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職場環境を改善する方法とは？必要性や注意点を事例付きで解説
目次
多くの企業が、「社員にとって働きやすい職場とはなにか」について深く考え、積極的に職場環境改善に取り組んでいます。
職場環境改善に取り組むうえでは、職場環境改善が必要な理由を認識し、具体的に職場で改善が必要とされる部分を知ることが重要です。
職場環境改善について具体的な事例や注意点について理解し、社員が快適に業務をこなせる職場を目指しましょう。
職場環境改善とは
職場環境改善とは、労働者が働くあらゆる環境を改善することです。
労働者にとってストレスを感じる場面をヒアリングし、快適に仕事ができるように改善することで、ストレスなく仕事ができることを目指します。
人間関係やコミュニケーションなどで生じるメンタルヘルスの不調の改善や、作業をするううえで不快なにおいや危険性が生じる場面など、労働安全衛生上での改善にも取り組みます。
職場環境改善は、定期的にストレスチェックをおこない、ストレスチェックの結果をもとに改善方法の分析や見直しをおこなうなど、継続して取り組むことがポイントです。
職場環境改善が必要な理由
職場環境改善が必要とされる主な理由は、社員にとって働きやすい職場だと感じてもらうためです。
社員が職場で感じるストレスを軽減することで、心身の不調の改善につながります。
また、職場にいる時間が快適であれば業務に集中できるので、社員のパフォーマンスや生産性も高まり、結果として会社の利益向上へと結びつきます。
利益が発生した場合、社員の給料に反映する、設備投資をおこなうなどのように、さらによりよい職場環境を提供するというポジティブなループが完成します。
職場環境改善は、会社と社員の双方にとって、継続的なメリットを生み出すためにも必要な取り組みです。
＞メンタルヘルスケアが職場に必要な理由とは？に関する記事はこちら
職場環境改善の具体的な事例
職場環境改善の取り組みについて、具体的な事例を4つ紹介します。
- 作業環境の改善事例
- 作業効率の改善事例
- 労働時間の改善事例
- コミュニケーションの改善事例
自社の職場環境改善を進めるうえで参考にしてください。
作業環境の改善
作業をおこなううえで不快に感じることがあると、作業に集中できず生産性が低下するので改善が必要です。
- 清潔さが感じられない作業場
- 空気の汚れや不快なにおいがある職場
- 温度や湿度、コピー機や機械音など騒音のストレスを感じる職場
上記に挙げたような改善点を放置しておくことは、社員の心身に不調をもたらす恐れもあります。
作業をおこなう場所はもちろん、休憩室やトイレに至るまで、清潔かつ快適さを感じられるような改善が必要です。
改善にあたっては、個人差への配慮や社員のヒアリングの反映など考慮すべき項目に注意しましょう。
また、テレワークやリモートワークの増加にともない、通信環境が悪くはないか、十分なデジタルツールが提供されているかなど、リモートワーク下にいる社員にも目を向けてみましょう。
全社員が同じ環境で作業ができない状況では、作業効率にムラが発生してしまいます。
リモートワークでは、オフィスにいるときと同じような環境づくりが困難な社員には、作業効率を下げないために改善してほしい点をヒアリングします。
しかし、リモートワーク下における社員のプライベートに入り込まないよう、ヒアリングは慎重におこないましょう。
作業効率をよくするための改善
デスクワークや製造など作業内容に関わらず、作業に無駄が発生している場合は作業効率をよくするための見直しが必要です。
- 道具や書類の保管状態が悪く常に探し物をしている
- 人的手法による発注や進捗状況の把握に無駄が生じている
- デジタルツールを使いこなせていない
上記のような作業効率の無駄は、人がおこなっていた作業をデジタルツールやロボットにシフトすることで改善できることもあります。
オフィスに保管された大量の書類の中から、目的の書類を探すために多くの時間を要しているのであれば、PDF化してクラウド上に保管しましょう。
紙媒体をデジタル化することで、目的の書類を見つける時間の削減につながります。
さらに、ペーパーレス化を進めることにもつながり、書類を保管していたオフィススペースも有効活用することができます。
また、製造現場では使用頻度の多少により道具の保管場所をわける、また、工場のライン工程にロボットを活用することで、手作業よりも作業工程にムラが発生しません。
ロボットの導入により進捗状況を把握することができれば、発注や在庫管理もデジタル化することが可能です。
職場で効率が悪いと感じていた部分をデジタル化することで、無駄な手間やスペースをなくし、作業効率を改善することができるでしょう。
労働時間の改善
時間外労働や休日出勤を減らすことができないと感じる場合には、日々の業務やツールなど細かく改善していく必要があります。
- 会議の参加人数や使うツールに無駄が多い
- 会議で結論が出ずそもそも本当に必要な会議なのか疑問が残る
- 不必要な電話やメールなどで時間をとられる
会議やコミュニケーションで使用するツールを見直すことで、業務効率化をはかることも可能です。
電話は、場合によって相手や自分の貴重な業務時間を奪いかねません。
また、迅速さに欠けるメールは、多様化するコミュニケーションツールにおいて、もはや最適とは言い難い傾向にあります。
さらに、リモートワークの勤怠管理がしにくいと感じる企業もあるようです。
そこで、リモートワークでも、勤怠記録を明確にできる勤怠管理システムを導入することで、社員が時間外労働をしないよう管理することが可能です。
残業時間に対しての罰則が特に厳しくなったこともあり、業務やツールを見直すことで、適正な労働時間への改善につながります。
コミュニケーションの活性化
会社では社員同士のコミュニケーションがなければ、業務をおこなうことはできません。
自分の意見が言えない、職場で人と話したくないと感じる職場では、社員はやりがいや目的を見つけられず、メンタルヘルスの不調や離職を招いてしまいます。
そこで、コミュニケーションの活性化につながる改善策を考えてみましょう。
- 他部署との連携がとれていない
- 上司や経営層との壁を感じる
- 仕事上の会話以外をしたことがない
他部署とのコミュニケーションが一方通行のメール報告のみであれば、ビジネスチャットなどを導入して、チャットによるチーム同士のコミュニケーションや情報共有をおこないましょう。
上司や経営層からのトップダウン、社員からのボトムアップを組み合わせるトップダウンデモクラシーをおこなう際、ビデオ会議を使えば圧迫感もありません。
また、顔が見えるビデオ会議以外に、文字による雑談の機会を設けることで、職場でのコミュニケーションが苦手な人でも疎外感を抱くことがありません。
組織全体のコミュニケーションが活性化されることで、社員のエンゲージメントやパフォーマンスの向上につながります。
職場環境改善に取り組む際の注意点
職場環境改善に取り組む際は、事前にいくつかの注意点を踏まえておく必要があります。
- 不利益が生じることもある
- 継続できる計画であるか
- 不公平さが生じていないか
3つの注意点をそれぞれ確認していきましょう。
不利益が生じることもある
職場環境改善には、必ずしもすぐに大きなよい効果を得られるわけではありません。
改善をおこなううえでは、不利益が生じる可能性があることも認識しておきましょう。
例えば、一時的に特定の人に対し作業量が増えてしまう、変化に対して順応できないストレスや人間関係の摩擦などが挙げられます。
これらの不利益は社員のメンタルヘルスの不調へとつながる恐れもあるので、慎重な取り組みが求められます。
職場環境を改善した箇所においては、社員のメンタルヘルスを最優先に考え、業務効率が上がったかの検証と分析が重要です。
継続できる計画であるか
職場環境改善は、継続的に取り組める内容でなければいけません。
職場環境改善は組織全体で取り組むものですが、ヒアリング、分析、反映、改善の各ステップにおける担当者や総括をおこなう担当者を決め、細かいマニュアル整備が必要です。
ときには、即効性のない長期的な継続が必要とされる取り組みもあるでしょう。
地道に取り組んでいるにも関わらず、明確な効果を感じられない場合、「本当に社員のためになるのだろうか」とモチベーションが低下してしまうことも予想されます。
改善に取り組むメンバーのモチベーションが低下しないように、ときにはほかの担当者と話す機会を設けフィードバックをおこなう、または、数値ばかりにとらわれず、そのプロセスを評価する「定性的評価」をおこなうこともおすすめです。
不公平さが生じていないか
職場環境改善は一部の社員だけではなく、全社員に対して公平に恩恵が受けられるものでないといけません。
職場環境改善には、一時的に不利益が生じることもあると先に述べましたが、生じる不利益が一部の社員に偏りすぎている、不利益が大きすぎるなどの場合には、「リスクをとってまで改善をおこなう必要があるのか」という根本的な部分の見直しが必要なのかもしれません。
職場環境改善では、社員の間に不公平さや不合理が生じていないかなど、社員からのヒアリングやアンケートを効果的に活用し、現状を把握できているかがポイントになります。
職場環境改善にはビジネスチャット
職場環境改善の取り組みには、Chatworkのようなビジネスチャットが効果的です。
職場環境改善では、社員からの生の声をどれだけ取り入れることができるかがポイントです。
社員のリアルな意見を聞き出すには、コミュニケーションの活性化が必須です。
Chatworkのチャット機能を使うことで気軽に発言ができるようになり、何気ない発言の中に改善策を発見できるかもしれません。
また、具体的な取り組み例として、社内での連絡手段を電話やメールからチャットへとシフトする、デジタルツールを使いこなせない社員に向けたWebセミナーを開催するなども挙げられます。
そのようなシーンでもChatworkを活用することができるでしょう。
社員が働きやすいと感じる職場環境改善をお考えであれば、Chatworkの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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