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チャットとは？仕組みや使い方、メールとの違いを解説
目次
チャットは、メールのように文字で内容を残すことができ、電話のようにタイムリーな情報交換が実現できるツールとして、ビジネスに欠かせないものになってきています。
テレワークやリモートワークなどの働き方の多様化が影響して、普及が進んでいるチャットですが、用途や目的に応じて、最適なチャットが異なります。
スピード感をもった情報交換や、コミュニケーションの活性化が期待できるチャットの特徴や使い方を知り、ビジネスコミュニケーションの効率化をはかりましょう。
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チャットとは
「チャット」とは、インターネットを介して、リアルタイムにコミュニケーションがとれるサービスのことで、会話のようにスムーズなやりとりが実現できるとして、ビジネスシーンで注目を集めています。
チャットは、1対1のコミュニケーションだけではなく、複数人と同時にやりとりすることが可能になるため、ビジネスのさまざまなシーンで活用されています。
近年は、LINEやWhatsappのようなスマホアプリも普及し、メールや電話よりも、手軽で効率的なコミュニケーションの手法として、チャットが利用されるようになりました。
メールとの違い
ビジネスシーンにおける主な連絡手段として「メール」があげられますが、メールは即時性がないといわれています。
受信者が自分のタイミングで確認する場合が多いため、急ぎで共有・確認したい内容についてメッセージを送信する状況には向いていません。
また、挨拶文や署名などの定型文が必要なため、メッセージが長文になりがちです。
一方で、チャットは短いメッセージをすばやくやりとりでき、情報共有や意思決定のスピードが早いといえるでしょう。
また、会話のようなラリーになるため、よりカジュアルな連絡が可能です。
LINEとの違い
日常的に使用される「LINE」もチャットのひとつであり、近年ではビジネスシーンにおいても利用されるようになりました。
しかし、もともとは個人間でのプライベートなやりとりに向けて作られたサービスであるため、機密性の高い情報を扱うビジネスシーンで利用する際には、発信する内容に注意をはらう必要があるでしょう。
企業が管理していないサービスやアプリを業務で使う行為は「シャドーIT」と呼ばれ、セキュリティの観点からますます問題視されています。
チャットの特徴について
コミュニケーション手段のひとつとして浸透しつつあるチャットには、以下の4つの特徴があります。
- リアルタイムなコミュニケーションができる
- 複数人で一斉にやりとりできる
- メッセージ送信後に削除・修正ができる
- 外部ともつながることができる
特徴を理解しておくと、ビジネスシーンにおいてチャットをどのように活用すべきかがみえてきます。
上記の特徴について、チャットで実現可能な内容も含め詳細を把握しておきましょう。
リアルタイムなコミュニケーションができる
チャットは即時性があり、リアルタイムなコミュニケーションができるという特徴があります。
チャットはメッセージを受信すると即時に通知が来る場合が多く、相手は連絡にすぐに気がつくことができます。
また、チャットでは短い文章での会話がなされるため、迅速な意思決定や解決が可能となります。
複数人で一斉にやりとりできる
チャットは1対1だけではなく、複数人とグループを作ってやりとりできます。
プロジェクト関係者などを集めて一斉に連絡をおこなうと、情報共有の手間や時間のロスを削減できます。
効率的な連携が可能となり、業務スピードもアップするでしょう。
メッセージ送信後に削除・修正ができる
チャットの多くは、メッセージ送信後に内容を削除したり、修正したりすることができます。
メールやFAXの場合、誤送信をしてしまってもあとから削除・修正ができないため、情報漏洩にもなりかねません。
チャットであれば、誤った情報を送信してしまってもすぐ削除し、悪影響を最小限に抑えられます。
添付データなどもあわせて削除できる場合も多く、トラブルやミスを未然に防ぐことができる点もメリットでしょう。
外部ともつながることができる
たとえばビジネスシーンでチャットを使う場合、社内だけでなく社外の取引先や顧客ともつながることができます。
企業や組織の枠を超えて連携できるため、プロジェクトの進行や情報共有をスムーズにおこなえます。
さらに、外部ツールなどとも連携して、作業を簡略化したり手間を省いたりすることもできます。チャットを活用すると、さまざまな業務を効率化できるでしょう。
チャットの種類
普及が進む「チャット」ですが、いくつか種類があるのをご存じでしょうか。
テキストを用いたものや音声を用いたもの、ビデオを用いたものなどがあり、目的や用途によって最適なものを選べば、生産性向上を期待できます。
主要なチャットの種類を紹介します。
テキストチャット
「テキストチャット」は、文字を使ってコミュニケーションをとれるチャットで、最もイメージしやすい種類のチャットでしょう。
テキストチャットは、テキストのやりとりが可能になるため、場所を選ばず手間がかからない点が特徴です。
都合がよい時に確認したり、送れたりするメリットがある一方で、送り手の感情や微妙なニュアンスが伝わりづらいというデメリットもあります。
テキストのみで意思や感情を伝えるために、テキストとあわせて絵文字や顔文字を活用した使い方がおすすめです。
また、メールのように文章で「確認します」「承知しました」と返信しなくても、リアクション機能を活用して、相手に反応を伝えることができるので、コミュニケーションのラリーを削減できるメリットもあります。
ボイスチャット
「ボイスチャット」は、電話のように音声を用いてリアルタイムで会話をするチャットです。
3人以上の複数人で通話ができるものや、録音機能がついているもの、画面の共有ができるものなど、優れたボイスチャットツールが増えてきているため、ビジネスシーンで導入される機会も増えてきています。
ボイスチャットは、キーボードを用いずにやりとりができるため、別の作業をしながらや、移動中などにも連携が簡単にできる一方で、文章で残しておくことができない点や、振り返りがしにくい点がデメリットともいえます。
結局録音した内容を聞き直して、メールするなどの手間がかからないような運用が必要になる点に注意しましょう。
ビデオチャット
「ビデオチャット」は、PCやスマートフォンのカメラを起動させ、リアルタイムで映像を見せあいながらやりとりをするチャットです。
映像と音声の両方を使ってコミュニケーションがとれるので、伝えられる情報量が多い点がメリットです。
複数人で利用できるため、テレワーク中の会社の会議などで使われるケースも増えてきています。
ビデオチャットでは、感情や細かいニュアンスが伝えられやすい反面、プライベートな空間が映りこむ、即応性が求められるなど気軽さが劣ってしまうデメリットもあります。
ビデオチャットの機能が備わったテキストチャットサービスもあるため、目的に応じて使いわけるようにしましょう。
＞「Chatwork Live」の使い方に関する記事はこちら
チャットの使い方
最近では、プライベート用SNSと切り分けるために「ビジネス専用のチャット」を導入する企業が増えてきています。
平成30年度の総務省の調査によると、社内SNSを導入している企業は全体の23.5%、チャットを導入している企業は23.7%という結果になっています。[注]
チャットを導入する方法はシンプルで、ほとんどのチャットサービスが、以下の流れで利用開始することができます。
- アプリケーションのダウンロード
- 料金プランの選択
- 個人情報の入力
- 知り合いに通知するかどうか選択
- 利用開始
目的や用途、企業規模などを加味して、どの料金プランにするか、どこまでのメンバーを招待するかを明確にしておくと、その後の運用もスムーズに進めることができます。
ビジネスシーンでチャットを利用するメリット
近年、ビジネスシーンにおけるコミュニケーションでも、チャットを活用する企業が増えています。
業務でのチャット利用には、主に3つのメリットがあります。
- 業務効率化につながる
- 情報漏洩のリスクを軽減できる
- プライベートと切り分けることができる
メリットを最大限に引き出して活用できるように、以下に解説する内容を詳しく理解しておきましょう。
業務効率化につながる
部署やプロジェクトごとなど、テーマごとにグループを作ってコミュニケーションをおこなうと、複数人での情報共有がスピーディーになります。
グループ内でやりとりすると、他のテーマの情報が混在することなく、また情報もあとから探しやすくなります。
ビジネス専用のチャットであれば、通知機能やタスク管理、ビデオ通話など、チャット以外にも業務に役立つ機能が搭載されている場合が多いため、効率化につながるでしょう。
情報漏洩のリスクを軽減できる
前述のとおり、シャドーIT問題やメール・FAXの誤送信などは、日々起こり得るビジネス上のリスクとされています。
ビジネス専用のチャットを利用した場合、データの暗号化など高いセキュリティ水準をもっているものも多く、機密情報のやりとりも安心しておこなえます。
また、個人用のチャットツールを利用しないようにすると、プライベートとの切り分けも可能になります。
コミュニケーションの活性化につながる
メールとは異なり、チャットでは気軽でカジュアルなやりとりが可能になるため、コミュニケーションが活性化しやすいというメリットがあります。
絵文字を使って感情を表現し、雑談したりもしやすいため、チームビルディングにも役立ちます。
チームの一体感を醸成すると、従業員のモチベーションや生産性の向上にもつながるでしょう。
ビジネスのチャットツールは「Chatwork」がおすすめ
ビジネスチャット「Chatwork」は、、2024年6月末時点で59万社以上で導入されている、操作方法が非常にシンプルな純国産のビジネスチャットツールです。
無料で使いはじめることができ、システムが苦手な方でも使いやすい設計になっています。
チャットの機能以外にも、タスク管理機能やファイル管理機能などのビジネスに便利な機能が搭載されているため、さまざまな業務の効率化をはかれます。
また、テキストでやりとりができるチャット機能に加えて、ビデオ通話や音声通話の機能もあるため、時と場合に応じたコミュニケーション手段の使いわけも可能です。
＞Chatworkの通話機能（ビデオ/音声通話機能）に関する記事はこちら
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[注]出典：総務省「ビジネスICTツールの利用状況」
https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/h30/html/nd144220.html
※本記事は、2024年9月時点の情報をもとに作成しています。
