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チャットとは？仕組みや使い方、メールとの違いを解説
目次
チャットは、メールのように文字で残すことができ、電話のようにタイムリーな情報交換が実現できるツールとして、ビジネスに欠かせないものになってきています。
テレワークやリモートワークなどの働き方の多様化が影響して、普及が進んでいるチャットですが、用途や目的に応じて、最適なチャットが異なります。
スピード感をもった情報交換やコミュニケーションが可能になるチャットの仕組みや使い方を知り、ビジネスコミュニケーションの効率化をはかりましょう。
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チャットとは
「チャット」とは、インターネットを介して、リアルタイムにコミュニケーションがとれるサービスのことで、会話のようにスムーズなやりとりが実現できるとして、ビジネスシーンで注目を集めています。
チャットは、一対一のコミュニケーションだけではなく、複数人と同時にやりとりすることが可能になるため、ビジネスのさまざまなシーンで活用されています。
近年は、LINEやWhatsappのようなスマホアプリも普及し、メールや電話よりも、手軽で効率的なコミュニケーションの手法として、チャットが利用されるようになりました。
チャットが普及した背景
ビジネスシーンでチャットが普及するようになった背景には、働き方の多様化の影響が考えられます。
リモートワークやフレックスタイムの導入により、時間や場所に縛られない働き方が実現できるようになりました。
働き方の多様化にともない、ひとつのオフィスに集まって業務を進めることが減少したことで、離れた場所にいても、同じ場所にいるようなコミュニケーションをオンラインでとる必要がでてきました。
このような背景から、オンライン上で、会話のようにスムーズで迅速なコミュニケーションがとれる「チャット」が普及するようになりました。
また、いままではプライベートのSNSを、ビジネスにも用いていたところを、ビジネス専用のチャットができたことで、プライベートとビジネスの棲みわけができるようになったというメリットも生まれています。
ワークライフバランスの実現が近づいたことも、チャットが普及した背景として考えられるでしょう。
チャットの種類
普及が進む「チャット」ですが、いくつか種類があるのをご存じでしょうか。
テキストを用いたものや音声を用いたもの、ビデオを用いたものなどがあり、目的や用途によって、最適なものを選ぶことで、生産性向上を期待できます。
主要なチャットの種類を紹介します。
テキストチャット
「テキストチャット」は、文字を使ってコミュニケーションをとれるチャットで、最もイメージしやすい種類のチャットでしょう。
テキストチャットは、テキストのやりとりが可能になるため、場所を選ばず、手間がかからない点が特徴です。
都合がいい時に確認したり、送れたりするメリットがある一方で、送り手の感情や微妙なニュアンスが伝わりづらいというデメリットもあります。
テキストのみで意思や感情を伝えるために、テキストとあわせて絵文字や顔文字を活用することがおすすめです。
また、メールのように文章で「確認します」「承知しました」と返信しなくても、リアクション機能を活用して、相手に反応を伝えることができるので、コミュニケーションのラリーを減らすことができるメリットもあります。
ボイスチャット
「ボイスチャット」は、電話のように音声を用いてリアルタイムで会話をするチャットです。
3人以上の複数人で通話ができるものや、録音機能がついているもの、画面の共有ができるものなど、優れたボイスチャットツールが増えてきているため、ビジネスシーンで導入される機会も増えてきています。
ボイスチャットは、キーボードを用いずにやりとりができるため、別のことをしながらや、移動中などにも連携が簡単にできる一方で、文章で残しておくことができない点や、振り返りがしにくい点がデメリットともいえます。
結局録音した内容を聞き直して、メールするなどの手間がかからないような運用が必要になる点に注意しましょう。
ビデオチャット
「ビデオチャット」は、PCやスマートフォンのカメラを起動させ、リアルタイムで映像を見せあいながらやりとりをするチャットです。
映像と音声の両方を使ってコミュニケーションがとれるので、伝えられる情報量が多い点がメリットです。
複数人で利用することができるため、テレワーク中の会社の会議などで使われることも増えてきています。
ビデオチャットでは、感情や細かいニュアンスが伝えられやすい反面、プライベートな空間が映りこむ、即応性が求められるなど気軽さが劣ってしまうデメリットもあります。
ビデオチャットの機能が備わったテキストチャットサービスもあるため、目的に応じて使いわけるようにしましょう。
＞「Chatwork Live」の使い方に関する記事はこちら
チャットの仕組み
リアルタイムのコミュニケーションが実現できるチャットは、送信されたメッセージが、受信者にリアルタイムで表示される仕組みを構築しています。
チャット上で送ったメッセージは、まずチャットサーバーに送信され、その後、複数のサーバーで処理され、効率的にメッセージが届くようなシステムになっています。
このようなシステムが高速で処理されることで、一対一でも複数人でも、会話のようにスムーズで迅速なやりとりが実現できるようになりました。
チャットの使い方
最近では、プライベート用SNSと切りわけるために「ビジネス専用のチャット」を導入する企業が増えてきています。
平成30年度の総務省の調査によると、社内SNSを導入している企業は全体の23.5%、チャットを導入している企業は23.7%という結果になっています。[※1]
チャットを導入する方法はシンプルで、ほとんどのチャットサービスが、以下の流れで利用開始することができます。
- アプリケーションのダウンロード
- 料金プランの選択
- 個人情報の入力
- 知り合いに通知するかどうか選択
- 利用開始
目的や用途、企業規模などを加味して、どの料金プランにするか、どこまでのメンバーを招待するかを明確にしておくと、その後の運用もスムーズに進めることができます。
チャットとメールの違い
タイムリーにテキストで要件を伝えられるチャットは、メールと同じものと思われがちですが、チャットとメールにはどのような違いがあるのでしょうか。
それぞれの違いを具体的にみていきましょう。
コミュニケーションのスピード
チャットとメールの最も大きな違いは、「コミュニケーションのスピード」です。
メッセージの送信速度は、チャットは数秒程度、メールは数十秒〜数分程度のため、大きな違いはないようにみえますが、コミュニケーションの中身が異なります。
メールの場合、「株式会〇〇 XX様」「お世話になっております」などの定型文が必要となるなどのメールマナーにくわえ、「CC」「BCC」などの宛先指定も複雑になるため、慣れるまでは、ひとつのメールを作成するのにも時間を要するでしょう。
しかしチャットの場合は、定型文が不要になることや、「TO」で相手を指定できるので、送信までの時間を短縮することができます。
1日にメールに要していた時間を1/3に短縮できるとも言われているため、メール業務を効率化したい人や、スピード感をもった意思決定・情報連携をしたい人には、チャットが効果的でしょう。
複数人でのコミュニケーションが可能
複数人でのコミュニケーションの面においても、チャットとメールには違いがあります。
チャットでは、複数人でのやりとりが可能な「グループチャット」を作ることで、一度にメンバー全員にメッセージを送ることができます。
そのため、プロジェクトの進行や資料共有など、複数人に一斉にメッセージを送る必要がある際などは、情報共有の手間を省けるメリットがあります。
また、チャットの場合は前後のやりとりも参照することができるため、やりとりの内容が混在してしまったり、見失ってしまったりなどのトラブルを避けることもできます。
メールの場合は、原則1対1のコミュニケーションがベースになってしまうので、複数人での情報共有にストレスを感じたことがある人もいるでしょう。
複数人での連携が多い人や、情報共有の頻度が高い人は、効率的なコミュニケーション手段として、チャットを検討することをお勧めします。
＞Chatworkでグループチャットを作成する方法に関する記事はこちら
また、グループチャット内でも「TO」を活用すれば、グループ内の個人にメッセージを送ることができるため、毎回複数人に通知がいってしまうなどのトラブルを避けることもできます。
誤送信のリスク
チャットの場合、一度送信したメッセージを編集・削除することができるため、誤送信のリスクも減らすことができます。
メールで誤送信をしてしまった場合は、送信取り消しができないため、謝罪の連絡や情報漏洩の影響確認、社内への報告など対応が必要になるでしょう。
ひとつの誤送信が、機密情報の漏洩などの大きなトラブルにつながる危険性もあります。
誤送信をすること自体気をつけるべきことではありますが、直後に削除できるチャットは、リスク管理にもなるでしょう。
定型的なルールが不要
上述した通りですが、チャットの場合、メールでみられるような「定型的なルール」が不要になります。
メールの場合、文頭に宛名をいれて、「お世話になります」「お疲れ様です」から入るのがマナーですが、チャットの場合は、このようなルールは不要で、送るメッセージには必要事項のみの記載になります。
ルールにとらわれない必要最低限の内容で、迅速なコミュニケーションが実現できることも、チャットを活用することの利点といえるでしょう。
ビジネスのチャットツールは「Chatwork」がおすすめ
ビジネスチャット「Chatwork」は、現在36.5万社以上で導入されている、操作方法が非常にシンプルな、純国産のビジネスチャットツールです。
無料で使いはじめることができ、システムが苦手な方でも使いやすい設計になっています。
チャットの機能以外にも、タスク管理機能やファイル管理機能などのビジネスに便利な機能が搭載されているため、さまざまな業務の効率化をはかることができます。
また、テキストでやりとりができるチャット機能にくわえて、ビデオ通話や音声通話の機能もあるため、時と場合に応じてコミュニケーション手段を使いわけることも可能です。
新たなビジネスコミュニケーションの手段として「Chatwork」をぜひご活用ください。
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[※1]出典：総務省「ビジネスICTツールの利用状況」
https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/h30/html/nd144220.html
※本記事は、2022年10月時点の情報をもとに作成しています。
