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ビジネスで活用できる連絡ツール・連絡手段の種類と使い分け方
目次
ビジネスに活用できる連絡ツールが増えてきましたが、違いがよくわからずどの連絡手段を使うのが適切かわからないと悩む担当者もいるのではないでしょうか。
どのような目的やシーンにどの連絡ツールを使うかによって、情報伝達や共有の手間や速度も変わってきますし、もっと適した連絡ツールがあるかもしれません。
ビジネスで使える連絡ツールの種類と特徴や使い分け方、使用のマナーについて解説します。
連絡ツールの種類
電話以外にビジネスで使用する主な連絡ツールは、メール、ビジネスチャット、SMS、コミュニケーションアプリなどがあげられます。
それぞれ使用目的や用途も異なりますので、まずは特徴を把握して適切に使いましょう。
メールの特徴
メールは、多くの企業でコミュニケーションツールとして浸透しており、ビジネスメールの作法やマナーなどもあるように、利用されるシーンは多いのではないでしょうか。
- 大規模な一斉送信ができる
- 証拠としてデータを残すのに向いている
- 長文に適している
- 独自のマナーや形式が多い
- 情報が埋もれやすい
メールは多くの場面で利用されており、ビジネスシーンでも一般的といえる連絡ツールといえるでしょう。
社内や社外問わずにメールが主な連絡手段として利用されていることが多く便利ですが、誤送信や読まれない可能性、確認漏れなどに注意する必要もあるでしょう。
ビジネスチャットの特徴
ビジネスチャットとは、業務利用に特化したチャットツールです。
主に社内コミュニケーションなどに利用されていますが、社外とのやり取りもビジネスチャットに置き換えるケースも増えており、テレワークなどのコミュニケーション手段としても利用されています。
- 不特定多数の人間が混じらない
- 短文で端的に表現できる
- チャット以外の機能もある
- 素早いやり取りが可能
- テレワークや業務効率化にも利用されている
メールと比べて、素早いやり取りや簡潔な文章で気軽に利用できるのがビジネスチャットの特徴です。
とくに、社内の連絡で使う場合は形式的なマナーにとらわれずに利用できるので素早い情報交換ができるでしょう。
また、ビジネスチャットはチャット機能以外に管理機能や通話機能などを備えているものが多く、連絡手段としてだけでない使い方もできます。
SMSの特徴
SMSは携帯電話番号を使ったショートメッセージサービスで、電話番号を使って文章でやり取りができるツールです。
- 携帯電話番号がわかればやり取りができる
- 宛先変更頻度が低い
- どのスマートフォンにもアプリケーションがインストールされている
- 文字制限や文章以外は送れないことがある
- 制限があるメールに近い
SMSは電話番号を利用するメールに近い連絡手段ですが、文字数や文字以外に送ることができないなどの制限がある場合もあり、簡単なやり取りに向いたツールといえます。
電話番号しか知らない相手に、文章や別の連絡先を教えてもらう手段として利用するなどの使い方に工夫が必要かもしれません。
SNS・コミュニケーションアプリの特徴
ビジネス向けではなく、プライベートで使用しているSNSやチャットなどのコミュニケーショアプリ全般について紹介します。
- プライベートの延長として気軽に使える
- 無料で導入しやすい
- セキュリティに課題がある
- プライベートに干渉されやすい
- 通知や連絡が混同しやすい
個人向けのSNSやコミュニケーションアプリをビジネス利用するのは適切ではない場合もありますが、簡単な連絡程度など限定した使い方であれば、導入の手間も少ないので利用できるでしょう。
また、もともとはプライベート用のツールなので、使い方が簡単であったり気軽に使用はできるでしょうが、プライベートの使い分けや混同に注意する必要があるでしょう。
連絡ツールの使い分け方
それぞれの連絡ツールには異なる特徴があるので、適切に使い分けることで効果を発揮します。
また、使い分け方を理解しておくと不適切な使用を防ぐことにもつながりますので、それぞれ適した使い方を理解しておきましょう。
メールが連絡手段として適しているとき
メールによる連絡が最適なのは、長文での説明が必要な場合、証拠として内容を残したい場合、大人数に情報を周知したい場合、商品やサービスのプロモーションなどです。
一方、メールはリアルタイムで受信に気づきにくいため、緊急時には不向きという側面があります。
メールを利用中であっても、相手のメールが迷惑メールに振りわけられて気づかない、すぐに読むとは限らないこともあるので、使用の際は迷惑メールの設定など注意が必要です。
ビジネスチャットが連絡手段として適しているとき
ビジネスチャットは、気軽な会話や絵文字などでやり取りできるため、スピーディーで気軽なコミュニケーションに適しています。
また、文章に気をつければ社外とのやり取りにも利用可能で、ファイル共有や複数人でのやり取りにも適したツールです。
メールに比べて即時性が高いので、素早いやり取りにも対応できますし、メールと同様に急ぎではない内容を送る際にも適しています。
SMSが連絡手段として適しているとき
ビジネスでスマートフォンを使っている人に対して、短いメッセージを送りたいときの利用に向いています。
ただしSMSは文字数に応じて送信料金がかかるため、頻繁なやりとりをする場合はメールやチャットなどでやり取りするのが一般的でしょう。
電話番号を知っている相手に送ることになるので、電話が使用できない場合の代替手段として考えてもいいかもしれませんが、長くなるのであれば改めて連絡するなどの工夫が必要でしょう。
SNS・コミュニケーションアプリが連絡手段として適しているとき
個人向けSNSやコミュニケーションアプリの基本的な利用は無料のため、コストをかけずにはじめられるのがメリットです。
しかし、アカウントの乗っ取りや情報漏えいなど、ビジネスを前提としていないプライベート用のものはセキュリティ面に不安が残ります。
コミュニケーションとしては活用できますが、ビジネス上の重要なやり取りの場としては避けるのが無難といえるでしょう。
連絡ツール・連絡手段別のマナー
連絡ツールとなるコミュニケーションツールを取り上げましたが、それぞれビジネスで利用する際はマナーやルールが必要です。
どの連絡ツールや手段を利用するとしても、ルールの設定などは会社が主導して教育や研修をおこなう必要があるでしょう。
メールのマナー
- To/CC/BCCはシーンによって使いわける
- 件名は一目でわかる内容にする
- 宛名と挨拶文は必須
- 差出人の署名（名前、所属、連絡先など）を文末に入れる
- 本文は簡潔にまとめる
宛名に相手が所属する会社の正式名称と所属を記載する点、「お世話になっております」など定型の挨拶文を入れるのは、メールならではのマナーといえるでしょう。
また、メール特有なのが、To/CC/BCCの3つの宛先の分類です。
Toは相手先、CCは相手先の人も見える情報共有相手、BCCは相手先に知られたくない情報共有相手に使うので、適切に使い分けることもマナーの一部です。
ビジネスチャットのマナー
ビジネスチャットはメールほどマナーに縛られる部分は少ないですが、以下の点には注意してメッセージを送るようにしましょう。
- メールのような定型文で送らない
- 即時レスポンスを強制しない
- チャットルームごとに適切な内容でやり取りをする
- 長文になりすぎないように注意する
- 関係ない人がいるチャットでやり取りを続けない
ビジネスチャットは気軽にコミュニケーションが取れるツールですが、運用やグループ作成などのルールはある程度決めておいた方が、チャットの通知に煩わしさを感じるの防ぐことにもつながります。
SMSのマナー
SMSの場合は、以下のマナーに注意しましょう。
- 要約のみを短くまとめて送る
- いきなりSMSでメッセージを送らず事前に了承を取る
- 連続で何往復もあるメッセージ送信は控える
SMSは文字数に応じて費用が発生することもあります。
また文字数制限があるものもあるため、メールのような長文を送るのは避けましょう。相手へのリマインダー程度で利用するのがベストです。SNSのマナー
プライベートでも使用しやすいSNSだからこそ、ビジネスシーンでは以下のマナーに注意しましょう。
- 長文を控える
- 相手の反応を待つ
- 連続した送信をしない
- 早朝や深夜に連絡しない
- スタンプひとつで反応しない
- 個人情報のやり取りはしない
SNSはプライベートでも利用可能な分、個人情報のやり取りや気軽すぎるメッセージには注意する必要があります。
特に、SNSのスタンプはプライベート用に特化している部分もありますので、ビジネスでスタンプのみで反応するのは不適切でしょう。
幅広いビジネスシーンに使える連絡ツールは「Chatwork」
ビジネスシーンで活用できるものとして、メール以外にもさまざまな連絡ツールがありますが、複数のツールを社内で取り入れる場合は、ケースごとに適切なツールを使いわけることが大切です。
ビジネスのさまざまな場面で連絡ツールを利用するなら、Chatwork（チャットワーク）をご利用ください。
社内でのコミュニケーションツールとしてだけでなく、社外とのやり取りに使う利用者も多く、ビジネスシーンに取り入れやすいのが特徴です。
Chatworkがどのように活用されているか、導入実績の詳細は「導入事例集」をご覧ください。
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