ビジネスで活用できる連絡ツールの種類と使いわけ

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IT技術の進歩に伴って、電話やメール以外にもビジネスに活用できる連絡ツールが増えてきました。さまざまなサービスが誕生する一方、違いがよくわからず何を使うのが適切かわからないと悩む担当者もいるのではないでしょうか。この記事では、ビジネスで使える連絡ツールの種類と特徴、使いわけや使用時のマナーについても解説します。

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連絡ツールの種類とその使いわけ

ビジネスで使える主な連絡ツールは、メール、ビジネスチャット、SMS、コミュニケーションアプリなどがあげられます。それぞれどのような使いわけができるのでしょうか。

メール

メールは、多くの企業でコミュニケーションツールとして浸透しています。

特徴

  • 大規模な一斉送信ができる
  • 証拠としてデータを残すのに向いている
  • 長文の内容にも向いている
  • 電話や配送(郵送)と比べてコストが抑えられる
  • すぐに返信しなければという緊迫感にとらわれなくて済む

メールは、直接やり取りする本人以外にも内容を知らせたいときはCCやBCC(情報を伏せたいときに利用)を使って、複数人に同じメールを送ることができます。複数に送ることでメールを受けた人は証拠として内容を残せることもあり、エビデンスの保管の意味で有効です。

また、メールの特徴は受けた時点で「早く返さなくては」という緊迫感にとらわれずに済むこともあるでしょう。開封や返信をそれぞれのタイミングでおこないやすいツールといえます。

使いわけ

メールによる連絡が最適なのは、長文での説明が必要な場合、証拠として内容を残したい場合、大人数に情報を周知したい場合、商品やサービスのプロモーションなどです。

一方、メールはリアルタイムで受信に気づきにくいため、緊急時には不向きという側面があります。メールを利用中であっても、相手のメールが迷惑メールに振りわけられて気づかないこともあるので、使用の際は迷惑メールの設定など注意が必要です。

ビジネスチャット

ビジネスチャットとは、業務利用に特化したチャットツールです。主に社内コミュニケーションなどに利用されていますが、最近では社外とのやり取りもビジネスチャットに置き換わっているケースも多いです。

特徴

  • 不特定多数の人間が混じらない
  • 短文で端的に表現できる
  • 管理機能などビジネスに特化している

ビジネスチャットの特徴は、利用者を限定してやり取りができることです。一度相手とつながりをもった上でメッセージのやり取りがはじまるため、不特定多数の人が混合することはありません。

上記の理由により、プロモーションやスパムのようなノイズ的なメッセージも含まれず、相手、あるいはグループ内のやり取りに集中してコミュニケーションを取れます。

また、搭載されている機能はビジネス向きであるものの、基本のやりとりは一般的なチャットと同様のため、メールと違った気軽なやり取りが可能です。

使いわけ

ビジネスチャットは利用者を制限できるため、決まった相手とのやり取りに向いています。また、気軽な会話や絵文字などでやり取りできるため、スピーディーで気軽なコミュニケーションにもよいでしょう。社内のコミュニケーションを活性化させたいときにおすすめです。

ビジネスチャットの使い方については、「ビジネスチャットの使い方と様々なコミュニケーション手段との使いわけの重要性」のページで詳しく紹介しています。

SMS

SMSは携帯電話番号を使ったショートメッセージサービスです。

特徴

  • 携帯電話番号がわかればやり取りができる
  • 携帯電話番号の変更が少ないため、宛先変更頻度が低い
  • どのスマートフォンにもアプリケーションがインストールされている

SMSは携帯電話番号さえわかればメッセージのやり取りができます。携帯電話番号を変更することは頻繁にないため、長期で見て連絡を取りやすいのも特徴といえるでしょう。

また、SMSのアプリケーションはすでにインストールされているもののため、新たにアプリケーションを入れる必要はありません。スマートフォンを利用していれば誰でもすぐに通知を確認できるのも大きなポイントです。

使いわけ

ビジネスでスマートフォンを使っている人に対して、短いメッセージを送りたいときの利用に向いています。ただしSMSは文字数に応じて送信料金がかかるため、頻繁なやりとりをする場合はメールやチャットなどでやり取りするのが一般的と言えるでしょう。

個人向けSNS/コミュニケーションアプリ

ビジネス向けではなく、プライベートで使用しているSNSやチャットなどのコミュニケーショアプリ全般について紹介します。

特徴

  • プライベートの延長として気軽に使える
  • 無料で導入しやすい

個人向けのSNSやコミュニケーションアプリは、すでに利用している人も多いです。はじめて利用する人のサポートは必要ですが、導入の方法など省ける部分もあるため、導入しやすいといえます。

もともとはプライベート用のツールなので、変にかしこまらずにプライベートの延長として気軽なやり取りができるのも特徴です。

使いわけ

個人向けSNSやコミュニケーションアプリの基本的な利用は無料のため、コストをかけずにはじめられるのがメリットです。

しかし、アカウントの乗っ取りや情報漏えいなど、ビジネスを前提としていないプライベート用のものはセキュリティ面に不安が残ります。コミュニケーションとしては活用できますが、ビジネス上の重要なやり取りの場としては避けるのが無難といえるでしょう。

ここまで各コミュニケーションツールの使いわけを紹介しました。いずれもひとつの目安であって必ずしも紹介した使い方をするべきということではありません。

あくまで連絡を取る相手が普段どのようなツールを使っているか、相手の予定の妨げにならないかなど、相手の状況も含めて使いわけることが大切です。

連絡ツール使用時のマナー

連絡ツールとなるコミュニケーションツールを取り上げましたが、それぞれ使用の際は一定のマナーが必要です。個々の人にマナーを求めるだけでなく、会社が主導して教育や研修をおこなっていくべきでしょう。必要なマナーを使いわける際に参考とするのもおすすめです。

メール

  • To/CC/BCCはシーンによって使いわける
  • 件名は一目でわかる内容にする
  • 宛名と挨拶文は必須
  • 差出人の署名(名前、所属、連絡先など)を文末に入れる
  • 本文は簡潔にまとめる
  • 返信は時間も考えながら早めにする

宛名に相手が所属する会社の正式名称と所属を記載する点、「お世話になっております」など定型の挨拶文を入れるのは、メールならではのマナーといえるでしょう。

また、メール特有なのが、To/CC/BCCの3つの宛先の分類です。使いわけとして、Toは相手先、CCは相手先の人も見える情報共有相手、BCCは相手先に知られたくない情報共有相手に使います。Toだけでなく、3つをしっかり使いわけるのがマナーです。

ビジネスチャット

ビジネスチャットはメールほどマナーに縛られる部分は少ないです。ただし、以下の点には注意してメッセージを送るようにしましょう。

  • メールのような定型文で送らない
  • 即時レスポンスを強制しない
  • チャットルームごとに適切な内容でやり取りをする
  • 短文のテキストだと冷たい印象を与えるので、適度に絵文字も活用する

ビジネスチャットのマナーについては、「人間関係を円滑にし、業務効率を高めるためのビジネスチャットのマナー」のページで詳しく紹介しています。

SMS

SMSの場合は、以下のマナーに注意しましょう。

  • 要約のみを短くまとめて送る
  • いきなりSMSでメッセージを送らず事前に了承を取る
  • 連続で何往復もあるメッセージ送信は控える

SMSは文字数に応じて費用が発生することもあります。また文字数制限があるものもあるため、メールのような長文を送るのは避けましょう。相手へのリマインダー程度で利用するのがベストです。

SNS

プライベートでも使用しやすいSNSだからこそ、ビジネスシーンでは以下のマナーに注意しましょう。

  • 長文を控える
  • 相手の反応を待つ
  • 連続した送信をしない
  • 早朝や深夜に連絡しない
  • スタンプひとつで反応しない
  • 個人情報のやり取りはしない

SNSはプライベートでも利用可能な分、個人情報のやり取りや気軽すぎるメッセージには注意する必要があります。特に、SNSのスタンプはプライベート用に特化している部分もありますので、ビジネスでスタンプのみで反応するのは不適切です。

幅広いビジネスシーンに活用できる連絡ツール「Chatwork」

ビジネスのさまざまな場面で連絡ツールを利用するなら、Chatwork(チャットワーク)をおすすめします。社内でのコミュニケーションツールとしてだけでなく、社外とのやり取りに使う利用者も多く、ビジネスシーンに取り入れやすいのが特徴です。

Chatworkがどのように活用されているか、導入実績の詳細は「導入事例集」をご覧ください。

ほかにも、Chatworkの導入には以下のようなメリットがあります。

  • 操作が簡単で誰でも使いやすい
  • タスク機能やWeb会議の機能も充実
  • 情報漏えいのリスクが少ない強固なセキュリティ体制

Chatworkの機能の詳細についてはサービスサイトでご覧いただけます。

まとめ

ビジネスシーンで活用できるものとして、メール以外にもさまざまな連絡ツールがあります。複数のツールを社内で取り入れる場合は、ケースごとに適切なツールを使いわけることが大切です。

今回の記事を参考に、連絡ツールの特徴と使いわけ、最低限のマナーを抑えて、ビジネスシーンで活用しましょう。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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