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メールの誤送信を防止する方法とは？原因とリスク、効果的な対策方法を解説
目次
メールの誤送信対策は、会社の信頼性を守り事業を継続する上でも重要な取り組みです。
しかし、会社内での工夫や体制が不十分だと、メールの誤送信のミスやトラブルが起きてしまう原因を抱えやすくなるため、会社側から体制やルール、対策を考えておかなければいけません。
具体的にどのような取り組みをすればよいのか確認するためにも、メールの誤送信対策の必要性と誤送信のリスクを解説します。
メール誤送信対策の必要性とは？
メールの誤送信は大きなミスやトラブルにつながる場合も多く、事前に会社側から働きかけて対策しておくと業務を円滑に進められます。
場合によっては、誤送信で情報漏えいの危険性もあるため、取引先や顧客の安全性、事業の信頼性を守るためにも対策は重要です。
取引先や顧客とのやりとりを安全に進めるためにも、メールの誤送信を起こさせない工夫や対策を取り入れる必要性があります。
また、メールを業務で使う機会が多いのであれば、メールによる課題やデメリットを解消する必要があります。
メールを使うことに課題がある、メールを使うことが効率や生産性、業務に対する正確性を落とすのであれば、改善やメールの使用自体も見直す必要があるでしょう。
メールの誤送信対策：まずは原因を知る
メールの誤送信が起きるときは、ミスやトラブルが起きやすい状況が改善されていないときが考えられます。
どのようなときにメールの誤送信が起きるのか原因を見ていきましょう。
送信前の確認不足やあて先の間違い
業務連絡でメールを活用するときは、送信前に件名から本文、あて先を再度確認しないと、誤った内容を送る可能性があります。
本文の内容をコピペしたときに日時や数字が変更されていなかったり、似たアドレスの相手に間違えて送信してしまったりするなど、メールの送信でミスが起こる可能性があるので注意しなければいけません。
＞メールの宛先間違いや漏れの原因・お詫び方法に関する記事はこちら
メールの誤送信が起きる原因には、内容の確認不足で適切なあて先や内容を記載できていないことがあげられます。
連絡先の登録ミスや連絡帳の整理ができていない
メールアドレスを登録するときに、間違えて別の取引先や顧客の名前で登録している場合が考えられます。
また、会社に同じ苗字の人物が複数人おり、フルネームや会社名を含めずに苗字だけで登録してしまうなど、細かく分類できていないと間違える可能性が高まるでしょう。
メールの誤送信が起きる原因には、連絡帳の登録や整理ができていないことがあげられます。
社内の管理体制や教育が不十分
メールの誤送信が起きやすい状況は、マニュアルやチェックリストが設けられていないなど、会社側の体制が整っていない状態が課題にあげられます。
社員の誤送信によるミスやトラブルにつなげないためにも、会社側から働きかけて対策案を浸透させる必要があるでしょう。
会社の管理体制や教育が不足すると、メールの誤送信が起きやすい原因につながります。
メール誤送信の原因について、より詳しく知りたい方は、下記の記事をご参照ください。
メールの誤送信対策：リスクを知る
会社は事業内容の個人情報や機密情報が外部に漏れないように、管理体制を整えて対応する必要があります。
メールの誤送信で考えられるリスクには、どのような内容があるのかを見ていきましょう。
情報が漏れる可能性がある
送り先を間違えてしまうと取引先や顧客の個人情報を始め、事業の機密情報が外部に漏れる危険性が考えられます。
謝罪や対応に追われてしまい業務の進行がストップすると、納期やスケジュールを圧迫する状況にもなりかねません。
とくにメールの本文や添付データに事業に関わる情報が記載されているときは、細心の注意を払わないと、メールの誤送信で情報漏えいにつながるリスクが考えられるのです。
送信ミスの責任を追及される可能性
メールの誤送信の内容によっては、従業員や部署の管理職が責任を取る必要が出てくる可能性も考えられます。
場合によっては賠償金を求められる裁判になる可能性など、従業員の処罰だけでは済まない可能性もあるでしょう。
メールの誤送信で考えられるリスクには、送信ミスから問題が大きくなり取引先や顧客から責任を追及される可能性があげられます。
セキュリティ対策不足で会社の信用を失う
個人情報や機密情報が含まれたデータが誤って送信されてしまうと、セキュリティ不足の会社だと認定されるため、今後の取引がなくなる可能性も考えられるでしょう。
場合によっては報道される可能性もあり、取引先や顧客の安全が守られない会社は社会的な信用が失われてしまいます。
メールの誤送信が原因になり、事業の経営が困難になる可能性も考えられるのです。
メールの誤送信で考えられるリスクには、セキュリティ対策の管理体制が不十分で事業の継続が困難になる状況があげられるでしょう。
メールの誤送信対策：職場で取り組める対策
誤送信を未然に防げる工夫や準備をしておくと、メールによるミスやトラブルを予防できます。
職場でできるメールの誤送信対策を見ていきましょう。
添付ファイルはパスワードをかけておく
個人情報や機密情報の漏えいを防ぐためにも、ファイルにパスワードをかけておくと安心です。
パスワードの情報は、別途メールで送ると誤送信による情報漏えいが避けられます。
添付データの機密性をあげる手段には、閲覧制限があるURLの形で送って閲覧許可を申請してもらう方法もおすすめです。
職場でできるメールの誤送信対策には、多くの情報を取り扱うデータに対してパスワードや制限をかけておくと、万が一のトラブルが予防できます。
＞ビジネスメールで添付ファイルを送信する際のマナー・注意点に関する記事はこちら
送信前の確認項目をつくっておく
送信ボタンを押す前に、もう一度メールの内容を振り返れるように各部署でチェックリストを作る方法があります。
- メールアドレスのあて先に間違いはないか
- 添付データやファイル、URLは適切な内容か
- 文章の誤字脱字や間違いはないか
- Bcc、Cc、Toのあて先は適切か
上記のような項目を事業内容に合わせてリスト化しておき、社内全体で共有して印刷しておくとよいでしょう。
ミスやトラブルは確認不足で起きるものが多いため、チェックリストを使うと職場でできるメールの誤送信対策につながります。
オートコンプリート機能の設定変更
キーボードのデータを記録して予想変換してくれるオートコンプリート機能は、メールのあて先を選ぶときも適用される場合があります。
便利な機能ではありますが、間違えて別のあて先を選択してしまう可能性があるかもしれません。
メールの誤送信によるミスやトラブルを予防するためには、オートコンプリート機能を設定から無効に変更すると安心です。
アドレス帳の名前や分類をわかりやすく整理する
連絡帳の整理は手間や時間がかかるため、アドレスの設定や保存を後回しにしてしまう可能性が考えられます。
メールでのやりとりが多い方は、社内と社外の取引先で各会社にわけてフルネームで分類しておくと、あて先間違いが起こる可能性を防げるでしょう。
似たような名前が多いときは、フルネームのあとに「（会社名）」を記載しておくと、瞬時に判断しやすくなり、メールの誤送信対策につながります。
ビジネスチャットを使う
メールの誤送信対策の対応には細かいルールや注意事項が多く手間がかかるため、コミュニケーションコストの面から見ると非効率な場合が考えられます。
連絡対応の回数が多いときは、ビジネスチャットを使う方法もおすすめです。
- Bcc、Cc、Toのあて先を指定する必要がなく、送り先を間違えない
- 添付データに対応している種類が豊富で送りやすい
- データやファイルの送信間違いがなくなる
業務連絡のやりとりを効率よく進める上でもビジネスチャットはおすすめで、同時にメールに代わる誤送信対策につながります。
メールの誤送信対策にChatwork
業務のやりとりに関わるメールの誤送信対策は、情報漏えい対策の一環としても必要です。
メールの誤送信のリスクには、情報が漏れる可能性や送信ミスの責任追及の可能性、セキュリティ対策不足で会社の信用を失う可能性が考えられるでしょう。
メールの誤送信対策は社員に負担がかかる場合もあるため、メールの代わりにビジネスチャットを導入して活用する方法もあります。
ビジネスチャット「Chatwork」では、メールと違い、あて先やデータの送り間違いを防げるチャットでのやりとりができるため、業務連絡やコミュニケーションを活性化させるとともに誤送信対策にもなります。
Chatworkは間違えてメッセージを送ってしまった場合にも、メッセージの編集や削除が容易におこなえますし、コンタクトされた相手意外とはやりとりができないので外部に間違えて送信してしまうこともありません。
社内外のコミュニケーション手段の見直しやメールに代わるコミュニケーション手段として、Chatworkの導入をご検討ください。
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