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テレワークを効率化する便利ツール一覧
目次
新しい働きかたとしてすっかり定着したテレワークですが、テレワーク環境で思うように仕事が進まないと悩む担当者も多いのではないでしょうか。
テレワークがオフィス出社と大きく異なるのは社員同士が顔を合わせない点だけではありません。
スムーズに仕事を進めるには、テレワークとオフィス勤務の違いをふまえ、適したツールを整備することが必要です。
テレワークで利用をおすすめする業務効率化ツールを一覧で紹介します。
テレワークで役に立つツール一覧
テレワークでは、対面でのコミュニケーションをすることはもちろん、紙やホワイトボードなどを使った業務の進め方ができません。
そうした課題をカバーし、円滑に仕事を進められるようにする補助をするのがテレワーク支援ツールです。
テレワーク支援ツールには以下のようなツールがあります。
いずれもインターネットを用いたソフトウエアで、PCとネットワーク回線があれば利用することができます。
| ツール名 | できること |
|---|---|
| Web会議ツール | 商談、社内ミーティング |
| ビジネスチャット | スムーズな業務連絡 社内コミュニケーションの活性化 |
| スケジュール管理ツール | スケジュールの管理、共有 |
| タスク管理ツール | タスク管理 |
| ファイル管理ツール オンラインストレージ |
ファイルの管理、共有 |
| 勤怠管理ツール | 勤怠管理、休暇申請 |
テレワーク支援ツールの機能
それぞれのツールについて、機能の詳細をみていきましょう。
Web会議ツール
Web会議ツールは、PCやタブレットにインストールすることで音声通話やビデオ通話が可能な支援ツールです。
PC以外に専門の機器を用意する必要はありません。
通話音声や映像だけでなく、画面共有で会議中に資料を共有できたり、録音ができたりするツールもあります。
Web会議ツールがあれば、これまで出張し面会していた社外のお客様や取引先との商談がオンラインでできるようになります。
また、社内会議や研修にも利用できるでしょう。
ビジネスチャット
ビジネスチャットは、チャット形式でやりとりができるコミュニケーションツールです。
メールよりも簡単でスピーディな業務連絡を実現し、社内だけではなく社外とのコミュニケーションにも利用できます。
またチャットだけではなく、ビデオ通話機能など、Web会議ツールに近い機能を搭載しているビジネスチャットもあります。
ビジネスチャットは、メールや電話よりも気軽やなりとりができるため、コミュニケーションそのものを活性化するためのツールとしても活躍します。
ファイル共有ツール（オンラインストレージ）
ファイル共有ツールは、ファイルをオンラインで共有できるツールです。
ドキュメントの作成から共有までオンラインで完結できるツールもあります。
ファイル共有ツールを利用すれば、社内会議用の資料だけでなく、請求書や稟議書など、あらゆるファイルを共有し管理することが可能です。
ビジネス向けのファイル共有ツールであれば、強固なセキュリティが保証されているだけでなく、アクセス権限の設定を詳細に設定することができます。
重要な書類は、紙で管理するよりも安全に保管できるといえるでしょう。
スケジュール管理ツール
スケジュール管理ツールは、メンバーの仕事の進捗や状況を共有するためのツールです。
テレワークでは見えづらい、メンバーのスケジュールを管理できます。
タスク管理ツール
個々のタスクについて、誰が担当者でいつまでに完了させなければならないのかを一目で把握できるツールです。
タスクを見える化するだけではなく、担当者を割り当てる機能もあります。
勤怠管理ツール
勤怠管理ツールは、労働時間の記録や管理をするためのツールです。
オフィス勤務では、タイムカードなどを使って勤務開始を記録することができましたが、テレワークではタイムカードを使った打刻はできません。
勤怠管理ツールでは、PC上から勤務開始と終了を打刻することができます。
不正を防止するために、従業員の作業画面を記録できるものもあります。
またツールによっては、労務管理業務である休暇の申請や承認、給与計算ソフトなどとの連携も可能です。
テレワークに必要なツールの選び方
数多くある支援ツールですが、たくさんありすぎるために迷ってしまう担当者の方も多いと思います。
テレワーク支援ツールの選び方のポイントを3つ紹介します。
自社の課題解決に役立ちそうか
自社に合ったツールを選定するためには、まず現在テレワークで直面している課題を洗い出しましょう。
たとえばテレワークによってコミュニケーションが減ったことが原因であれば、コミュニケーションが活性化する機能に焦点を絞り選定をしましょう。
セキュリティ対策が十分か
オフィス外で仕事をするテレワークでは、セキュリティ対策が十分であるかがより重要になります。
セキュリティ対策が不十分であると、ウイルスやマルウェアの感染などでデータに損害を受けたり、情報が流出したりする可能性があります。
どのようなセキュリティ対策がされているツールかを確認することももちろんですが、導入企業の数を基準のひとつとしてもよいでしょう。
分かりやすく使いやすいか
テレワークを支援するツールは、テレワークをする従業員全員に使ってもらう必要があります。
しかし、魅力的な機能を備えたツールであっても、操作方法が複雑であったり分かりにくいツールは使ってもらうことができません。
「導入したが結局使われなかった」という事態を避けるためには、まず部署ごとなど狭い範囲でトライアルをおこなうとよいでしょう。
まず操作感をたしかめ、なるべく操作しやすいツールを選んでから全社導入に踏み切ることをおすすめします。
テレワークは支援ツールとセットで導入しよう
テレワークを支援するツールには、さまざまな種類があります。
いずれも便利なツールですが、解決したい課題に最も合致したものを選ぶことが重要です。
また機能だけではなく、セキュリティや操作のしやすさにも注目しましょう。
ビジネスチャットの導入を検討するのであれば、Chatworkの導入もおすすめします。
Chatworkはチャット機能はもちろん、ビデオ通話機能やファイル管理機能、タスク管理機能など、テレワークに必要な機能がそろっているツールです。
また国際的なセキュリティ規格を取得しているだけでなく、第三者機関によるセキュリティ監査などを実施して、安全な情報管理がなされています。
無料のアカウント作成後すぐに使い始めることができるため、導入検討もスムーズです。
テレワーク中の業務を効率化するツールとして、ぜひ検討してください。
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