電子契約とは?導入のメリットや種類、注意点を解説

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働き方改革
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電子契約とは?導入のメリットや種類、注意点を解説

目次

テレワークやリモートワークなど、非対面での業務が普及しつつあるなかで、耳にすることが多くなった「電子契約」。

電子契約とは一体どのようなものなのか、従来の紙ベースの契約書とどこが違うのかわからない人も多いのではないでしょうか。

電子契約についてわかりやすく解説していきます。

電子契約とは

電子契約は、従来の紙の書類に押印・署名するかわりに、電子データに電子署名をおこなうことで、当事者の意思表示の証拠とするスタイルの契約方式となります。

 

電子契約が注目される背景

電子契約は、署名契約と比較して業務効率の観点から多数のメリットが存在します。

また、新型コロナウイルス感染症の影響により、テレワーク等が急速に普及しつつある情勢においては、オンライン上で契約締結が完結する電子契約は、時勢的にも受け入れられやすい環境であるといえるでしょう。

 

電子契約と書面契約の違い

契約とは、当事者同士の口頭での約束でも成立します。

しかし「契約書」といった書面に残すことで、客観的に契約成立の事実及びその内容を証明することで、後々の紛争を防止に資することから、商習慣においては紙で作成した契約書に署名・押印を施し、当事者同士で取り交わすことが一般的なルールとなっています。

これに対して、電子契約は、契約書を紙面に印刷するのではなく、電子データのまま契約締結をおこないます。

従来の紙面による契約の場合、印影や筆跡を確認することで改ざん等の不正を防止していましたが、電子契約では、押印や署名の替わりに、暗号技術を活用した電子署名によって改ざん等の不正を防止しています。

>電子契約と書面契約の違いに関する記事はこちら

電子契約の種類

電子契約には、大きく分けて「当事者署名型」と「事業者署名型」の2種類があります。

それぞれメリット、デメリットがあるため、その特徴を理解したうえで、どちらの種類が会社に適しているか判断する必要があります。

違いを理解するうえで重要なポイントは、電子署名に必要な「電子証明書」と「署名鍵」の名義が誰になっているかということです。

 

当事者署名型

当事者署名型においては、「電子証明書」と「署名鍵」は、契約者本人の名義となっています。

当事者署名型による電子契約をおこなう場合は「認証局」等の公的機関で、「電子証明書」を発行する必要があり、この際に本人であることを念入りに確認されることとなります。

認証局における本人確認は、厳格な書類審査の過程を経るため、時間や費用がかかったり、契約の相手方も同じく電子証明書等の準備をする必要があったりするなど、導入や契約締結までのハードルが高いというデメリットがあります。

一方で、なりすましによるリスクが低く、法的効力も高いというメリットがあります。

 

事業者署名型(立会人型)

事業者署名型は、「電子証明書」と「署名鍵」の名義が、契約者本人ではなく、電子契約サービスを提供するサービス事業者等の第三者となっています。

当事者署名型の場合、先述したように、契約者双方が電子証明書を有していないと使うことができません。

また、双方同じシステムを使用する必要があるなど、相手方にも時間と費用の負担がかかるといったデメリットがあります。

一方で、事業者署名型は、電子契約サービスのプラットフォームを利用すれば、電子証明書を持っていなくとも電子契約をおこなうことができ、契約者双方が気軽に利用することができるメリットがあります。

ただし、事業者署名型の本人確認手段は、プラットフォーム独自のシステム(メールアドレスや二段階認証等)となるため、プラットフォーム側の努力によって、軽減はできるものの、なりすましのリスクが払しょくできないというデメリットがあります。

電子契約を導入するメリット

電子契約を導入するメリットを解説していきます。

 

コスト削減

紙による契約書の場合、紙の印刷代はもちろんのこと、課税文書に該当する場合、印紙の貼付けが義務付けられており、契約内容によっては、印紙代が大きな額になるケースもあります。

また、紙の契約は、契約者双方に一通ずつ作成することが通例であるため、更にコストがかさむこととなります。

電子契約は、印紙貼付け義務が発生しない為、上記のコストが掛かりません。

また、紙ではなく、PDFなどの電子データでの保管となるため、書棚などの保管場所も必要ないため、コスト面においては、非常に優秀といえます。

 

業務効率化

紙で印刷する場合、印紙を貼り付ける、製本する、押印を上長に依頼する、書棚に格納するなどの事務的な手間は、電子データで保管する電子契約にはありません。

また、契約内容を確認したい場合、電子フォルダを検索するだけで、該当する電子データを瞬時にピックアップすることができます。

紙の契約書のように、書棚を開けてファイルを開いて探すといった手間が掛からない点は、大きなメリットといえるでしょう。

 

コンプライアンスの強化

支社が複数ある企業の場合、紙の契約書は、支社ごとに管理する企業も珍しくありません。

この場合、本社で契約内容を一括してチェックすることが困難になる可能性があります。

その結果、ある支社が締結していた契約書のリーガルチェックが不十分で、コンプライアンス違反に波及してしまうといったケースもあり得ます。

電子契約の場合、支社を含めた社内全ての契約内容をチェックすることが可能であり、作成した契約書に関する契約がどの段階まで進捗しているかということも本社で統制することが可能です。

>【社労士監修】コンプライアンスとは?に関する記事はこちら

 

テレワーク対応が簡単

電子契約が、身近になった大きな要因のひとつに、テレワークの普及があります。

企業活動をするうえで、契約を取り交わす行為は、非対面での取引においても必須な行為です。

オンライン上で契約行為や、承認行為を完結できる電子契約は、押印作業や郵送などの手間暇を一気に解決できる画期的なツールといえるでしょう。

>脱ハンコのメリットと実現方法に関する記事はこちら

電子契約を導入するデメリット

電子契約は従来の紙による契約方式にはないメリットが非常に多く、テレワークが普及しつつある時代においては、もはや次世代の主流ととらえても差し支えないほどの可能性を秘めています。

しかし、便利である反面注意すべき点もあります。

 

一部の書類は電子契約が認められない

一度、電子契約の利便性を知ってしまうと、すべてを電子契約で完結してしまいたいと思いがちですが、法律上、書面による契約が義務付けられている契約があることに注意しないといけません。

2022年2月現在、以下の契約は書面による契約が義務付けられており、電子契約による契約締結は禁止されています。

  • 定期借地・定期建物賃貸借契約
  • 宅地建物売買等媒介契約
  • 投資信託契約の約款
  • マンション管理業務委託契約
  • 労働者派遣個別契約
  • 訪問販売等特定商取引における交付書面

しかし、今後は法改正によって、電子契約が可能になる場合もあるため、随時、確認するようにしてください。

 

情報漏洩やなりすましのリスクがある

電子契約において、最も大きなリスクといえるのが、情報漏洩やなりすましです。

とくに先述した、事業者署名型の電子契約を採っている事業者は注意が必要です。

電子証明書の名義が、第三者である事業者署名型である場合、サービスを提供するプラットフォーム側が二段階認証などの施策を打っても、なりすましのリスクはゼロになりません。

また、当事者署名型であれば必ず安全というわけでもなく、サーバーやクラウド上で管理している以上、多かれ少なかれ、サイバー攻撃やコンピュータウイルスによる被害のリスクは残ってしまいます。

 

契約相手側に手間やコストがかかる

徐々に普及しつつある電子契約ですが、利便性が高い反面、導入に掛かるコストや手間、従来と違う業務フローへの戸惑いなどから、電子契約を敬遠してしまう企業も珍しくありません。

とくに、当事者双方が電子証明書、署名鍵を用意し、共通のシステムを利用する必要がある当事者署名型は、導入のハードルが高いと感じやすいです。

電子証明書の有効期限が切れる度にコストをかけて再発行しなければならないといったデメリットがあるため、厳格な社風の企業では、電子契約の採用を見送るケースも見受けられます。

長年慣れ親しんだ紙による契約の安心感から、紙による契約締結しか対応しないという昔ながらの企業も、非常に多く存在します。

電子契約の導入で注意したい法律

電子契約を導入する前に、注意すべき法律について触れておきましょう。

 

電子帳簿保存法

本来は、紙文書で保存する義務がある書類(国税関係書類等)について、この法律に定められている要件を満たすことで、電子データによる保存が可能となります。

1998年に制定された後、複数に渡る改正で保存要件の緩和がおこなわれ、2022年1月からは改正された電子帳簿保存法がスタートしました。

主に、電子データとして保存する際のルールを定めており、電子帳簿保存法に適合しない電子データは正式な書類としてみなされないことになるため、電子契約導入においては、最も注意すべき法律のひとつといえるでしょう。

>電子帳簿保存法に関する記事はこちら

 

電子署名法

本来、押印や署名が不可能な電子化された契約書に、法的効果を付与する「電子署名」について定めた法律です。

電子契約が、法的効力を持つ根拠となっており、電子署名が本物であれば、書面による契約でなくとも、契約が成立することを明文化しています。

 

e-文書法

先述の電子帳簿保存法と近しい法律ではありますが、大きな違いは対象となる文書です。

電子帳簿保存法は、国税関連の書類を対象としている一方、e-文書法は、商法関連の幅広い文書が対象となっており、電子契約を導入する上で、電子帳簿保存法と同じく、押さえておくべき法律といえます。

電子契約を導入して業務効率化を目指そう

日本では、長らく紙文書による契約書の取り交わしが一般とされており、この商習慣はいまだに根強く残っています。

一方で、感染症の流行にともなうテレワークの普及により、奇しくもその有用性が注目されている電子契約は、利便性やグローバル化といった側面から見ても、今後のスタンダードになる可能性を十分に秘めているツールといえます。

導入の段階で十分に吟味する必要のある懸念事項はあるものの、自社のスタンス、取引先の状況等を踏まえたうえで、電子契約の導入を前向きに検討されてみてはいかがでしょうか。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

記事監修者:國領卓巳(こくりょうたくみ)

2009年京都産業大学法学部卒業、2010年に社会保険労務士の資格を取得。建設業界、製造業、社会保険労務士兼行政書士事務所での勤務を経て独立開業。行政書士資格も取得。中小企業の社長さん向けに「労務管理代行、アドバイザリー事業」「助成金申請代行事業」「各種補助金(事業再構築補助金、小規模事業者持続化補助金など)」を展開、企業経営をサポートしています。

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