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入社式とは？内容や当日の流れ、オンライン入社式についても解説
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目次
新入社員を迎える企業が開催する式典のひとつが入社式です。
入社式は新入社員が企業の一員となる重要なイベントですが、内容やプログラム、必要な準備について悩む企業も少なくないでしょう。
入社式を成功させるためには、当日の流れや事前準備についてきちんと理解しておくことが大切です。
入社式の目的や内容・流れ、必要な準備と、オンライン入社式について解説します。
入社式とは
入社式は、多くの企業でおこなわれている式典です。
採用内定者を歓迎し、新入社員として迎え入れるためのイベントであり、プログラムに趣向を凝らしたり、ゲストを招いたりして盛り上げる企業もあります。
入社式の実施時期
入社式は、4月1日に実施されることが一般的です。
4月1日が土日祝日などにあたる場合は、前後の日程にずらしておこなわれます。
4月1日の実施が慣例となっている主な理由は、日本の学校制度では学生が3月に卒業を迎えるためです。
年に複数回の入社式をおこなう企業もあり、4月のほかに10月や1月などに実施する例も見られます。
内定式との違い
入社式と内定式の違いは、実施のタイミングや目的、対象者と企業の雇用関係の有無などにあります。
内定式は、選考を通過した人材に対して正式に内定を通知するための式典であり、内定式の時点では企業との雇用関係は発生していません。
一方入社式は、採用内定者を迎え入れるための式典であり、企業との雇用関係がすでに成立した状態でおこなわれます。
また、例年の採用活動における正式な内定日は、政府によって10月1日以降と決められているため、内定式は10月1日以降に開催されることが一般的です。
入社式と内定式の違いを下表にまとめました。
| 入社式 | 内定式 | |
|---|---|---|
| 実施時期 | 4月1日前後の入社日 | 10月1日以降の入社日前 |
| 雇用関係 | 有 | 無 |
| 目的 | 新入社員の歓迎や企業理念の紹介 | 自社理解の促進と内定者との結びつき強化 |
入社式の目的
入社式を実施する主な目的は、新入社員の歓迎や企業理念の紹介、社員同士の交流促進などです。
それぞれの目的について解説します。
新入社員の歓迎
入社式は、新入社員を歓迎するイベントです。
晴れて自社の一員となった人材へ歓迎の姿勢を示し、企業への帰属意識や業務に対するモチベーションを高めてもらうことが大きな目的です。
企業への愛着や貢献意欲が湧けば、早期の活躍も期待できるでしょう。
企業文化・理念の紹介
入社式では、代表取締役など経営陣の挨拶や、先輩社員からのメッセージが新入社員へ向けて話されます。
企業文化や理念を経営陣や社員から紹介することで、事業の方針や業務の取り組み方などに対する新入社員の理解を深める効果があります。
社員同士の交流促進
多くの場合、入社式は、新入社員同士、先輩社員、上司などが初めて顔を合わせたりコミュニケーションを取ったりする場となります。
そのため、入社式でお互いの顔と名前を覚え、人となりを理解し、交流を促進することは重要な目的といえます。
初日から積極的にコミュニケーションをおこなえれば、信頼関係の構築がしやすくなり、円滑な業務にもつながります。
入社式の内容・流れ
入社式は、開会挨拶から始まり、懇親会で終わる流れが一般的です。
以下、詳しい内容と流れを紹介します。
開会挨拶
まずは、入社式の開会挨拶がおこなわれます。
人事部の担当者などが入社式の開会を宣言し、式典の目的や流れを説明します。
代表挨拶
次に、代表取締役社長など、企業の代表者が挨拶をおこないます。
多くは、新入社員へ歓迎と祝いの言葉を述べ、企業の理念などを紹介し、今後の活躍に対する期待と激励を伝える内容です。
代表者の挨拶によって、企業の一員になったという新入社員の気持ちはいっそう高まり、身が引き締まったり、仕事への意欲が向上したりするでしょう。
入社辞令の交付
代表挨拶のあとは、入社辞令の交付です。
入社辞令とは、新入社員が企業に正式に入社したことを示す文書のことで、新入社員の名前と所属部署、雇用条件、期待や激励の言葉が記載されます。
入社辞令はひとりひとりに手渡しで交付されるため、新入社員は自分の業務や働き方、求められている役割などを理解・実感することができます。
新入社員挨拶
新入社員の代表も挨拶をおこないます。
自己紹介や入社にあたっての感謝、今後の目標や抱負などを自分の言葉で話し、前向きな姿勢を示します。
記念撮影
新入社員と代表取締役、式典の出席者で記念撮影を実施します。
自社で入社式をおこなう場合、企業のロゴやシンボルマークの前、エントランスホールなどが撮影場所に選ばれます。
企業史に残る記念撮影となるため、撮影した写真は企業HPやSNS、社内報などに掲載されたり、新入社員に配られたりします。
閉会挨拶
最後に、司会者が閉会の挨拶をして入社式を終えます。
閉会挨拶では、新入社員への再度の激励や、式典への出席者への感謝などが述べられます。
懇親会
入社式のあとは、新入社員や社員、経営陣の懇親会が開かれます。
新入社員が企業や職場に早くなじめるよう、飲食をしながらフランクな雰囲気で交流します。
双方が積極的にコミュニケーションをとることで信頼関係を構築しやすくなり、円滑な業務につながるでしょう。
入社式を行うための準備
入社式は、新入社員を企業の一員として迎え入れる大切な式典です。
事前に十分な準備をして、入社式を成功させましょう。
企業が入社式をおこなうために必要な準備を解説します。
日程の調整
まずは、入社式の開催日時を調整します。
開催日は、新入社員の業務開始日より前に設定されることが多く、出席者や企業のスケジュールに応じて調整をおこないます。
また、開始・終了時間についても、出席者が会場到着までに要する時間や、会場の利用可能時間帯などを考慮して決めるとよいでしょう。
会場の確保
次に、入社式をおこなう会場を確保します。
自社内でおこなう場合、外部の会場でおこなう場合のどちらについても、出席者の人数やプログラムの内容に応じて適切な場所を選定しましょう。
外部でおこなう場合、時期によっては会場の確保が難しいケースもあるため、余裕をもって予約しておくことがすすめられます。
会場を確保できたら、必要な備品の手配やレンタル、当日の座席や会場レイアウトの決定などをおこないます。
スムーズに進行できるよう、可能であれば使用するプロジェクターやマイク、音響機材などの動作確認をすませておくとよいでしょう。
プログラムの作成
会場の手配ができたら入社式のプログラムを作成して進行表に落とし込み、式の進行や時間配分、注意点などを関係者間で共有しておきます。
進行表を作成することによって、入社式の流れや挨拶などにかける時間を各自で把握できるため、円滑な進行管理につながります。
また、機器トラブル、挨拶担当者の欠席、天候不良など、不測の事態に備えた変更プランも作成しておくと、出席者を不安にさせたり、無駄な時間を発生させたりといったネガティブな事態を防ぐことができます。
司会者や挨拶の担当者なども早めに選任し、入社式の進行で意識してほしいことや、新入社員に伝えてほしいことなどを共有しておくようにします。
配布資料の準備
新入社員や出席者に配布する資料の準備も進めておきます。
具体的には、当日のプログラムや会場の案内図、企業のパンフレットなどが挙げられます。
出席者へ参加してくれたことに対する謝意を記したメッセージカードなども配布する例などもあり、ポジティブな雰囲気をより高めたいときには効果的です。
リハーサル
入社式のプログラム作成や会場確保などが完了したら、関係者でリハーサルをおこないます。
実際の流れに沿ってリハーサルをおこなうことで、プログラム作成時にはわからなかった改善点や問題点が浮かび上がる可能性があります。
入社式当日のトラブルや不手際を防ぐためにも何度かリハーサルを実施し、スムーズな進行につなげることが大切です。
懇親会の準備
懇親会の準備の際には、新入社員が緊張せずコミュニケーションを取れるように、リラックスできる会場づくりを意識しましょう。
会場の雰囲気や用意する飲食物のほか、立地条件も考慮する必要があります。
入社式の会場から懇親会の会場が遠いと出席者に移動の負担がかかるため、できるだけ近場でセッティングするなどの配慮があるとよいでしょう。
内定者への連絡
一連の準備と並行して、入社式の日程や詳細を内定者へ連絡します。
連絡に含めるべき内容として、入社式の日時と場所、アクセス方法、服装と持ち物などが挙げられます。
とくに服装は悩みやすいポイントとなることが多いため、たとえば「フォーマルな服装」とだけ記載するのではなく、「ネクタイ着用」などのように具体的に示すことが重要です。
連絡とあわせて出席確認もおこなうことで、入社式や懇親会の席順や、配布物の部数なども決めていきましょう。
オンライン入社式とは？
オンライン入社式とは、遠隔で通話・会議などができるツールを活用して、オンライン上で入社式をおこなうことです。
新型コロナウィルス感染症の蔓延によって対面の入社式が減少し、非対面で実施できるオンライン入社式が普及しました。
オンライン入社式のメリット
オンライン入社式のメリットとして、インターネット環境さえあれば場所を問わずに参加してもらえることや、会場確保の手間やコストを削減できることが挙げられます。
遠隔地にいる新入社員もほかの新入社員と同じように歓迎することができ、コミュニケーションの場を作れるのも利点です。
リアルタイムで参加することが難しいメンバーには、スピーチや挨拶などを録画して配信することも可能です。
オンライン入社式のデメリット
オンライン入社式では新入社員や出席者が実際に顔を合わせないため、表情の機微を読みづらいことがデメリットです。
出席者同士のコミュニケーションも取りにくいため、対面の入社式と比較して、相互理解を深めたり信頼関係を築いたりしづらい点は事前に把握しておく必要があるでしょう。
また、冗長な進行だと新入社員の集中力が途切れてしまい、業務へのモチベーションや帰属意識を十分に高めることが難しいかもしれません。
通信環境が不安定な場合、映像や音声の乱れによってスムーズに進行できないおそれもあることを考慮しておきましょう。
オンライン入社式に必要な準備
メリットとデメリットがそれぞれあるオンライン入社式ですが、成功させるためにはどのような準備をおこなうべきなのでしょうか？
以下、必要な準備について説明します。
通信環境の確認
オンライン入社式を円滑に進行するには、通信環境を整えることが重要です。
安定した通信環境を用意する、使いやすいビデオ通話ツールを選ぶ、トラブル発生時に迅速に対処できるようにサポート担当者を設けるなど、通信トラブルで入社式が中断されないように事前準備をおこないましょう。
転居のタイミングなどによって十分な通信環境を確保することが難しい新入社員に対しては、端末や通信環境のサポートをおこなうことなども考慮する必要があります。
リハーサル
オンライン入社式のリハーサルでは、通信環境に問題がないか、画面共有機能で資料が問題なく見えるかなどを念入りに確認しておくことが重要です。
プログラムや進行表も作成し、時間配分に沿って無理なくオンライン入社式を進行できるかも試してみましょう。
新入社員や出席者にも事前にツールを使ってもらい、操作方法をレクチャーしておくとよりスムーズな進行につながります。
資料の事前送付
オンライン入社式に必要な資料は、事前に郵送やメールなどで送付しておきます。
当日のプログラムや企業のパンフレットのほか、推奨通信環境、通信が途切れてしまった時の対応方法などを記した資料も用意しておくと安心です。
郵送で資料を送付する場合、入社祝いのカードや記念品なども送付すると、新入社員の企業に対する愛着が深まるでしょう。
入社式を円滑に実施するために「Chatwork」
入社式は、新入社員を歓迎したり、企業理念を浸透させたり、社員同士のコミュニケーションをはかったりするために実施される式典です。
入社式を成功させるには、適切な会場の確保やプログラムの作成などの事前準備が必要なため、入社式開催の関係者は十分なコミュニケーションを取り、連携することが求められます。
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