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新入社員と円滑なコミュニケーションをとるには？会話のポイントを解説
目次
新入社員が指示内容を理解しているかわからない、新入社員との共通の話題が見つからないなどで、新入社員とのコミュニケーションのとり方に悩んでいる上司や先輩は多いのではないでしょうか。
新入社員もコミュニケーションのとり方に不安を感じているため、上司や先輩から不安解消につながるようなコミュニケーションを心がけることが大切です。
新入社員とのコミュニケーションのとり方について、それぞれの立場の不安やコミュニケーションのポイント、NG行動について解説します。
新入社員とのコミュニケーションで不安なこと
新入社員とのコミュニケーションで上司・先輩側が不安に感じていることとして、「伝えた内容を理解しているのかわからない」「年齢が離れていて共通の話題が見つからない」といった意見があります。
以下のような、忙しい上司ならではの悩みもあるようです。
- 伝えた内容を理解しているのかわからない
- 会話の時間をつくれない
- 共通の話題が見つからない
- ハラスメントにならないか心配
これらの不安に陥る心理や現象を詳しく説明しますので、自身が新入社員の立場にいる場合は、上司や先輩が何を考えているかの参考にしてみるとよいでしょう。
伝えた内容を理解しているのかわからない
業務に必要な内容を伝えた際に、新入社員が十分に理解してくれたかがわからず、上司や先輩は不安に感じます。
たとえば、伝えた内容に対して新入社員のリアクションが薄い場合、理解したのかしていないのかを読み取るのが難しいでしょう。
また、リモートワークの普及によってテキストコミュニケーションが増えたこともあり、新入社員と対面で話す機会が減り、反応や表情で理解度を推し量りにくくなっています。
伝えた内容の理解度がわからないと、フォローのタイミングが掴めず、自分の指導力に悩んでしまう恐れがあります。
会話の時間をつくれない
業務が忙しいと、新入社員との会話の時間をなかなかつくれず、コミュニケーションが不足してしまいます。
コミュニケーションが不足すると、新入社員の困り事や悩みに気付きにくく、新入社員も相談しにくいと感じます。
新入社員の業務進捗やメンタル面が気にかかり、仕事で問題がないか不安になるでしょう。
とくに、リモートワークで直接話す機会が少ない企業や、部下や部署全体を管理する管理職は、コミュニケーション不足になりがちです。
共通の話題が見つからない
上司や先輩と新入社員に年齢差があり、共通の話題が見つからない時があります。
役職者と新入社員の場合は、年齢が親子ほど離れている場合もあるため、親睦を深められる話題が見つからず、信頼関係を構築できないことに不安を感じるでしょう。
Z世代にあたる新入社員は個性を尊重するなど、ほかの世代と異なる特徴も有しており、価値観の相違に戸惑うケースもあります。
ハラスメントにならないか心配
パワーハラスメントやセクシュアルハラスメントなど、さまざまなハラスメントが問題になっているため、自分の発言がハラスメントに当たらないか心配でコミュニケーションを活発にとれない上司や先輩も多いです。
新入社員との距離を縮めようと発した言葉がパワハラやセクハラに受け止められた、という事態を恐れ、業務上必要なコミュニケーションのみで留めてしまいます。
上司・先輩とのコミュニケーションで不安なこと
上司や先輩が新入社員とのコミュニケーションに不安を感じているのと同様に、新入社員も上司・先輩とのコミュニケーションに以下のような不安を感じています。
- いつ声をかけていいのかわからない
- 上司・先輩の考えていることがわからない
- 自信のなさから萎縮してしまう
- ビジネスマナーに不安がある
新入社員が不安に感じることを理解しておくと、コミュニケーションをとるタイミングを掴みやすいかもしれません。
いつ声をかけていいのかわからない
新入社員は、仕事の流れや上司・先輩の業務内容を理解できていないため、困ったことがあってもいつ声をかけていいのか、誰に声をかけていいのかがわかりません。
忙しそうだからと遠慮して、新入社員は仕事に対する悩みを長く抱えてしまうでしょう。
新入社員が声をかけやすいように、配置表を作成し、相談内容ごとに担当者を示したり、わからないことがあったらいつでも声をかけるように上司・先輩側から相談にのる姿勢を見せたりすることが大切です。
上司・先輩の考えていることがわからない
新入社員は、上司や先輩の考えていることがわからず、不安に感じるケースがあります。
上司や先輩の指示の内容は理解できても、意図や考えがわからないと業務に対するモチベーションが上がらなかったり、ただ淡々とこなすだけで成長につながらなかったりします。
上司や先輩のほうが人生経験や職務経験が豊富なため、新入社員にひとつの指示ですべてを理解してもらうのは難しいです。
新入社員の視野を広げ、仕事の進め方やノウハウが蓄積ができるように、業務の指示を出す際には意図まで伝えることをおすすめします。
上司や先輩の考えを理解できた新入社員は、次第に指示を受けただけで物事の本質を見抜けるようになるでしょう。
自信のなさから萎縮してしまう
新入社員と上司・先輩は年齢差が大きいケースがあるため、新入社員は職歴の浅さや年齢の低さから自信をなくし、話す内容やコミュニケーションのとり方に不安を感じる傾向があります。
年上の人、目上の人に対して失礼にならないか、話の内容が場に合っているかが気にかかり、怒られるかもしれないという思いから積極的に意見を発言できません。
新入社員が自信をもてるようになるには、成功体験や仕事ぶりを褒め、誰でも意見を発信しやすい環境を整えることが求められます。
ビジネスマナーに不安がある
新入社員のなかには、ビジネスマナーに不安を感じる人がいます。
敬語の使い方、名刺交換、来客時の対応、接客など、ビジネスマナーが求められるシーンは多岐にわたり、研修などですべてを覚え、完璧にこなすことは困難です。
そのため、新入社員のビジネスマナーに気を配り、ビジネスマナーが求められるシーンの前にアドバイスをしたり、対応についてフィードバックしたりして、新入社員の不安を解消してあげましょう。
上司・先輩から積極的にコミュニケーションをとることで、新入社員との間に信頼関係が構築でき、新入社員も話しかけやすくなります。
新入社員とのコミュニケーションで大切なポイント
新入社員と信頼関係を築くには、コミュニケーションのとり方が重要です。
現在のコミュニケーションと比較しながら、以下のポイントを見ていきましょう。
- 質より量を意識する
- 仕事以外の話もする
- フィードバックを意識する
- 事前に会話の準備をさせる
実践する際は、後述のNGポイントとあわせて確認しておくことをおすすめします。
質より量を意識する
新入社員とのコミュニケーションは、質より量を意識しましょう。
報連相など、業務に関するコミュニケーションももちろん大切ですが、かしこまった話ばかりしていてもお互いの人柄や性格などを理解することは難しいです。
そのため、業務の合間に軽い雑談や、定期的な面談を取り入れるなどして、頻繁にコミュニケーションをとり、相互理解を深めましょう。
仕事以外の話もする
新入社員とのコミュニケーションでは、仕事以外の話もすることをおすすめします。
仕事の話ばかりしていても、新入社員は息が詰まり、緊張状態が続くかもしれません。
プライベートの話であれば、お互いの趣味や普段の生活などを理解でき、親近感が湧いたり共通の趣味が見つかったりして、親睦が深まる可能性があります。
また、新入社員は緊張が解け、リラックス状態で会話を楽しめるでしょう。
フィードバックを意識する
新入社員の業務に対するフィードバックを意識すると、コミュニケーションの量の増加につながります。
新入社員と食事や面談をゆっくりできないという上司や先輩は、新入社員の働きに対して逐一フィードバックしてあげると会話をするきっかけになるうえ、新入社員にとっては見守ってもらえていることで安心感が湧きます。
食事や面談ができる上司や先輩の場合も、フィードバックをすることで、新入社員のモチベーションアップや不安解消の効果が期待できるでしょう。
事前に会話の準備をさせる
上司や先輩から唐突に会議室などへ呼ばれると、新入社員は何の話をされるのかと不安でいっぱいになります。
新入社員に無用な心配をさせないためにも、新入社員と話す場を設ける際には事前に話す内容を伝え、会話の準備をさせましょう。
緊張した状態で話をするよりもリラックスした状態で話すほうが、活発な意見や考えを引き出すことができ、スムーズにコミュニケーションがとれます。
新入社員とのコミュニケーションでNGなこと
新入社員と活発なコミュニケーションをとることは大切ですが、NG行動もあるため注意が必要です。
新入社員との信頼関係を築く前から距離を置かれないためにも、NG行動を確認しておきましょう。
他の社員やチームを下げない
新入社員とのコミュニケーションの内容は、ネガティブなものを避けましょう。
たとえば、ほかの従業員やチームの悪口、業務に対する愚痴、メンバー同士を比較して優劣をつけるなどの行為は、新入社員の仕事に対するやる気を損ね、ほかの従業員に対する先入観を植え付ける恐れがあります。
人間関係の不穏さを感じた新入社員が早期離職するリスクもあるため、ポジティブな話題で新入社員とコミュニケーションをとることが大切です。
プライベートな内容に踏み込みすぎない
新入社員とのコミュニケーションではプライベートな話をすることも大切ですが、最初から踏み込んだ質問をするとせっかく築き始めた信頼関係が壊れる恐れがあるため、距離感には注意してください。
また、職場の人にはプライベートのことをあまり知られたくないと思う人もいます。
職場の人と一定の距離感を保ちたいと思っている人に、休みの日にどこに行っていたか、飲み会を断って何をしていたかなど根掘り葉掘り聞くことはやめましょう。
最初は相手の性格を知らないため、悪気なく質問をしてしまうかもしれませんが、相手の反応を見て話題を切り上げるなどの配慮が必要です。
ハラスメントになる行動や発言はしない
ハラスメントになる行動や発言は、新入社員や周りの人の心身を傷つけ、疲弊させるため、絶対にしてはいけません。
たとえば、新入社員を長時間にわたって必要以上に叱責したり、容姿を褒めたりする行為は、パワハラやセクハラにあたる恐れがあります。
上司や先輩だけでなく、誰もがハラスメントをしないようにハラスメント防止研修などをおこない、ハラスメントに該当する言動について理解を深めておきましょう。
社内コミュニケーションに「Chatwork」
上司・先輩は新入社員とのコミュニケーションに、新入社員は上司・先輩とのコミュニケーションにそれぞれ不安を抱えています。
上司や先輩は、新入社員がコミュニケーションで抱える不安を理解し、要所要所で声をかけたり、ポジティブな会話を意識したりして、信頼関係を築いていきましょう。
対面でのコミュニケーションに不安がある場合、まずはチャットでの声かけも有効です。
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対面でコミュニケーションをとりたい場合にはビデオ通話機能を使い、お互いの姿を確認しながら会話するとよいでしょう。
＞Chatworkの通話機能（ビデオ/音声通話機能）に関する記事はこちら
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