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非言語コミュニケーションとは？活用方法や同期コミュニケーションとの違いを解説
目次
テレワークの導入やコミュニケーションツールの利用が拡大する中で、非同期コミュニケーションが注目を集めています。
非同期コミュニケーションの内容や注目される背景、注意すべきポイントについて紹介します。
非同期コミュニケーションとは
非同期コミュニケーションとは、ビジネスチャットツールや電子掲示板、メールなどを活用して、個々人が都合のよいタイミングで情報を共有するコミュニケーションスタイルのことを指します。
非同期コミュニケーションでは、情報を共有する相手と時間を合わせる必要がないため、即時返信は求められず、各々のタイミングで返信をおこなえるのが特徴です。
非同期コミュニケーションと同期コミュニケーションの違い
非同期コミュニケーションが存在する一方で、同期コミュニケーションと呼ばれる方法もあります。
同期コミュニケーションは、オンライン・オフラインでの会議の対面式交流、電話やビデオ通話といった、相手と同じタイミングで情報を共有するコミュニケーションスタイルです
非同期コミュニケーションと同期コミュニケーションの違いは、通信するタイミングが相手と「異なる時間であるか」「同じ時間であるか」という部分です。
非同期コミュニケーションが注目されている背景
非同期コミュニケーションが注目を集めている背景には、働き方の変容や業務効率向上の促進など、さまざまな要因が潜在しています。
なぜ、非同期コミュニケーションが重要視されつつあるのかについて解説します。
テレワークによる働き方が増えている
新型コロナウイルス感染症の拡大の影響や多様な働き方の実現に向けたこれまでの働き方の見直しにより、テレワークの普及が顕著となっています。
東京都が2021年3月に発表した調査によると、2021年2月後半の都内企業（従業員30人以上）のテレワーク導入率は58.7％であり、コロナ蔓延前の2020年3月の導入率24.0％に比べると約2.5倍に増加しました。
テレワークでは、従業員のプライベートとの調整がしやすく各々のタイミングで仕事ができるケースが増えてきており、柔軟に働くことができます。
たとえば、午前中は家事や育児をおこない、午後から夜にかけて仕事をおこなうなどオフィスワークとは違い時間に融通が利きやすい点が挙げられます。
個々人で働く時間帯が異なるために、時間を合わせて通信をおこなう同期コミュニケーションの実施が難しくなっていることは、非同期コミュニケーションが注目を集める理由のひとつです。[※1]
業務に集中しやすい
非同期コミュニケーションの方が、業務に集中しやすいという点も挙げられます。
ビデオ会議は同期コミュニケーションの一種ですが、相手と同じ時間で通信をおこなうため、自分の仕事を中断して取り組む必要があり、集中力維持の妨げになることが考えられます。
また、同期コミュニケーションでは即時の返信を求められることから、ストレスが蓄積しやすい可能性が存在しているのです。
一方、非同期コミュニケーションは個人のタイミングで情報共有をおこなうため、優先順位が高い仕事に集中して取り組むことができ、仕事が中断されることはありません。
結果として、仕事に対する集中力を高く保ちやすいメリットを期待できます。
時間差でのコミュニケーションが可能
勤務時間帯変更やフレックスタイム制の導入によって、同じ企業や部署内でも勤務時間が異なる場合があります。
働き方の多様化が進むにつれて、対面での会議やビデオ会議など、同期コミュニケーションが取りづらい環境になり、時間に縛られない非同期コミュニケーションを取り入れることは有効な手段です。
非同期コミュニケーションを活用する際のポイント
非同期コミュニケーションは時間の面で自由度が高いメリットがある一方で、デメリットにも気をつけなければなりません。
相手の感情が読み取れず非言語コミュニケーション(ノンバーバルコミュニケーション)が困難である点や、緊急を要する返信には向いていない点も挙げられます。
非同期コミュニケーションのデメリットを把握した上で、対策や活用時のポイントを考えることが大切です。
リアクションを多めに取る
非同期コミュニケーションでは相手の表情や身振り手振りなどの非言語情報を読み取ることが困難です。
非言語コミュニケーションが実現されないことで、本当に伝えたいことが伝わらなかったり、間違って伝わってしまうなどの可能性があります。
したがって、非同期コミュニケーションをおこなう上では、絵文字を活用する、返信にリアクションをきちんと取るなどして、相手に感情を積極的に伝えていくことが重要です。
長文のテキストを控える
非同期コミュニケーションは、個人の都合のよいタイミングに手軽に情報を共有できることが特徴です。
一度に大量のテキストを相手に送りつけてしまうと、一方的な印象を与えてしまい、正しく読んでもらえないおそれもあります。
情報共有したい内容が多い場合には、同期コミュニケーションの活用も検討しましょう。
対面式のコミュニケーションと使いわける
非同期コミュニケーションだけに依存するのではなく、同期コミュニケーションとの使い分けするようにしましょう。
たとえば、伝える内容が複雑な場合や、意見交換やディスカッションをする場合などは、同期コミュニケーションを取り入れることが有効です。
同期コミュニケーションをおこなうことによって、些細なニュアンスが相手に伝わったり、新たな意見が出てきたりなどのメリットを期待できます。
グループで情報共有をおこなうようにする
一対一の非同期コミュニケーションをおこなうのではなく、部署やプロジェクトメンバーなどのグループ単位で情報を共有するようにしましょう。
個人だけで情報を共有すると、情報伝達にミスが発生したり、ミスに気づかぬまま業務を進行させてしまったりする危険があります。
グループ全体で情報共有をおこなうことで、発言内容や記載した内容に誤りがある場合、周りに指摘してもらえるようになります。
非同期コミュニケーションで業務効率を高めよう
テレワークや働き方の多様化が促進している現代においては、従業員がストレスを感じにくく集中力を妨げない情報共有の方法を取りましょう。
時間に縛られないという非同期コミュニケーションのメリットを活かしつつ、目的や場合によっては同期コミュニケーションを上手に取り入れていくことが大切です。
ビジネス向けチャットツール「Chatwork」では、テキスト形式での非同期コミュニケーションをスムーズにおこなえます。
また、Web会議機能も搭載しているため、同期コミュニケーションと使いわけることも可能です。
テレワークが働き方の主流となるなかで、Chatworkを導入して、非同期コミュニケーションを便利にしましょう。
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[※1] 参考：テレワーク導入率調査結果 東京都
https://www.metro.tokyo.lg.jp/tosei/hodohappyo/press/2021/03/06/14.html
※本記事は、2023年6月時点の情報をもとに作成しています。
