功の鍵となります。

各メンバーの担当タスクや進捗状況、納期などを全体で把握できる環境がなければ、連携ミスや業務遅延の原因になってしまいます。

このような場合は、タスク管理ツールやスケジュール共有ツールの活用が効果的です。

進捗を視覚的に確認できる機能や、リマインダー通知、ガントチャートなどがあると便利です。

なかでも、Chatworkは「チャット・タスク管理・ファイル共有・スケジュール調整」を一つのツールで網羅できる点が特長です。

情報共有の効率化だけでなく、業務全体の流れを一元管理できるため、あらゆるチームやプロジェクトで活用しやすいおすすめの選択肢です。

情報共有を成功させるコツ

情報共有をただ実施するだけでは、期待する効果を得られないこともあります。

共有する目的や内容、方法などを明確にし、現場で無理なく継続できる環境を整えることが重要です。

ここでは、情報共有を成功させるために押さえておきたい実践ポイントを紹介します。

情報共有の目的・目標を明確にする

まずは「なぜ情報共有をおこなうのか？」という目的を明確にすることが重要です。

目的があいまいなままだと、形だけの共有になり、現場の行動や成果にはつながりません。

たとえば「業務効率化のため」「ミス防止のため」「意思決定を早めるため」などのように目的を具体的にすることで、関係者が情報共有の意義を理解しやすくなります。

また、KPI（例：情報の閲覧率、更新頻度）を設けて目標を数値化すれば、改善点も見つけやすくなり、PDCAを回しやすくなります。

共有すべき情報とそうでない情報を区別する

すべての情報を共有してしまうとかえって混乱を招くおそれがあるため、「何を共有すべきか」を精査することも重要です。

たとえば、業務進捗や顧客対応履歴などは「共有すべき情報」であり、個人的な感想や業務に直接関係のない情報は「共有しなくてもよい情報」といえます。

優先順位をつけ、必要な人に必要な情報だけを届けることで、情報の価値が高まり、業務効率も向上します。

情報共有のルールを策定する

情報共有を仕組みとして定着させるには、運用ルールの策定が欠かせません。

たとえば「どのツールを使うのか」「共有頻度はどのくらいか」「誰が投稿するのか」などを明文化しておくことで、迷わず行動しやすくなります。

また、ルールは作って終わりではなく、現場への丁寧な説明と周知が必要です。

研修やマニュアル配布、継続的なフォローを通じて、ルールの定着と活用率向上を図りましょう。

情報共有に対する意識改善

いくら情報共有の仕組みが整っても、心理的なハードルがあると実施に結びつきません。

たとえば「失敗を見せたくない」「上司の目が気になる」といった意識があると、従業員は積極的に情報を共有することをためらいがちです。

情報共有を促進するためには「発信を歓迎する文化」や「間違いを許容する空気感」を醸成することが大切です。

上司が率先して情報発信する、ポジティブなフィードバックをおこなうなどの行動も効果的です。

情報共有は業務の一環であり、個人の成績ではなく、チームの成果につながる行為であると伝えることがポイントです。

ビジネスチャットで情報共有に成功した事例3選

ここでは、実際にビジネスチャット「Chatwork」を導入して情報共有の課題を解決し、業務改善につなげた3社の事例をご紹介します。

情報共有・情報一元化で属人化防止

株式会社シンワ歯研では、従業員の増加により口頭やメールでの情報共有が煩雑化し、誰がどの情報を持っているか分かりにくい属人化の問題が発生していました。

業務の停滞や確認ミスも多発していたため、Chatworkを導入します。

業務連絡やファイル、進捗情報などを一元管理する体制に切り替えました。

その結果、すべてのメンバーがリアルタイムで情報を把握できるようになり、属人化の解消とともに業務効率が大幅に向上しました。

［※1］

全国の支部・本部のやり取りを1本化

一般社団法人 全国介護事業者連盟では、全国に点在する支部と本部の間で情報共有がうまくいかず、連携や意思疎通に多くの時間を要していました。

支部ごとに異なる連絡手段を用いていたため、情報の集約が難しく、混乱や伝達ミスも発生していたといいます。

そこでChatworkを導入し、すべての支部とのやり取りをチャット上に一本化しました。

情報を1つの場所に集約したことで、伝達のスピードと正確性が向上し、業務の可視化と効率化が実現されました。

［※2］

情報共有の円滑化で離職要因を改善

有限会社プライスレスでは、複数の店舗を展開する中で、スタッフ同士の連絡手段がバラバラで、情報の行き違いや確認漏れが頻繁に発生していました。

こうした状況が現場の混乱やストレスにつながり、離職の一因にもなっていたそうです。

同社はChatworkを導入し、連絡手段を統一しました。

店舗間や本部との情報共有がスムーズになり、報告や相談がしやすい環境が整いました。

結果として、スタッフの心理的負担が軽減され、離職率の改善にもつながっています。

［※3］

情報共有のやり方にお悩みなら、Chatworkで解決！

情報共有は、業務効率の向上やチーム力の強化に欠かせない要素です。

しかし、目的や方法が曖昧なままだと、情報が埋もれたり、属人化したりといった問題が生じがちです。

「何を・誰に・どのように共有するか」を明確にし、組織内に定着させていくことが、情報共有の成功の鍵となります。

とはいえ、情報の種類ごとにツールを使い分けたり、社内に新しい運用を浸透させたりするのは、現場にとって負担になることもあります。

そこでおすすめなのが、ビジネスチャットツール「Chatwork」の活用です。

Chatworkなら、チャットでのやり取りはもちろん、ファイル共有・タスク管理・スケジュール調整まで一括で対応できます。

社内外の関係者ともスムーズにつながれる機能が備わっており、属人化の防止や引き継ぎの効率化にも効果を発揮します。

情報共有をもっとスマートに、そして現場に定着させたいなら、まずはChatworkの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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